à medida que a sociedade se torna mais sem papel, é difícil pensar em manter toda a documentação que acompanha sua casa—especialmente quando você vende sua casa. Imagine: algumas transações imobiliárias exigem cerca de 180 folhas de papel, gerando uma pilha considerável, além de cãibras nas mãos de toda essa assinatura.
mas quanto tempo você deve manter registros associados a um empréstimo e sua propriedade depois de vender? Três anos? Dez anos? Para sempre? Antes de começar suas pilhas “keep” e “toss”, aqui está uma visão geral de quais documentos são essenciais e como ser inteligente sobre o armazenamento de registros de venda em casa.
os registros eletrônicos são uma opção? A resposta é sim, mas…
“Quando eu tiver compradores ou vendedores, de eu manter registros eletrônicos, e eu enviar todos os documentos para meus clientes eletronicamente, mas eu também incentivar as pessoas a manter cópias em papel”, disse Randi Barba, um campeão de vendas imobiliárias, com 10 anos de experiência em Asheville, Carolina do Norte, área.”Embora muito do nosso armazenamento seja baseado na nuvem, acho que é realmente útil para eles porque muitas vezes as pessoas nem se lembram de onde o catalogam em seu armazenamento em nuvem”, acrescentou ela. “Mesmo os Millennials, eles ainda gostam de ter essa cópia em papel também.”
em um nível alto, certifique-se de ter provas de quaisquer pagamentos de hipotecas
além do que você precisará para seus impostos (chegaremos a esses em breve), você não precisa manter todos os registros associados a uma propriedade indefinidamente, uma vez que não a possui mais.
no Entanto, você definitivamente vai querer mantê-a prova de quaisquer empréstimos, hipotecas (também chamados de atos de confiança), e atos em seu nome que tiver sido pago e registrados entre os registros de terras no estado ou município onde a propriedade foi vendida.
uma “liberação” ou “certificado de satisfação”, indicando que a hipoteca paga foi registrada corretamente, será suficiente. (Manter uma declaração de pagamento ou liberação de garantia também protege contra quaisquer erros em seu relatório de crédito ou no final do credor.)
quais outros documentos de venda de casas você deve pendurar?
quando você está listando sua casa, ajuda a pensar como um comprador em termos de papelada. Beard brinca que ela se tornou conhecida na área de Asheville por fazer de seus compradores um aglutinante—”acho que sou um dos únicos agentes que faz isso”—completo com seções com guias para avaliação, inspeção de casa e assim por diante.”É uma referência tão fácil quando está tudo em um só lugar”, disse ela. “Se eu vender uma casa a alguém e depois três anos depois, eles me ligam para listar, eu sei que temos esses registros. Mas é surpreendente quantas pessoas vão me ligar para listar a casa,e eu vou ser como, ‘ você tem todas as informações de quando você comprou? E eles dizem: “Não.'”
se você fosse criar um fichário de venda de casa, seria inteligente incluir seu:
Declaração de liquidação (fechamento)
Como vendedor, seu documento mais vital é a declaração de encerramento, também chamada de declaração de liquidação. (Alguns agentes também se referem a isso como uma” ALTA”, porque a American Land Title Association desenvolveu a forma amplamente utilizada.) Esta declaração, frequentemente usada juntamente com a divulgação de encerramento, resume as finanças da transação, especifica Taxas e créditos e mostra os lucros líquidos de um vendedor, que você pode precisar para impostos.
Recibos de melhorias de capital
embora você não precise do seu relatório de título preliminar ou dos registros de seguro dos proprietários depois de vender, você deseja manter os recibos de melhorias de capital, como uma remodelação de cozinha ou banho antes de vender a casa. Isso não é manutenção ou reparo regular, mas melhorias que aumentaram o valor da casa. As melhorias de Capital mitigam os impostos sobre ganhos de capital que você deve na venda de casas, o que é mais fácil de calcular se você tiver registros de todas essas melhorias em relação à sua propriedade da propriedade.
licenças de renovação
Beard também recomenda manter cópias de registros onde o novo proprietário pode encontrar um problema legal, por exemplo, quaisquer licenças que você tirou para reformas antes de vender. Se alguém fizer uma certa quantidade de renovações sem licenças, o próximo comprador poderá ser responsabilizado retroativamente por trabalhos não permitidos encontrados durante uma inspeção posterior.”Esse é um grande problema conosco agora; tenho certeza de que provavelmente é nacional”, disse ela. “É imperativo manter toda essa informação.”
garantias domésticas
da mesma forma, adira a quaisquer garantias de controle de pragas, melhorias de construção, trabalhos de cobertura e eletrodomésticos (Lavadora/Secadora embutida, aquecedor de água, geladeira, sistema HVAC), bem como contratos de Serviço, para a vida útil da garantia, Mesmo se você vender a casa antes que a garantia expire.Embora muitos documentos estejam relativamente disponíveis on-line, Beard também sugere manter cópias de quaisquer registros exclusivos de sua antiga casa, novamente para colocar quaisquer perguntas imediatas ou problemas potenciais dos novos proprietários.”Eu moro em uma casa de 1949—há um cofre à prova de fogo cimentado no chão da garagem”, disse ela. Se ela vendesse a casa, ela transmitiria não apenas registros de substituição do telhado e das janelas, mas também informações sobre o cofre.
o que você precisa especificamente para impostos e cálculo de ganhos de capital
um contador público certificado é um profissional que você vai querer em seu canto depois de vender sua casa para responder a perguntas detalhadas sobre sua venda particular de casa. Nem todo proprietário tem que pagar impostos federais depois de vender uma casa. Os arquivadores de impostos únicos podem excluir até US $250.000 de lucro, e os arquivadores casados podem excluir até US $500.000, de acordo com o Internal Revenue Service. (Você deve se qualificar para esta exclusão, provando que você possuiu e usou sua casa por pelo menos dois dos cinco anos antes de sua venda.)
em geral, para calcular sua responsabilidade fiscal, você precisará de um comprovante de seu preço de compra original e do preço de venda (disponível na declaração de encerramento). O cálculo de quaisquer melhorias de capital feitas em sua casa ao longo dos anos reduzirá o valor do imposto sobre ganhos de capital que você pagará na venda.
para esses cálculos, mantenha esses documentos:
- a declaração de encerramento
- documentação que comprove a sua casa era a sua residência principal, pelo menos de dois a cinco anos (tais como contas de utilidade, o registro de eleitores, antes de rendimentos)
- 1099-S formulário do IRS (especialmente se você não se qualificar para o imposto sobre ganhos de capital exclusões)
- um 1098 forma, o que mostra a sua pago de juros de hipotecas, além de quaisquer imóveis impostos pagos através de caução
- registros e recibos que fornecem evidências de melhorias de capital (incluindo quaisquer faturas para um empreiteiro para remodelação)
- recibos para quaisquer despesas de movimentação. (Isso pode reduzir seus lucros de venda de casa se você cumprir certas regras, como vender a casa por causa de um novo emprego que está a pelo menos 50 milhas mais longe do seu antigo.)
os especialistas financeiros recomendam manter esses registros por sete anos após a venda de sua casa, com base no prazo do IRS para auditorias. O IRS tem três anos para auditar seu retorno se suspeitar de algum erro de boa-fé de sua parte, e seis anos se achar que você subnotificou sua renda em pelo menos 25%. (Nota: você pode ser auditado a qualquer momento se o IRS suspeitar de fraude.)
Melhores práticas para o armazenamento de sua casa venda registros
Com a tecnologia de hoje, você pode digitalizar todos os pertinentes registros e recibos em nuvem de armazenamento, bem como manter um papel de fichário, se você escolher.
“basta iniciar um arquivo Dropbox e despejar tudo lá”, disse Beard. Se você não tiver um scanner, tire uma foto do recibo do smartphone e carregue-a.
armazenamento em nuvem como Dropbox, IDrive, pCloud, MediaFire, OneDrive, Google Drive e iCloud faz backup automaticamente e é protegido por senha, portanto, qualquer falha no computador em casa não afetará seus registros. Você também pode acessar o armazenamento em nuvem de qualquer lugar do mundo. Apenas certifique-se de que qualquer pessoa que precise acessar esses registros tenha o login correto.
se você também mantiver um fichário de papelada, rotulá-lo claramente e armazená-lo em um local seguro, como um cofre de incêndio ou uma caixa de banco. Fotocopie todos os recibos de registro para que durem mais. A maioria dos recibos de registro é impressa em papel térmico, que é suscetível à luz UV e ao calor, por isso desaparece com o tempo. Uma fotocópia Não. (você pode jogar os originais.)
comece sua manutenção de registros quando você comprar sua casa pela primeira vez, e você descobrirá que vendê-la e eliminar a papelada desnecessária mais tarde se torna muito mais fácil.
Beard diz que ela é tão meticulosa, suas táticas organizacionais esfregar fora em clientes. E mesmo se você não planeja vender imediatamente, você seria sábio para manter seus registros arrumados como você vai: “Eu treino meus pais desde o início”, disse ela, observando: “confie em mim. Você vai me agradecer anos a partir de Agora, quando você quer vender.”