dacă doriți să scrieți proceduri eficiente, există câteva activități specifice de planificare care vor duce la proceduri mai bune și mai utile.
noua versiune a „cum de a scrie un manual de politici și proceduri” este acum disponibil în format PDF e-book
procedura de trei etape procesul de scriere
practic, sfatul am pentru a scrie proceduri eficiente este același sfat mi – ar da oricine a lua pe orice fel de proiect de scriere — de la un, o scrisoare de afaceri sau o procedură; creați proiectul de scriere lucrând printr — un proces care include trei faze: plan-proiect-revizuire.
cercetări ample au arătat că proiectele de scriere de orice fel tind să aibă succes atunci când scriitorii folosesc abordarea procesului și se angajează într-un anumit tip de activitate din toate aceste trei faze. Tipul de activitate nu trebuie să fie întotdeauna același — ar trebui să fie adecvat tipului de proiect de scriere și preferințelor personale ale scriitorului. Dar este clar că scriitorii de succes fac un anumit tip de activitate de planificare înainte de a-și elabora munca și apoi se angajează în activitatea de revizuire.
în acest articol să acopere primul pas în procesul de planificare. Vorbind în general, planificarea constă în activități precum cercetarea, brainstorming-ul, diagramarea/conturarea, reflecția și scrierea liberă (fluxul de scriere a conștiinței ca generație de idei sau activitate de reflecție). Dacă doriți să scrieți proceduri eficiente, există câteva activități specifice de planificare care vor duce la o procedură mai bună și mai utilă.
planificarea unei proceduri bune înseamnă înțelegerea procesului
o activitate cheie de planificare pentru scrierea unor proceduri eficiente este înțelegerea procesului pe care procedura îl va documenta. Asta începe cu cercetarea, sau cu alte cuvinte, colectarea de informații. Aceasta ar include a face lucruri cum ar fi intervievarea proprietarii de proces și proces realizatori. În termeni de scriere tehnică, aceștia sunt experți în materie. Ei sunt cei care cunosc și înțeleg procesul și o mare parte din informații ar trebui să provină de la ei.Cu toate acestea,
toate informațiile nu ar trebui să provină de la cei implicați direct în proces. O altă sursă cheie de informații ar trebui să fie explorarea documentelor actuale și învechite legate de proces (proceduri vechi, proceduri conexe în alte domenii ale organizației, specificații ale produsului, cerințele clienților etc.). Acolo puteți găsi informații cheie despre procesul care trebuie păstrat sau poate chiar restaurat.
cercetarea ar trebui să se desfășoare și în afara organizației. Există informații disponibile de la experți sau de la lideri din industrie cu privire la cele mai bune practici în ceea ce privește procesul sau activitățile conexe? Învățarea și încorporarea celor mai bune practici (modificate după cum este necesar pentru a se potrivi cel mai bine organizației unice) ar trebui să fie un obiectiv cheie al documentării oricărui proces, dar este nevoie de efort pentru a localiza și încorpora acest tip de informații.
aflați atributele succesului procesului
pe măsură ce lucrați pentru a înțelege procesul, asigurați-vă că identificați și înțelegeți aspectele cheie ale procesului.
șablon de proces pentru proceduri de scriere
aceasta include următoarele:
intrări: cine sunt furnizorii (externi sau interni)? Care sunt intrările și în ce format (de exemplu) ar trebui să fie? Există căi critice și calendarul care sunt cruciale în primirea de intrări? Pe măsură ce lucrați pentru a înțelege procesul, asigurați-vă că identificați și înțelegeți aspectele cheie ale procesului.
activități: care sunt activitățile cheie care trebuie efectuate pentru a transforma intrările în ieșirile necesare? Care sunt liniile temporale și componentele cronologice? Cine sunt actorii cheie? Încercați să identificați deșeurile excesive sau inventarul și întârzierile inutile; care ar putea fi soluțiile potențiale la aceste probleme de proces?
rezultate: care este punctul final al procesului? Cine sunt clienții (externi sau interni)? Care sunt cerințele pentru rezultate? Ce criterii legate de rezultate pot ajuta la determinarea dacă procesul este de succes și/sau în control?
obiective și obiective: obiectivele și obiectivele ajută la determinarea dacă un proces este eficient și eficient. Procesele balistice rulează continuu fără nicio reflecție sau atenție la cât de bine funcționează procesul. Nimeni nu știe dacă procesul atinge obiective. Acesta este modul în care doriți ca afacerea sau departamentul dvs. să funcționeze? Procesele controlate au obiective clar definite, măsurători care se referă la obiective și revizuiri periodice ale eforturilor de performanță și îmbunătățire. Cercetarea ar trebui să contribuie la definirea obiectivelor prin capacitățile procesului de învățare și prin învățarea performanței liderilor din industrie în aceste domenii (bench-marking).
comunicare: lipsa unei comunicări utile și semnificative este o problemă serioasă în multe organizații și poate că este unul dintre impedimentele mai mari în calea succesului. Cei dintre noi care lucrează în organizații o văd tot timpul: Vânzările nu știu ce face marketingul, producția nu știe ce face designul produsului și invers. Această lipsă de comunicare duce la deșeuri costisitoare și reprelucrare, precum și la foarte neproductive ultimul minut de codare. Identificarea comunicării necesare și integrarea acesteia în proces poate duce la îmbunătățiri semnificative în acest domeniu.
scrieți proceduri eficiente
odată ce colectarea informațiilor este completă, folosind instrumente precum hărți de proces, diagrame de flux, contururi și fluxuri de valori pot prezenta informațiile într-un format semnificativ care luminează procesul, produsul și/sau fluxul de informații. Nu contează cu adevărat ce metodă este folosită, atâta timp cât este utilă și semnificativă pentru cei care conduc și execută procesul de documentare (scriere).
deci, dacă începeți un proiect de scriere de orice fel, inclusiv scrierea unei proceduri și primul lucru pe care îl faceți este să vă așezați la tastatură pentru a începe să tastați documentul, atunci faceți o eroare gravă. Crearea unui document ar trebui să provină în mod natural din ceea ce ați învățat din faza de planificare. Sărind peste direct la elaborarea aproape asigură proiectul scris nu va fi un succes.