Hur man planerar en överraskningsfest: den ultimata guiden

letar du efter tips om hur du planerar en överraskningsfest, organiserar deltagarna och håller hedersgästen i mörkret tills det är dags? Här är några instruktioner om hur man planerar bästa möjliga överraskningsfest för alla och alla tillfällen. Fortsätt läsa för att upptäcka några användbara tips om olika typer av överraskningsfester, samt en steg-för-steg-guide för att planera varje detalj.

lär dig hur du planerar en överraskningsfest i 17 enkla steg:

följ dessa steg-för-steg-instruktioner för hur du planerar en överraskningsfest som dina vänner, familj eller klient kommer att prata om i många år framöver.

fatta beslutet.

Överraskningsfester polariserar. Människor som älskar dem älskar dem verkligen. Människor som hatar dem hatar dem verkligen. Om inte hedersgästen specifikt har sagt att de tycker om överraskningsfester eller vill ha en, är det svårt att veta om det är bra.

här är några sätt att berätta om en överraskningsfest är ett bra val eller inte:

• fråga någon som skulle veta bäst (partner, nära familjemedlem, etc.).
• berätta för hedersgästen om en ny överraskning du älskade och titta på deras reaktion.
• reflektera över hur de reagerade på överraskningar i det förflutna.
• Tänk på deras personlighet — någon som gillar att gå med flödet kommer sannolikt att njuta av en överraskningsfest.

konstigt nog bör du faktiskt överväga att kasta en överraskningsfest för den person som svär att de inte vill ha en. Enligt Business Wire, 43.5% av de människor som säger att de inte vill ha en faktiskt vill ha samma parti. Så om det inte finns starka skäl till varför de inte skulle njuta av det (och nej, inte vill att folk ska gå ut ur deras sätt är inte en av dem), gör det då!

Spela Sherlock Holmes.

få hedersgästen att hjälpa till att planera festen utan att berätta för dem om det genom att noggrant undersöka deras partirelaterade gillar och ogillar. Använd naturlig konversation för att ta upp dessa tankar, annars kan du ge bort det.

du kan:

• låtsas att du planerar en fest för någon annan. Få deras åsikt på din Pinterest inspiration board.
• Påminn dem om andra fester du har varit tillsammans. Prata om vad du gillade.
• kommentera kändisfester du ser på sociala medier.

och glöm inte att använda dina andra tillgängliga resurser. Vänner, familj, medarbetare och evenemangsintressenter som är nära hedersgästen kan alla chip i sina två cent.

Pro Tips: reservera sleuthing för någon med en stor poker face. Om hedersgästen blir misstänksam måste du övertyga dem varför de har fel och att det inte finns någon fest som planeras för dem.

montera ditt team.

du kan planera en överraskningsfest helt själv. Men om du har vänner, familj eller kollegor som är villiga att hjälpa dig, lägg till följande roller i din miniplaneringsutskott:

• Team lead: kommunicerar med varje teammedlem, skapar och övervakar ett arbetsflöde för festplanering.
• Designer: väljer Tema, färgpalett och dekorationer.
• Sponsor: Fonder och / eller definierar överraskningspartiets budget.
• Runner: kör ärenden och håller reda på utgifter.
• F& b manager: kockar eller samordnar alla måltider, snacks och förfriskningar.
• Gästhanterare: skapar en gästlista, skickar inbjudningar, ordnar transport och bekräftar RSVP: er.
• Guest of honor point person: skapar eller genomför lockbete plan som får hedersgäst till platsen utan att förstöra överraskningen.

börja organisera.

för att lära dig att planera en överraskningsfest behöver du ett checklistverktyg för att spåra alla uppgifter och ett kommunikationsverktyg för att samordna alla inblandade. De mest populära verktygen för att planera överraskningsfester inkluderar:

• Facebook: skapa en hemlig grupp, bjud in gäster och medarbetare och Lägg till ett Facebook-evenemang med festdetaljer så att gästerna kan svara elektroniskt.
• WhatsApp: starta en privat grupp och bjud in människor att chatta om detaljer före festen.
• Slack: Snabbmeddelande och starta konversationstrådar som alla dina teammedlemmar enkelt kan svara på.
• Trello: skapa och tilldela festplaneringsuppgifter med förfallodatum för att hålla allt på schemat.

besluta om ett tema.

basera temat på hedersgästens intressen (fandoms, sport och hobbyer fungerar bra), vilken typ av överraskningsfest du kastar och det färgschema du vill använda. Välj också en formalitetsnivå du vill ha nu. Tillfälliga fester fungerar bättre för en överraskningsfest eftersom det är lättare att dölja din förberedelse, men formella överraskningsfester kan dras av med lite extra kreativitet.

Pro Tips: nyckeln till att kasta en formell överraskningsfest hedersgästen inte ser kommer är att välja en exklusiv plats som inte verkar alltför långt utöver det vanliga. Eller, gå med en nära ett område som de redan tillbringar tid i.

ange en budget.

budgeten för en överraskningsfest varierar beroende på gästantal, plats, formalitetsnivå och mycket mer. Men det finns alltid sätt att trimma kostnaderna lite. Här är några alternativ att överväga:

• begränsa dina förfriskningar till BYOB.
• servera lätta tilltugg istället för måltider.
• använd en huvudinredningspunkt istället för att dekorera varje tum av utrymmet.

Överraskningsfester har inte många extra kostnader jämfört med en vanlig fest. Faktum är att de flesta överraskningspartier hävdar det viktiga överraskningselementet genom att använda arenor som inte är för vanliga. Tänk: en grannas bakgård eller en offentlig park.

Välj datum och tid.

Följ de traditionella datum och tid på dagen som används för den partitypen. Till exempel, bröllop sker vanligtvis under eftermiddagen, så en överraskning bröllopsfest bör göra samma sak.

Pro tips: om du väljer ett datum och tid för en överraskningsfödelsedagsfest, gå med ett alternativ som äger rum före deras faktiska födelsedatum för att maximera chansen att de verkligen blir förvånade. En till tre veckor innan deras faktiska födelsedag kommer att göra susen.

boka en plats.

de bästa platserna för en överraskningsfest är:

• någonstans kommer hedersgästen inte av misstag att gå medan installationen händer.
• nära en plats de ofta, till exempel ett restaurangdistrikt eller en väns hus så att du inte tipsar dem genom att bryta deras förväntade rutin.
• lätt att smyga in människor med flera parkeringsalternativ spridda, plus ingångar och utgångar på olika sidor av byggnaden.

skapa en planlösning.

Använd programvara och verktyg för 3D-händelsediagram för att ta reda på var du ska gömma människor och förnödenheter, placera bord och stolar och mycket mer. Du kan också dela dina planer med dina gäster och ange ingångar och utgångar för enskilda grupper. Mindre är mer när det gäller dekorationer — skapa en stor kontaktpunkt som hedersgästen kommer att se när de går in i huvudfestrummet och planerar bord och stolar runt det.

designa och köpa dekorationer.

poängen med en överraskningsfest är överraskningen, och om det finns för många dekorationer runt, kommer din hedersgäst att tippas innan de ens ser alla gästerna. En banner, några streamers och en ballong eller två kommer att vara mer än tillräckligt. Om du ska beställa anpassade ballongfärger eller ett specialtecken, planera detta minst två veckor i förväg vid leveransförseningar.

besluta om aktiviteter att inkludera.

Lägg till några avslappnade aktiviteter till din överraskningsfest planerar att ta värmen av hedersgästen så att de kan blanda och mingla. Brädspel, poker och en DIY cupcake bar område alla bra val, men det kommer naturligtvis att variera beroende på vilken typ av överraskningsfest. Brainstorma vad som är mest meningsfullt för hedersgästen och alla deltagare och gå därifrån. Har du och hedersgästen besökt poolhallen på college? Överväg att välja en plats med biljardbord. Är hedersgästen din chef som älskar dart? Ställ in några darttavlor i hela platsen. Alternativen är oändliga-det är här kreativitet är oerhört viktigt!

skapa en meny.

återigen beror detta steg på typen av överraskningsfest. Mat är inte alltid ett krav, men de flesta värdar gillar att åtminstone ta med en födelsedagstårta och muffins om det är en överraskningsfödelsedagsfest. Om du väljer att skapa en meny för en fullständig måltid, gå med något du vet att värden kommer att älska. Spara på installation och sanering tid, plus hjälpa till att hålla hemligheten under wraps så länge som möjligt, genom att beställa takeout eller leverans set för efter hedersgäst anländer.

skicka inbjudningar.

digitala inbjudningar är de mest diskreta och enklaste att dölja. Paperless Post och Evite erbjuder gratis anpassningsbara mönster plus RSVP-funktioner och gästuppdateringar. Skicka dina inbjudningar en månad till två veckor i förväg och samla in Svar en vecka i förväg.

se till att du tydligt kommunicerar det faktum att detta är en överraskningsfest genom att lägga till ”överraskningsfest” i evite-ämnesraden och meddelandets huvudrubrik. Inkludera parkering och ingångsinstruktioner för dem som vill hoppa ut och överraska gästerna. Och för dem som kommer senare, be dem att vänta tills 15 minuter efter den planerade hedersgästen ankomsttid så att de inte går in under överraskningen. Det här är en annan gång att ha någon form av kommunikationsverktyg eller app kommer att vara till nytta. Du vill inte kunna kommunicera med gäster om något går fel (dvs. hedersgästen är försenad) i sista minuten.

stryk ut lockplanen.

för att överraska hedersgästen på festdagen, skapa en lockplan. En lockplan är vad hedersgästen tror att de är på väg att göra. Aktiviteten bör kräva att de klär sig på ett sätt som är lämpligt för överraskningsfesten så att de inte fångas över/underdressed och generad över sin outfit. Du behöver en punkt person att skapa lockbete Planen med dem, ordna transport, och tid allt.

laga mat och dryck.

om festen tillgodoses, dela planlösningen du gjorde med din kock och slutför ankomsttiderna för festpersonalen. Om du tar med egna förfriskningar, köp hylla eller kylskåp stabila föremål 3 till 5 dagar i förväg. Beställ alla bakverk för dagen före eller morgonen.

skapa en spellista.

använd Spotify eller en annan liknande musikapp för att komma med en spellista med avslappnade beats, klassisk jazz eller topp 40 träffar hedersgästen kommer att älska att ställa in tonen för festen. Ju snabbare, mer intensiv musiken, desto mer av en festvibe får du. Ju långsammare, mer avslappnad musiken, desto mer av en avslappnad atmosfär får du. Mer avslappnad musik passar tonen i de flesta överraskningsfester, så om du inte är säker på vilken du ska göra, standard till det här alternativet. Du kan alltid blanda upp det också. Vad som är vettigt under överraskningsdelen av festen kanske inte är meningsfullt senare på natten.

skissera avslöjandet.

Ställ dig själv dessa viktiga frågor för att planera den stora avslöjandet:

• vill du att alla ska vänta stående i mörkret och sedan tända lamporna?
• vill du att deltagarna ska dyka upp / ut bakom möbler?

om du gör en virtuell överraskningsfest, be alla att lämna sina mötes-ID tomma eller ändra det till en lämplig festhälsning. Låt dem stänga av kamerorna. Bjud sedan in hedersgästen till mötet eller, om du är fysiskt närvarande, gå in i mötet för dem i förväg, sätt på mikrofonen så att folk kan höra dig komma och öppna skärmen för hedersgästen att se alla.

för personliga överraskningar kanske du också vill ha en professionell fotograf för att fånga ögonblicket. Eller lägg till några roliga fest rekvisita som kartongglasögon, streamer pannband, och glöd-in-the-dark smycken.

snabba tips för vanliga typer av överraskningsfester:

planera din överraskningsfest med dessa viktiga tankar i åtanke för att dra av någon fest.

1. virtuell överraskningsfest.
   • ändra alla dina bakgrunder till foton av eller med hedersgästen.
   • använd färgglada rekvisita som peruker, födelsedagsljus och ballonger för att göra samtalet mer som en fest och mindre som ett arbetsmöte.

1. överraskning födelsedagsfest.
   • handla den trötta” vi glömde din födelsedag ” täcka upp för solida alibis som förklarar varför du ”inte kommer att kunna fira” i år för att göra överraskningen utan att skada någons känslor.
   • låt gästerna veta att deras närvaro är gåvan och att ytterligare föremål är valfria.

1. överraskning bröllopsceremoni och / eller mottagning.
   • överväg att berätta för dina föräldrar så att de har tid att känslomässigt och fysiskt förbereda sig, men berätta inte för någon annan.
   • låtsas att du kastar en fest med en strikt tid och klädkod för att hålla det en överraskning.

1. överraskning förslag och engagemang middag.
   • välj en plats i närheten av förslagsplatsen för att göra överraskningsmiddagen bekvämare.
   • för att verkligen överraska dem, gå inte till en ovanlig plats – håll dig till dina favoritdatumkvällar istället.

1. överraskning homecoming party.
   • Förbered ditt hem i förväg med deras favoritmat, underhållning och förnödenheter.
   • överväg att begränsa din gästlista eftersom evenemanget sannolikt kommer att vara känslomässigt och socialt positivt, men också dränering.

1. överraskning baby shower.
   • gå emot tradition och avstå från att begränsa gästlistan till kvinnor, bara för att kasta bort hedersgästen.
   • välj en plats där du enkelt kan visa och öppna gåvor eftersom de kan vara stora (tänk spjälsängar och barnvagnar).

1. överraskning going-away party.
   • be alla att underteckna ett kort, minnesbok eller fotoalbum med sitt namn och önskemål om den perfekta sentimentala gåvan.
   • kasta inte festen inom tre dagar efter deras flytt eftersom de sannolikt kommer att stressas över sista minuten packning.

Vanliga frågor om överraskningsfester:

nu vet du hur man planerar en överraskningsfest!

förutom grunderna för festplanering som att välja ett tema, inredning och plats, kräver överraskningsfester att du tänker utanför lådan och kommer med kreativa element som gör firandet extra speciellt. Kombinera dessa steg för steg instruktioner med vår ultimata party planering checklista för att planera din nästa överraskningsfest som ett proffs.

upp nästa, kolla in dessa unika händelse inredning och designtrender som du kan använda för att däck ut din överraskningsfest ytterligare.