för varje projekt vi genomgår definieras projektframgång annorlunda, och när det gäller att mäta projektframgång totalt sett är vattnet lite grumligt. Eftersom projekt har många rörliga delar, steg, bitar och mål kan projektets framgång förändras under hela projektets varaktighet. Ett projekt du slutförde för EOY 2020 skiljer sig förmodligen mycket från det projekt du arbetar med under Q1 2021. I den här artikeln kommer vi att ta itu med den övergripande tanken på projektsucces och hur man mäter projektsucces.
en definition som Projektledningsinstitutet tillhandahåller för projektframgång är att projektet har slutförts ” i tid, inom budget och till specifikation.”Det här är en mycket teknisk definition som kanske inte gäller för alla projekt där ute, men komponenter i denna definition kan vara användbara när man förstår hur man mäter projektets framgång.
men innan vi kan mäta projektets framgång måste vi definiera det för oss själva. Det betyder att du och ditt team måste samlas som en grupp och tänka på hur projektsucces kommer att se ut för din interna grupp. Kommer det att fokuseras på strikta prestationsmått och kriterier för en kampanj? Kommer det att bestämmas av en kundundersökning eller NPS-poäng för kunden? Låt oss ta en titt på orsakerna till att definiera projektframgång är så kritisk.
vikten av att definiera projektsucces
som jag sa, om din definition av ”projektsucces” liknar den tekniska betyder det väldigt lite. Vad som är viktigare är att du och ditt team bestämmer vad det kommer att bli internt och dokumenterar det någonstans. Du kan skapa en rubrik för att mäta mätvärden och kriterier för framgång, eller du kan skapa en lista över saker som måste uppnås för att ett projekt ska nå ”framgång.”När du väl har definierat hur projektframgång ser ut för dig och ditt team blir det mycket lättare att gå vidare. Här är några av de främsta anledningarna till varför:
det kommer att bidra till att främja en känsla av kamratskap
om dina lagkamrater, eller andra på din organisation, alla förstår vad barometern för framgång är på ett projekt, de kommer att vara mer motiverade att få det att hända. När det inte finns ett tydligt mål för projektet, eller delprojekt, blir framgång svår att definiera och teammedlemmar kan lätt bli avskräckta. De måste också arbeta tillsammans mot det gemensamma målet-detta kommer att främja en sann laganda och känsla av kamratskap inom din organisation.
Metrics = gold
när du har definierat projektframgång har du dina KPI: er och mätvärden. Det här är guld för ditt lag. Detta gör att du kan mäta exakt hur mycket framsteg du har gjort, var du behöver förbättra och hur mycket extra arbete det tar för att komma dit. Om du vet att ditt mål är $1m ARR och du är på $580K med tre månader att gå, vet du att du måste sparka den i hög växel. Vi arbetar bäst med starka mätvärden för att stödja våra beslut och projektval.
kontinuerlig förbättring
låt oss säga att du inte träffar det ARR-målet som du satte upp för dig själv. Det är okej. Du var inte ”framgångsrik” traditionellt mot dina projektmål den här gången, men du kan utnyttja lärdomarna, svänga och förbättra under det kommande året. Genom att mäta projektframgång mäter du också projektfel, vilket är lika viktigt att studera. Misslyckande är inte slutgiltigt.
projektsucces stegar upp
din definition av projektsucces för ditt team spelar förmodligen in i tanken på projektsucces för dina chefer, ledningsgruppen och till och med andra lag som du samarbetar med ofta. Att definiera projektsucces för ditt team hjälper andra team att bättre förstå hur de kommer att arbeta med dig, samarbeta och hur de kommer att definiera deras projektsucces också.
hur man mäter projektets framgång
nu när vi har en grundläggande förståelse för definitionen av projektsucces och varför det är viktigt att definiera den termen, låt oss gräva i hur vi kan mäta projektsucces övergripande. Som tidigare nämnts definieras projektframgång tekniskt som resultatet av att ett projekt slutförs ”i tid, inom budget och till specifikation.”Men hur kan vi faktiskt mäta projektets framgång? Här är några sätt att göra det.
prestationer vs. SPECIFIKATIONER
omedelbart efter avslutad ett projekt, det är bra att förstå vad du åstadkommit mål-wise kontra specifikationerna för projektet du anges för att slutföra. Detta är kanske det mest uppenbara var att mäta projektets framgång. Har projektets huvudmål och mål uppfyllts? Visste du att vissa specifikationer var irrelevanta på vägen? Att förstå var dina mål spårar i slutet av ett projekt kontra början är avgörande.
för att förstå vad du har åstadkommit genom ett projekt kan du alltid spåra dina steg genom dina e-postmeddelanden och samla en lista över alla projektkomponenter. Om du använder ett projekthanteringsverktyg kan du helt enkelt besöka projektets hemsida och visa alla slutförda uppgifter. Helst skulle varje uppgift delas upp i mindre projekt, så att du kan se exakt var du slutförde mest arbete eller var du kanske har missat märket.
kund-eller kundnöjdhet
om du arbetar med ett projekt för en specifik klient är ett annat sätt att mäta projektets framgång genom att avkoda svaret du får från din klient när du är klar. Vilken typ av feedback hade de att dela? Vanligtvis kan kundnöjdhet samlas tillfälligt på ett samtal, via e-post eller i en enkätform. Om du vill noggrant mäta tillfredsställelse ökar från början till slutet av ett projekt, se till att du också kartlägga klienten innan projektet börjar.
kundnöjdhet, å andra sidan, är ett bra sätt att mäta projektets framgång om detta projekt avser kundupplevelse. Om vi till exempel bygger en ny funktion hos Hive är en bra barometer för framgång hur många meddelanden vi får om den nya funktionen, eller om vår NPS (net promoter score) ökar i genomsnitt efter lanseringen. Kunderna kommer vanligtvis att vara väldigt ärliga om sin erfarenhet, eftersom de ser feedback som ett sätt att konsekvent förbättra produkten. Lyssna på dem!
tid som spenderas på projekt totalt
en av de mest värdefulla resurserna du har under hela projektets livslängd är dina lagkamraters tid. Att se till att du kan noggrant mäta hur mycket tid du spenderat på projektet, och helst jämföra det med tid som spenderats på tidigare liknande projekt, är ett bra sätt att mäta projektets framgång. Tid är pengar.
det finns några sätt du kan spåra tid — om du använder en projekthanteringsprogramvara som Hive, Har du en tidsspårning och tidrapporter direkt i själva verktyget. Detta är bra för större team som vill spåra tid på projekt eller uppgifter. Ett annat alternativ är att använda ett lättare verktyg som Toggl för enklare tidsspårning.
oavsett vilket verktyg du slutar använda, rekommenderas att du bryter upp tiden i mindre bitar så att du bäst kan förstå var din tid går. Till exempel, hur mycket tid spenderade du i projektplaneringsfasen kontra genomförande? Hur jämför detta med tidigare projekt?
intern tillväxt och tillfredsställelse med projekt
om projektet du har arbetat med är mer av en intern ansträngning eller push, kan ett bra sätt att mäta projektframgång vara genom att tänka på intern personaltillväxt och tillfredsställelse. Om du är chef vill du helst ge dina lagkamrater projekt som kommer att utmana dem och intressera dem samtidigt.
när ett projekt är klart kan du undersöka interna teammedlemmar om deras uppfyllelse-tyckte de om att arbeta med projektet? Kände de att de gjorde framsteg mot större initiativ som var viktiga för dem? Fick de några nya färdigheter? Att hålla anställda upphetsade och engagerade är bra för en organisations hälsa övergripande, så det här är ett bra mätvärde för projektframgång att överväga.
Sammantaget är det inte en enkel process när du mäter projektets framgång. När du tänker på att mäta framgång i slutet av ett projekt måste du överväga flera faktorer, främst den tid du har investerat och om du har uppnått de viktigaste milstolparna du vill ta itu med. Men kom ihåg att projektsucces inte alltid är Metric-driven — det kan vara mer nebulous när det gäller övergripande tillfredsställelse på den interna eller externa sidan.