para cada projeto que passamos, o sucesso do projeto é definido de forma diferente e, quando se trata de medir o sucesso do projeto em geral, as águas são um pouco turvas. Como os projetos têm muitas partes móveis, etapas, peças e metas, o sucesso do projeto pode mudar ao longo da duração do projeto. Um projeto concluído para o EOY 2020 provavelmente é muito diferente do projeto em que você está trabalhando no primeiro trimestre de 2021. Neste artigo, abordaremos a ideia geral do sucesso do projeto e como medir o sucesso do projeto.
uma definição que o Project Management Institute fornece para o sucesso do projeto é que o projeto foi concluído “no prazo, dentro do orçamento e na especificação.”Esta é uma definição muito técnica que pode não se aplicar a todos os projetos existentes, mas os componentes dessa definição podem ser úteis ao entender como medir o sucesso do projeto.
mas antes que possamos medir o sucesso do projeto, precisamos defini-lo por nós mesmos. Isso significa que você e sua equipe devem se reunir como um grupo e pensar sobre como será o sucesso do projeto para o seu grupo interno. Será focado em métricas de desempenho rígidas e critérios de uma campanha? Será determinado por uma pesquisa de cliente ou pontuação NPS do cliente? Vamos dar uma olhada nas razões pelas quais definir o sucesso do projeto é tão crítico.
A importância de definir o sucesso do projeto
como eu disse, Se a sua definição de” sucesso do projeto ” é semelhante à técnica importa muito pouco. O mais importante é que você e sua equipe decidam o que será internamente e documentem isso em algum lugar. Você pode criar uma rubrica para medir métricas e critérios de sucesso, ou você pode criar uma lista de coisas que precisam ser realizadas para que um projeto alcance “sucesso.”Depois de definir como será o sucesso do projeto para você e sua equipe, será muito mais fácil seguir em frente. Aqui estão algumas das principais razões pelas quais:
isso ajudará a promover um senso de camaradagem
se seus companheiros de equipe, ou outros em sua organização, todos entenderem o que o barômetro para o sucesso está em um projeto, eles estarão mais motivados para que isso aconteça. Quando não há uma meta clara para o projeto, ou sub-projetos, o sucesso se torna difícil de definir e os membros da equipe podem ficar facilmente desencorajados. Eles também terão que trabalhar juntos em direção a esse objetivo comum — isso promoverá um verdadeiro espírito de equipe e senso de camaradagem dentro de sua organização.
Metrics = gold
depois de definir o sucesso do projeto, você tem seus KPIs e métricas. Estes são ouro para sua equipe. Isso permitirá que você meça exatamente quanto progresso você fez, onde precisa melhorar e quanto trabalho extra será necessário para chegar lá. Se você sabe que seu objetivo é $ 1m ARR e você está em $580k com três meses para ir, você sabe que você precisa chutá-lo em alta velocidade. Trabalhamos melhor com métricas fortes para apoiar nossas decisões e escolhas de projetos.
melhoria contínua
digamos que você não atinja a meta ARR que definiu para si mesmo. Tudo bem. Você não teve” sucesso ” tradicionalmente em relação às metas do seu projeto desta vez, mas pode aproveitar os aprendizados, pivotar e melhorar ao longo do próximo ano. Ao medir o sucesso do projeto, você também está medindo o fracasso do projeto, o que é tão importante para estudar. O fracasso não é final.
Project success ladders up
sua definição de sucesso do projeto para sua equipe provavelmente se encaixa na ideia de sucesso do projeto para seus gerentes, a equipe Executiva e até mesmo outras equipes com as quais você colabora com frequência. Definir o sucesso do projeto para sua equipe ajuda outras equipes a entender melhor como trabalharão com você, colaborarão e como também definirão o sucesso do projeto.
Como Medir o Sucesso do Projeto
Agora que temos uma compreensão básica da definição do sucesso do projeto e por que é importante definir o termo, vamos cavar como podemos medir o sucesso do projeto global. Como mencionado anteriormente, o sucesso do projeto é tecnicamente definido como o resultado de um projeto ser concluído “no prazo, dentro do orçamento e na especificação.”Mas como podemos realmente medir o sucesso do projeto? Aqui estão algumas maneiras de fazer isso.
realizações vs. ESPECIFICAÇÕES
imediatamente após terminar um projeto, é útil entender o que você realizou em termos de metas em comparação com as especificações do projeto que você definiu para concluir. Isso é, talvez, o mais óbvio foi medir o sucesso do projeto. Os principais objetivos e metas do projeto foram cumpridos? Você percebeu que certas especificações eram irrelevantes ao longo do caminho? Entender onde seus objetivos seguem no final de um projeto versus o início é crucial.
para entender o que você realizou ao longo de um projeto, você sempre pode refazer seus passos através de seus e-mails e Reunir uma lista de todos os componentes do projeto. Se você estiver usando uma ferramenta de gerenciamento de projetos, basta visitar a página inicial do projeto e visualizar todas as tarefas concluídas. Idealmente, cada tarefa seria dividida em projetos menores, para que você possa ver onde exatamente você completou mais trabalho ou onde você pode ter perdido a marca.
satisfação do cliente ou do cliente
se você estiver trabalhando em um projeto para um cliente específico, outra maneira de medir o sucesso do projeto é decodificando a resposta que você obtém do seu cliente após a conclusão. Que tipo de feedback eles tiveram que compartilhar? Normalmente, a satisfação do cliente pode ser coletada casualmente em uma chamada, por e-mail ou em um formulário de pesquisa. Se você quiser medir com precisão os aumentos de satisfação do início ao fim de um projeto, certifique-se de também pesquisar o cliente antes do início do projeto.A satisfação do cliente, por outro lado, é uma boa maneira de medir o sucesso do projeto se este projeto se refere à experiência do cliente. Por exemplo, se estamos construindo um novo recurso no Hive, um ótimo barômetro para o sucesso é quantas mensagens recebemos sobre o novo recurso ou se nosso NPS (Net promoter score) aumenta em média após seu lançamento. Os clientes normalmente serão muito honestos sobre sua experiência, pois veem o feedback como uma maneira de melhorar consistentemente o produto. Ouça-os!
tempo gasto no projeto geral
um dos recursos mais valiosos que você tem ao longo da vida útil de um projeto é o tempo de seus colegas de equipe. Garantir que você possa medir com precisão quanto tempo gastou no projeto e, idealmente, compará-lo com o tempo gasto em projetos semelhantes anteriores, é uma ótima maneira de medir o sucesso do projeto. Tempo é dinheiro.
existem algumas maneiras de rastrear o tempo — se você usar um software de gerenciamento de projetos como o Hive, terá um recurso de rastreamento de tempo e planilhas de horas diretamente na própria ferramenta. Isso é ótimo para equipes maiores que desejam acompanhar o tempo gasto em projetos ou tarefas. Outra alternativa é usar uma ferramenta mais leve como o Toggl para um rastreamento de tempo mais simples.
independentemente de qual ferramenta você acaba utilizando, é recomendável que você quebre o tempo gasto em pedaços menores para que você possa entender melhor para onde seu tempo está indo. Por exemplo, quanto tempo você gastou na fase de planejamento do projeto versus execução? Como isso se compara aos projetos anteriores?
crescimento interno e satisfação com o projeto
se o projeto em que você está trabalhando for mais um esforço ou esforço interno, uma ótima maneira de medir o sucesso do projeto pode ser pensando no crescimento e satisfação internos dos funcionários. Se você é um gerente, idealmente, você gostaria de dar aos seus colegas de equipe projetos que irão desafiá-los e interessá-los simultaneamente.
no momento da conclusão de um projeto, você pode pesquisar os membros internos da equipe sobre seu cumprimento — eles gostaram de trabalhar no projeto? Eles sentiram que fizeram progressos contra iniciativas maiores que eram importantes para eles? Eles adquiriram novas habilidades? Manter os funcionários animados e engajados é ótimo para a saúde de uma organização em geral, portanto, essa é uma ótima métrica de medição de sucesso do projeto a ser considerada.
no geral, quando você mede o sucesso do projeto, não é um processo simples. Ao pensar em medir o sucesso no final de um projeto, você precisa considerar vários fatores, principalmente o tempo que investiu e se alcançou os principais marcos que se propôs a enfrentar. Mas lembre-se, o sucesso do projeto nem sempre é orientado por métricas — pode ser mais nebuloso quando se trata de satisfação geral no lado interno ou externo.