en utmaning som vi möter ganska ofta när vi först arbetar med nya kunder definierar, på en ganska granulär nivå, ett projekts omfattning. Ofta vet organisationer vad de vill ha när det gäller projektleveranser på hög nivå, men har inte kommit ner till de snygga grejerna-men det är vad vi är här för!
Projektomfång är den del av projektplanering som innebär att bestämma och dokumentera en lista över specifika projektmål, resultat, funktioner, funktioner, uppgifter, tidsfrister och slutligen kostnader. Med andra ord är det vad som måste uppnås och det arbete som måste göras för att leverera ett projekt.
det är viktigt att fastställa omfattningen tidigt i ett projekts livscykel eftersom det i hög grad kan påverka schemat eller kostnaden (eller båda) för projektet längs spåret.
Nedan följer en översikt över några av de viktigaste processerna att följa för att definiera omfattningen korrekt.
definiera produktkraven
innan vi bestämmer vad som kommer att ligga i projektets omfattning måste du vara mycket tydlig om vilka produktkrav som annars kallas produktomfattning. Med andra ord, vilka funktioner och funktioner krävs för webbplatsen, applikationen och/eller den skräddarsydda mjukvarulösningen som utvecklas? Finns det något specifikt som måste byggas in i designen? Måste det följa en specifik uppsättning riktlinjer för branding? Listan fortsätter.
definiera processkraven
processkrav beskriver hur människor interagerar med en produkt och hur en produkt interagerar med andra (ofta befintliga) affärsprocesser. När du diskuterar hur data flyttas och hur affärstransaktioner flyter från en punkt till en annan beskriver du processkrav. Till exempel måste kraven för faktureringstransaktioner på en webbplats, hur sådana transaktioner länkar till fakturering och konton och vid vilken tidpunkt personalen kan se och ändra orderstatus specificeras.
involvera rätt intressenter
det är självklart att för att ett projekt ska kunna levereras framgångsrikt måste de korrekta intressenterna från organisationen idrifttagning av projektet involveras mycket intimt i olika stadier av projektets omfattning. När detta inte inträffar börjar antaganden göras (som i allmänhet är subjektiva) och intressentförvirring kan uppstå när projektet fortsätter.
identifiera begränsningarna
kanske ännu viktigare än vad som är i omfattning för ett projekt är vad som är out-of-scope för ett projekt. Ofta är det viktigt att dokumentera vad som inte kommer att göras, särskilt när det gäller mjukvaruutveckling – annars kommer folk att anta att vissa saker ska utföras som inte budgeterats för eller ingår i projektets tidslinje.
Change Management
det är naturligt att delar av ett stort projekt förändras längs vägen. Även om det alltid är bäst att undvika scope creep (en situation där en eller flera delar av ett projekt slutar kräva mer arbete), är det ibland oundvikligt på grund av att alla företag förändras. För att undvika oenigheter och förändringar i projektets omfattning av alla intressenter, både klient-och byråsidan, är det bäst att ha strikta förändringshanteringsprocesser på plats. När tillämpningsområdet har definierats får det inte ändras utan att lämpliga ändringshanteringsfunktioner äger rum, vid vilken tidpunkt lämpliga åtgärder kan vidtas för att hantera de skiftande projektkraven.
så där har du det! En enkel guide för att få ditt projekt till rätt start genom att korrekt definiera projektets omfattning. I själva verket kräver effektiv scope management god kommunikation för att säkerställa att alla förstår projektets krav och enas om exakt hur projektets mål ska uppfyllas. När du har bäddat ner har du grunden att börja och förhoppningsvis framgångsrikt slutföra ditt projekt.