den ultimata guiden för att skapa ett försäljningssystem för ditt företag

att driva en butik, cafe, restaurang, bensinstation, skönhetssalong och andra anläggningar av sorten kräver att du ständigt löser administrativa och hanteringsfrågor. Det är där POS-system kommer till räddning. De hjälper företagare att effektivt organisera anställdas arbete och förenkla sina dagliga uppgifter och professionella uppgifter.

om du inte har ditt eget POS-system ännu är det hög tid att ändra situationen och köpa, hyra eller bygga den bästa försäljningslösningen. Inte säker på var du ska börja? Läs sedan noggrant vår artikel, eftersom vi kommer att förklara för dig hur du närmar dig POS-mjukvaruutveckling och väljer hårdvara som är kompatibel med den.

Vad är ett POS-system?

låt oss börja vår konversation genom att dechiffrera POS-förkortningen. Vad betyder det?

så, POS står för’ Point of Sale ’eller’Point of Service’. Mer specifikt talar vi om en komplett uppsättning hårdvara och mjukvara, vilken uppgift är att automatisera processer inom försäljnings-och tjänsteområdena.

POS-lösningar syftar till att förenkla servicepersonalens arbete (och därmed påskynda det). Kort sagt, anställda i en butik, restaurang eller annan liknande institution använder dessa system för att alltid ha allt till hands, vilket innebär att de kan fullgöra sina uppgifter snabbt, effektivt och kompetent.

de viktigaste utrustningskomponenterna I POS-system

alla försäljningssystem består av POS-programvara installerad på en dator, specialterminal och olika kringutrustning anslutna till den.

vi tror att vi måste lista och beskriva dessa enheter, eller hur? Tänk bara på att de kan variera beroende på behoven hos din specifika anläggning.

• Fiscal registrar, det vill säga en checkskrivare med en finanspolitisk minnesfunktion. Uppgiften är tydlig från själva namnet: skriva ut kontroller och olika typer av rapporteringsdokument, lagra försäljningsdata, och så vidare;

• POS-övervakning av servicepersonal, som visar betydande information till operatören (Kassör i en stormarknad, servitör i ett cafe eller administratör av en skönhetssalong);

• POS-tangentbord: Det handlar om datainmatning och överföring av kontrollkommandon (ibland är POS-tangentbordet också utrustat med inbyggda kortläsare);

• köparens skärm, visar data av intresse för konsumenten (säg hur mycket pengar att betala);

• streckkodsläsare, vilket gör det möjligt att snabbt läsa produktkoden och få grundläggande data om den;

• Cash box behövs för att lagra pengar på ett säkert sätt;

• en enhet för att läsa bankkort, vars nyckelfunktion är att organisera betalningsprocessen med maximal komfort.

dessa är de viktigaste hårdvarukomponenterna. Men om du vill bygga ett försäljningssystem som arbetar med hög effektivitet, kan du behöva andra enheter också (men återigen, styras av detaljerna i ditt företag och dess speciella krav): elektroniska vågar, etikettskrivare, valutadetektorer etc.

Var ska man använda Business POS-lösningar?

så, när ska du göra ett POS-system för ditt företag? Låt oss ta en närmare titt på några grundläggande exempel:

• livsmedelsbutiker och stormarknader. Naturligtvis är effektiv drift av en stor stormarknad omöjlig utan införande av försäljningsteknik. Men även en liten livsmedelsbutik skulle dra nytta av dessa system.

• alla andra försäljningsställen: hårdvaruaffärer, apparatbutiker och liknande.

• Catering platser. En restaurang point-of-sale system kommer att påskynda processen för att ta emot och överföra kundorder till köket.

• platser där tjänster tillhandahålls, vare sig det är hotell, biograf, kasino, skönhetssalong etc.

nyckelfunktioner för POS-system

Vad är ett POS-system för, vad kan det göra? Vilka funktioner utför den?

• identifiering av varor med streckkod. Operatören eller kassören behöver inte memorera hela sortimentet av varor som företaget säljer. Det är nog att skanna streckkoden på produkten, och all nödvändig information om den kommer att tas emot och visas automatiskt.

• hantering av rabatter och organisation av lojalitetsprogram. En sådan möjlighet skulle också vara till nytta, håller du med?

• automatiska betalningar. Det är en mycket viktig funktion av POS-lösningar, utan vilka det är omöjligt att föreställa sig arbetet i en modern butik, bensinstation och andra institutioner av det slaget.

• kontroll av personalens arbete. För att börja arbeta med systemet måste en anställd vara auktoriserad, vilket innebär att du kan hålla ett öga på honom.

• upprättande av rapporter. Modern teknik hjälper till att samla in statistik om din institution och analysera den mottagna informationen i syfte att skapa detaljerade rapporter på grundval av detta. Vanligtvis finns det inbyggda, färdiga rapportmallar, men du kan anpassa ditt POS-system enligt dina personliga krav.

• förenklad databashantering: möjligheten att ändra information om priset på varor, skålens sammansättning och så vidare.

• kontroll av lagerbalanser. POS-programvaran lagrar de senaste produktdata (vi menar automatisk omräkning av varor som finns kvar i lagret eller i butiken själv). Tack vare detta vet säljare om det finns behov av att beställa en viss produkt.

och det är inte allt på något sätt! Point-of-Sale system fokuserar på maximalt underlätta arbetet för dina anställda genom att automatisera hans eller hennes rutinaktiviteter.

framväxten av POS-lösningar

POS-lösningar har kommit långt från de enklaste mekaniska kassaregisterna (första hälften av det tjugonde århundradet) till komplexa multifunktionella system.

låt oss bryta utvecklingshistorien i steg och kortfattat undersöka var och en av dem.

• det hela började med två typer av registratorer: NCR-registratorer och Burroughs-registratorer. Dessa var hävstångsbaserade kassaregister, som registrerade data i en särskild tidskrift. De var mindre än perfekta och inte särskilt praktiska att använda.

• lite senare hade mer avancerade inspelare dykt upp (som NCR-Klass 5). De var inte längre mekaniska och drivs av el.

• 1973 hade präglats av introduktionen av de första datorsystemen (IBM 3653 Store System, NCR 2150, samt TRW, Regitel, Darachecker) och utvecklingen av UPS / EAN streckkodsläsare.

• mindre än 10 år senare, 1986, släppte IBM en POS-baserad dator som heter IBM 4683. Det var en betydande prestation vid den tiden.

• i slutet av 1980-talet lärde POS-leverantörer att introducera magnetbandläsare, vilket gjorde det möjligt för konsumenterna att göra kontaktlösa betalningar.

moderna försäljningssystem innehåller många användbara tilläggsmoduler riktade mot kundinteraktion, lagerhantering, lön och mer. Programvara och hårdvara arbetar nära varandra för att hjälpa till att hantera verksamheten ordentligt.

var noga med att kontakta oss om du behöver utveckla ett restaurangboknings-och matbeställningssystem.

vi diskuterar olika sätt att skapa POS-programvara senare, men just nu vill vi utforska en annan fråga, nämligen…

tidiga POS-programvaruformat

första elektroniska kassaregister hade integrerad patentprogramvara, vars funktionalitet lämnade mycket att önska.

sommaren 1973 lanserade IBM två specialsystem (IBM 3650 och 3660 Store System) kommersiellt med client-server, backup, local area network (LAN) och remote provisioning-tekniker. Ungefär ett år senare hade dessa system installerats i Dillards och Pathmark-butiker i New Jersey.

några år gick, och 1979 implementerade ägarna av Gene Moshers Old Canal Cafe (New York) ett POS-system med programvara som utvecklats av den berömda Mosher. Systemet baserades på Apple II och hade användbara funktioner som att bearbeta en kundorder, överföra data till köket etc.

sedan dess har mycket vatten gått under bron, och försäljningslösningar har förvandlats till multifunktionella komplexa program och blir därmed sann frälsning för många företag.

men om du vill utveckla ett eget POS-system måste du förstå hur det fungerar. Vi ska göra vårt bästa för att hjälpa dig att räkna ut det.

hur fungerar POS-system?

tidigare brukade säljare spendera mycket tid på att utfärda inköp, beräkna saldon och slutföra andra rutinmässiga operationer.lyckligtvis har situationen nu förbättrats avsevärt. Kassören i snabbköpet läser produktens streckkod med en speciell skanner, och kunden reser till en bankterminal för att betala för inköpet (det finns naturligtvis också ett alternativ att betala kontant): det är allt, processen har börjat. Resten sker automatiskt, bara några klick krävs.

men vad händer bakom kulisserna, så att säga?

ovanstående diagram illustrerar tydligt hur affärs POS-lösningar fungerar. Låt oss förklara det i ord (i allmänna termer):

1. skanna produktens streckkod. Skannern läser produktens streckkod och uppgifterna om den överförs automatiskt till kassaprogrammet: dess pris, markdown, möjliga rabatter etc. Programmet bestämmer vilken produkt som ska utfärdas, genererar en försäljningskontroll och så vidare. Arbetstagaren behöver bara acceptera pengar från kunden och ge honom produkten. Och på tal om pengar och betalning…

2. Betalning. Först sveper kunden kortet över terminalens läsare. Kortdata skickas till POS-systemet, som kontaktar PSP (betaltjänstleverantören). PSP når banken för att inleda förfarandet för transaktionstillstånd (vilken bank beror på typen av kreditkort). Köparen uppmanas nu att ange en PIN-kod för att bekräfta transaktionen. Om allt går bra skickas auktoriseringskoden till POS-systemet och köparen informeras om att betalningen har lyckats.

POS-programmet automatiserar och integrerar front-office (snabbköp kassan, servitör terminal, etc.) och back-office (redovisning, lager, HR-och marknadsavdelning, etableringsadministration och liknande). Datautbyte mellan dessa block fortsätter kontinuerligt, vanligtvis via en molnserver.

av by, en molnserver är inte det enda sättet att lösa problemet… Det finns andra alternativ förutom molnbaserade POS-lösningar också.

On-Premise vs. molnbaserade POS-lösningar

du har två grundläggande alternativ att välja mellan. Var och en av dem har sina fördelar och nackdelar, och det är upp till dig vad du ska välja i ditt speciella fall.

On-premise solutions

On-premise innebär att du använder dina egna resurser för att vara värd för programvara, nämligen:

• du kan köpa en fysisk server och hitta den i din organisation;

• om du inte gillar ovanstående alternativ kan du hyra en dedikerad server i ett datacenter.

fördelar:

on-premise POS-system anses vara säkrare och skyddade eftersom tredje part inte har tillgång till dina företagsdata. Dessutom ger en sådan metod för att vara värd för programvara dig större oberoende. Du är din egen mästare.

nackdelar:

att hitta servrar i ditt eget företags lokaler är en mödosam och dyr uppgift. Du måste avsätta en betydande budget för underhåll av utrustning och anställa specialister som kan säkerställa dess tillförlitlighet och problemfri drift.

och även om du väljer att hyra en dedikerad server för att vara värd för din programvara, kommer du fortfarande att möta vissa svårigheter. Bland annat måste du gaffla ut ganska mycket (hyra avgift, som du ser).

molnbaserade system

framåtriktade entreprenörer väljer den här modellen när all intern data lagras och bearbetas i det så kallade” molnet ” (virtuell server). En sådan virtuell server fungerar i en distribuerad datormiljö och tillhandahåller sina tjänster via Internet.

fördelar:

molnbaserade POS-lösningar har många fördelar, till exempel:

• God skalbarhet;

• betalning på begäran och efter leverans;

• stabilitet i arbetet;

• åtkomst från vilken enhet som helst i världen.

nackdelar:

molnservern tillhandahålls av en tredje part och klienten interagerar endast med sin virtuella del, vilket minskar datasäkerheten, som vissa tror. Men med rätt tillvägagångssätt för informationsskydd kan problemet enkelt lösas.

BTW!

enligt prognoser kommer molnbaserade system att ha lett den globala marknaden för POS år 2024.

POS-programvarufunktioner

nedan tillhandahåller vi en detaljerad infografik för att visa vilka funktioner ditt försäljningssystem inte kan göra utan. I ord beskriver vi bara kortfattat dess viktiga funktionella block:

• lagerhantering. Det 1: A blocket gör att du alltid kan vara medveten om närvaron eller frånvaron av produkter i lager;

• betalningar. Kommentarer är onödiga, eller hur?

• Analytics & Rapportering. Du kommer att kunna övervaka effektiviteten i din anläggning.

• Lojalitetspolicy så att dina kunder alltid är nöjda med din butik eller restaurang.

• personalhantering, ett annat obligatoriskt funktionellt block av POS-system.

• ytterligare block (se infographic nedan).

huvudfördelarna med POS-system

Låt oss prata om fördelarna med POS-system för ditt företag… ifall vi inte har övertygat dig om lämpligheten av POS mjukvaruutveckling ännu.

• förbättra hastigheten på kundservice. Automatisering av processer gör att du kan betjäna kunder i butiker (och besökare på cafeer) mycket snabbare, vilket innebär att köerna kommer att minskas.

• Permanent fjärr business control. Business POS-lösningar ger fjärråtkomst i realtid för att visa alla transaktioner och ta emot rapporter. Det innebär fullständig kontroll över alla processer som sker inom försäljningsområdet. Kassörernas (och andra anställdas) åtgärder är också under kontroll.

• Kundlojalitetshantering. Konsumenterna älskar alla typer av rabattprogram, kuponger och andra kampanjer, och ett modernt försäljningssystem ger dig möjlighet att hantera dessa marknadsföringsinitiativ på ett mycket enklare sätt.

• tillgång till användbara funktioner. Vi hänvisar till sådana funktioner som en förenklad lagerprocess, mindre pappersarbete; automatisk rapportering, kontroll av lagerbalanser och andra.

• hög arbetseffektivitet. Fördelarna med POS-lösningarna som beskrivs ovan leder till ökad effektivitet hos dina anställda och resulterar i en ökning av intäkterna.

så vi räknade ut varför du borde bygga ett försäljningssystem… och nu är det fortfarande att se hur man gör det.

hur man gör ditt eget POS-system

innan du överväger att köpa eller skapa ett försäljningssystem måste du svara på en nyckelfråga: vad behöver ditt företag exakt? Vilka uppgifter ska din försäljningsplattform lösa? Det finns många alternativ, som du redan kunde ha förstått om du läser vår artikel noggrant: avskrivning av artiklar i lageret, tillhandahållande av rabatter, rapportering och mycket, mycket mer. Och först efter att ha svarat på ovanstående fråga kan du gå vidare till nästa, nämligen…

Var ska du få ditt försäljningssystem?

alla POS-system består av programvara och hårdvara. Och om du tror att du kan köpa hårdvara först och sedan välja rätt programvara, måste vi varna dig: det här är en helt fel inställning till problemet.

men oroa dig inte! Vi är här för att förklara för dig vad du ska göra. Låt oss börja i ordning.

#1. Köpa ett försäljningssystem

den första åtgärden är att köpa ett färdigt och vältestat POS-kit med den installerade programvaran. Du måste bara anpassa ditt POS-system och ansluta utrustningen till uttaget. Det är allt!

fördelar:

• snabb start. Som vi redan har förklarat tar det inte mycket ansträngning från din sida att ansluta utrustningen och börja använda den.

• användarvänlighet. Vanligtvis är sådana färdiga POS-system användarvänliga och intuitiva.

• godkänd budget. Du måste fördela pengar bara en gång för att köpa systemet, varefter du är välkommen att dra full nytta av det.

nackdelar:

• en oflexibel lösning. Färdiga försäljningssystem är inte alltid tillräckligt flexibla och kräver individuell anpassning.

• teknik föråldring. Alla tekniker blir föråldrade med tiden, och POS-lösningar är inget undantag. Tyvärr måste du uppdatera ditt program själv (och det kräver naturligtvis ytterligare finansiella investeringar) eftersom det inte finns något stöd… vilket är en annan nackdel med dessa hyllsystem.

#2. POS software subscription

har du ingen önskan eller möjlighet att investera mycket pengar i att köpa ett försäljningssystem? Då kan du vända dig till erfarna POS-programvaruleverantörer och prenumerera på deras tjänster. Som ett resultat kommer du att kunna använda deras lösning regelbundet (med deras fulla stöd, förresten!).

när det gäller hårdvara, leverantörer brukar berätta vilka märken deras programvara är kompatibel med.

fördelar:

• konstant företagsstöd (24/7).

• snabb start. Du får hjälp med att konfigurera och starta programmet.

• tillgång till systemuppdateringar (vilket innebär att du inte riskerar problemet med föråldrad teknik).

nackdelar:

• säkerhetsfråga. Du har inget annat val än att lita helt på skyddsåtgärderna hos de leverantörer du har valt.

• månadsavgift. Du måste betala en månadsavgift till leverantörerna för att använda deras tjänster och support.

undrar hur man bygger en matleveransapp som Postmates eller Zomato? Tja, vi har svaret du söker!

det finns ett stort antal färdiga Point-of-Sale lösningar på marknaden, liksom deras leverantörer. Men även den mest populära POS-programvaran kan ibland inte tillgodose behoven hos din specifika anläggning, vare sig det är ett köpcentrum eller en restaurang (eller något annat). Och om så är fallet är du kvar med ett enda sätt att agera, nämligen…

full POS mjukvaruutveckling

så du har bestämt dig för att utveckla ett POS-system från början. Vilka steg ska du ta?

• form detaljerade krav för det framtida systemet (baserat på detaljerna i ditt företag);

• hitta och anställa erfarna utvecklare skickliga nog att göra ett POS-system som uppfyller dessa krav;

• skapa POS programvara (och välj kompatibel Point-of-Sale hårdvara).

Pros:

• en unik lösning som helt uppfyller dina krav;

• kontinuerliga mjukvaruutveckling och släpp av användbara uppdateringar;

• systemflexibilitet och projektskalning med företagstillväxt;

• det mest praktiska användargränssnittet och därmed den bästa UX;

• systemsäkerhet på grund av att dina data inte kommer att tas emot av tredje part.

nackdelar:

• projektets komplexitet (Du kan inte klara det själv utan hjälp av POS – programutvecklare);

• lång start. Om tidsfaktorn är kritisk, välj en annan lösning för din butik, skönhetssalong eller restaurang;

• brist på stöd (du måste ta itu med de problem som uppstår själv);

• betydande finansiella utvecklingskostnader.

även om på lång sikt är tanken att utveckla ett POS-system från ruta ett bra och lönsamt.

Tips om att skapa en point-of-sale system

Vad bör övervägas för att göra en POS-system du har skapat framgångsrika och långvariga? Låt oss se!

• användarvänligt gränssnitt. UI: s uppgift är att hjälpa företagets anställda att snabbt lära sig att arbeta med försäljningssystemet. Den första bekantskapen med programmet bör inte ta mer än en halvtimme.

• typ av din anläggning. När du väljer ett POS-system är din typ av verksamhet också viktig. Låt oss säga att en restaurang bör ägna särskild uppmärksamhet åt programvara, som måste ha vissa funktioner: en väntelista för betalning, länka order till en tabell, möjligheten att lägga till en kunds adress till en check (om leverans planeras), etc. Å andra sidan behöver cateringföretag inte elektroniska vågar, i motsats till butiker.

• bra skalbarhet. Tänk på att ditt företag kan utvecklas i framtiden, vilket bör beaktas när du skapar ett försäljningssystem (och du hade bättre tänkt över varje detalj i design-och planeringsstadiet).

• Olika åtkomstnivåer. Ditt system kommer att användas av olika anställda: själv, kassörer, säljare och så vidare. Och det är oklokt att ge alla full tillgång till konfidentiell information. Det bästa sättet att närma sig problemet är att säkerställa tillförlitlig datalagring med avgränsade åtkomsträttigheter.

• Offline-läge. Se till att ditt program är aktivt även när det inte finns någon internetanslutning. Tyvärr är det inte ovanligt att ha problem med Wi-Fi, men de bör inte påverka ditt företags arbetsflöde.

• integrationer från tredje part. Det är också bra att ge möjlighet att integrera ditt system med andra tredjepartsprogram (mobila lojalitetsappar, betalningslösningar etc.).

• pålitlig prestanda under alla förhållanden. Och det är naturligtvis ingen mening att skapa POS-programvara, om den är opålitlig och ineffektiv.

försöker du hitta kvalificerade POS-programutvecklare? Hyr sedan vårt team! Agilie-experter är mycket skickliga och skulle gärna bygga ett försäljningssystem för ditt företag.