pentru fiecare proiect prin care trecem, succesul proiectului este definit diferit, iar când vine vorba de măsurarea succesului proiectului în general, apele sunt puțin tulburi. Deoarece proiectele au multe părți în mișcare, pași, piese și obiective, succesul proiectului se poate schimba pe toată durata proiectului. Un proiect pe care l-ați finalizat pentru EOY 2020 este probabil foarte diferit de proiectul la care lucrați în T1 2021. În acest articol, vom aborda ideea generală a succesului proiectului și modul de măsurare a succesului proiectului.
o definiție pe care Institutul de Management de proiect o oferă pentru succesul proiectului este că proiectul a fost finalizat „la timp, în limita bugetului și conform specificațiilor.”Aceasta este o definiție foarte tehnică care s-ar putea să nu se aplice fiecărui proiect de acolo, dar componentele acestei definiții pot fi utile atunci când înțelegeți cum să măsurați succesul proiectului.
dar înainte de a putea măsura succesul proiectului, trebuie să-l definim pentru noi înșine. Asta înseamnă că tu și echipa ta trebuie să vă reuniți ca un grup și să vă gândiți cum va arăta succesul proiectului pentru grupul dvs. intern. Se va concentra pe metrici și criterii stricte de performanță ale unei campanii? Va fi determinat de un sondaj client sau scor NPS al clientului? Să aruncăm o privire la motivele pentru care definirea succesului proiectului este atât de critică.
importanța definirii succesului proiectului
după cum am spus, dacă definiția dvs. de „succes al proiectului” este similară cu cea tehnică contează foarte puțin. Ceea ce este mai important este ca tu și echipa ta să decideți ce va fi intern și să documentați asta undeva. Puteți crea o rubrică pentru măsurarea valorilor și criteriilor de succes sau puteți crea o listă de lucruri care trebuie realizate pentru ca un proiect să atingă „succesul”.”Odată ce ați definit cum arată succesul proiectului pentru dvs. și echipa dvs., va fi mult mai ușor să mergeți mai departe. Iată câteva dintre principalele motive pentru care:
va ajuta la promovarea unui sentiment de camaraderie
dacă colegii dvs. de echipă sau alții din organizația dvs. înțeleg cu toții care este barometrul succesului într-un proiect, vor fi mai motivați să facă acest lucru. Atunci când nu există un obiectiv clar pentru proiect sau sub-proiecte, succesul devine dificil de definit și membrii echipei se pot descuraja cu ușurință. De asemenea, vor trebui să lucreze împreună pentru a atinge acest obiectiv comun — acest lucru va încuraja un adevărat spirit de echipă și un sentiment de camaraderie în cadrul organizației dvs.
Metrics = aur
după ce ați definit succesul proiectului, aveți KPI-urile și valorile. Acestea sunt de aur pentru echipa ta. Acest lucru vă va permite să măsurați exact cât de mult progres ați făcut, unde trebuie să vă îmbunătățiți și cât de multă muncă suplimentară va fi necesară pentru a ajunge acolo. Dacă știți că obiectivul dvs. este de $1m arr și sunteți la $580k cu trei luni pentru a merge, știți că trebuie să-l dați în viteză mare. Lucrăm cel mai bine cu valori puternice pentru a ne sprijini deciziile și alegerile de proiect.
îmbunătățire continuă
să presupunem că nu atingeți obiectivul ARR pe care l-ați stabilit pentru dvs. E în regulă. Nu ați avut” succes ” în mod tradițional împotriva obiectivelor proiectului dvs. de această dată, dar puteți profita de învățături, pivotați și îmbunătățiți pe tot parcursul anului viitor. Măsurând succesul proiectului, măsurați și eșecul proiectului, care este la fel de important de studiat. Eșecul nu este definitiv.
succesul proiectului crește
definiția succesului proiectului pentru echipa dvs. joacă probabil în ideea succesului proiectului pentru managerii dvs., echipa executivă și chiar și alte echipe cu care colaborați frecvent. Definirea succesului proiectului pentru echipa dvs. ajută alte echipe să înțeleagă mai bine modul în care vor lucra cu dvs., vor colabora și cum vor ajunge să definească și succesul proiectului.
cum se măsoară succesul proiectului
acum, că avem o înțelegere de bază a definiției succesului proiectului și de ce este important să definim acest termen, Să analizăm modul în care putem măsura succesul proiectului în general. Așa cum am menționat anterior, succesul proiectului este definit tehnic ca rezultatul unui proiect finalizat „la timp, în limitele bugetului și conform specificațiilor.”Dar cum putem măsura de fapt succesul proiectului? Iată câteva modalități de a face acest lucru.
realizări vs.specificații
imediat după finalizarea unui proiect, este util să înțelegeți ce ați realizat în mod obiectiv față de specificațiile proiectului pe care v-ați propus să îl finalizați. Aceasta este, probabil, cel mai evident a fost de a măsura succesul proiectului. Au fost îndeplinite obiectivele și obiectivele principale ale proiectului? Ți-ai dat seama că anumite specificații erau irelevante pe parcurs? Înțelegerea în cazul în care obiectivele urmări la sfârșitul unui proiect față de începutul este crucială.
pentru a înțelege ce ați realizat de-a lungul unui proiect, puteți oricând să vă retrați pașii prin e-mailurile dvs. și să trageți împreună o listă cu toate componentele proiectului. Dacă utilizați un instrument de management de proiect, puteți pur și simplu să vizitați pagina principală a proiectului și să vizualizați toate sarcinile finalizate. În mod ideal, fiecare sarcină ar fi împărțită în proiecte mai mici, astfel încât să puteți vedea exact unde ați finalizat cea mai mare lucrare sau unde s-ar putea să fi ratat marca.
satisfacția clientului sau a clientului
dacă lucrați la un proiect pentru un anumit client, un alt mod de a măsura succesul proiectului este prin decodarea răspunsului pe care îl primiți de la clientul dvs. la finalizare. Ce tip de feedback au avut de împărtășit? De obicei, satisfacția clientului poate fi adunată ocazional la un apel, prin e-mail sau într-un formular de sondaj. Dacă doriți să măsurați cu exactitate creșterile de satisfacție de la începutul până la sfârșitul unui proiect, asigurați-vă că studiați și clientul înainte de începerea proiectului.
satisfacția clienților, pe de altă parte, este o modalitate bună de a măsura succesul proiectului dacă acest proiect se referă la experiența clienților. De exemplu, dacă construim o caracteristică nouă la Hive, un barometru excelent pentru succes este numărul de mesaje pe care le primim despre noua caracteristică sau dacă NPS-ul nostru (net promotor score) crește în medie după lansare. Clienții vor fi de obicei foarte sinceri cu privire la experiența lor, deoarece consideră feedback-ul ca o modalitate de a îmbunătăți în mod constant produsul. Ascultă-i!
timpul petrecut în cadrul proiectului în ansamblu
una dintre cele mai valoroase resurse pe care le aveți de-a lungul duratei de viață a unui proiect este timpul colegilor de echipă. Asigurându-vă că puteți măsura cu exactitate cât timp ați petrecut pe proiect și, în mod ideal, comparați-l cu timpul petrecut pe proiecte similare anterioare, este o modalitate excelentă de a măsura succesul proiectului. Timpul înseamnă bani.
există câteva modalități prin care puteți urmări timpul — dacă utilizați un software de gestionare a proiectelor precum Hive, aveți o caracteristică de urmărire a timpului și pontaje chiar în instrumentul în sine. Acest lucru este excelent pentru echipele mai mari care doresc să urmărească timpul petrecut în proiecte sau sarcini. O altă alternativă este utilizarea unui instrument mai ușor, cum ar fi Toggl, pentru o urmărire mai simplă a timpului.
indiferent de instrumentul pe care îl utilizați, este recomandat să împărțiți timpul petrecut în bucăți mai mici, astfel încât să puteți înțelege cel mai bine unde merge timpul. De exemplu, cât timp ați petrecut în faza de planificare a proiectului față de execuție? Cum se compară acest lucru cu proiectele anterioare?
creștere internă și satisfacție cu proiectul
dacă proiectul la care ați lucrat este mai mult un efort intern sau un impuls, o modalitate excelentă de a măsura succesul proiectului ar putea fi gândindu-vă la creșterea și satisfacția angajaților interni. Dacă sunteți manager, în mod ideal, doriți să oferiți coechipierilor dvs. proiecte care îi vor provoca și îi vor interesa simultan.
în momentul finalizării unui proiect, puteți examina membrii echipei interne despre îndeplinirea lor-le-a plăcut să lucreze la proiect? Au simțit că au făcut progrese împotriva inițiativelor mai mari care erau importante pentru ei? Au dobândit noi abilități? Menținerea angajaților entuziasmați și angajați este excelentă pentru sănătatea generală a unei organizații, deci aceasta este o măsură excelentă de măsurare a succesului proiectului.
în general, atunci când măsurați succesul proiectului, acesta nu este un proces simplu. Când vă gândiți să măsurați succesul la sfârșitul unui proiect, trebuie să luați în considerare mai mulți factori, în primul rând timpul pe care l-ați investit și dacă ați atins etapele cheie pe care v-ați propus să le abordați. Dar amintiți-vă, succesul proiectului nu este întotdeauna bazat pe valori — poate fi mai nebulos atunci când vine vorba de satisfacția generală pe partea internă sau externă.