À un moment donné de votre carrière, vous avez manqué un e-mail que vous auriez dû recevoir. Il s’agissait peut-être d’une demande de propositions que vous attendiez, d’une facture que vous recherchiez ou simplement d’un bonjour d’un collègue de l’industrie.
Probablement, vous avez trouvé ce message plus tard dans un dossier indésirable, en quarantaine, ou pire, vous n’avez jamais vu le message du tout. Non seulement il est frustrant de manquer ces e-mails, mais cela peut également affecter les résultats de votre entreprise.
Nous l’obtenons. Cela peut être embarrassant lorsque vous réalisez que vous n’avez jamais répondu à un collègue, et il est écrasant de manquer une opportunité commerciale précieuse parce que vous n’avez pas vu le mémo.
Dans cet aperçu, nous expliquerons comment et pourquoi un client de messagerie ou un FAI (c’est-à-dire Outlook) filtre les e-mails et comment il protège nos entreprises. Nous discuterons également des principales raisons pour lesquelles les e-mails sont signalés comme spam et des mesures que vous et votre équipe informatique pouvez prendre pour augmenter la probabilité que des e-mails importants apparaissent dans votre boîte de réception principale.
Mais la connaissance, c’est le pouvoir, et nous voulons vous montrer ce que font les autres organisations pour mieux se protéger des cyberattaques par e-mail, afin que vous puissiez prendre des mesures similaires pour sécuriser votre entreprise.
Comment fonctionne le filtrage des e-mails
Spam Fait: 91% des cybercrimes commencent par un e-mail.
Cette chose que nous appelons spam, courrier indésirable non sollicité et indésirable, représente plus d’un quart de tout le trafic de courrier électronique. Il est donc essentiel que votre FAI dispose d’outils pour contrôler les spams. Votre FAI souhaite protéger votre entreprise et vos boîtes de réception aussi sans spam que possible.
Chaque e-mail qui arrive dans votre boîte de réception passe par un processus de filtrage qui vérifie sa légitimité et tout indice malveillant. Si l’e-mail ne passe pas le processus de filtrage, il est placé à l’un des deux endroits suivants : votre dossier indésirable ou votre dossier de quarantaine s’il est malveillant.
Bien que seulement un e-mail sur cent soit malveillant, il n’en faut qu’un pour envoyer votre organisation en spirale dans une frénésie. C’est une très bonne chose que la plupart de ces e-mails soient filtrés avant même que vous ne les voyiez!
Avant d’atteindre votre boîte de réception, chaque message doit passer par trois ensembles de filtres de critères différents avec votre FAI. Ces critères sont:
- Éléments de l’e–mail – le contenu réel de l’e-mail est évalué pour déterminer si quelque chose dans l’e-mail semble illégitime ou malveillant.
- Réputation du domaine de l’expéditeur – le score que votre FAI attribue au domaine de l’expéditeur est basé sur des facteurs tels que les taux de plaintes pour spam et les taux de rebond.
- Votre engagement avec le message – votre action ou votre inaction avec un e-mail indique à votre FAI si vous êtes satisfait de recevoir l’e-mail.
Approfondissons chacun de ces filtres et comment la délivrabilité des e-mails est affectée.
Les E-Mails De La Raison Principale Sont Signalés comme Spam
Éléments de l’E-Mail.
Si vous trouvez un e-mail dans votre dossier indésirable qui ne devrait pas être là, cela pourrait très bien être dû au fait que l’e-mail individuel a déclenché l’un de ces déclencheurs courants:
- Il y a trop d’images dans l’e-mail.
- L’e-mail utilise des mots déclencheurs de SPAM (Incroyable, annuler à tout moment, félicitations, garantie, etc.).
- L’e-mail n’inclut pas d’adresse physique.
- Il y a trop de pièces jointes dans l’e-mail.
Ce niveau de filtrage détermine essentiellement si le contenu de l’e-mail est souhaité ou indésirable.
Réputation du domaine de l’expéditeur
Chaque adresse IP est évaluée par chaque FAI, donc si cette adresse IP a été signalée pour spam, activité frauduleuse ou virus, alors tout e-mail de ce domaine sera également signalé.
De plus, les FAI examinent l’authentification au niveau du domaine pour s’assurer que l’e-mail est réellement envoyé à partir de qui il dit qu’il est envoyé. Ce niveau d’examen ne porte pas sur le contenu de l’e-mail.
Votre engagement avec le message
Les FAI apprennent constamment de vos actions – comment vous faites et n’interagissez pas avec les e-mails que vous recevez. Avez-vous déjà remarqué que, si vous supprimez immédiatement les e-mails marketing d’une entreprise qui ne vous intéresse pas, vous cesserez de voir ces e-mails après un certain temps? Ces e-mails n’ont pas disparu, ils vous parviennent toujours, mais votre FAI a appris que vous ne les voulez pas et les a placés dans votre dossier indésirable.
Les déclencheurs courants de ce filtre sont:
- Cliquer sur le bouton spam d’un message dans la boîte de réception
- Ouvrir ou cliquer sur un message
- Activer les images
- Transférer un message
Ce que vous pouvez faire pour améliorer la délivrabilité des e-mails
Les principaux facteurs de délivrabilité des e-mails sont basés sur les actions de l’expéditeur et la configuration du FAI mais il y a une poignée de choses que vous et votre équipe informatique pouvez faire pour améliorer la délivrabilité des e-mails au sein de votre organisation.
Si vous utilisez Outlook, voici quelques conseils pour assurer la délivrabilité future des expéditeurs qui sont actuellement signalés de manière incorrecte.
- Cliquez sur « pas de spam » sur un e-mail dans le dossier indésirable d’une source de confiance ou déplacez-le dans la boîte de réception.
- Ajoutez l’adresse e-mail de l’expéditeur à vos contacts. Les e-mails de cet expéditeur ne devraient pas être marqués comme spam à l’avenir.
- Ajoutez des expéditeurs de confiance à la liste « Expéditeurs et domaines sécurisés » pour empêcher Outlook d’envoyer des e-mails de leur part à votre filtre anti-spam.
- Demandez à votre service informatique comment visualiser les e-mails mis en quarantaine qui vous ont été envoyés.
Votre service informatique devrait pouvoir s’assurer que vos boîtes aux lettres sont correctement configurées. Différentes boîtes aux lettres répondent à des besoins différents et doivent être personnalisées pour répondre à ces besoins.
Pour vous assurer de configurer correctement chacune de vos boîtes aux lettres, voici quelques questions à poser à votre équipe informatique:
- Quel est le but du flux d’e-mails? Quel processus métier prend-il en charge ? Est-ce pour les tickets de support, les ventes, le marketing?
- Quel service ou serveur enverra l’e-mail ?
- La boîte aux lettres sera-t-elle utilisée pour répondre aux messages, ou s’agira-t-elle d’une adresse de non-réponse? La boîte aux lettres sera-t-elle partagée ou sera-t-elle réservée à un seul utilisateur ? Une licence est-elle requise ?
- Le domaine devra-t-il être » compatible courrier » sur la plate-forme de messagerie principale du client (c’est-à-dire dans exchange online) ?
- Qui est le principal point de contact pour le flux de messagerie (en particulier si le flux est hébergé par une tierce partie)?
Les e-mails peuvent ne jamais être parfaits et malheureusement, nous ne pourrons peut-être pas garder chaque e-mail hors des dossiers indésirables. Mais j’espère que les conseils de cet article vous aideront à rendre vos boîtes de réception plus efficaces, afin que vous ne manquiez pas ces e-mails vraiment importants!
Avez-vous besoin d’aide pour vous assurer que votre FAI est correctement configuré ? Parlez avec un expert Lazorpoint aujourd’hui.