em algum momento de sua carreira, você perdeu um e-mail que deveria ter recebido. Talvez fosse um RFP que você estava esperando, uma fatura que você estava procurando ou simplesmente um Olá de um colega do setor.
provavelmente, você encontrou esta mensagem mais tarde em uma pasta lixo, em quarentena ou pior, você nunca viu a mensagem. Não só é frustrante perder esses e-mails, mas também pode afetar o resultado final da sua empresa.
nós entendemos. Pode ser embaraçoso quando você percebe que nunca respondeu a um colega, e é esmagador perder uma oportunidade de negócio valiosa porque você realmente não viu o memorando.Nesta visão, explicaremos como e por que um cliente de E-mail ou ISP (ou seja, Outlook) filtra e-mails e como ele mantém nossos negócios seguros. Também discutiremos os principais motivos pelos quais os e-mails são sinalizados como spam e as etapas que você e sua equipe de TI podem fazer para aumentar a probabilidade de E-mails importantes aparecerem em sua caixa de entrada principal.Mas o conhecimento é poder, e queremos mostrar o que outras organizações estão fazendo para se proteger melhor de ataques cibernéticos por e-mail, para que você possa tomar medidas semelhantes para proteger sua empresa.
como funciona a filtragem de E-mail
fato de Spam: 91% dos cibercrimes começam com um e-mail.Essa coisa que chamamos de spam, lixo eletrônico não solicitado e indesejado é responsável por mais de um quarto de todo o tráfego de E-mail. Portanto, é essencial que seu ISP tenha ferramentas para manter e-mails de spam sob controle. Seu ISP deseja manter sua empresa segura e suas caixas de entrada o mais livres de spam possível.Cada e-mail que chega à sua caixa de entrada passa por um processo de filtragem que analisa a legitimidade e quaisquer pistas maliciosas. Se o e-mail não passar no processo de filtragem, ele será colocado em um dos dois lugares: sua pasta de lixo eletrônico ou sua pasta de quarentena, se for malicioso.Embora apenas um em cada CEM e-mails sejam maliciosos, é preciso apenas um para enviar sua organização em espiral para um frenesi. É uma coisa muito boa que a maioria desses e-mails são filtrados antes de você vê-los!
Antes de chegar à sua caixa de entrada, cada mensagem deve passar por três conjuntos diferentes de filtros de critérios com o seu ISP. Esses critérios são:
- elementos do E-mail-o conteúdo real do E-mail é avaliado para determinar se algo dentro do E-mail parece ilegítimo ou malicioso.
- a reputação do domínio do remetente – a pontuação que seu ISP dá ao Domínio do remetente é baseada em fatores como taxas de reclamação de spam e taxas de rejeição.
- seu envolvimento com a mensagem-sua ação ou inação com um e-mail indica ao seu ISP se você está feliz em receber o e-mail.
vamos dar um mergulho mais profundo em cada um desses filtros e como a entregabilidade dos E-mails é afetada.
Os E-mails do principal motivo são sinalizados como Spam
elementos do E-mail.
se você encontrar um e-mail em sua pasta de lixo eletrônico que não deveria estar lá, pode ser porque o e-mail individual acionou um desses gatilhos comuns:
- há muitas imagens no e-mail.
- o e-mail usa palavras de gatilho de SPAM (incrível, cancelar a qualquer momento, Parabéns, garantia, etc.).
- o e-mail não inclui um endereço físico.
- há muitos anexos no e-mail.
este nível de filtragem determina essencialmente se o conteúdo do E-mail é desejado ou indesejado.
a reputação do domínio do remetente
cada endereço IP é classificado por cada ISP, portanto, se esse endereço IP tiver sido sinalizado para spam, atividade fraudulenta ou vírus, qualquer e-mail desse domínio também será sinalizado.
além disso, os ISPs analisam a autenticação no nível do domínio para garantir que o e-mail esteja realmente sendo enviado de quem diz que está sendo enviado. Este nível de revisão não olha para o conteúdo dentro do E-mail.
seu envolvimento com a mensagem
ISPs constantemente aprender com suas ações-como você faz e não interagir com os e-mails que você recebe. Você já notou que, se você excluir imediatamente e-mails de marketing de uma empresa em que não está interessado, deixará de ver esses e-mails depois de um tempo? Esses e-mails não desapareceram no ar, eles ainda estão chegando até você, mas seu ISP aprendeu que você não os quer e os colocou em sua pasta de lixo eletrônico.
gatilhos comuns para este filtro são:
- Clicando no botão spam, em uma mensagem na caixa de entrada
- Abrir ou clicar em uma mensagem de
- Activar imagens
- Reencaminhar uma mensagem de
o Que Você Pode Fazer para Melhorar a Entrega de Emails
Os principais fatores para a entrega de emails são baseadas no remetente ações e o ISP de instalação, mas há um punhado de coisas que você e sua equipe de TI pode fazer para melhorar a entregabilidade de e-mail dentro de sua organização.
se você usar o Outlook, Aqui estão algumas dicas para garantir a entrega futura de remetentes que estão atualmente sinalizados incorretamente.
- clique em “não spam” em um e-mail na pasta Lixo Eletrônico de uma fonte confiável ou mova-o para a caixa de entrada.
- adicione o endereço de E-mail do remetente aos seus contatos. Os e-mails desse remetente não devem ser marcados como spam no futuro.
- adicione Remetentes confiáveis à lista “Remetentes e domínios seguros” para evitar que o Outlook envie e-mails para o seu filtro de spam.
- Pergunte ao seu departamento de TI como você pode visualizar e-mails em quarentena que foram enviados para você.
seu departamento de TI deve ser capaz de garantir que suas caixas de correio estejam configuradas corretamente. Caixas de correio diferentes atendem a diferentes necessidades e devem ser personalizadas para atender a essas necessidades.
para garantir que você configure cada uma de suas caixas de correio corretamente, aqui estão algumas perguntas a serem feitas à sua equipe de TI:
- Qual é o propósito do fluxo de E-mail? Que processo de negócios ele está apoiando? É para tickets de suporte, Vendas, marketing?
- Qual serviço ou servidor enviará o e-mail?
- a caixa de correio será utilizada para responder a mensagens ou será um endereço Sem Resposta? A caixa de correio será compartilhada ou será para apenas um usuário? É necessária uma licença?
- o domínio precisará ser “habilitado para email” na plataforma de email principal do cliente (ou seja, no exchange online)?
- quem é o principal ponto de contato para o fluxo de E-mail (particularmente se o fluxo estiver hospedado por um terceiro)?
o e-mail pode nunca ser perfeito e, infelizmente, talvez não possamos manter todos os e-mails fora das pastas indesejadas. Mas espero que as dicas deste artigo o ajudem a tornar suas caixas de entrada mais eficientes, para que você não perca esses e-mails realmente importantes!
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