från skanning till e-post: steg för att skicka dina skannade dokument

e-post skannade dokument var ett av de tidigaste sätten att gå papperslös (mycket innan esignaturer blev vanliga).

när du skannar och skickar dokumentet direkt från kopiatorn kallas det processen Skanna till e-post.

idag, förutom scan to send-metoden, finns det många andra sätt att skanna dokument och dela dem via e-post. I den här artikeln kommer vi att dyka in i följande ämnen:

ska du använda funktionen Skanna till e-post på din skrivare?

om du skickar ett viktigt dokument rekommenderas det inte att använda funktionen Skanna till e-post på skrivaren. Detta beror främst på bristen på spårningsfunktioner du har från din skrivare, så du kan inte veta om din mottagare har fått skanningen. Du får inte heller ett felmeddelande om e-postadressen har angetts felaktigt, eller om mottagarens inkorg är full eller om e-postadressen har ändrats.

så använd metoden Skanna till e-post endast när du har ett sätt att manuellt bekräfta med mottagaren, via samtal, sms eller e-post, att de har fått det skannade dokumentet.

andra problem med metoden Skanna till e-post är:

• mottagaren kan inte svara direkt på skanningen till e-postmeddelandet eftersom det skickas från en” nej-svar ” e-postadress.
• det är svårt att anpassa och skriva ut längre e-postmeddelanden.

om du skickar ett viktigt dokument, gå vidare till det här avsnittet för våra råd om vad du ska göra.

så här använder du skrivarens scan to email-funktion

när filen har skannats och skickats får du ett bekräftelsemeddelande.

vilka är de alternativa sätten att e-posta skannade dokument för att begära en signatur?

sant att scan to email-metoden inte är den mest tillförlitliga.

lyckligtvis finns det många andra sätt att digitalisera och skicka dokument till mottagare som ligger var som helst i världen.

här är stegen för att skanna, signera och skicka ett dokument till en tredje part.

så här skannar du från din dator (+signera och skicka den)

1. skanna
   1. slå på skannern och placera dokumentet i skannermataren eller flatbädden.
   2. Använd programmet Preview app (för Mac) eller Scan (för Windows) för att skanna dokumentet.
2. logga
   1. öppna Signeasy i webbläsaren.
   2. klicka på signera dokument längst upp till vänster.
   3. välj den skannade filen.
   4. tryck på Signaturknappen.
   5. klicka på den del av det skannade dokumentet där du vill att signaturen ska visas.
   6. Klicka På Slutför.
3. skicka
   1. tryck på e-postknappen.
   2. ange e-postadress, ämne och meddelande i dialogrutan.
   3. Hit Skicka.

så här skannar du med din telefon (+signera och maila den)

1. Scan
   1. placera bilden på en plan och väl upplyst yta.
   2. Använd appen Google Drive (för Android) eller Notes (för iOS) för att skanna dokumenten.
   3. spara det skannade dokumentet i en bekant mapp.
2. Sign
   1. öppna Signeasy-appen.
   2. klicka på + – ikonen längst ned till höger i appen.
   3. välj den fil som ska signeras och mailas.
   4. Klicka På Sign > Signera Dig Själv.
   5. Tryck för att lägga till anteckningar (signatur, initialer, datum, tid, text, etc).
   6. klicka på ikonen i det övre högra hörnet.
3. skicka
   1. klicka på delningsikonen längst upp till höger.
   2. välj den e-post eller enhet som du vill dela filen.
   3. ange mottagarnas e-postadresser.
   4. tryck på Skicka-knappen.

hur man signerar ett skannat dokument med Signeasy

speciellt vid en tidpunkt då COVID-19 fortfarande är i stort, är det bästa sättet att fjärrsignera och dela dokument via en esignaturlösning som Signeasy.

det är möjligt att signera ett skannat dokument i bara 4 enkla steg.

1. öppna Signeasy-appen på mobila enheter, stationära eller bärbara datorer.
2. klicka på signera dokument > signatur.
3. klicka på någon del av dokumentet där du vill lägga till anteckningen.
4. Klicka På Slutför.

vill du bara skanna? Här är alla sätt du kan:

oavsett var du är, är det möjligt att hålla ditt viktiga dokument med dig i form av skanningar.

allt från sjukvårds-och försäkringsfiler, kontrakt, anslutningsformulär till ID-kort kan skannas med följande metoder:

så här skannar du på Android

1. tryck på + – ikonen längst ned till höger i Google Drive-appen.
2. tryck på knappen Skanna.
3. placera dokumentet med framsidan uppåt på en plan, väl upplyst yta.
4. fokusera din telefonkamera på dokumentet och ta bilden.
5. granska den resulterande bilden och ändra storlek eller justera den efter behov. Om bilden inte är klar trycker du på Retake för att klicka på en annan bild.
6. klicka på + – tecknet i nedre vänstra hörnet och upprepa steg 4 och 5 tills alla sidor i dokumentet är signerade.

så här skannar du på iOS

1. öppna Notes-appen på din iOS-drivna enhet.
2. öppna en ny anteckning där du lägger till den skannade bilden.
3. klicka på kameraikonen längst ner på skärmen.
4. placera dokumentet med framsidan uppåt på en plan yta med bra belysning.
5. klicka på Skanna dokument.
6. rikta kameran mot dokumentet, så att enheten automatiskt skannar den.
7. spara det resulterande skannade dokumentet.

så här skannar du på en Mac

1. Anslut och sätt på skannern och gör dina dokument klara.
2. klicka på Arkiv > Importera från skanner och välj en skanner i förhandsgranskningsappen.
3. visa förhandsgranskningen av skanning i dialogrutan Importera.
4. Välj skanningsalternativ som färg, typ av dokument, storlek, orientering etc.
5. Klicka På Skanna.
6. Upprepa steg 2 till 5 för alla sidor du behöver skanna.

så här skannar du på Windows

1. i sökfältet skriver du in Windows Scan och öppnar programmet.
2. kontrollera om din skanner är på och korrekt ansluten.
3. placera dokumentet du vill skanna på skannerns flatbädd eller i dokumentmataren.
4. Välj din skanner, källplatsen du föredrar att skanna från, filtyp och var du vill spara bilden.
5. klicka på Skanna längst ner på skärmen.
6. Hit View för att se den skannade filen innan du sparar den. Vid denna tidpunkt kan du till och med göra ändringar i det skannade dokumentet.
7. klicka på Stäng för att spara det skannade dokumentet.

Vanliga frågor kring Skanna till e-post

här är svar på vanliga frågor om Skanna till e-post och andra metoder för att skanna dokument.