ju mer du använder din Microsoft Outlook-postlåda, desto mer växer din postlåda. Om du tänker på det, är det ganska likt hur papper tenderar att stapla upp på ditt skrivbord. Men vad kan du göra när högen blir så stor att den måste hanteras? Tja, i verkligheten kan du ta dig tid att sortera varje dokument och lagra de papper som är viktiga medan du kasserar mindre viktiga. Lyckligtvis kan du återskapa samma process i Outlook.
utan undantag stöder varje version av Outlook arkivering. Ännu mer har du flera val när det gäller att arkivera dina objekt i Outlook. Det mest konventionella sättet är att använda AutoArchive för att hantera äldre meddelanden, möten och uppgifter. Ett annat sätt att göra det är att använda manuell arkivering för att flytta meddelanden till en viss mapp. Men det snabbaste sättet är att använda Arkivknappen i Arkiv-menyn.
Tänk på att Outlook behåller en standardmapp för arkiveringsändamål som inte kan raderas. Att arkivera din e-post hjälper dig att hålla en ren butik, vilket gör det lättare att söka efter äldre e-postmeddelanden samtidigt som du håller din inkorg ren.
nedan har du en serie guider som går igenom arkivering av objekt i Outlook på alla möjliga sätt. Låt oss börja!
Metod 1: manuellt arkivera meddelanden med en enda åtgärd
den här metoden är det snabbaste sättet att flytta ett eller flera meddelanden till arkivmappen. Dessa arkiverade filer förblir tillgängliga via sökrutan eller genom att manuellt navigera till arkivmappen. De arkiverade objekten kan också visas på mobila enheter genom att besöka arkivmappen. Här är en snabbguide om manuellt arkivering av objekt i Outlook 2016:
- öppna Outlook och välj ett eller flera meddelanden i din inkorg eller någon annan mapp.
- klicka på ikonen Arkiv i gruppen radera. Arkivikonen är bara synlig i menyfliksområdet i Outlook 2016.
Obs: Du kan också trycka på Backspace-tangenten för att uppnå samma resultat. - du bör kunna hitta dina meddelanden i arkivmappen.
notera: Arkivmappen skapas automatiskt även om du aldrig använt den tidigare. Om du inte kan se arkivmappen, gå till Arkiv > Office-konto > Uppdateringsalternativ och klicka på Uppdatera nu.
Metod 2: Använda funktionen AutoArchive
Outlook har en automatisk funktion som kan arkivera objekt som kallas AutoArchive. Den här funktionen kan programmeras för att arkivera objekt med jämna mellanrum. Alla versioner av Outlook har stöd för arkivering. Skillnaden är att AutoArchive är avstängd som standard i Outlook 2010 och senare.
när AutoArchive är aktiverat kan användare ställa in egenskaper för varje mapp de vill arkiveras. Tänk på att när du arkiverar ett e-postmeddelande flyttas det till en annan PST-fil och kommer inte längre att vara tillgänglig i huvudfilen PST. Här är en snabbguide för att aktivera och använda AutoArchive:
så här aktiverar och konfigurerar du AutoArchive
- för att aktivera AutoArchive, navigera till Arkiv > alternativ. När du är inne i Outlook-inställningar klickar du på fliken Avancerat för att föra den framåt och klickar sedan på AutoArchive-Inställningar.
notera: I Outlook 2007 och äldre kan du hitta inställningarna för automatisk arkivering i Verktyg > alternativ > Övrigt. - om allt är nedtonat måste du kryssa i rutan bredvid Kör AutoArchive för att aktivera AutoArchive.
- nu är det dags att konfigurera hur AutoArchive kommer att bete sig. Börja med att välja hur ofta du vill att Auto Archive ska köras. Standardvärdet är 14 dagar, men om du vill hålla det rent, ställ det någonstans mellan 2 och 6.
- om du vill bli meddelad innan AutoArchive startar markerar du rutan bredvid Prompt innan AutoArchive körs. Det är bra att leva det här alternativet aktiverat eftersom automatisk arkivering har potential att störa ditt arbete.
- för att undvika att fylla i ditt arkiv med onödiga e-postmeddelanden är det bra att lämna bort utgånget e-postmeddelande kryssat. Om du inaktiverar arkiv eller tar bort gamla objekt raderas bara utgångna meddelanden helt.
- om du vill att din arkivmapp ska vara synlig i Outlook måste du aktivera Visa arkivmapp i mapplistan.
- Ställ nu in standardmappinställningarna för arkivering.
- aktivera sedan växeln bredvid flytta gamla objekt till och klicka på Bläddra för att ställa in sökvägen dit du vill att dina objekt ska arkiveras. Tryck på Ok för att bekräfta dina inställningar.
när du har aktiverat och konfigurerat AutoArchive kommer det automatiskt att göra sitt jobb i rätt tid. Du kan bekräfta att det fungerar genom att kontrollera om mappen arkiv fylls.
proffstips: Om problemet är med din dator eller en bärbar dator/anteckningsbok bör du försöka använda Restoro Repair som kan skanna repositorierna och ersätta korrupta och saknade filer. Detta fungerar i de flesta fall, där problemet har sitt ursprung på grund av en systemkorruption. Du kan ladda ner Restoro genom att klicka här
konfigurera AutoArchive-egenskaper för enskilda mappar
när du har konfigurerat AutoArchive-funktionen kan du lägga till ett extra lager av kontroll genom att ställa in specifika egenskaper för var och en av dina mappar. Det är vanligt att mappar som raderade objekt eller skräppost använder olika AutoArchive-egenskaper än din huvudsakliga e-postmapp.
notera: Om du inte ställer in enskilda AutoArchive-inställningar för en mapp använder den automatiskt de globala AutoArchive-inställningarna som konfigurerats ovan.
här är en snabbguide för att ställa in enskilda AutoArchive-egenskaper till en mapp:
- högerklicka på mappen du vill behandla företrädesvis och klicka på Egenskaper.
- klicka på fliken AutoArchive för att föra den framåt. Här har du ett urval av inställningar som endast gäller den här mappen.
- du kan stänga av AutoArchive för den här mappen genom att klicka på Arkivera inte objekt i den här mappen.
- för att åsidosätta de globala AutoArchive-inställningarna, klicka på arkivera den här mappen med dessa inställningar och gör dina ändringar nedan. Klicka på Verkställ för att bekräfta dina inställningar.
Obs: Tänk på att dessa inställningar inte gäller för någon av undermapparna i den här mappen. Du måste ändra var och en.
Metod 3: Manuellt arkivera e-postmeddelanden med hjälp av rengöringsverktyg
om du inte är ett stort fan av automatisering finns det en mellanlösning som gör att du kan arkivera i bulk med ännu mer kontroll. Med den här metoden kan du arkivera en hel mapp tillsammans med dess undermappar. Om du inte vill vänta på att AutoArchive ska sparka in kan du göra det själv och välja var du vill spara dem. Här är vad du behöver göra:
- klicka på fliken Arkiv, gå sedan till Info och expandera rullgardinsmenyn från rengöringsverktyg. Välj Arkiv i rullgardinsmenyn.
- Välj arkivera den här mappen och alla undermappar och klicka på den mapp som du vill arkivera.
- om du vill att hela Outlook-data ska arkiveras klickar du på din e-postadress högst upp i listan.
- Använd rullgardinsmenyn bredvid arkivera objekt som är äldre än för att välja det senaste datumet för objekt som ska arkiveras. Alla objekt som är äldre än det datum du anger i den här menyn arkiveras.
- du kan arkivera objekt som tidigare uteslutits från automatisk arkivering genom att markera rutan bredvid Inkludera objekt med Autoarkiv.
- använd knappen Bläddra för att ställa in sökvägen dit du vill att ditt PST-arkiv ska sparas. Klicka på Ok för att starta processen.
du kommer snart att märka att vissa e-postmeddelanden flyttas från dina standardmappar till den arkiverade pst-filen.
Obs!: den arkiverade filen ska bli tillgänglig i Outlook som en mapp. Om det av någon anledning inte går till Arkiv och klicka på Öppna & exportera. Klicka sedan på Öppna Outlook – datafilen, navigera till platsen för ditt arkiv och tryck på OK.
tips: om ingen av metoderna har löst problemet åt dig rekommenderar vi att du använder Restoro Repair Tool som kan skanna repositorierna för att ersätta korrupta och saknade filer. Detta fungerar i de flesta fall, där problemet har sitt ursprung på grund av en systemkorruption. Restoro optimerar också ditt system för maximal prestanda. Du kan ladda ner Restoro genom att klicka här