e-post kan vara en tuff sak att hantera. I en arbetsmiljö är det viktigt att du håller en organiserad inkorg för att upprätthålla effektiviteten. En rörig inkorg kan visa sig vara en ganska stor smärta, särskilt när du tvingas bläddra igenom berg av äldre e-postmeddelanden som du kanske inte längre behöver. På en gång kan de äldre e-postmeddelandena ha tjänat ett syfte men har sedan dess förvandlats till ytterligare hinder när man letar efter ett specifikt e-postmeddelande. En inkorg fylld med spam kan verkligen ta bort från din förmåga att hantera din e—postbibliotek, och även om det finns många sätt att hålla din e—post från att få på ytterligare spam listor-Vi rekommenderar att du skickar din e-post anonymt-du fortfarande måste rensa ut de gamla spam meddelanden som funnit sin väg in i inkorgen i första hand.
för att undvika mycket tidskonsumtion skulle jag inte rekommendera att du försöker ta bort alla dina äldre e-postmeddelanden manuellt. Istället, tack vare hjälp av filter, kommer du att kunna bli av med dessa e-postmeddelanden mycket snabbare. Genom att skapa ett filter kan du ta bort gamla meddelanden baserat på en viss tidsram. Det enda problemet jag kan se med att använda filter är att de bara gäller för nyligen mottagna meddelanden. Du kan använda filter i framtiden för att säkerställa att pileup inte inträffar för andra gången, men hur är det med de e-postmeddelanden som fyller i din inkorg nu?
ta bort gamla e-postmeddelanden automatiskt i Gmail
det finns några saker att dyka in när det gäller att befria dig från de äldre, inte längre nödvändiga e-postmeddelandena som plågar din Gmail-inkorg. Jag ska gå igenom hur du ställer in dina filter, tillämpa dem för framtida bruk, och hur man kan bli av med alla nuvarande gamla e-postmeddelanden med hjälp av Gmail add-on, Email Studio.
ställa in dina Filter
första är först, låt oss ställa in dina Filter.
att börja:
- logga in på ditt Gmail-konto med nödvändiga uppgifter.
- leta reda på kugghjulsikonen. Detta är Gmail-inställningsmenyn och finns längst upp till höger i fönstret. Klicka på den här ikonen och välj sedan Inställningar i rullgardinsmenyn.
- Klicka över till fliken ”Filter” och klicka sedan på Skapa ett nytt filter.
- i inmatningsrutan ”har orden” skriver du in följande – older_than:x där ”x” är tidsramen för de meddelanden du vill radera. Detta kommer att vara ett nummer följt av ett brev. Bokstäverna som följer kommer att gälla tidsramen. Du måste använda ” d ”i dagar,” w ”i veckor och” m ” i månader. Ett exempel skulle vara older_than: 3d om du vill ta bort e-postmeddelanden som är äldre än tre dagar.
- klicka sedan på Skapa filter med den här sökknappen.
- fyll i rutorna märkta ”ta bort det” och ”använd även filter på” med en bock genom att klicka på dem.
- Slutligen klickar du på Skapa filter för att bevittna alla dina äldre e-postmeddelanden, baserat på det datum du just ställt in, flytta från din inkorg till din papperskorgen.
när meddelanden raderas i Gmail försvinner de inte direkt från existensen. Istället kan du hitta dem i papperskorgen. Detta innebär att dessa e-postmeddelanden fortfarande räknas mot din totala datakapacitet. För att befria dem i sin helhet kan du antingen vänta på att Gmail automatiskt tar bort dem efter 30 dagar eller ta bort dem alla nu själv. För att utföra det senare, klicka på papperskorgen och klicka sedan på länken Töm papperskorgen nu.
Filter för framtida radering (Re-application)
titeln på den här artikeln handlar om automatisk radering. Tyvärr kan Filter inte utlösas automatiskt. Du måste gå tillbaka och återigen använda filtret i din nuvarande inkorg.
för att använda ett filter igen:
- gå tillbaka till dina inställningar genom att klicka på kugghjulsikonen längst upp till höger i Gmail-fönstret och välja Inställningar i rullgardinsmenyn.
- klicka på fliken ”Filter”.
- eftersom du redan har skapat ett filter tidigare kan du nu klicka på Redigera, som ligger bredvid det filtret. Om du tidigare har skapat flera filter kan du enkelt hitta det du önskar eftersom kriterierna för varje filter visas.
- klicka på Fortsätt i avsnittet som visas med dina sökkriterier. Det kommer att vara en skärm som liknar den som uppstod när du ställde in originalfiltret.
- använd återigen en bock i rutan bredvid ” Använd också filter på.”
- den här gången, för att aktivera filtret, klicka på Uppdatera filter. Alla dina äldre e-postmeddelanden, inställda på den angivna tidsramen, kommer nu att slås bort till papperskorgen.
Email Studio
Email Studio levereras med en tjusig funktion som automatiskt tar bort alla dina äldre e-postmeddelanden från en viss avsändare eller de som finns i en viss mapp. Den inbyggda Auto-Purge-funktionen hjälper till att hålla din Gmail-brevlåda mycket mer organiserad vilket leder till en effektivare arbetsmiljö.
med Email Studio kan du arkivera och tillämpa ”Markera som läst” på alla e-postmeddelanden som för närvarande finns i din inkorg som har varit där i över tre månader. Det låter dig också permanent ta bort alla e-postmeddelanden från dina papperskorgen och Skräppostmappar automatiskt efter två dagar. Som en extra extra bonus innehåller Auto-Purge en e-post unsubscribe-funktion som kan hjälpa dig att enkelt ta bort din e-postadress från någon av de irriterande nyhetsbrevslistorna. Det finns också mycket mer tillägget kan men jag känner att de som redan nämnts lyfter fram exakt vad vi behöver för den här artikeln.
grundpaketet är gratis att använda, men för att få ut det mesta av produkten erbjuds en premiumversion till en årlig prislapp på $29. Uppgraderingen låter dig skapa flera uppsättningar av rensningsregler och inkluderar en e-postschemaläggare, speditör och en autosvarare.
konfigurera och aktivera automatisk rensning i Gmail
självklart är det första du behöver göra att ladda ner och installera E-Poststudiotillägget. När det har uppnåtts kan du se e-Poststudioikonen till höger sidofält när du öppnar något av dina Gmail-e-postmeddelanden.
för att använda den:
- öppna e-Poststudiotillägget och logga in med ditt Gmail-konto.
- du ser en lista med alternativ. Från dessa alternativ väljer du verktyget ”e-Postrensning”.
- klicka sedan på Lägg till ny regel för att ställa in en regel (ungefär som vad du gjorde med filtren).
- det finns två delar att ställa in en regel – du måste ange ett villkor och sedan en åtgärd. Tänk ”orsak och verkan”. Åtgärden utlöses när det angivna villkoret är uppfyllt.
- för att ställa in ett villkor kan du använda avancerade sökparametrar i Gmail som newer_than eller has:attachment eller larger_than. Använd dessa för att hjälpa dig att hitta den exakta matchningen upp till Gmail-e-postmeddelandena du vill arkivera, skicka till papperskorgen eller flytta till en annan mapp.
- när en regel har skapats klickar du på knappen Spara. Email Studio kommer nu att fungera i bakgrunden och utföra en körkontroll varje timme som utför den angivna åtgärden när ett e-postmeddelande uppfyller villkoren för det. Du behöver inte göra någonting manuellt alls.