QuickBooks este un software versatil și flexibil, care vă permite să realizeze cele mai multe sarcini majore de contabilitate dacă aveți o mulțime de experiență sau sunt un proprietar de afaceri pentru prima dată face totul singur.
cu toate acestea, unele dintre tutorialele QuickBooks pot fi un pic dificil de înțeles, mai ales atunci când vine vorba de a intra în împrumuturi și de a face plăți sau de a scrie datorii de afaceri proaste.
având în vedere acest lucru, ghidul de mai jos va descompune de ce ar trebui să introduceți împrumuturi și să scrieți datorii neperformante folosind QuickBooks, plus să treceți în detaliu cum să faceți ambele procese.
de ce să introduceți împrumuturi în QuickBooks?
toate afacerile au nevoie ocazional să împrumute bani, fie că este vorba de extindere, de achitarea datoriilor anterioare sau de pregătirea pentru o mare împingere de marketing. Ar trebui să introduceți orice împrumut pe care afacerea dvs. îl ia ca datorie în conturile dvs., plus să înregistrați plățile de împrumut pe care le efectuați pentru a reduce această răspundere.
acest lucru vă ajută să urmăriți mai bine cheltuielile afacerii dvs. și vă asigură că vă puteți menține plățile datoriei pe drumul cel bun în raport cu restul bugetului afacerii dvs. Este doar o contabilitate bună și unul dintre lucrurile principale QuickBooks a fost făcut pentru primul loc.
QuickBooks are procese ușor diferite de împrumut care intră în funcție de utilizarea versiunii online sau desktop a software-ului.
cum să introduceți împrumuturi în QuickBooks Online
pentru a introduce un împrumut folosind QuickBooks Online, va trebui să configurați un cont de răspundere pentru a urmări progresul împrumutului.
- alegeți „Setări” și „planul de conturi.”Apoi selectați” Nou „pentru a crea un cont nou
- alegeți” datorii pe termen lung „din meniul derulant” Tip cont „
- alegeți” Note plătibile „din meniul” Tip detaliu ”
- dați contului de împrumut un nume relevant. Fiți cât mai specific posibil, astfel încât să știți întotdeauna cu ce cont aveți de-a face, cum ar fi „împrumut de Marketing”
- în câmpul „sold”, introduceți suma totală în cont, precum și data „de la”. Ca de data spune QuickBooks atunci când doriți să începeți urmărirea împrumutului
- introduceți suma totală a împrumutului dvs. ca o sumă negativă, care stabilește un cont de răspundere cu totalul total al împrumutului în cauză
- alegeți „Salvați și închideți”
dacă doriți să înregistrați plățile de împrumut, puteți urma acești pași pentru înregistrarea exactă:
- alegeți „+Nou” apoi „verificați”
- Dacă intenționați să trimiteți un cec fizic pentru a achita o parte sau tot împrumutul, adăugați un număr de verificare relevant
- dacă doriți să utilizați o retragere directă sau un ETF, introduceți oricare dintre aceste opțiuni în câmpul Număr de verificare în schimb
- apoi puneți suma de răspundere pentru împrumutul dvs. din meniul derulant categorie și introduceți suma de plată
- alegeți contul de cheltuieli pentru dobândă din meniul derulant aceeași categorie și introduceți suma dobânzii
- puteți adăuga, de asemenea, orice taxe suplimentare care se pot aplica
- alegeți „Salvați și închideți” când ați terminat
introducerea împrumuturilor în QuickBooks Desktop
introducerea împrumuturilor în QuickBooks Desktop este foarte similară. Va trebui să faceți un cont de împrumut așa cum este descris mai sus, apoi să urmați un proces ușor diferit:
- Faceți clic pe „Bancar” și „scrieți cecuri” în meniul contextual
- puteți apoi să introduceți numele beneficiarului și suma de rambursare în câmpurile aplicabile
- nu uitați să atribuiți elementul de dobândă pentru rambursarea împrumutului
- puteți spune QuickBooks să introducă plata automat la intervale regulate (cum ar fi pentru plățile lunare) dacă faceți clic pe „Editați” și „memorați verificarea”
- faceți clic pe „Salvați și închideți” când ați terminat
de ce să scrieți datoriile în QuickBooks?
din când în când, o afacere poate ajunge să-și asume așa-numitele „datorii neperformante.”Datoria proastă este orice datorie pe care un client ți-o datorează legal, dar nu o poate plăti. Dacă nu puteți colecta această datorie, aceasta reprezintă o piedică pe linia de jos și vă poate afecta rentabilitatea atunci când o introduceți în software-ul dvs. de contabilitate.
cu toate acestea, compania dvs. poate utiliza și metoda contabilității de angajamente. Cu contabilitatea metodei de angajamente, afacerea dvs. va raporta orice venituri și cheltuieli atât pentru tranzacțiile finalizate, cât și pentru cele în așteptare (adică raportați tranzacțiile dvs. atât în conturile de plătit, cât și în conturile de încasat). QuickBooks vă permite să utilizați metoda de acumulare cu instrumentele sale versatile.
dacă acesta este cazul, puteți scrie off datoria rău ca deduceri pe impozite în multe cazuri, astfel încât să sfârșesc prin datorate guvernul federal mai puțini bani decât ar fi altfel.
dar pentru a profita de această anulare fiscală, trebuie să înregistrați facturile pe care le trimiteți în QuickBooks ca „necolectabile”. Acest lucru vă ajută venitul net să rămână actualizat și vă echilibrează conturile de încasat.
ca și în cazul împrumuturilor scrise folosind QuickBooks, există două procese diferite în care să se scrie datoria: un proces pentru utilizatorii desktop și unul pentru utilizatorii QuickBooks Online.
anulări folosind QuickBooks Desktop
- mai întâi, accesați „liste” și selectați „plan de conturi”
- alegeți „cont”, apoi „Nou”
- alegeți „cheltuieli, apoi „continuați”
- introduceți un nume de cont nou. Pentru a păstra lucrurile simple, numit acest lucru ceva aplicabil ca „datorie rău” sau „datorii scrie-off-uri”
- selectați „Salvați și închideți”
în acest moment, ați adăugat un nou cont de cheltuieli pentru a urmări toate datoriile neperformante pentru afacerea dvs. Acum trebuie să închideți facturile neplătite înregistrate în contul dvs.
- accesați „clienți” și alegeți „primiți plăți”
- introduceți numele clienților care nu vă plătesc în câmpul „primit de la”
- apoi introduceți suma de plată. Din moment ce nu sunt colectarea nici un ban, acest lucru trebuie să fie $0.00
- alege „reduceri și credite”
- introduceți suma pe care doriți să scrie off în câmpul „Suma de reducere”
- alege contul pe care l-ați adăugat în prima etapă a acestui proces în”cont de reducere”
- alege „Done”, apoi „salvați și închideți”
nu-l ai! Ați făcut un cont nou pentru a gestiona orice datorii neplătite și ați înregistrat tranzacțiile ca necolectabile în contul dvs.
anulări folosind QuickBooks Online
QuickBooks Online are un proces similar cu cel pe care l-ați folosi cu versiunea desktop a software-ului. Va trebui să revizuiți creanțele sau facturile pe care doriți să le considerați datorii proaste pentru a începe.
- du-te la „rapoarte”
- deschideți un „Conturi de primit îmbătrânire Detaliu” Raport
- o listă de conturi restante de primit va fi acolo. Alegeți pe care doriți să le scrieți
ar trebui să creați un cont de cheltuieli pentru datorii neperformante, așa cum este detaliat în versiunea desktop a procesului de mai sus. Pentru QuickBooks Online, butoanele pe care trebuie să le apăsați ar trebui să fie aceleași cu desktop.
după ce ați creat un cont de cheltuieli specifice datoriilor neperformante, puteți crea un element nou și non-inventar pentru a fi un substituent pentru datoria dvs. neperformantă. Acest lucru nu contează ca un element adevărat în inventarul afacerii dvs., dar este necesar pentru a echilibra procesul contabil.
- accesați „Setări” și alegeți „produse și servicii”
- alegeți ” Nou ” și „non-inventar” în colțul din dreapta sus al ecranului
- introduceți „datorii neperformante” în câmpul Nume
- alegeți „datorii neperformante” din meniul derulant cont venituri
- alegeți „Salvați și închideți”
în acest moment, acum trebuie să creați o notă de credit pentru datoria neperformantă, deci este înregistrată corect.
- alegeți „+New”, apoi „Credit Memo”
- alegeți clientul din meniul derulant client
- alegeți „datorii neperformante” din meniul de selecție „produs/serviciu”
- introduceți suma pe care doriți să o scrieți în coloana „Suma”
- introduceți „datorii neperformante” în caseta „mesaj afișat pe declarație”, apoi faceți clic pe „Salvați și închideți”
acum că ați creat o notă de credit pentru datoria neperformantă, puteți aplica nota la factura(facturile) în cauză.
- Selectați „New+”
- alegeți „primiți plata” din meniul derulant „clienți”, apoi alegeți clientul corespunzător din același meniu
- alegeți factura pe care doriți să o marcați ca datorie neperformantă din secțiunea „Tranzacții restante”
- alegeți nota de credit pentru datorii neperformante din secțiunea „Credite”
- alegeți „Salvați și închideți”
creanța dvs. de plată necolectabilă ar trebui să apară acum sub raportul de Profit și pierdere pentru contul dvs. de cheltuieli cu datoriile neperformante.
vrei să revizuiască toate creanțele le-ați marcat ca o datorie rău până acum? Puteți face acest lucru folosind QuickBooks Online accesând „Setări”, apoi „plan de Conturi”, apoi selectând „rulați raportul” în coloana „acțiune” a contului dvs. de datorii neperformante.
rezumat
chiar dacă se poate obține un pic complex din timp în timp, QuickBooks împrumut intrarea și datoria scrie-off procese sunt utile și destul de rapid pentru a efectua odată ce te obișnuiești cu ei. Desigur, cu cât utilizați mai mult QuickBooks, cu atât veți fi mai confortabil cu controalele sale și cu atât va fi mai ușor să vă urmăriți cheltuielile.
la blogul Seek Capital, puteți găsi o varietate de alte ghiduri QuickBooks, plus aflați cum să vă asigurați finanțarea pentru afacerea dvs.
contactați-ne astăzi și vedeți cum vă putem ajuta să vă atingeți obiectivele!