formella e-postmeddelanden spelar en avgörande roll för att kommunicera information tydligt och utan fel i vår verksamhet, professionella och personliga liv. Så, oavsett om du frågar om en möjlighet, bjuda in någon till en händelse, eller avgår från ett jobb, att veta hur man skriver en formell e-post är en viktig färdighet du behöver veta.
i den här guiden om hur man skriver ett formellt e-postmeddelande bryter vi ner processen i enkla steg. Sedan beskriver vi det ideala formella E-postformatet och ger ett urval av formella e-postexempel som du kan använda som grund för din korrespondens.
Vad är en formell e-post?
ett formellt e – postmeddelande är ett e-postmeddelande som du skickar till en person (eller en grupp människor) som du inte känner till eller ett viktigt e-postmeddelande som du skickar till en person i en myndighetsposition-till exempel din chef.
att skriva ett formellt e-postmeddelande liknar att skriva ett formellt brev med samma struktur, hälsningar och signering. De är fria från stavnings-och grammatiska fel, planerade och skrivna med ett tydligt syfte.
formella e-postmeddelanden är artiga, professionella och går rakt på sak. De är 100% fokuserade på ett resultat och lämnar inget utrymme för misstag eller missförstånd.
några exempel på formella e-postmeddelanden inkluderar:
- presentera dig för en professionell person som du inte vet
- göra ett klagomål
- avgå från ett jobb
- erbjuder en ursäkt
du kanske frågar varför, i en digital värld, behöver vi fortfarande formella e-postmeddelanden?
många organisationer och individer har verkligen skiftat till att kommunicera mindre formellt. Amerikanska forskare fann dock att detta kan orsaka problem på arbetsplatsen, vilket bidrar till vad de beskriver som en växande risk för ”incivility”. Organisationer där individer kommunicerar formellt, artigt och med respekt är mindre benägna att uppleva konflikter, säger de.
formella e-postmeddelanden har några inflytelserika vänner. Plain English-kampanjen har krävt tydlighet i kommunikationen sedan 1979. ”Kom ihåg att det är osannolikt att människor blir förolämpade om du är för formell, men vissa kanske tror att du är oförskämd om du är för informell”, råder de.
lösningen? ”Tänk alltid på läsaren.”
vi håller med. Om du känner personen du skriver till har du friheten att skriva mer informellt. Om du inte känner personen eller meddelandet du skickar är viktigt, var formell.
vi har tidigare skrivit om vikten av professionell kommunikation. För att lära dig mer, kolla in vår guide om hur du skriver ett professionellt e-postmeddelande.
varför skriva en formell e-post?
”människor tenderar att tro att de kan kommunicera via e-post mer effektivt än de faktiskt kan”, fann forskare vid American Psychological Association. I en studie från 2005 utförde de en serie experiment och drog slutsatsen att det är svårt att förmedla känslor och ton via e-post.
anledningen? På grund av vår egen ”egocentrism” kan vi inte ta oss ur vårt perspektiv och se någon annans.
enkelt uttryckt är det lätt för missförstånd att uppstå om vi är för vänliga eller informella i våra e-postmeddelanden. Rösttonen kanske inte är lämplig för att kommunicera viktig information också.
formella e-postmeddelanden tar bort risken för missförstånd och felaktig framställning. Det handlar om att observera rätt e-postetikett för företag.
ett formellt e-postmeddelande har ett tydligt syfte och behandlar läsaren med respekt. Det är skrivet på ett vanligt sätt som reser över gränser och kulturer.
att skriva formella e-postmeddelanden kan gynna alla i affärer, inklusive ledare, säger den inflytelserika Forbes-kolumnisten Benjamin Laker. E-postmeddelanden bör respektera känslor och levereras med empati. Viktigast, din e-post säger mycket om ditt ”personliga varumärke”. Hur vill du uppfattas?
ett välskrivet formellt e-postmeddelande är artigt och professionellt, två kraftfulla varumärkesattribut som förbättrar ditt varumärke och ökar företagets framgång.
formellt e-postformat
att skapa bra formella e-postmeddelanden är väldigt enkelt. Det finns bara fem delar till det perfekta formella E-postformatet för företag:
- ämne
- hälsning
- Öppningsrader & kropp
- stängning
- Sign-off
varje korrespondens följer samma formella e-poststruktur, vilket innebär att när du har behärskat det behöver du aldrig ändra.
formell e-post Ämnesrad
i affärer är tid pengar, så var kort.
din ämnesrad ska vara kort och lätt att förstå. Berätta för din läsare exakt vad som finns i meddelandet. Den ideala formella ämnesraden för e-post är några ord: ”Lämna förfrågan”, ”mötesförfrågan” eller ”kundklagomål”, till exempel.
formella ämnesrader för e-post bör inte heller försöka vara alltför vänliga eller roliga.
hur man startar ett formellt e-postmeddelande
det formella sättet att starta ett e-postmeddelande är att använda ’kära’.
det kan verka gammaldags eller konstigt om du känner personen, men det handlar om att följa några uppsatta regler som vi har använt i generationer för att kommunicera formellt. Kära är en formell e-posthälsning som fortsätter att användas till denna dag.
om du känner till personens kön kan du använda det som kallas en ära-herr, fru, etc. – men vi föreslår att du bara använder hela namnet om du har det. Detta råd kan tyckas motsäga några av de äldre guiderna om formellt skrivande, men det återspeglar bredare förändringar i samhället.
om du vill veta hur du inte öppnar ett formellt e-postmeddelande, undvik ”Dear Sir/Madam” eller stuffy-klingande kollektiva termer som ”till vem det kan beröra”.
formella e-posthälsningar utan namn
anta att du är orolig för hur du skriver ett formellt e-postmeddelande utan att veta namnet. I så fall kan du använda ”Dear Sir/Madam” som en lämplig ersättare. Detta tillvägagångssätt är också praktiskt om du inte vet hur du adresserar ett formellt e-postmeddelande till ett företag.
när du bestämmer dig för hur du startar ett formellt e-postmeddelande till flera mottagare har du flera alternativ. Till exempel kan du adressera laget (”kära lag”), kollektiv (”kära alla”, ”kära kollegor”) eller för händelser (”hälsningar”).
du kan kolla in vår guide om hur du startar ett e-postmeddelande.
formella e-postöppningslinjer
det finns ingen standard formell e-postöppning. Istället måste du bestämma vad som är lämpligt för kommunikationen och sammanhanget.
om du inte känner till personen (eller organisationen) du skriver till är det artigt att presentera dig själv. Men om du känner personen behöver du inte göra detta och kan hoppa rakt in i köttet i ditt meddelande.
vi ger exempel på flera formella e-postöppningsmeningar nedan. Om du behöver lite mer E-postintro inspiration, läs vår artikel om bästa e-postöppningslinjer.
Vi rekommenderar att du använder tomma fraser som” jag hoppas att du mår bra ” i ett formellt e-postmeddelande. Sådana fraser är clich-kakor som inte lägger till något i ett meddelande, och du bör undvika dem.
formell e-postkropp
så du har engagerat mottagaren och introducerat dig själv (om det behövs), nu är det dags att komma till saken.
vi ger några exempel nedan, men formell e-postkommunikation bör följa Pyramidprincipen. Utvecklad av en ledande chef på McKinsey, säger Pyramidprincipen att du bör börja med svaret först och strukturera informationen under den för att stödja ditt argument.
i ett formellt e-postmeddelande vill mottagaren veta vad meddelandet handlar om och varför de borde bry sig om det. Så berätta för dem!
du kan se några exempel nedan på hur vi behandlar flera exempel. Vi illustrerar också hur man avslutar ett formellt e-postmeddelande, inklusive vanliga formella e-postslutande meningar.
formell e-post sign off
en formell e-post slut använder ett specifikt slut (eller en valediction att ge den sitt formella namn). Läsarna kommer att känna till (och förvänta sig) formella sätt att avsluta ett e-postmeddelande.
i de flesta fall använder du det formella e-postmeddelandet som slutar ”med vänliga hälsningar” om du vet namnet på personen du skriver till.
om du inte (eller skriver till en grupp människor, till exempel), skulle du vanligtvis avsluta en formell e-post med ”med vänlig hälsning”.
det finns dock förändringar i hur man avslutar ett e-postmeddelande formellt. Exempel på acceptabla formella slut inkluderar” Med vänliga hälsningar”,” hälsningar ”och”med bästa önskningar”.
det bästa sättet att avsluta ett formellt e-postmeddelande beror på individen, sammanhanget och vad du kommunicerar. I de flesta fall föreslår vi att du håller fast vid antingen ”med vänliga hälsningar” eller ”Med vänliga hälsningar”.
kämpar du för att hitta ett passande slut? Se vår djupgående guide om hur du avslutar ett e-postmeddelande.
formella e-postexempel
för att illustrera punkterna ovan har vi skapat ett urval av formella e-postexempel för situationer du kan stöta på.
även om det kan vara bra att se ett exempel på ett formellt e-postmeddelande, rekommenderar vi inte att du klipper och klistrar in dessa och använder dem själv. Du bör skräddarsy varje formell e-post till dina specifika omständigheter. Använd istället dessa som en viktig guide för att öka förståelsen innan du skapar din egen – eller använd Flowrite för att skriva dina e-postmeddelanden åt dig.
formell introduktion e-post
det finns flera anledningar till att du kanske vill presentera dig formellt. Du kan till exempel fråga om en ledig tjänst, forskningsmöjlighet eller nå ut till någon du vill be om råd. Om du kämpar med hur du presenterar dig själv via e-post formellt är den här för dig.
kolla in vårt formella introduktionsprov nedan för ett exempel.
jag är en tredjeårsstudent vid University of Oxford. Jag kontaktar dig för att begära tillgång till din online-serie tutorials. Jag är fascinerad av att lyssna och lära av dig och tror att dessa resurser skulle stödja mina nuvarande studier.
om du är villig att ge mig tillgång, vänligen kontakta mig här med detaljerna. Jag väntar på ditt svar.
med vänliga hälsningar,
Sarah Thomas
formellt tack e-post
efter utmärkt service eller support är det artigt att visa din uppskattning, men hur man tackar i en formell e-post?
i detta formella tack – e-postprov visar vi hur man konstruerar ett personligt och positivt svar som kan delas inom en organisation och externt med andra kunder eller kunder.
jag vill tacka dig för den gästfrihet du visade under en ny vistelse på din fastighet. Min partner och jag haft en fantastisk paus och vill uttrycka vår tacksamhet till dig och din personal för allt ditt hårda arbete.
vänligen rikta mina varmaste hälsningar till din personal. Vi kommer att vara glada att återvända i framtiden.
med vänliga hälsningar,
Sarah Thomas
formell avgång e-post
när du avgår från ett jobb, det är viktigt att du skickar en formell avgång e-post. Avgången meddelar inte bara din arbetsgivare att du lämnar utan fungerar också som bevis på ditt avgångsdatum.
en formell e-postavgång kan vara kort-i vissa fall bara en rad. Men som du ser i detta formella avgångs-e-postprov har vi tagit oss tid att visa vår uppskattning till vår arbetsgivare.
jag skriver för att informera dig om att jag avgår från min position som marknadschef.
jag vill tacka er för möjligheten att lära och utvecklas i organisationen, och jag har haft min tid här. Jag är villig att arbeta med dig för att stödja utnämningen av min efterträdare.
du kan kontakta mig här när som helst för att diskutera något stöd jag kan erbjuda eller några detaljer Du kan behöva från mig för att göra övergången så smidig som möjligt.
med vänliga hälsningar,
Steve Welch
formell inbjudan e-post för en händelse
här är en formell inbjudan e-prov skickas till en grupp kollegor. Varje formell inbjudan e-post bör innehålla en tydlig ämnesrad, alla detaljer om händelsen (inklusive datum, tid och plats), och hur människor kan OSA.
här är en formell inbjudan e-post för en kväll händelse på business.
Jag vill bjuda in dig till ett evenemang vi håller för Steve Welch, vår marknadschef som lämnar den 12 December. Evenemanget kommer att äga rum mellan 7 pm-12 pm på 12 December.
numren är begränsade, och Gästerna måste svara före evenemanget för att säkerställa tillräckligt med utrymme och förfriskningar.
om du vill delta, RSVP till detta mail med några kostbehov. Om du inte kan delta, Vi uppmuntrar dig att skicka dina meddelanden om stöd för Steve innan han lämnar för att starta sin nya roll.
hälsningar,
Mandy Smith
formellt klagomål e-post
om du har fått dålig service eller är besviken med en produkt, ett formellt klagomål e-post kan öka medvetenheten om dina frågor. I formella e-postmeddelanden är det viktigt att ange fakta men för att undvika att bli alltför känslomässig.
här är ett exempel på ett formellt klagomål.
jag kontaktar dig för att klaga på den tjänst jag fick den 12 September. Din personal var oförskämd och okommunikativ under mitt besök.
jag har länge använt dina tjänster och blev besviken över att du vid detta tillfälle misslyckades med att leva upp till dina vanligtvis höga standarder.
jag vill begära en formell ursäkt och lära mig vad du planerar att göra för att undvika att detta händer i framtiden.
med vänliga hälsningar,
Steve Roberts
formell ursäkt e-post
att skriva en formell ursäkt e-post kan vara utmanande, men att erkänna ett misstag har gjorts är avgörande för att begränsa skador och återställa en relation.
här är ett direkt formellt ursäktsprov från ett företag för att hantera en kund som har gjort ett klagomål.
mitt namn är Ryan Davies, och jag är kundtjänstrepresentant på XXX. jag vill ta tillfället i akt att formellt be om ursäkt för tjänsten du fick den 12 September 2021.
tyvärr lyckades vi inte nå våra höga standarder vid detta tillfälle. Vi har pratat med alla inblandade teammedlemmar och har upprepat vikten av kundservice. Jag skulle vilja försäkra er om att detta inte kommer att hända igen.
du kan kontakta mig direkt om du vill diskutera ditt klagomål ytterligare. Vi har bifogat en kupong för 10 för dig att använda vid ditt nästa besök, för att visa vår uppskattning.
med vänliga hälsningar,
Ryan Davies
vill du skriva bättre formella e-postmeddelanden? Prova Flowrite
att skriva formella e-postmeddelanden är enkelt om du följer vår process. De formella e-postmallar som ingår i detta blogginlägg bör ge en guide men bör alltid anpassas och uppdateras för att återspegla dina specifika omständigheter. Det finns dock ett ännu enklare sätt. Flowrite är ett AI-skrivverktyg som förvandlar korta instruktioner till färdiga e-postmeddelanden och meddelanden. Om du fortfarande kämpar för att hitta rätt ord för att skriva formell e – post kan Flowrite hjälpa dig att komma igång och ge lite inspiration-eller till och med skriva hela e-postmeddelandet åt dig med ett klick på en knapp. Som du kan se från exemplet nedan är allt som krävs ett klick på knappen.
undrar du fortfarande hur man skickar ett formellt e-postmeddelande? Vi hoppas inte. Nästa gång du skriver en formell e-post bara hålla dessa exempel i åtanke och du kan kommunicera med tillförsikt.