övergång från en Facebook – profil till en sida – navigera i sociala medier som offentlig tjänsteman

sociala medier är ett bra sätt för offentliga tjänstemän och myndigheter att kommunicera med allmänheten. Som du kanske redan vet anses dessa meddelanden vara en del av den offentliga posten. Men visste du att användning av en Facebook-profil för att dela information olagligt kan begränsa tillgängligheten för dessa kommunikationer och begränsa din förmåga att uppfylla offentliga registerkrav? Om du gör officiella affärer måste du göra det på en officiell sida. Förvirrad? Du är inte ensam. Läs vidare för att förstå skillnaden och hur du använder Facebook effektivt och i överensstämmelse.

profiler och sidor är inte samma sak

först måste du förstå skillnaderna mellan en Facebook-profil och en Facebook-sida. Människor använder ofta dessa termer omväxlande, men de är faktiskt väldigt olika i hur de nås och används. En profil representerar en enskild person, har vänner och har förmågan att visa innehåll för vissa människor medan de döljer det för andra. En sida representerar en enhet som ett företag, en regering eller ett offentligt kontor. Sidor är offentliga efter design, och innehållet på sidor kan ses av vem som helst, även de utan egna Facebook-konton.

huvudskillnaden här är vem som kan se och komma åt innehållet. Synligheten för Profilinlägg är ofta begränsad till vännerna i den profilen, och kan ytterligare begränsas till endast specifika vänner. Inlägg på sidor kan ses av någon. Det enda sättet att göra en sida privat är att avpublicera den helt. Facebook begränsar också de typer av innehåll som kan fångas och arkiveras i en profil, vilket kan göra det nästan omöjligt att följa offentliga registerförfrågningar relaterade till kommentarer eller direktmeddelanden, som båda anses vara offentliga register i de flesta stater.

å andra sidan tillåter sidor allmänhetens tillgång till och arkivering av inlägg, kommentarer, kommentarsvar, foton, videor, livevideor, direktmeddelanden och mer. Vem som helst kan visa sidinlägg, även de utan Facebook-konto, och det finns ingen gräns för antalet personer som kan följa en sida.

att överföra din profil till en sida har ytterligare fördelar utöver efterlevnad:

fördelarna med att använda en sida för officiell kommunikation går utöver allmänhetens tillgång och ansvarsskyldighet. Sidhantering är också lättare för din och din organisation:

• du kan tilldela lämpliga sidroller till andra användare i din organisation för att enkelt dela ansvaret för Sidunderhåll. En profil representerar en person och kan inte hanteras av andra utan riskfyllda delade inloggningar.
• du kan smidigt överföra hanteringen av din sida när det finns anställd eller kontor omsättning.
• du kan ställa in autosvar för vanliga frågor som tas emot via Facebook-meddelanden.
• du kan se vilka inlägg som genererar mest engagemang och demografisk information för dina besökare med hjälp av Sidhanterings-och rapporteringsfunktionerna.
• du kan fästa inlägg högst upp på din tidslinje för att se till att de håller dig i åtanke för dina följare (du kan inte göra det på en profil).
• du får fortfarande behålla din profil! Bara åta sig att använda den för ditt privatliv och inte din officiella verksamhet.

du kan skapa en sida på några minuter

så vad gör du om du redan har följande på din profil, men nu inser behovet av att anpassa dina kommunikationsmetoder och dra nytta av de ytterligare fördelarna med att använda en sida? Facebook erbjuder inte längre en klicklösning för att konvertera en profil till en sida, men du kan följa dessa fyra enkla steg för att skapa en sida och bjuda in dina vänner att följa den.

hur man skapar en sida:

1. logga in på Facebook-profilen du vill konvertera och klicka på Skapa en sida.
2. ange grundläggande information om din sida: namn, kategori och valfri beskrivning.
3. granska dina val och klicka på Skapa sida.
4. Bjud in dina vänner att gilla eller följa din nya sida.

vad händer härnäst?

• när du klickar på Skapa sida förblir din profil intakt, men du kommer nu också att ha en sida.
• de vänner du bjudit in kommer att meddelas om den nya sidan.

träna användare att interagera med din sida istället för din profil

nu när du har slutfört de mekaniska stegen måste du gå lite längre för att se till att din sida antas av dina väljare. Dina vänner och följare meddelades automatiskt under konverteringsprocessen så här är några ytterligare tips för att göra en smidig övergång från en personlig profil till en officiell sida:

• skapa ett inlägg på din profil som meddelar ändringen och rikta följare att engagera sig med den nya sidan framöver. Var noga med att inkludera en länk till den nya sidan.
• skapa ett konserverat svar som du kan använda för att svara på officiella meddelanden som skickas till din profil och rikta budbäraren till din sida. Även om du inte kan ställa in autosvar på en profil kan du spara detta i valfri textapp för enkel åtkomst. Här är ett exempel:
  • ”Hej! För att främja öppenhet och följa public record law, jag kommer bara att svara på meddelanden om offentliga affärer via min officiella sida. Vänligen kontakta mig här:
• skapa ett fastat inlägg på din sida som förklarar omkopplaren (ta kredit för din öppenhet!)
• uppdatera namn, profilfoto och detaljer för din nya sida. Dessa kopieras från profilen och kan behöva uppdateras för din profil.
• om profilen du just konverterade var ett dummy-konto, var noga med att lägga till din riktiga profil som administratör på den nya sidan för att undvika att förlora åtkomst (se Facebook advisory: Dummy accounts för detaljer).
• om du behöver hjälp på vägen, Facebook för regeringen, politik & Advocacy i Nordamerika kan hjälpa!

det är värt din tid, och det är lagen!

som offentlig tjänsteman är det en viktig del av ditt jobb att svara på beståndsdelar. Att göra det på ett öppet, on-the-record sätt är ditt ansvar. Att använda Facebook korrekt skyddar dig mot laglig risk och hjälper dig att nå de personer du tjänar. Om du behöver hjälp, kolla in ytterligare resurser nedan eller kontakta oss.

intresserad av ytterligare resurser för offentliga tjänstemän på sociala medier? Kolla in vår webinar Repris, ’sociala medier för förtroendevalda: vad är personligt & vad är offentligt’ och lära sig mer om vår Facebook arkivering programvara.