Hur man skickar det perfekta vänliga Påminnelsemailet (utan att vara irriterande)

att veta hur man skriver en vänlig påminnelse e-post är en av de bästa verktygen för att vara effektiv med din tid. Det är perfekt för att knuffa människor om kommande möten, missade betalningar, jobbansökningar, viktiga händelser och mer.

men för att komma över som vänlig och hjälpsam, istället för otålig och påträngande, måste du landa på rätt ton och timing.

om du får båda rätt kan en e-postpåminnelse faktiskt vara en lättnad för mottagarna när veckan blir fullpackad. Ingen gillar att missa deadlines eller planera om möten. Men eftersom 31% av människor säger att den bästa arbetsdagen skulle vara en dag utan att svara på e-post, kommer meddelanden att gå vilse eller glömmas bort.

i varje påminnelse bör mottagaren veta exakt vad e-postmeddelandet är för, vad de behöver göra och när. En välskriven påminnelse kommer att minska antalet missade möten och tidsfrister. Det kommer också att få dig att se proaktiv och professionell ut utan att vara påträngande. Så här går det till.

skriva en vänlig påminnelse e-post

vänlig påminnelse e-post är bäst att skicka när något viktigt kommer upp eller när en tidsfrist har missat. Påminnelse e-post är idealiska för:

• notera kommande möten eller evenemang.
• uppföljning av fakturor eller betalning.
• påminna människor om missade deadlines.
• komma tillbaka i kontakt om ett projekt.
• vistas top of mind när du ansöker och intervjuar för ett jobb.

oavsett syftet är de viktigaste sakerna att tänka på tonen och tidpunkten för din e-post.

tonen i varje vänlig påminnelse e-post bör vara artig och professionell men brådskande och rakt på sak. Nudging någon om en missad deadline kräver en annan ton än att påminna en kollega när man ska träffas för kaffe. Om situationen kräver omedelbar åtgärd, som en missad tidsfrist, kan du använda språk som är till punkten, men ändå snäll och förståelse.

att lägga till” Åtgärd krävs”,” begäran ”eller” påminnelse ” till din ämnesrad uppmärksammar omedelbart och kan hoppa mottagaren till handling. Medan aktivt språk anses vara bra form är det vanligtvis inte att kapitalisera hela ämnesraden. Alla kepsar kan upplevas som aggressiva och på sin plats, särskilt om resten av ditt meddelande är vänligt och konversativt.

för mer avslappnade påminnelser, Välj ord som är aktiva men mindre brådskande. Ämnesrader som innehåller fraser som” uppföljning”,” incheckning ”eller” nästa steg ” är effektiva i dessa situationer.

tonen är bara ett element i en vänlig e-postpåminnelse. Du måste också få tidpunkten precis rätt. Det finns inte en enda bästa tid för varje situation, men det här är de vanligaste tidsramarna för varje påminnelsemail.

• kommande möte: en till två dagar i förväg. Ge personer som är involverade i mötet några dagars ledtid, eftersom de kan ha saker att förbereda i förväg.
• Kommande evenemang: tre till 14 dagar före evenemanget. Du kanske vill skicka flera påminnelser fram till evenemanget för att bygga entusiasm och se till att alla är tydliga om timing och schemaläggning.
• kommande deadline: varierar beroende på projekt. Ge människor mer tid för ett komplext projekt och en kortare tidsram för en enkel uppgift.
• förfallodag eller tidsfrist: en dag efter förfallodagen. Du vill påminna människor när det är top of mind och visa att du väntar på dem att vidta åtgärder.
• jobbansökan: Muse rekommenderar att du väntar fem till 10 arbetsdagar innan du följer upp. Om någon rekommenderade dig för positionen, checka in med dem för insikt innan du når ut till HR-teamet eller anställningschefen. Det kan verka som en lång tid men fann faktiskt att 44% hör från arbetsgivare inom ett par veckor efter ansökan och endast 37% hör tillbaka inom en vecka.
• anställningsintervju: om en intervju råkar vara planerad några veckor ut, är det bäst att checka in dagen innan för att se till att tiden fortfarande fungerar för alla inblandade. Om någon skulle kontakta dig efter en anställningsintervju, föreslår anställningschefer att vänta tills efter den överenskomna tidslinjen för att skicka ett påminnelsemail. Fortfarande inget ord? Vänta fem till sju dagar innan du slår ” skicka.”

nu när du vet den perfekta tiden att skicka varje påminnelsemail är det dags att ta reda på vad du ska inkludera så att du låter vänlig och får ett snabbt svar tillbaka.

så här skickar du ett vänligt påminnelsemail

alla vänliga påminnelsemail ska vara tydliga, snälla och till punkten. Du vill vara artig nog att uppmuntra människor att vidta åtgärder, men inte så passiv att folk ignorerar ditt meddelande. De bästa e-postpåminnelserna har fem kärnelement.

ämnesrad

kortfattade ämnesrader kommer dig långt när du skickar påminnelsemail. Mottagaren bör veta varför du skickar en påminnelse och känner sig tvungen att agera. Säljare vet detta bättre än någon annan, så varför inte ta ett tips eller två från dessa catchy försäljning e ämnesrader? Huvudtanken är att hålla din ämnesrad kort och lägga till brådskande så att mottagaren vet att den är tidskänslig.

hälsning

en hälsning anger tonen för din e-post, så hoppa inte över den.

• eftersom syftet med detta e-postmeddelande är att vara vänlig, använd en mer avslappnad hälsning som ”Hej, Danielle” eller ”Hej, Jonathan.”
• om ditt företag tenderar att använda mer formellt språk, börja med ”Hej, Kate.”
• att börja med” kära ” är i allmänhet för formellt för en vänlig e-postpåminnelse, men håll fast vid det om det är ditt företags standardhälsning.

sammanhang

kroppen av din e-post är där du låter mottagaren veta varför du e-post dem. Här är där du ger sammanhang om projektet, deadline, betalning, möte, eller vad situation behöver en knuff. Inkludera specifika namn och datum om det hjälper till att klargöra ditt meddelande och nämna en ny godbit om personen eller företaget. Här är några exempel på hur det här avsnittet kan se ut:

• när slutet av månaden (och kvartalet) närmar sig snabbt vill vi få in alla fakturor så snart som möjligt.
• jag arbetar fortfarande med artikeln, Top Entrepreneurship Tips för nya grundare, och skulle gärna inkludera dina tankar i stycket. Med ABC-företagets senaste finansieringsrunda och tillväxt har du navigerat det senaste året så bra.
• jag checkar in för att påminna dig om det kommande Q4-Innehållsplaneringsmötet som planeras för onsdagen den 1 augusti kl 2 est. Ser fram emot att börja med din analysrapport.
• när du förbereder dig för presentationen, kom ihåg att skicka bilderna du vill inkludera i slutet av dagen på måndag, juli 30. Fungerar det fortfarande för dig?

begär

när du har ställt in scenen genom att tillhandahålla sammanhang är det dags att glida in din påminnelse eller begäran. Bli inte för långvarig här, annars kan du förlora mottagarens uppmärksamhet. Om du vill ha ett omedelbart svar är det bra att paketera din förfrågan med en fråga för att uppmuntra människor att vidta åtgärder direkt.

• skicka din faktura för allt arbete från vårt senaste kontrakt till [email protected] och CC mig. Om du har några frågor kan du nå mig på (222) 222-2222.
• om du vill skicka in en offert för artikeln, vänligen dela ditt svar på följande fråga och förklara ditt resonemang bakom det. Vilket tips skulle du ge nya företagare för att hjälpa dem att framgångsrikt driva sin verksamhet i år?

Sign-off

du har gjort din huvudsakliga punkt och begäran, så det är dags att logga ut med en vänlig stängning.

• Tack för att du tog dig tid att arbeta igenom detta.
• Tack för att du prioriterar detta projekt.
• jag uppskattar din insats när vi avslutar detta förslag.
• jag ser fram emot att höra från dig.

kom ihåg att inkludera en avslutande sign-off som följer samma ton som resten av din e-post.

• alla de bästa
• med vänliga hälsningar
• tack igen
• hälsningar
• tack

avsluta e-postmeddelandet med ditt förnamn för en vänlig ton, eller ditt fullständiga namn för en mer formell ton. Om du behöver ange ytterligare sammanhang, inkludera din jobbtitel, företagsnamn eller kontaktinformation efter ditt namn.

vänlig påminnelse e-postmall

utarbeta dina första påminnelser kan vara skrämmande. Lyckligtvis gör den här påminnelsemailmallen det enkelt att fylla i tomrummen och skicka ett välformulerat meddelande. Du kan också enkelt anpassa den här mallen för att passa dina behov.

för att använda mallen, kopiera och klistra in texten och fyll i tomrummen med din kopia. Kom ihåg att läsa igenom den slutliga versionen innan du skickar den för att säkerställa korrekt grammatik och flöde.

Hej ,

Tack för .

det är prepping för den här kommande, kl. Vi är glada att höra dina ideer för . För att få allt att fungera smidigt, jag ber alla att förbi på .

jag uppskattar .

alla de bästa,

vänlig påminnelse e-post exempel

så här ser mallen ovan ut när den fylls i. Kom ihåg att inkludera specifika förfrågningar, tidslinjer eller datum för att säkerställa att det inte finns någon förvirring om vad du behöver personen att göra och när.

Hej Jack,

jag hoppas att din vecka går bra.

redaktionen förbereder sig för Q4 – Innehållsplaneringsmötet den kommande torsdagen den 26 augusti kl 11 ET. Vi är glada att höra dina förslag för att kombinera vår marknadsföring och redaktionella insatser för den årliga semesterkampanjen.

för att få allt att fungera smidigt ber jag alla inblandade att skicka in sina presentationsbilder senast måndag 23 augusti kl 5 pm ET. Om du har några frågor, skicka dem på mitt sätt.

jag uppskattar din tid här och ser fram emot att höra dina tankar.

allt det bästa,

Katrina

när du skickar din e-post, allt som är kvar är att vänta på ett svar. Den knepiga delen är att veta om man ska skicka ett ytterligare uppföljningsmail.

även om det är frustrerande att behöva skicka ett andra eller tredje påminnelsemail, kom ihåg att människor har mycket på gång. Häng hårt i några dagar innan du skickar ett annat meddelande. Om det är brådskande kan du följa upp tidigare—se bara till att hålla en vänlig, tålmodig ton. Människor kommer att vara mer mottagliga för din begäran och uppskattar anteckningen, vilket är exakt vad påminnelsemail handlar om.