om du vill skriva effektiva procedurer finns det några specifika planeringsaktiviteter som kommer att resultera i bättre och mer användbara procedurer.
ny utgåva av ”hur man skriver en Policy och Procedurmanual” finns nu i e-bok PDF – Format
Trestegsförfarandet skrivprocessen
i grund och botten är de råd jag har för att skriva effektiva procedurer samma råd som jag skulle ge någon som tar på sig någon form av skrivprojekt — från ett college — uppsats till en roman, ett affärsbrev eller ett förfarande; hantverk skrivprojektet genom att arbeta genom en process som innehåller tre faser: plan-utkast-revidera.
omfattande forskning har visat att skrivprojekt av något slag tenderar att vara framgångsrika när författare använder processmetoden och engagerar sig i någon typ av aktivitet från alla dessa tre faser. Typen av aktivitet behöver inte alltid vara densamma — det borde vara lämpligt för typen av skrivprojekt och författarens personliga preferenser. Men det är uppenbart att framgångsrika författare gör någon form av planeringsaktivitet innan de utarbetar sitt arbete, och sedan deltar de i revisionsaktivitet.
i den här artikeln låt oss täcka det första steget i processen — planering. Generellt sett består planering av aktiviteter som forskning, brainstorming, diagram/skissering, reflektion och fritt skrivande (ström av medvetenhetsskrivning som en idegenerering eller reflektionsaktivitet). Om du vill skriva effektiva procedurer finns det några specifika planeringsaktiviteter som kommer att resultera i en bättre och mer användbar procedur.
planera en bra procedur innebär att förstå processen
en viktig planeringsaktivitet för att skriva effektiva procedurer är att förstå processen som proceduren kommer att dokumentera. Det börjar med forskning, eller med andra ord insamling av information. Detta skulle inkludera att göra saker som intervjua processägare och process doers. I tekniskt skrivande termer är de ämnesexperter. Det är de som känner till och förstår processen, och en stor del av informationen bör komma från dem.
All information bör dock inte komma från de som är direkt involverade i processen. En annan viktig informationskälla bör undersöka aktuella och föråldrade dokument relaterade till processen (gamla förfaranden, relaterade förfaranden inom andra delar av organisationen, produktspecifikationer, kundkrav etc.). Där kan du hitta viktig information om processen som behöver bevaras eller kanske till och med återställas.
forskning bör också genomföras utanför organisationen. Finns det information från experter eller branschledare om bästa praxis när det gäller processen eller relaterade aktiviteter? Att lära sig och införliva bästa praxis (modifierad efter behov för att bäst passa den unika organisationen) bör vara ett viktigt mål att dokumentera alla processer, men det krävs ansträngningar för att lokalisera och införliva denna typ av information.
lär dig attribut för Processframgång
när du arbetar för att förstå processen, se till att du identifierar och förstår de viktigaste aspekterna av processen.
Processmall för att skriva procedurer
detta inkluderar följande:
ingångar: Vem är leverantörerna (externa eller interna)? Vilka är ingångarna och vilket format (till exempel) ska de vara i? Finns det kritiska vägar och timing som är avgörande för att ta emot ingångar? När du arbetar för att förstå processen, se till att du identifierar och förstår de viktigaste aspekterna av processen.
aktiviteter: vilka är de viktigaste aktiviteterna som måste utföras för att omvandla ingångarna till de nödvändiga utgångarna? Vilka är tidslinjerna och kronologiska komponenter? Vilka är nyckelaktörerna? Försök att identifiera överdrivet avfall eller lager och onödiga förseningar; vad kan vara potentiella lösningar på dessa processfrågor?
utgångar: Vad är den ultimata punkten i processen? Vilka är kunderna (externa eller interna)? Vilka är kraven för utgångarna? Vilka kriterier relaterade till utgångarna kan hjälpa till att avgöra om processen är framgångsrik och/eller i kontroll?
mål och mål: mål och mål hjälper till att avgöra om en process är effektiv och effektiv. Ballistiska processer körs på och utan någon reflektion eller uppmärksamhet på hur väl processen fungerar. Ingen vet om processen uppnår mål. Är det så du vill att ditt företag eller din avdelning ska fungera? Kontrollerade processer har tydligt definierade mål, mätningar som relaterar till målen och regelbundna granskningar av prestanda och förbättringsinsatser. Forskning bör bidra till att definiera mål genom att lära sig processförmåga och genom att lära sig hur väl branschledare presterar inom dessa områden (bench-marking).
kommunikation: brist på användbar, meningsfull kommunikation är ett allvarligt problem i många organisationer, och kanske är det ett av de större hindren för framgång. De av oss som arbetar i organisationer ser det hela tiden: Försäljning vet inte vad marknadsföring gör, produktion vet inte vad produktdesign gör och vice versa. Denna brist på kommunikation leder till dyrt avfall och omarbetningar, liksom till mycket oproduktiv sista minuten-kryptering. Att identifiera den nödvändiga kommunikationen och bygga in den i processen kan leda till betydande förbättringar på detta område.
skriv effektiva procedurer
när informationsinsamlingen är klar kan verktyg som processkartor, flödesscheman, konturer och värdeströmmar presentera informationen i ett meningsfullt format som belyser process -, produkt-och/eller informationsflöde. Det spelar ingen roll vilken metod som används, så länge det är användbart och meningsfullt för dem som leder och utför dokumentationsprocessen.
så om du startar ett skrivprojekt av något slag, inklusive att skriva en procedur, och det första du gör är att sitta ner på tangentbordet för att börja skriva dokumentet, gör du ett allvarligt fel. Att skapa ett dokument bör komma naturligt från vad du har lärt dig från planeringsfasen. Att hoppa direkt till utarbetandet garanterar nästan att ditt skrivprojekt inte kommer att bli en framgång.