știind cum să scrii un e-mail de memento prietenos este unul dintre cele mai bune instrumente pentru a fi eficient cu timpul tău. Este perfect pentru a împinge oamenii despre întâlnirile viitoare, plățile pierdute, cererile de locuri de muncă, evenimentele importante și multe altele.
dar pentru a veni peste ca prietenos și de ajutor, în loc de nerăbdător și insistent, trebuie să aterizeze pe tonul potrivit și calendarul.
dacă aveți ambele dreptate, un memento de e-mail poate fi de fapt o ușurare pentru destinatari atunci când săptămâna devine blocată. Nimănui nu-i place să rateze termenele limită sau să reprogrameze întâlnirile. Dar, deoarece 31% dintre oameni spun că cea mai bună zi de lucru ar fi o zi fără a răspunde la e-mailuri, mesajele sunt obligate să se piardă sau uitate.
în fiecare memento, destinatarul ar trebui să știe exact pentru ce este e-mailul, ce trebuie să facă și când. Un memento bine scris va reduce numărul de întâlniri și termene pierdute. De asemenea, te va face să arăți proactiv și profesional, fără a fi insistent. Iată cum să procedăm.
scrierea unui e-mail cu memento prietenos
e-mailurile cu memento prietenos sunt cele mai bune pentru a trimite atunci când apare ceva important sau când a fost ratat un termen limită. E-mailurile de reamintire sunt ideale pentru:
- notând întâlnirile sau evenimentele viitoare.
- urmărirea facturilor sau a plății.
- amintind oamenilor despre termenele ratate.
- Noțiuni de bază din nou în contact despre un proiect.
- stau sus de minte atunci când se aplică și intervievarea pentru un loc de muncă.
indiferent de scop, principalele lucruri de reținut sunt tonul și calendarul e-mailului dvs.
tonul fiecărui e-mail de reamintire prietenos ar trebui să fie politicos și profesional, dar urgent și la obiect. Nudging cineva despre un termen limită ratat necesită un ton diferit decât amintindu-un coleg când să se întâlnească pentru cafea. Dacă situația necesită acțiuni imediate, cum ar fi un termen limită ratat, puteți utiliza un limbaj care este la obiect, dar amabil și înțelegător.
adăugarea „Action Required”, „Request”, sau „Reminder” la linia de subiect atrage atenția imediat și poate jumpstart destinatarul în acțiune. În timp ce limbajul activ este considerat o formă bună, capitalizarea întregii linii de subiect nu este de obicei. Toate capacele pot fi agresive și deplasate, mai ales dacă restul mesajului dvs. este prietenos și conversațional.
pentru mementouri mai casual, alegeți cuvinte care sunt active, dar mai puțin urgente. Liniile de subiect care includ fraze precum” urmărirea”,” verificarea „sau” pașii următori ” sunt eficiente în aceste situații.
tonul este doar un element al unui memento de e-mail prietenos. De asemenea, trebuie să obțineți momentul potrivit. Nu există un singur moment cel mai bun pentru fiecare situație, dar acestea sunt cele mai frecvente intervale de timp pentru fiecare e-mail de memento.
- întâlnire viitoare: una până la două zile înainte de timp. Oferiți persoanelor implicate în întâlnire câteva zile de timp, deoarece acestea pot avea elemente de pregătit în prealabil.
- eveniment viitor: cu trei până la 14 zile înainte de eveniment. Poate doriți să trimiteți mai multe mementouri care să conducă la eveniment pentru a construi entuziasm și a vă asigura că toată lumea este clară cu privire la sincronizare și programare.
- termen limită viitoare: variază în funcție de proiect. Oferiți oamenilor mai mult timp pentru un proiect complex și un interval de timp mai scurt pentru o sarcină simplă.
- plata scadentă sau termenul limită: o zi după data scadenței. Vrei să le amintești oamenilor când este în vârful minții și să arăți că aștepți ca ei să ia măsuri.
- cerere de angajare: muza recomandă să așteptați cinci până la 10 zile lucrătoare înainte de a urmări. Dacă cineva v-a recomandat pentru poziție, consultați-l pentru informații înainte de a contacta echipa de resurse umane sau managerul de angajare. Acest lucru poate părea o lungă perioadă de timp, dar într-adevăr a constatat că 44% aud de la angajatori în câteva săptămâni de la aplicare și doar 37% aud înapoi în termen de o săptămână.
- interviu de angajare: dacă un interviu se întâmplă să fie programat cu câteva săptămâni, cel mai bine este să verificați cu o zi înainte pentru a vă asigura că timpul funcționează în continuare pentru toți cei implicați. Dacă cineva trebuia să vă contacteze după un interviu de angajare, managerii de angajare sugerează să așteptați până după calendarul convenit pentru a trimite un e-mail de reamintire. Încă nici un cuvânt? Așteptați cinci până la șapte zile înainte de a lovi „trimite.”
acum, că știți momentul perfect pentru a trimite fiecare e-mail de memento, este timpul să vă dați seama ce să includeți, astfel încât să sunați prietenos și să primiți un răspuns rapid înapoi.
cum să trimiteți un e-mail de memento prietenos
toate e-mailurile de memento prietenoase trebuie să fie clare, amabile și la obiect. Vrei să fii suficient de politicos pentru a încuraja oamenii să ia măsuri, dar nu atât de pasiv încât oamenii să-ți ignore mesajul. Cele mai bune memento-uri de e-mail au cinci elemente de bază.
linia de subiect
liniile de subiect succinte vă vor duce departe atunci când trimiteți e-mailuri de reamintire. Destinatarul ar trebui să știe de ce trimiteți un memento și să se simtă obligat să acționeze. Agenții de vânzări știu acest lucru mai bine decât oricine, așa că de ce să nu luați un sfat sau două din aceste linii de subiecte de e-mail de vânzări atrăgătoare? Ideea principală este să vă mențineți subiectul scurt și să adăugați urgență, astfel încât destinatarul să știe că este sensibil la timp.
salut
un salut stabilește tonul pentru corpul e-mailului dvs., deci nu treceți peste el.
- deoarece scopul acestui e-mail este să fii prietenos, Folosește un salut mai casual precum „bună, Danielle” sau „Hei, Jonathan.”
- dacă compania dvs. tinde să folosească un limbaj mai formal, începeți cu „Bună ziua, Kate.”
- începând cu” dragă ” este, în general, prea formal pentru un memento de e-mail prietenos, dar rămâneți cu el dacă acesta este salutul implicit al companiei dvs.
Context
corpul e-mailului dvs. este locul în care anunțați destinatarul de ce îi trimiteți prin e-mail. Iată unde oferiți context despre proiect, termen limită, plată, întâlnire sau orice situație are nevoie de un ghiont. Includeți Nume și date specifice dacă vă ajută să vă clarificați mesajul și menționați o notă recentă despre persoana sau compania respectivă. Iată câteva exemple despre cum poate arăta această secțiune:
- cu sfârșitul lunii (și trimestrul) se apropie rapid, am dori pentru a obține toate facturile în cât mai curând posibil.
- încă lucrez la articol, Sfaturi de antreprenoriat de Top pentru noii fondatori și mi-ar plăcea să vă includ gândurile în piesă. Cu recenta rundă de finanțare și creștere a companiei ABC, ați navigat atât de bine în ultimul an.
- fac check-in pentru a vă reaminti despre viitoarea întâlnire de planificare a conținutului Q4 programată pentru această miercuri, 1 August la 2 p.m. EST. Aștept cu nerăbdare să o încep cu raportul dvs. de analiză.
- în timp ce vă pregătiți pentru prezentare, vă rugăm să nu uitați să trimiteți diapozitivele pe care doriți să le includeți până la sfârșitul zilei de luni, 30 iulie. Asta încă funcționează pentru tine?
cerere
după ce ați setat scena prin furnizarea de context, este timpul să glisați în memento sau cerere. Nu vă lăsați prea mult timp aici sau puteți pierde atenția destinatarului. Dacă doriți un răspuns imediat, este util să vă încheiați cererea cu o întrebare pentru a încuraja oamenii să ia măsuri imediat.
- vă rugăm să trimiteți factura pentru toate lucrările din cel mai recent contract la [email protected] și CC mine. Dacă aveți întrebări, puteți ajunge la mine la (222) 222-2222.
- dacă doriți să trimiteți un citat pentru articol, vă rugăm să împărtășiți răspunsul dvs. la următoarea întrebare și să explicați raționamentul din spatele acestuia. Ce sfat le-ați oferi noilor antreprenori pentru a-i ajuta să își desfășoare cu succes afacerea în acest an?
Sign-off
ați făcut punctul principal și cererea dvs., așa că este timpul să semnați cu o închidere prietenoasă.
- Vă mulțumim pentru timpul acordat pentru a lucra prin aceasta.
- Vă mulțumim că ați acordat prioritate acestui proiect.
- apreciez efortul dumneavoastră pe măsură ce terminăm această propunere.
- aștept cu nerăbdare să aud de la tine.
nu uitați să includeți un semn de închidere care urmează același ton ca și restul e-mailului.
- toate cele bune
- Cu stimă
- Vă mulțumim din nou
- Salutări
- Vă mulțumim
încheiați e-mailul cu prenumele dvs. pentru un ton prietenos sau numele dvs. complet pentru un ton mai formal. Dacă trebuie să furnizați context suplimentar, includeți titlul postului, numele companiei sau informațiile de contact după numele dvs.
Prietenos memento șablon de e-mail
elaborarea primele câteva memento-uri poate fi descurajatoare. Din fericire, acest șablon de e-mail memento face simplu pentru a umple golurile și trimite un mesaj bine formulat. De asemenea, puteți personaliza cu ușurință acest șablon pentru a se potrivi nevoilor dumneavoastră.
pentru a utiliza șablonul, pur și simplu copiați și lipiți textul și completați spațiile libere cu copia dvs. Nu uitați să citiți versiunea finală înainte de a o Trimite pentru a asigura gramatica și fluxul adecvat.
bună,
mulțumesc pentru .
se pregătește pentru această venire , la . Suntem încântați să aud ideile tale pentru . Pentru a face totul să funcționeze fără probleme, cer tuturor să treacă la .
apreciez .
toate cele bune,
exemplu de e-mail cu memento prietenos
iată cum arată șablonul de mai sus atunci când este completat. Nu uitați să includeți solicitări specifice, termene sau date pentru a vă asigura că nu există nicio confuzie cu privire la ceea ce aveți nevoie de persoana respectivă și când.
bună Jack,
sper că săptămâna ta merge bine.
echipa editorială se pregătește pentru întâlnirea de planificare a conținutului Q4 care vine joi, 26 August, la 11 AM ET. Suntem încântați să auzim ideile dvs. pentru combinarea eforturilor noastre de Marketing și editoriale pentru campania anuală de sărbători.
pentru ca totul să funcționeze fără probleme, îi rog pe toți cei implicați să-și prezinte diapozitivele de prezentare până luni, 23 August, la 5 pm ET. Dacă aveți întrebări, vă rugăm să le trimiteți drumul meu.
apreciez timpul petrecut aici și aștept cu nerăbdare să vă aud ideile.
toate cele bune,
Katrina
odată ce trimiteți e-mailul, tot ce a mai rămas este să așteptați un răspuns. Partea dificilă este să știi dacă să trimiți un e-mail suplimentar de urmărire.
deși este frustrant să trebuiască să trimiteți un al doilea sau al treilea e-mail de reamintire, amintiți-vă că oamenii se întâmplă multe. Țineți-vă bine câteva zile înainte de a trimite un alt mesaj. Dacă este urgent, puteți urmări mai devreme—asigurați-vă că păstrați un ton prietenos și răbdător. Oamenii vor fi mai receptivi la cererea dvs. și vor aprecia nota, ceea ce este exact ceea ce înseamnă e-mailurile de reamintire.
