när samhället blir mer papperslöst är det svårt att tänka på att hålla fast vid all dokumentation som följer med ditt hem—speciellt när du säljer ditt hus. Tänk dig: vissa fastighetsaffärer kräver ungefär 180 pappersark, vilket genererar en stor hög, plus handkramper från all den signeringen.
men hur länge ska du hålla register i samband med ett lån och din egendom när du säljer? Tre år? Tio år? För alltid? Innan du börjar din ”keep” och ”toss” högar, här är en översikt över vilka dokument som är viktiga och hur man ska vara smart om ditt hem försäljning rekord Lagring.
är elektroniska poster ett alternativ? Svaret är ja, men …
”när jag har köpare eller säljare håller jag elektroniska register och jag skickar alla dokument till mina kunder elektroniskt, men jag uppmuntrar också människor att behålla papperskopior”, säger Randi Beard, en bästsäljande fastighetsmäklare med 10 års erfarenhet i Asheville, North Carolina, område.
” även om mycket av vår lagring är molnbaserad, tycker jag bara att det är väldigt bra för dem eftersom många gånger inte ens kommer ihåg var de katalogiserar det i deras molnlagring, ” tillade hon. ”Även Millennials, de gillar fortfarande att ha den papperskopian också.”
på en hög nivå, se till att du har bevis på eventuella hypotekslån
bortsett från vad du behöver för dina skatter (vi kommer till dem inom kort), behöver du inte hålla fast vid varje post i samband med en fastighet på obestämd tid när du inte längre äger den.
men du vill definitivt behålla bevis på lån, inteckningar (även kallade förtroendehandlingar) och handlingar i ditt namn som har betalats ut och registrerats bland landposterna i staten eller länet där fastigheten såldes.
en” release ”eller” Certificate of satisfaction”, som indikerar att den betalda inteckning registrerades korrekt, räcker. (Att hålla en payoff uttalande eller lien release också vakter mot eventuella fel på din kredit rapport eller på långivarens slut.)
vilka andra hemförsäljningsdokument ska du hänga på?
när du listar ditt hus hjälper det att tänka som en köpare när det gäller pappersarbete. Skäggskämt att hon har blivit känd i Asheville-området för att göra sina köpare ett bindemedel—”jag tror att jag är en av de enda agenterna som gör det här”—komplett med flikar för bedömning, heminspektion och så vidare.
” det är en så lätt referens när det är allt på ett ställe”, sa hon. ”Om jag säljer någon ett hus och sedan tre år senare, de kallar mig att lista, Jag vet att vi har dessa poster. Men det är förvånande hur många som kommer att ringa mig för att lista huset, och jag kommer att vara som, ’har du all information från när du köpte den?’Och de säger,’ nej.'”
om du skulle skapa ett hemförsäljningsbindemedel skulle det vara smart att inkludera ditt:
avveckling (stängning) uttalande
som säljare är ditt viktigaste dokument stängningsförklaringen, även kallad en avvecklingsförklaring. (Vissa agenter hänvisar också till detta som en ”ALTA”, eftersom American Land Title Association utvecklade den form som används allmänt.) Detta uttalande, som ofta används tillsammans med den avslutande upplysningen, sammanfattar transaktionens ekonomi, specificerar avgifter och krediter och visar en säljares nettovinst, som du kan behöva för skatter.
kvitton för kapitalförbättringar
även om du inte behöver din preliminära titrapport eller husägare försäkringsposter när du säljer, vill du behålla kvitton för kapitalförbättringar, till exempel ett kök eller badrenovering innan du sålde hemmet. Detta är inte regelbundet underhåll eller reparation men förbättringar som ökade hemmets värde. Kapitalförbättringar mildrar de kapitalvinstskatter du är skyldig på hemförsäljningen, vilket är lättare att beräkna om du har register över alla sådana förbättringar över ditt ägande av fastigheten.
Renoveringstillstånd
Beard rekommenderar också att du håller kopior av register där den nya husägaren kan stöta på ett juridiskt problem, till exempel eventuella tillstånd du drog för renoveringar innan du sålde. Om någon gör en viss renovering utan tillstånd kan nästa köpare hållas ansvarig retroaktivt för icke-tillåtet arbete som hittades vid en senare inspektion.
” det är ett stort problem med oss just nu; Jag är säker på att det förmodligen är rikstäckande, ” sa hon. ”Det är absolut nödvändigt att behålla all den informationen.”
hemgarantier
på samma sätt hänger du på några garantier för skadedjursbekämpning, byggnadsförbättringar, takarbeten och apparater (inbyggd tvättmaskin/torktumlare, varmvattenberedare, kylskåp, VVS-system) samt serviceavtal för garantiens livslängd, även om du säljer hemmet innan garantin löper ut.
även om många dokument är relativt tillgängliga online, föreslår Beard också att du håller kopior av alla poster som är unika för ditt tidigare hem, igen för att sätta in eventuella omedelbara frågor eller potentiella problem från de nya ägarna.
” jag bor i ett hus från 1949-det finns ett brandsäkert kassaskåp cementerat på golvet i garaget,” sa hon. Om hon skulle sälja huset, skulle hon vidarebefordra inte bara register över att byta ut taket och fönstren utan också information om kassaskåpet.
vad du behöver specifikt för skatter och beräkning av kapitalvinster
en auktoriserad revisor är en professionell du vill ha i ditt hörn efter att ha sålt ditt hem för att svara på detaljerade frågor om din specifika hemförsäljning. Inte varje husägare måste betala federala skatter efter att ha sålt ett hem. Enstaka skattefilers kan utesluta upp till $250,000 av vinst, och gifta filers kan utesluta upp till $ 500,000, enligt Internal Revenue Service. (Du måste kvalificera dig för denna uteslutning genom att bevisa att du ägde och använde ditt hem i minst två av de fem åren före försäljningen.)
för att beräkna din skatteskuld behöver du i allmänhet bevis på ditt ursprungliga köpeskilling och försäljningspriset (tillgängligt på slutredovisningen). Beräkning av eventuella kapitalförbättringar du gjort i ditt hem genom åren kommer att sänka mängden kapitalvinstskatt du betalar vid försäljningen.
för dessa beräkningar, håll fast vid dessa dokument:
- stängningsförklaringen
- dokumentation som visar att ditt hem var din primära bostad i minst två av de tidigare fem åren (till exempel räkningar, väljarregistrering, tidigare skattedeklarationer)
- en 1099-S-form från IRS (speciellt om du inte kvalificerar dig för undantag från kapitalvinstskatt)
- en 1098-blankett, som visar ditt betalda hypotekslån, plus eventuella fastighetsskatter som betalas genom escrow
- poster och kvitton som ger bevis på kapitalförbättringar (inklusive fakturor till en entreprenör för ombyggnad)
- kvitton för eventuella rörliga utgifter. (Detta kan minska dina hemförsäljningsvinster om du uppfyller vissa regler, till exempel att sälja hemmet på grund av ett nytt jobb som är minst 50 mil längre från din gamla.)
finansiella experter rekommenderar att du håller dessa register i sju år efter din hemförsäljning, baserat på IRS: s tidsram för revisioner. IRS har tre år att granska din avkastning om den misstänker några goda trosfel från din sida och sex år om den tror att du underrapporterade din inkomst med minst 25%. (OBS: Du kan granskas när som helst om IRS misstänker bedrägeri.)
bästa praxis för att lagra dina hemförsäljningsposter
med dagens teknik kan du skanna alla relevanta poster och kvitton till molnlagring, samt hålla ett pappersbindemedel om du väljer.
” starta bara en Dropbox-fil och dumpa allt där inne,” sa Beard. Om du inte har en skanner, ta ett smarttelefonfoto av kvittot och ladda upp det.
molnlagring som Dropbox, iDrive, pCloud, MediaFire, OneDrive, Google Drive och iCloud säkerhetskopieras automatiskt och är lösenordsskyddad, så någon datorkrasch hemma påverkar inte dina poster. Du kan också komma åt molnlagring var som helst i världen. Se bara till att alla som behöver tillgång till dessa poster har rätt inloggning.
om du också förvarar ett pappersbindemedel, märk det tydligt och förvara det på ett säkert ställe, till exempel en brandsäker låda eller en banklåda. Kopiera alla registerkvitton så att de håller längre. De flesta registerkvitton skrivs ut på termiskt papper, vilket är mottagligt för UV-ljus och värme, så det bleknar med tiden. En kopia kommer inte .( du kan kasta originalen.)
starta din journalföring rätt när du först köper ditt hus, och du kommer att upptäcka att sälja den och gallring genom onödiga pappersarbete senare blir mycket lättare.
Beard säger att hon är så noggrann, hennes organisatoriska taktik gnuggar på kunder. Och även om du inte planerar att sälja direkt, skulle du vara klok att hålla dina poster snygga när du går: ”Jag tränar mina föräldrar från början,” sa hon och noterade, ” lita bara på mig. Du kommer att tacka mig år från och med nu när du vill sälja.”