la un moment dat în carieră ați ratat un e-mail pe care ar fi trebuit să îl primiți. Poate că era un RFP pe care îl așteptai, o factură pe care o căutai sau pur și simplu un salut de la un coleg din industrie.
probabil că ați găsit acest mesaj mai târziu într-un folder junk, în carantină sau, mai rău, nu ați văzut deloc mesajul. Nu numai că este frustrant să pierdeți aceste e-mailuri, dar poate afecta și linia de jos a afacerii dvs.
am înțeles. Poate fi jenant când îți dai seama că nu ai răspuns niciodată unui coleg și este zdrobitor să ratezi o oportunitate de afaceri valoroasă, deoarece de fapt nu ai văzut nota.
în această perspectivă, vom explica cum și de ce un client de e-mail sau un ISP (adică Outlook) filtrează e-mailurile și cum ne păstrează afacerile în siguranță. Vom discuta, De asemenea, principalele motive pentru care e-mailurile sunt marcate ca spam și pașii pe care dvs. și echipa dvs. IT îi puteți face pentru a crește probabilitatea ca e-mailurile importante să apară în căsuța de e-mail principală.
dar cunoașterea este putere și vrem să vă arătăm ce fac alte organizații pentru a se proteja mai bine de atacurile cibernetice prin e-mail, astfel încât să puteți lua măsuri similare pentru a vă asigura compania.
cum funcționează filtrarea e-mailurilor
Spam fapt: 91% dintre infractorii cibernetici încep cu un e-mail.
acest lucru pe care îl numim spam, e-mailuri nesolicitate și nedorite, reprezintă mai mult de un sfert din traficul de e-mail. Așadar, este esențial ca ISP-ul dvs. să aibă instrumente pentru a ține sub control e-mailurile spam. ISP-ul dvs. dorește să vă păstreze afacerea în siguranță și căsuțele de e-mail cât mai fără spam.
fiecare e-mail care ajunge în căsuța de e-mail trece printr-un proces de filtrare care îl examinează pentru legitimitate și orice indicii rău intenționate. Dacă e-mailul nu trece procesul de filtrare, acesta este plasat într-unul din cele două locuri: folderul junk sau folderul de carantină dacă este rău intenționat.
deși doar unul din fiecare sută de e-mailuri sunt rău intenționate, este nevoie doar de unul pentru a trimite organizația dvs. în spirală într-o frenezie. Este un lucru foarte bun că majoritatea acestor e-mailuri sunt filtrate înainte de a le vedea vreodată!
înainte de a ajunge la inbox, fiecare mesaj trebuie să treacă prin trei seturi diferite de filtre de criterii cu ISP-ul dvs. Aceste criterii sunt:
- elemente ale e – mailului-conținutul real al e-mailului este evaluat pentru a determina dacă ceva din e-mail pare nelegitim sau rău intenționat.
- reputația domeniului expeditorului – scorul pe care ISP-ul dvs. îl oferă domeniului expeditorului se bazează pe factori precum ratele de reclamație spam și ratele de respingere.
- implicarea dvs. cu mesajul – acțiunea sau inacțiunea dvs. cu un e-mail indică ISP-ului dvs. dacă sunteți mulțumit de primirea e-mailului.
să aruncăm o privire mai profundă în fiecare dintre aceste filtre și în modul în care este afectată livrabilitatea e-mailurilor.
e-mailurile motivului principal sunt marcate ca Spam
elemente ale e-mailului.
dacă găsiți un e-mail în folderul junk care nu ar trebui să fie acolo, ar putea fi foarte bine, deoarece e-mailul individual a declanșat unul dintre acești declanșatori comuni:
- sunt prea multe imagini în e-mail.
- e-mailul folosește cuvinte de declanșare SPAM (uimitor, anulați în orice moment, Felicitări, garanție etc.).
- e-mailul nu include o adresă fizică.
- există prea multe atașamente în e-mail.
acest nivel de filtrare determină în esență dacă conținutul e-mailului este dorit sau nedorit.
reputația domeniului expeditorului
fiecare adresă IP este evaluată de fiecare ISP, deci dacă acea adresă IP a fost marcată pentru spam, activitate frauduloasă sau viruși, atunci orice e-mail din acel domeniu va fi marcat și el.
în plus, ISP-urile se uită la autentificarea la nivel de domeniu pentru a se asigura că e-mailul este trimis de la cine spune că este trimis. Acest nivel de revizuire nu privește conținutul din e-mail.
implicarea dvs. cu mesajul
ISP — urile învață constant din acțiunile dvs.-cum interacționați și nu interacționați cu e-mailurile pe care le primiți. Ați observat vreodată că, dacă ștergeți imediat e-mailurile de marketing de la o companie care nu vă interesează, veți înceta să vedeți aceste e-mailuri după un timp? Aceste e-mailuri nu au dispărut în aer subțire, încă ajung la tine, dar ISP-ul tău a aflat că nu le vrei și le-a plasat în folderul tău junk.
declanșatoarele comune pentru acest filtru sunt:
- făcând clic pe butonul spam de pe un mesaj din căsuța de e-mail
- deschiderea sau făcând clic pe un mesaj
- activarea imaginilor
- redirecționarea unui mesaj
ce puteți face pentru a îmbunătăți livrarea e-mailului
factorii principali pentru livrarea e-mailului se bazează pe acțiunile expeditorului și există câteva lucruri pe care dvs. și echipa dvs. IT le puteți face pentru a îmbunătăți livrarea e-mailurilor în cadrul organizației dvs.
dacă utilizați Outlook, iată câteva sfaturi pentru a asigura livrabilitatea viitoare de la expeditorii care sunt în prezent marcați incorect.
- Faceți clic pe „nu spam” pe un e-mail din folderul junk dintr-o sursă de încredere sau mutați-l în căsuța de e-mail.
- adăugați adresa de e-mail a expeditorului la contactele dvs. E-mailurile de la acel expeditor nu ar trebui să fie marcate ca spam în viitor.
- adăugați expeditori de încredere în lista „Expeditori și domenii sigure” pentru a împiedica Outlook să trimită vreodată e-mailuri de la ei la filtrul dvs. de spam.
- întrebați departamentul IT cum puteți vizualiza e-mailurile aflate în carantină care v-au fost trimise.
departamentul IT ar trebui să se poată asigura că cutiile poștale sunt configurate corect. Cutiile poștale diferite servesc nevoi diferite și ar trebui să fie personalizate pentru a satisface aceste nevoi.
pentru a vă asigura că configurați corect fiecare dintre cutiile poștale, iată câteva întrebări pe care să le adresați echipei IT:
- care este scopul fluxului de e-mail? Ce proces de afaceri susține? Este pentru bilete de sprijin, vânzări, marketing?
- ce serviciu sau server va trimite e-mailul?
- cutia poștală va fi utilizată pentru a răspunde la mesaje sau va fi o adresă fără răspuns? Cutia poștală va fi partajată sau va fi pentru un singur utilizator? Este necesară o licență?
- va fi necesar ca domeniul să fie „activat prin poștă” în cadrul platformei de poștă primară a clientului (adică în exchange online)?
- cine este principalul punct de contact pentru fluxul de e-mail (în special dacă fluxul este găzduit de o a 3-a parte)?
e-mailul nu poate fi niciodată perfect și, din păcate, este posibil să nu putem păstra fiecare e-mail din folderele nedorite. Dar, sperăm, sfaturile din acest articol vă vor ajuta să vă eficientizați căsuțele de e-mail, astfel încât să nu ratați acele e-mailuri cu adevărat importante!
aveți nevoie de ajutor pentru a vă asigura că ISP-ul dvs. este configurat corect? Vorbește cu un expert Lazorpoint astăzi.