cum să arhivați e-mailurile în Outlook 2007, 2010, 2013, 2016

cu cât utilizați mai mult cutia poștală Microsoft Outlook, cu atât crește mai mult cutia poștală. Dacă vă gândiți la asta, este destul de similar cu modul în care hârtiile tind să se adune pe biroul dvs. Dar ce poți face când grămada devine atât de mare încât trebuie tratată? Ei bine, în viața reală, puteți lua timp pentru a sorta fiecare document și stoca acele lucrări care sunt importante în timp ce aruncați cele mai puțin importante. Din fericire, puteți recrea același proces în Outlook.

fără excepție, fiecare versiune de Outlook acceptă arhivarea. Mai mult, aveți mai multe opțiuni atunci când vine vorba de arhivarea articolelor dvs. în Outlook. Cea mai convenabilă modalitate este de a utiliza arhivarea automată pentru a face față mesajelor, programărilor și sarcinilor mai vechi. Un alt mod de a face acest lucru este să utilizați arhivarea manuală pentru a muta mesajele într-un anumit folder. Dar cel mai rapid mod este să utilizați butonul de arhivă situat în meniul Fișier.

rețineți că Outlook păstrează un folder implicit în scopuri de arhivare care nu pot fi șterse. Arhivarea e-mailului vă va ajuta să păstrați un magazin curat, facilitând căutarea e-mailurilor mai vechi, păstrând în același timp căsuța de e-mail ordonată.

mai jos aveți o serie de ghiduri care vă vor ghida prin arhivarea articolelor în Outlook în orice mod posibil. Să începem!

Metoda 1: arhivarea manuală a mesajelor cu o singură acțiune

această metodă este cea mai rapidă modalitate de a muta unul sau mai multe mesaje în folderul arhivă. Aceste fișiere arhivate vor rămâne accesibile prin caseta de căutare sau navigând manual în folderul arhivă. Elementele arhivate pot fi vizualizate și pe dispozitive mobile vizitând folderul arhivă. Iată un ghid rapid despre arhivarea manuală a articolelor în Outlook 2016:

1. deschideți Outlook și selectați unul sau mai multe mesaje în căsuța de e-mail sau în orice alt folder.
2. Faceți clic pe pictograma arhivă din grupul ștergere. Pictograma arhivă este vizibilă numai în interiorul panglicii în Outlook 2016.
   notă: de asemenea, puteți apăsa tasta Backspace pentru a obține același rezultat.
3. ar trebui să puteți găsi mesajele în folderul arhive.
   notă: Dosarul de arhivă este creat automat chiar dacă nu l-ați folosit niciodată. Dacă nu puteți vedea folderul arhivă, accesați fișier > Cont Office > Opțiuni de actualizare și faceți clic pe Actualizare acum.

Metoda 2: Utilizarea caracteristicii de arhivare automată

Outlook are o caracteristică automată capabilă să arhiveze elemente numite arhivare automată. Această caracteristică poate fi programată pentru a arhiva elemente la intervale regulate. Toate versiunile de Outlook au suport pentru arhivare. Diferența este că arhivarea automată este dezactivată în mod implicit în Outlook 2010 și versiuni ulterioare.

după ce arhivarea automată este activată, utilizatorii pot seta proprietăți pentru fiecare folder pe care doresc să îl arhiveze. Rețineți că atunci când arhivați un e-mail, acesta va fi mutat într-un alt fișier PST și nu va mai fi disponibil în fișierul principal PST. Iată un ghid rapid despre activarea și utilizarea arhivării automate:

cum se activează și se configurează arhivarea automată

1. pentru a activa arhivarea automată, navigați la Opțiuni fișier >. După ce vă aflați în setările Outlook, faceți clic pe fila Advanced pentru ao aduce înainte, apoi faceți clic pe Setări de arhivare automată.
   notă: În Outlook 2007 și mai vechi, puteți găsi setările de arhivare automată în instrumente > Opțiuni > altele.
2. dacă totul este gri, trebuie să bifați caseta de lângă executare arhivare automată pentru a activa arhivarea automată.
   
3. acum este timpul să configurați modul în care se va comporta arhivarea automată. Începeți prin a alege cât de des doriți să ruleze Arhiva automată. Valoarea implicită este de 14 zile, dar dacă doriți să o păstrați curată, setați-o undeva între 2 și 6.
   
4. dacă doriți să fiți notificat înainte de pornirea arhivării automate, bifați caseta de lângă Prompt înainte de rularea arhivării automate. Este o idee bună să trăiți această opțiune activată, deoarece arhivarea automată are potențialul de a interfera cu munca dvs.
   
5. pentru a evita completarea arhivei cu e-mailuri inutile, este o idee bună să lăsați ștergeți e-mailul expirat bifat. Dacă dezactivați arhiva sau ștergeți elemente vechi, numai mesajele expirate vor fi șterse complet.
   
6. dacă doriți ca folderul arhivă să fie vizibil în Outlook, trebuie să activați Afișați folderul arhivă în lista de foldere.
   
7. acum setați setările implicite ale folderului pentru arhivare.
8. apoi, activați comutatorul de lângă pentru a muta elementele vechi și faceți clic pe Răsfoire pentru a seta calea către locul în care doriți să fie arhivate elementele. Apăsați Ok pentru a confirma setările.
   

după ce ați activat și configurat arhivarea automată, acesta își va face automat treaba în timp util. Puteți confirma că funcționează verificând dacă folderul arhive este populat.

Configurarea proprietăților de arhivare automată pentru foldere individuale

după ce ați terminat de configurat caracteristica de arhivare automată, puteți adăuga un strat suplimentar de control prin setarea proprietăților specifice pentru fiecare dintre foldere. Este o practică obișnuită ca folderele, cum ar fi elementele șterse sau spamul, să utilizeze diferite proprietăți de arhivare automată decât folderul principal de e-mail.
notă: Dacă nu setați setări individuale de arhivare automată pentru un folder, acesta va utiliza automat setările globale de arhivare automată configurate mai sus.

Iată un ghid rapid despre setarea proprietăților individuale de arhivare automată într-un folder:

1. faceți clic dreapta pe folderul pe care doriți să îl tratați preferențial și faceți clic pe Proprietăți.
   
2. Faceți clic pe fila arhivare automată pentru ao aduce înainte. Aici aveți o selecție de setări care se vor aplica exclusiv acestui folder.
   
3. puteți dezactiva arhivarea automată pentru acest folder făcând clic pe nu arhivați elementele din acest folder.
   
4. pentru a suprascrie setările globale de arhivare automată, faceți clic pe Arhivați acest folder folosind aceste setări și efectuați modificările de mai jos. Faceți clic pe Aplicați pentru a confirma setările.
   notă: rețineți că aceste setări nu se vor aplica niciunuia dintre subfolderele acestui folder. Va trebui să modificați fiecare.

metoda 3: Arhivarea manuală a e-mailurilor folosind instrumente de curățare

dacă nu sunteți un mare fan al automatizării, există o soluție de mijloc care vă va permite să arhivați în bloc cu și mai mult control. Cu această metodă, puteți arhiva un întreg folder împreună cu subfolderele sale. Dacă nu doriți să așteptați ca AutoArchive să intre, o puteți face singur și puteți alege unde doriți să le salvați. Iată ce trebuie să faceți:

1. Faceți clic pe fila Fișier, apoi accesați Informații și extindeți meniul derulant din instrumente de curățare. Selectați arhivă din meniul derulant.
   
2. selectați Arhivați acest folder și toate subfolderele și faceți clic pe folderul pe care doriți să îl arhivați.
   
3. dacă doriți ca toate datele Outlook să fie arhivate, faceți clic pe adresa dvs. de e-mail din partea de sus a listei.
   
4. utilizați meniul derulant de lângă Arhivați elementele mai vechi decât pentru a selecta cea mai recentă dată pentru elementele care urmează să fie arhivate. Toate elementele mai vechi decât data setată în acest meniu vor fi arhivate.
   
5. puteți arhiva elemente care anterior au fost excluse de la arhivarea automată bifând caseta de lângă includeți elemente cu arhivare automată.
   
6. utilizați butonul Browse pentru a seta calea de unde doriți să arhiva PST pentru a fi salvate. Faceți clic pe Ok pentru a începe procesul.
   

veți observa în scurt timp că unele e-mailuri vor fi mutate din folderele implicite în fișierul PST arhivat.
notă: fișierul arhivat ar trebui să devină accesibil în Outlook ca folder. Dacă din anumite motive nu merge la fișier și faceți clic pe Deschidere & Export. Apoi, faceți clic pe Deschideți fișierul de date Outlook, navigați la locația arhivei dvs. și apăsați OK.