Navigation

för många chefer anses en effektiv och engagerande prestationsgranskning vara en av de mer utmanande uppgifterna i deras årliga kalender. Men med rätt förberedelse och en positiv inställning kan du göra dina bedömningar produktiva, stimulerande och öka ditt eget självförtroende. Samtidigt kan en prestationsbedömning engagera och stärka din personal, lämna dem motiverade att uppnå sina nya mål och fokusera på sitt nästa karriärmål.

Prestationsgranskningar är en möjlighet att:

• återuppliva flaggmotivation
• Kick-start-projekt som kan ha fallit vid vägen
• belöna produktiva anställda med mer ansvar
• hantera problem direkt
• Ställ in mål för framtiden
• Bedöm utbildningsbehov
• Läs mer om gruppdynamiken i ditt team

fördelar för din personal

tro det eller ej, många ser faktiskt fram emot deras prestationsbedömning och den feedback de får.

prestationsbedömningen är en chans för den anställde att:

• få erkännande och belöning (även om bedömningar absolut inte betalar recensioner – Dessa bör helst hanteras separat)
• se framåt och sätt upp mål som hjälper deras karriär
• identifiera stöd för dig att ge
• lösa klagomål
• Sök försäkran och uppskattning

personalbedömning förberedelse

för att göra bedömningen sessionen värt, är det viktigt att förbereda genom att granska tidigare information och anteckna några anteckningar. Om du behöver, granska arbetstagarens arbetsbeskrivning och målen i deras senaste granskning, tänk sedan på deras senaste arbete och om det har uppfyllt dessa förväntningar. Identifiera också områden där de har utmärkt sig och gått utöver förväntningarna, samt förbättringsområden.

för att ge dig en inblick i hur din anställd kan luta konversationen i själva mötet är det användbart att be om några inledande tankar via en öppen förhandsbedömning. Sådan självbedömning ger också personalen tid att tänka ärligt och noggrant granska sin egen prestation.

förhandsbedömningsformuläret kan be anställda att betygsätta hur bra de har uppnått sina mål, identifiera möjligheter till förbättring, bedöma deras styrkor och svagheter och notera alla andra frågor som de vill ta upp i själva utvärderingsmötet. Det senare är viktigt eftersom det kommer att ge dig en heads-up av eventuella problem som du kanske inte annars har varit medveten om.

saker du kan göra för att göra bedömningen mer fördelaktig inkluderar:

• be din anställd att fylla i bedömningsformuläret i sin helhet
• förklara att du behöver formuläret tillbaka minst två dagar före mötet för att ge dig tid att granska det
• spendera kvalitetstid på att analysera bedömarens kommentarer
• granska tidigare bedömningsanteckningar; vilka var målen?
• granska de anteckningar du har hållit om den anställdes prestationer sedan deras senaste granskningsperiod
• prata med andra linjechefer och kollegor för deras feedback om bedömarens prestanda
• prata med kunder eller leverantörer för deras feedback
• utvärdera avslutat arbete och genomförda projekt. Kunde de ha blivit bättre? Vad gjordes bra?
• Tänk på framtida avdelningsmål-hur kan bedömaren bidra? Hur kan du utveckla bedömaren för att säkerställa att de kan hjälpa till att uppfylla de nödvändiga målen?

i bedömningen

håll dig först och främst till utnämningen. Oavsett om din bedömare har sett fram emot sessionen med entusiasm eller oro, kommer en uppskjutning att orsaka besvikelse. Visa att du tar din anställds karriär på allvar och att bedömningen är viktig för dig också. Om andra människor vill se dig, skjuta upp dem. Ställ in mötet för det första på morgonen för att undvika att bli waylaid av andra krav på din tid.

som riktlinje, Tillåt en timme för bedömningen och håll alla samtal.

börja bedömningen med en positiv, positiv ton och varm hälsning. Låt bedömaren veta att konversationen ska vara tvåvägs, med deras konstruktiva, öppna och ärliga feedback som är avgörande för att kunna diskutera deras prestationer.

ställ sedan in dagordningen. Förklara vikten av bedömningen och att syftet är att fokusera på bedömaren. En mild påminnelse om att lön inte finns på dagordningen är inte på sin plats, men vara känslig för individuella omständigheter.

försök att följa en logisk ordning, helst i linje med din förutvärderingsformulär. Diskussionen bör vara centrerad kring:

• en översyn av målen vid den tidigare bedömningen
• vilka mål uppnåddes? Förtjänar värderingsmannen särskilt beröm?
• vad var inte uppfyllt? Varför? Behövdes extra hjälp?
• hur mycket har medarbetaren vuxit sedan den senaste översynen?
• hur ser bedömaren på sin roll och sitt bidrag till laget?
• tycker bedömaren om sitt jobb? Vilka aspekter gör och tycker de inte om?
• hur bedömer bedömaren sina färdigheter? Håller du med? Krävs någon kompetenshöjning? Kom ihåg att överväga mjuka färdigheter såväl som tekniska i denna bedömning.
• har bedömaren en klar uppfattning om sin egen roll och institutionens roll och hur dessa bidrar till organisationens övergripande framgång?
• vilka karriärplaner har bedömaren? Hur kommer dessa att uppnås?
• Var kan deras utveckling ta dem inom organisationen?
• vilka specifika mål kan du sätta för det kommande året? Kan målen uppnås realistiskt?
• hur kommer Prestanda att mätas?
• vilka utbildningsbehov krävs för att uppfylla dessa mål?

leverera hem sanningar

konfrontationer kan uppstå när leverera obekväma nyheter. Du kan behöva stava ut i otvetydiga ordalag att värderingsman misslyckas i en viss aspekt av sitt jobb. Detta kan vara så enkelt en fråga som tidtagning eller personligt utseende, eller mer känslig, såsom kompetens vid specifika uppgifter eller förmåga att gå vidare med kollegor.

oavsett vilket problem du behöver ta itu med är det viktigt att vara beredd. Bestäm i förväg om mötet hur du bäst kan formulera dina kommentarer. Kan du samtidigt markera positiva punkter? Är du konstruktiv i din kritik? Vilka förslag kan du presentera för att visa hur dessa problem kan lösas?

hantering av konfrontation

i många fall kan prestationsbedömningar utvecklas positivt tills du frågar bedömaren om de har några andra problem att ta upp. Detta kan öppna en burk maskar som du var oförberedd för, till exempel personliga grepp om andra anställda, klagomål om kontorsergonomi, anklagelser om orättvis behandling och klagomål om arbetsbelastning eller resurser. Många av dessa frågor kan verka av liten betydelse för dig i den stora planen av saker, men till bedömaren kan de fördelas enorm betydelse.

några av dessa problemområden kan förutses smart. Till exempel kanske kollegor kan tipsa dig i förväg. Om du misstänker eventuella gripes, se till att dessa diskuteras vid bedömningen, även om det krävs lite coaxing för att få ut dem. Vissa människor skulle hellre låta moans och groans fester, men detta tjänar bara till att sänka lagets moral. Istället, ta itu med dem på huvudet. Ditt proaktiva tillvägagångssätt kan till och med fungera till din fördel. En anställd som ständigt klagar över ett problem kan bli överraskad och ta en mindre konfronterande syn om du tar upp frågan först.

men om det är du som är på bakfoten, tagen unawares av något oförutsett problem, måste du tänka snabbt på dina fötter. Be bedömaren att ge dig specifika exempel snarare än generaliseringar. Att be om bevis är inte orimligt. Lyssna noga. Vad handlar problemet egentligen om? Är problemet höjs en täckmantel för något mindre olycksbådande som lätt kan hanteras? Är bedömaren generad över något?

att be bedömaren att föreslå hur problemet kan lösas kan också bidra till att sprida situationen. Snarare än att fokusera på problemet, be dem att tänka på saken och erbjuda rationella förslag för att övervinna problemet. Till exempel, om frågan är en resurs eller ideer, kanske bedömaren kan få ett speciellt projekt för att räcka ut en lösning.

självklart, om klagomålet är av allvarligare karaktär, såsom trakasserier eller diskrimineringsanklagelser, kommer ytterligare utredning att krävas. Gör det klart att du tar saken på allvar och kommer att vidta lämpliga åtgärder omedelbart efter att bedömningen avslutats. Gå sedan tillbaka till huvudbedömningen och koncentrera dig på positiva punkter.

erbjud takeaway-mål

mot slutet av bedömningen bör du ha en öppen diskussion med bedömaren där du sätter upp mål att arbeta mot före nästa granskningsperiod. Även den mest högpresterande medarbetaren har saker de behöver förbättra, nya färdigheter att lära sig, ytterligare mål att möta eller nya projekt att driva. Så sätt realistiska mål, var och en med en tidsram för slutförande, och anpassa dem till organisationens eller avdelningens mål samt medarbetarens karriärplan.

eftervärderingsåtgärd

bedömningen är inte över när mötet slutar. Fyll i all dokumentation, skriv upp dina bedömningsanteckningar, inklusive alla åtgärder som måste vidtas för att ta itu med frågor som tagits upp, de mål som diskuterades och överenskommits och de aspekter av prestanda som har gjorts särskilt bra. Det är vanligt att be bedömaren att granska och underteckna anteckningarna och ge dem en kopia för att hålla dem ansvariga för att uppnå de överenskomna målen.

då måste du se till att åtgärdspunkterna är färdiga. Om du har åtagit dig att utforska vidareutbildning eller arrangera möten med andra avdelningar, till exempel, ställ in dessa sessioner så snart du kan. Om din anställd har haft en positiv bedömning och är nymotiverad, det värsta du kan göra är att inte följa upp och verkar mindre helhjärtat bakom sin karriär än du var i mötet.

att veta hur man värderar personal kommer att se till att du närmar dig dessa möten med rätt mental attityd, effektiv förberedelse och ett engagemang för konstruktiv uppföljning. Detta gör att du kan förvandla dina personalbedömningar till positiva, inspirerande och prestationshöjande möten som kommer att ge ett fördelaktigt resultat för både dig och din anställd.