QuickBooks är en mångsidig och flexibel programvara som gör att du kan utföra de flesta stora redovisningsuppgifter oavsett om du har massor av erfarenhet eller är en första gången företagare gör allt själv.
några av QuickBooks tutorials kan dock vara lite knepiga att förstå, särskilt när det gäller att skriva in lån och göra betalningar eller skriva av dåliga affärsskulder.
med detta i åtanke kommer nedanstående guide att bryta ner varför du ska skriva in lån och skriva av osäkra fordringar med hjälp av QuickBooks, plus gå igenom hur man gör båda processerna i detalj.
varför ange lån i QuickBooks?
alla företag behöver ibland låna pengar, oavsett om det är för expansion, betala av tidigare skuld eller förbereda sig för en stor marknadsföring. Du bör ange ett lån som ditt företag tar ut som en skuld i dina konton, plus registrera de lånebetalningar du gör för att minska det ansvaret.
detta hjälper dig att hålla bättre koll på dina företagskostnader och säkerställer att du kan hålla dina skuldbetalningar på rätt spår i förhållande till resten av din affärsbudget. Det är bara bra redovisning och en av de främsta sakerna QuickBooks gjordes för första plats.
QuickBooks har något olika låneinmatningsprocesser beroende på om du använder online-eller skrivbordsversionen av programvaran.
hur man skriver in lån i QuickBooks Online
för att ange ett lån med QuickBooks Online måste du skapa ett skuldkonto för att spåra lånets framsteg.
- välj ”Inställningar” och ”Kontoplan.”Välj sedan” ny ”för att skapa ett nytt konto
- Välj” Långfristiga skulder ”från rullgardinsmenyn” kontotyp ”
- Välj” betalningsanmärkningar ”från menyn” Detaljtyp ”
- ge lånekontot ett relevant namn. Var så specifik som möjligt så att du alltid vet vilket konto du har att göra med, som ”Marknadsföringslån”
- i fältet ”balans” anger du det totala beloppet i kontot samt datumet ”från och med”. Från och med datum berättar QuickBooks när du vill börja spåra lånet
- ange ditt låns fulla belopp som ett negativt belopp, vilket skapar ett skuldkonto med hela summan av lånet i fråga
- välj ”Spara och stäng”
om du vill spela in lånebetalningar kan du följa dessa steg för korrekt inspelning:
- Välj ”+Ny” och sedan ”Check”
- om du planerar att skicka en fysisk check för att betala av en del eller hela lånet, Lägg till ett relevant checknummer
- om du vill använda ett direkt uttag eller en ETF, ange något av dessa alternativ i fältet checknummer istället
- lägg sedan skuldbeloppet för ditt lån i rullgardinsmenyn Kategori och ange betalningsbeloppet
- välj utgiftskonto för räntan från samma kategori rullgardinsmeny och ange räntebeloppet
- du kan också lägga till eventuella extra avgifter som kan tillkomma
- välj ”Spara och Stäng” när du är klar
inmatning av lån i QuickBooks Desktop
inmatning av lån i QuickBooks Desktop är mycket lika. Du måste göra ett lånekonto som beskrivits ovan, följ sedan en något annorlunda process:
- klicka på ”Banking” och ”Write Checks” i kontextmenyn
- du kan sedan ange betalningsmottagarens namn och återbetalningsbelopp i tillämpliga fält
- glöm inte att tilldela ränteelementet för din återbetalning av lån
- du kan be QuickBooks att ange betalningen automatiskt med jämna mellanrum (t. ex. för månatliga betalningar) om du klickar på ”Redigera” och ”memorera Check”
- klicka på ”Spara och stäng” när du är klar
varför skriva av skuld i QuickBooks?
från tid till annan kan ett företag sluta ta på sig så kallade ”osäkra fordringar.”Osäkra fordringar är någon skuld som en kund lagligt är skyldig dig men inte kan betala. Om du inte kan samla in denna skuld representerar den ett drag på din bottenlinje och kan påverka din lönsamhet när du anger den i din bokföringsprogramvara.
ditt företag kan dock också använda periodiseringsmetoden för redovisning. Med periodiserad metod redovisning, ditt företag kommer att rapportera eventuella intäkter och kostnader för både genomförda och pågående transaktioner (dvs. du rapporterar dina transaktioner i både leverantörsskulder och kundfordringar). QuickBooks låter dig använda periodiseringsmetoden med sina mångsidiga verktyg.
om så är fallet kan du skriva av osäkra fordringar som avdrag på dina skatter i många fall, så du hamnar på grund av den federala regeringen mindre pengar än vad du annars skulle göra.
men för att dra nytta av denna skatteavskrivning måste du registrera de fakturor du skickar i QuickBooks som ”ej insamlingsbara”. Detta hjälper din nettoresultat hålla dig uppdaterad och balanserar dina kundfordringar.
som med att skriva lån med QuickBooks finns det två olika processer för att skriva av skuld: en process för stationära användare och en för QuickBooks Online-användare.
avskrivningar med QuickBooks Desktop
- gå först till ”listor” och välj ”Kontoplan”
- välj ”Konto” och sedan ”Nytt”
- Välj ”Expense, sedan ”fortsätt”
- ange ett nytt kontonamn. För att hålla det enkelt, namngav detta något som är tillämpligt som ”osäkra fordringar ”eller”skuldavskrivningar”
- välj ”Spara och stäng”
vid denna tidpunkt har du lagt till ett nytt utgiftskonto för att spåra alla osäkra fordringar för ditt företag. Nu måste du stänga de obetalda fakturorna som registrerats i ditt QuickBooks-konto.
- gå till ”kunder” och välj ”Ta emot betalningar”
- ange namnen på kunder som inte betalar dig i fältet ”Mottaget från”
- ange sedan betalningsbeloppet. Eftersom du inte samlar in några pengar måste detta vara $0.00
- Välj ”rabatter och krediter”
- ange det belopp du vill skriva av i fältet” rabattbelopp ”
- Välj det konto som du lade till i det första steget i denna process i”Rabattkonto ”
- Välj” Klar ”och sedan” Spara och stäng”
där har du det! Du har skapat ett nytt konto för att hantera obetalda skulder och har registrerat transaktionerna som icke-indrivningsbara i ditt QuickBooks-konto.
avskrivningar med QuickBooks Online
QuickBooks Online har en liknande process som den du skulle använda med skrivbordsversionen av programvaran. Du måste granska de fordringar eller fakturor som du vill betrakta som osäkra fordringar att börja.
- gå till ”rapporter”
- öppna en rapport om ”kundfordringar åldrande detaljer”
- en lista över utestående kundfordringar kommer att finnas där. Välj vilka du vill skriva av
du bör skapa ett konto för osäkra fordringar som beskrivs i skrivbordsversionen av processen ovan. För QuickBooks Online ska knapparna du behöver trycka vara desamma som skrivbordet.
när du har skapat ett konto för osäkra fordringar kan du skapa ett nytt och icke-lagerobjekt för att vara en platshållare för din osäkra fordringar. Detta räknas inte som ett riktigt objekt i ditt företags lager men behövs för att balansera bokföringsprocessen.
- gå till ”Inställningar” och välj ”produkter och tjänster”
- Välj ”Ny” och ”icke-inventering” i det övre högra hörnet av skärmen
- ange ”osäkra fordringar” i namnfältet
- Välj ”osäkra fordringar” i rullgardinsmenyn inkomstkonto
- välj ”Spara och stäng”
vid denna tidpunkt måste du nu skapa ett kreditnota för osäkra fordringar, så det registreras korrekt.
- Välj ”+New” Och sedan ”Credit Memo”
- Välj kunden i rullgardinsmenyn kund
- Välj ”osäkra fordringar” från menyn ”produkt/tjänst”
- ange det belopp du vill skriva av i kolumnen ”Belopp”
- ange ”osäkra fordringar” i rutan ”meddelande visas på uttalande” och klicka sedan på ”Spara och stäng”
nu när du har skapat ett kreditnota för osäkra fordringar kan du tillämpa notatet på fakturan / fakturorna i fråga.
- Välj ”Ny+”
- välj ”Ta emot betalning” under rullgardinsmenyn ”kunder” och välj sedan lämplig kund från samma meny
- Välj fakturan du vill markera som osäkra fordringar från avsnittet ”utestående transaktioner”
- Välj kreditmeddelandet för osäkra fordringar från avsnittet” krediter ”
- välj ”Spara och stäng”
din indrivningsbara betalningsfordran ska nu visas under resultaträkningen för ditt konto för osäkra fordringar.
vill du granska alla fordringar du har markerat som en osäkra fordringar hittills? Du kan göra detta med hjälp av QuickBooks Online genom att gå till ”Inställningar”, sedan ”kontoplan” och sedan välja ”Kör rapport” i kolumnen ”Åtgärd” på ditt konto för osäkra fordringar.
sammanfattning
även om det kan bli lite komplicerat från tid till annan, QuickBooks lån in och skuld avskrivning processer är användbara och ganska snabbt att utföra när du får kläm på dem. Naturligtvis, ju mer du använder QuickBooks, desto bekvämare blir du med dess kontroller och desto lättare blir det att hålla reda på dina utgifter.
på Seek Capitals blogg kan du hitta en mängd andra QuickBooks-guider, plus lära dig hur du säkrar finansiering för ditt företag.
kontakta oss idag och se hur vi kan hjälpa dig att uppnå dina mål!