en version av detta blogginlägg uppträdde först i Philanthropy Front & Center New York.
om du vill samla in pengar för en god sak utan extravagans av en full-on gala, att ha ett husfest kan vara bra som ett enklare och mer intimt alternativ. Hålls i någons hem, oftast med högst 50 deltagare, en fundraising House party kan hjälpa dig att höja tusentals dollar inom bara ett par korta timmar.
vilka är de viktigaste ingredienserna för en lyckad husfest? Författare, community organizer och veteran fundraiser Andy Robinson besökte Foundation Center-New York för att diskutera vad som krävs för att sätta ihop ett husfest som ger massor av donationer samtidigt som gästerna visar en bra tid. Här är några av hans tips från seminariet,”Bringing Down the House: Hur man planerar en Fundraising House Party”.
Var ska man hålla festen?
Andy var eftertrycklig att ett bra husfest inte kräver ett stort eller lyxigt hus som sin plats; vad det kräver är en entusiastisk värd. Vilka är de mest effektiva värdarna? De kommer att vara:
- ivriga att öppna upp sitt hem för dina gäster
- villiga att bjuda in sina egna vänner till festen
- redo att göra alla deltagare att känna sig bekväma
- beredda att ta en aktiv roll i planeringsprocessen och skriftligen tack anteckningar efter händelsen är över
- kunna göra donationer av sina egna till din organisation
dessa kommer att vara den mest effektiva värdar du kan ha.
hur många att bjuda in?
det är säkrast att anta att en stor andel inbjudna kommer att vara uteblivna, så bjud in tre eller fyra gånger så många människor som du vill dyka upp. Ett sätt att öka show-up takt är att göra uppföljning telefonsamtal till var och en av de inbjudna efter de första inbjudningarna har skickats. I allmänhet bör hälften av inbjudningslistan bestå av kontakter från organisationen, och den andra hälften ska vara värdens vänner.
Vad ska hända på festen?
Andy rekommenderar att partiet ska vara bara ett par timmar, med majoriteten av tiden med informell socialisering, och den korta, formella insamlingspresentationen äger rum kanske 45 minuter in i festen. Du vill ha någon form av lockelse för att dra dina deltagare till festen, oavsett om det är särskilt bra/intressant mat eller någon typ av lokal kändis om möjligt, en intressant plats om tillgänglig, bra musik eller någon form av underhållning eller aktivitet som är relevant för organisationen.
även bland publiken bör det finnas en liten handfull människor som representerar organisationen; dessa människor kan bära namnskyltar, hälsar folk vid dörren och samla namn på ett inloggningsblad, hjälpa till att underlätta konversationen bland gästerna och tacka människor när de lämnar i slutet av natten.
när och hur ska donationer begäras?
det är klokt att se till att gästerna inte blir förvånade över din begäran om donationer, så gör det klart på inbjudan att detta är ett insamlingsevenemang. Språk som” donationer tacksamt accepterade ”eller” kom ihåg att ta med dina checkböcker ” kommer att fungera för detta ändamål.
du har också möjlighet att begära en viss summa pengar i förväg jämfört med en öppen begäran. Fördelen med att be om en uppsättning donation i förväg är att du i princip vet hur mycket du kommer att höja i förväg och kan koppla av lite mer på husfesten utan att oroa dig för att gäster avgår innan de bidrar. Detta tillvägagångssätt har dock nackdelar, eftersom det inställda beloppet ofta kan vara antingen för mycket för vissa deltagare, eller mindre än deltagaren annars skulle ha gett om du lämnade uppmaningen öppen.
för det mesta kan inte ange ett donationsbelopp göra dina insamlingsbelopp mindre förutsägbara, men människor tenderar ofta att samla in mer pengar på detta sätt. När det gäller att faktiskt göra din fundraising överklagande under festen är det bra att vänta tills gästerna har njutit i 30-45 minuter eller så, och sedan uppmärksamma allas uppmärksamhet på presentationen.
”fråga” kan göras av värden eller av någon som introduceras av värden (ibland kan en styrelseledamot vara ett bra val), och presentationen ska vara kortfattad (förmodligen inte längre än en halvtimme eller så), men övertygande och engagerande – gör mycket ögonkontakt och berätta några specifika, inspirerande historier om skillnaden din organisation kan göra med sina bidrag. Det är bra att sätta ett insamlingsmål för natten och låta gästerna veta hur mycket av ett bidrag det skulle ta från var och en av dem för att kunna nå det målet.
har en fråga och svar session efter avslutad din fråga, och passera runt korgar med kuvert där gästerna kan bifoga sina bidrag. Efteråt, när människor kommer tillbaka till att umgås, kan du räkna upp donationerna och göra ett meddelande i slutet av festen om hur mycket du har höjt med deras hjälp. Kom ihåg att tacka dina gäster när de lämnar, och även skicka dem tack anteckningar efter festen är över!
vill du lära dig mer?
- titta på en video av Andys fullständiga seminarium på Foundation Center New York.
- sök i vår bibliotekskatalog efter böcker som är specifika för husfester, till exempel Morrie Warshawski ’ s the Fundraising Houseparty. För bok / artiklar om speciella evenemang i allmänhet, prova ett ämne söka efter”Fundraising speciella evenemang”.
- kolla våra evenemangskalendrar för fler program om insamling på våra regionala kontor och finansierings informationsnätverk partners.
- för mer råd från Andy Robinson, besök hans hemsida för tips, verkstadsinformation och hjälpsamma böcker och artiklar, eller kolla ett videoklipp från en av hans verkstäder.