e-mailurile formale joacă un rol crucial în comunicarea informațiilor în mod clar și fără erori în viața noastră de afaceri, profesională și personală. Deci, indiferent dacă întrebați despre o oportunitate, invitați pe cineva la un eveniment sau demisionați de la un loc de muncă, știind cum să scrieți un e-mail formal este o abilitate esențială pe care trebuie să o cunoașteți.
în acest ghid despre cum să scrieți un e-mail formal, descompunem procesul în pași simpli. Apoi, descriem formatul ideal de e-mail formal și oferim o selecție de exemple formale de e-mail pe care le puteți utiliza ca bază pentru corespondența dvs.
ce este un e-mail oficial?
un e – mail formal este un e-mail pe care îl trimiteți unei persoane (sau unui grup de persoane) pe care nu îl cunoașteți sau un e-mail important pe care îl trimiteți unei persoane aflate într-o poziție de autoritate-șeful dvs., de exemplu.
scrierea unui e-mail formal este similară cu scrierea unei scrisori formale, cu aceeași structură, Salutări și semnare. Sunt libere de erori de ortografie și gramaticale, planificate și scrise cu un scop clar.
e-mailurile formale sunt politicoase, profesionale și ajung direct la subiect. Sunt concentrați 100% pe un rezultat, fără a lăsa loc pentru greșeli sau neînțelegeri.
câteva exemple de e-mailuri formale includ:
- vă prezentați unei persoane profesionale pe care nu o cunoașteți
- făcând o plângere
- demisionând dintr-un loc de muncă
- oferind scuze
s-ar putea să vă întrebați de ce, într-o lume digitală, avem încă nevoie de e-mailuri formale?
multe organizații și indivizi au trecut într-adevăr la comunicarea mai puțin formală. Cu toate acestea, cercetătorii americani au descoperit că acest lucru poate provoca probleme la locul de muncă, contribuind la ceea ce descriu ca un risc tot mai mare de „incivilitate”. Organizațiile în care indivizii comunică formal, politicos și cu respect sunt mai puțin susceptibile de a experimenta conflicte, spun ei.
e-mailurile formale au niște prieteni influenți. Campania Plain English solicită claritate în comunicare din 1979. „Amintiți-vă că este puțin probabil ca oamenii să fie jigniți dacă sunteți prea formal, dar unii ar putea crede că sunteți nepoliticos dacă sunteți prea informal”, sfătuiesc ei.
soluția? „Gândiți-vă întotdeauna la cititor.”
suntem de acord. Dacă cunoașteți persoana căreia îi scrieți, atunci aveți libertatea de a scrie mai informal. Dacă nu cunoașteți persoana sau mesajul pe care îl trimiteți este important, fiți formal.
am mai scris despre importanța comunicării profesionale. Pentru a afla mai multe, consultați ghidul nostru despre cum să scrieți un e-mail profesional.
de ce să scrieți un e-mail oficial?
„oamenii tind să creadă că pot comunica prin e-mail mai eficient decât pot de fapt”, au descoperit cercetătorii de la American Psychological Association. Într-un studiu din 2005, au efectuat o serie de experimente și au ajuns la concluzia că este greu să transmiți emoție și ton prin e-mail.
motivul? Din cauza propriului nostru „egocentrism”, nu suntem capabili să ne detașăm de perspectiva noastră și să vedem pe altcineva.
pur și simplu, este ușor să apară neînțelegeri dacă suntem prea prietenoși sau informali în e-mailurile noastre. Tonul vocii poate să nu fie potrivit și pentru comunicarea informațiilor vitale.
e-mailurile formale elimină potențialul de neînțelegere și denaturare. Este vorba despre respectarea etichetei corecte de e-mail de afaceri.
un e-mail formal are un scop clar și tratează cititorul cu respect. Este scris într-un mod standard care călătorește peste granițe și culturi.
scrierea de e-mailuri oficiale poate aduce beneficii oricui în afaceri, inclusiv liderilor, spune influentul cronicar Forbes Benjamin Laker. E-mailurile ar trebui să respecte emoțiile și să fie livrate cu empatie. Cel mai important, e-mailul dvs. spune multe despre „marca dvs. personală”. Cum vrei să fii perceput?
un e-mail formal bine scris este politicos și profesional, două atribute puternice ale mărcii care vă vor îmbunătăți marca și vor crește succesul afacerii.
format de e-mail Formal
crearea de e-mailuri formale excelente este foarte simplă. Există doar cinci părți la formatul perfect de e-mail de afaceri formale:
- subiect
- salut
- linii de deschidere & corp
- închidere
- Sign-off
fiecare bucată de corespondență urmează aceeași structură formală de e-mail, ceea ce înseamnă că, odată ce ați stăpânit-o, nu va trebui niciodată să vă schimbați.
subiect Formal de e-mail
în afaceri, timpul înseamnă bani, așa că fii scurt.
subiectul trebuie să fie scurt și ușor de înțeles. Spuneți cititorului exact ce este în mesaj. Linia ideală de e-mail formală este Câteva cuvinte: „Lăsați cererea”, „cererea de întâlnire” sau „reclamația clienților”, de exemplu.
liniile formale de e-mail nu ar trebui să încerce să fie prea prietenoase sau amuzante.
cum să începeți un e-mail formal
modul formal de a începe un e-mail este să folosiți ‘dragă’.
poate părea demodat sau ciudat dacă cunoașteți persoana, dar este vorba despre respectarea unor reguli stabilite pe care le-am folosit de generații pentru a comunica formal. Dragă este un salut formal prin e-mail care continuă să fie folosit până în prezent.
dacă cunoașteți sexul persoanei, puteți folosi ceea ce se numește onorific – Domnul, Doamna etc. – dar vă sugerăm să folosiți pur și simplu numele complet dacă îl aveți. Acest sfat poate părea să contrazică unele dintre ghidurile mai vechi privind scrierea formală, dar reflectă schimbări mai largi în societate.
dacă doriți să știți cum să nu deschideți un e-mail formal, evitați „Dragă domnule/doamnă” sau termeni colectivi cu sunete înfundate, cum ar fi „pentru cine se poate referi”.
Salutări formale prin e-mail fără nume
să presupunem că sunteți îngrijorat cum să scrieți un e-mail formal fără să știți numele. În acest caz, puteți utiliza „Dragă domnule/doamnă” ca înlocuitor adecvat. Această abordare este practică, de asemenea, dacă nu știți cum să adresați un e-mail formal unei companii.
când decideți cum să începeți un e-mail formal către mai mulți destinatari, aveți mai multe opțiuni. De exemplu, vă puteți adresa echipei („dragă echipă”), colectivului („dragi toți”, „dragi colegi”) sau pentru evenimente („Salutări”).
puteți consulta ghidul nostru despre cum să începeți un e-mail.
linii formale de deschidere a e-mailului
nu există o deschidere formală standard a e-mailului. În schimb, va trebui să decideți ce este potrivit pentru comunicare și context.
dacă nu cunoașteți persoana (sau organizația) căreia îi scrieți, este politicos să vă prezentați. Cu toate acestea, dacă cunoașteți persoana, nu trebuie să faceți acest lucru și puteți sări direct în carnea mesajului dvs.
oferim exemple de mai multe propoziții formale de deschidere a e-mailurilor de mai jos. Dacă aveți nevoie de mai multă inspirație de introducere prin e-mail, citiți articolul nostru despre cele mai bune linii de deschidere a e-mailurilor.
vă sfătuim să nu folosiți fraze goale, cum ar fi „Sper că vă descurcați bine” într-un e-mail formal. Astfel de fraze sunt clich-uri care nu adaugă nimic la un mesaj și ar trebui să le evitați.
corp Formal de e-mail
Deci, ați angajat destinatarul și v-ați prezentat (dacă este necesar), acum este timpul să ajungeți la subiect.
oferim câteva exemple mai jos, dar comunicarea formală prin e-mail ar trebui să urmeze principiul piramidei. Dezvoltat de un director executiv de la McKinsey, Principiul piramidei afirmă că ar trebui să începeți mai întâi cu răspunsul și să structurați informațiile de dedesubt pentru a vă susține argumentul.
într-un e-mail oficial, destinatarul va dori să știe despre ce este mesajul și de ce ar trebui să le pese de el. Deci, spune-le!
puteți vedea mai jos câteva exemple despre modul în care abordăm mai multe exemple. De asemenea, ilustrăm cum să încheiem un e-mail formal, inclusiv propoziții formale comune de închidere a e-mailurilor.
Formal email sign off
un final formal de e-mail folosește un final specific (sau un valediction pentru a-i da numele formal). Cititorii vor fi familiarizați cu (și se așteaptă) modalități formale de a încheia un e-mail.
în majoritatea cazurilor, veți folosi e-mailul formal care se încheie „cu sinceritate” dacă știți numele persoanei căreia îi scrieți.
dacă nu (sau scrieți unui grup de persoane, de exemplu), ați încheia de obicei un e-mail formal cu „al tău fidel”.
cu toate acestea, există modificări în modul de încheiere formală a unui e-mail. Exemple de finaluri formale acceptabile includ” sincer”,” Salutări „și”cu cele mai bune urări”.
cel mai bun mod de a încheia un e-mail formal depinde de individ, de context și de ceea ce comunicați. În cele mai multe cazuri, Vă sugerăm să rămâneți fie cu „al tău sincer”, fie cu „al tău fidel”.
te străduiești să găsești un sfârșit potrivit? Consultați ghidul nostru aprofundat despre cum să încheiați un e-mail.
Exemple formale de e-mail
pentru a ilustra punctele de mai sus, am creat o selecție de exemple formale de scriere a e-mailurilor pentru situațiile pe care le puteți întâlni.
deși poate fi util să vedeți un exemplu de e-mail formal, nu vă recomandăm să le tăiați și să le lipiți și să le utilizați singur. Ar trebui să adaptați fiecare e-mail formal la circumstanțele dvs. specifice. În schimb, utilizați-le ca un ghid esențial pentru creșterea înțelegerii înainte de a vă crea propriul dvs. – sau de a utiliza Flowrite pentru a vă scrie e-mailurile.
introducere formală e-mail
există mai multe motive pentru care poate doriți să vă prezentați în mod oficial. De exemplu, puteți întreba despre un loc de muncă vacant, o oportunitate de cercetare sau puteți contacta pe cineva pe care doriți să-l cereți. Dacă te lupți cu cum să te prezinți formal prin e-mail, acesta este pentru tine.
consultați exemplul nostru de e-mail de introducere formală de mai jos pentru un exemplu.
sunt student în anul trei la Universitatea din Oxford. Vă contactez pentru a solicita acces la seria dvs. online de tutoriale. Sunt fascinat să ascult și să învăț de la tine și să cred că aceste resurse ar susține studiile mele actuale.
dacă sunteți dispus să-mi ofere acces, vă rugăm să contactați-mă aici cu detalii. Aștept răspunsul tău.
Cu stimă,
Sarah Thomas
Formal thank you email
după servicii excelente sau suport, este politicos să arate aprecierea dumneavoastră, dar doar cum să-i mulțumesc într-un e-mail formal?
în acest exemplu formal de e-mail de mulțumire, demonstrăm cum să construim un răspuns personal și pozitiv care poate fi distribuit în cadrul unei organizații și extern cu alți clienți sau clienți.
vreau să vă mulțumesc pentru ospitalitatea pe care ați arătat-o în timpul unui sejur recent la proprietatea dumneavoastră. Partenerul meu și cu mine ne-am bucurat de o pauză fantastică și am dori să ne exprimăm recunoștința față de dvs. și personalul dvs. pentru toată munca grea.
vă rugăm să extindeți cele mai calde salutări personalului dvs. Vom fi încântați să revenim în viitor.
Cu stimă,
Sarah Thomas
e-mail oficial de demisie
când demisionați dintr-un loc de muncă, este vital să trimiteți un e-mail oficial de demisie. Demisia nu numai că vă anunță angajatorul că plecați, ci acționează și ca dovadă a datei demisiei.
o demisie formală prin e – mail poate fi scurtă-în unele cazuri, doar o singură linie. Cu toate acestea, după cum veți vedea în acest eșantion oficial de e-mail de demisie, ne-am luat timp să ne arătăm aprecierea față de angajatorul nostru.
vă scriu pentru a vă informa că demisionez din funcția mea de șef de Marketing.
aș dori să vă mulțumesc pentru oportunitatea de a învăța și de a vă dezvolta în organizație și m-am bucurat de timpul petrecut aici. Sunt dispus să lucrez cu tine pentru a sprijini numirea succesorului meu.
mă puteți contacta aici în orice moment pentru a discuta orice sprijin pe care îl pot oferi sau orice detalii de care aveți nevoie de la mine pentru a face tranziția cât mai lină posibil.
Cu stimă,
Steve Welch
e-mail de invitație formală pentru un eveniment
Iată un eșantion de e-mail de invitație formală trimis unui grup de colegi. Fiecare e-mail de invitație formală ar trebui să includă o linie de subiect clară, toate detaliile despre eveniment (inclusiv data, ora și locația) și modul în care oamenii pot răspunde.
Iată un e-mail de invitație formală pentru un eveniment de seară la business.
vreau să vă invit la un eveniment pe care îl organizăm pentru Steve Welch, șeful nostru de Marketing care pleacă pe 12 decembrie. Evenimentul va avea loc între 7 pm – 12 pm pe 12 decembrie.
numerele sunt limitate, iar oaspeții vor trebui să RSVP înainte de eveniment pentru a asigura spațiu adecvat și băuturi răcoritoare.
dacă doriți să participați, RSVP la acest e-mail cu orice cerințe dietetice. Dacă nu puteți participa, vă încurajăm să trimiteți mesajele de susținere pentru Steve înainte de a pleca pentru a începe noul său rol.
Salutări,
Mandy Smith
e-mail oficial de reclamație
dacă ați primit un serviciu slab sau sunteți dezamăgit de un produs, un e-mail oficial de reclamație poate crește gradul de conștientizare a problemelor dvs. În e-mailurile formale, este important să afirmați fapte, dar să evitați să deveniți prea emoționali.
Iată un exemplu de e-mail de reclamație formală.
vă contactez pentru a vă plânge de serviciul pe care l-am primit la 12 septembrie. Personalul dvs. a fost nepoliticos și necomunicativ în timpul vizitei mele.
am fost un utilizator de lungă durată al serviciilor dvs. și am fost dezamăgit că, cu această ocazie, nu ați reușit să vă ridicați la standardele dvs. tipic ridicate.
vreau să cer scuze formale și să învăț ce intenționați să faceți pentru a evita ca acest lucru să se întâmple în viitor.
Cu stimă,
Steve Roberts
e-mail formal de scuze
compunerea unui e-mail formal de scuze poate fi o provocare, dar recunoașterea unei greșeli a fost făcută este crucială pentru limitarea daunelor și restabilirea unei relații.
Iată un eșantion de e-mail oficial de scuze direct de la o companie pentru a trata un client care a făcut o reclamație.
numele meu este Ryan Davies și sunt reprezentant al Serviciului pentru clienți la XXX. vreau să profit de această ocazie pentru a-mi cere scuze în mod oficial pentru serviciul pe care l-ați primit la 12 septembrie 2021.
din păcate, nu am reușit să atingem standardele noastre înalte cu această ocazie. Am discutat cu toți membrii echipei implicați și am reiterat importanța serviciului pentru clienți. Aș dori să vă asigur că acest lucru nu se va mai întâmpla.
mă puteți contacta direct dacă doriți să discutați în continuare reclamația dvs. Am atașat un voucher pentru 10 pentru a vă folosi la următoarea vizită, pentru a arăta aprecierea noastră.
Cu stimă,
Ryan Davies
doriți să scrieți e-mailuri formale mai bune? Încercați Flowrite
scrierea de e-mailuri formale este simplă dacă urmați procesul nostru. Șabloanele formale de e-mail incluse în această postare pe blog ar trebui să ofere un ghid, dar ar trebui să fie întotdeauna adaptate și actualizate pentru a reflecta circumstanțele dvs. specifice. Cu toate acestea, există o cale și mai ușoară. Flowrite este un instrument de scriere AI care transformă instrucțiunile scurte în e-mailuri și mesaje gata de trimis. Dacă încă vă străduiți să găsiți cuvintele potrivite pentru scrierea e – mailurilor formale, Flowrite vă poate ajuta să începeți și să vă oferiți inspirație-sau chiar să scrieți întregul e-mail pentru dvs. cu un clic pe un buton. După cum puteți vedea din exemplul de mai jos, tot ce trebuie este un clic pe buton.
încă vă întrebați cum să trimiteți un e-mail formal? Sperăm că nu. Data viitoare când scrieți un e-mail formal, țineți cont de aceste exemple și puteți comunica cu încredere.