se você deseja escrever procedimentos eficazes, existem algumas atividades de planejamento específicas que resultarão em procedimentos melhores e mais úteis.
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O Procedimento de Três passos Processo de Escrita
Basicamente, o conselho que eu tenho para escrever procedimentos eficazes é o mesmo conselho que eu daria a qualquer pessoa de assumir qualquer tipo de projeto de escrita – a partir de um colégio termo de papel para um romance, uma carta de negócios, ou um processo, artesanato, o projeto de escrita através de um processo que inclui três fases: Plano — Projecto de Revisão.
uma extensa pesquisa mostrou que escrever projetos de qualquer tipo tendem a ser bem-sucedidos quando os escritores usam a abordagem do processo e se envolvem em algum tipo de atividade de todas essas três fases. O tipo de atividade nem sempre precisa ser o mesmo — deve ser apropriado ao tipo de projeto de escrita e às preferências pessoais do escritor. Mas é claro que escritores de sucesso fazem algum tipo de atividade de planejamento antes de redigir seu trabalho e, em seguida, se envolvem em atividades de revisão.
neste artigo vamos cobrir o primeiro passo no processo — planejamento. De um modo geral, o planejamento consiste em atividades como pesquisa, brainstorming, diagramação/delineamento, reflexão e escrita livre (fluxo de escrita da consciência como uma geração de ideias ou atividade de reflexão). Se você deseja escrever procedimentos eficazes, existem algumas atividades de planejamento específicas que resultarão em um procedimento melhor e mais útil.
planejar um bom procedimento significa entender o processo
uma atividade de planejamento chave para escrever procedimentos eficazes é entender o processo que o procedimento documentará. Isso começa com a pesquisa, ou em outras palavras, a coleta de informações. Isso incluiria fazer coisas como entrevistar proprietários de processos e fazedores de processos. Em termos de redação técnica, eles são especialistas no assunto. Eles são os que conhecem e entendem o processo, e uma grande parte da informação deve vir deles.
todas as informações, no entanto, não devem vir daqueles diretamente envolvidos com o processo. Outra fonte importante de informações deve ser explorar documentos atuais e obsoletos relacionados ao processo (procedimentos antigos, procedimentos relacionados em outras áreas da organização, especificações do produto, requisitos do cliente, etc.). Lá você pode encontrar informações importantes sobre o processo que precisa ser preservado ou talvez até restaurado.
a pesquisa também deve ser realizada fora da organização. Existem informações disponíveis de especialistas ou de líderes do setor sobre as melhores práticas em relação ao processo ou atividades relacionadas? Aprender e incorporar as melhores práticas (modificadas conforme necessário para melhor se adequar à organização única) deve ser um objetivo fundamental de documentar qualquer processo, mas é preciso esforço para localizar e incorporar esse tipo de informação.
aprenda atributos do sucesso do processo
enquanto você trabalha para entender o processo, certifique-se de identificar e entender os principais aspectos do processo.
modelo de processo para procedimentos de Escrita
isso inclui o seguinte:
entradas: quem são os fornecedores (externos ou internos)? Quais são as entradas e em que formato (por exemplo) elas devem estar? Existem caminhos críticos e cronometragem que são cruciais para receber entradas? Ao trabalhar para entender o processo, certifique-se de identificar e entender os principais aspectos do processo.
atividades: quais são as principais atividades que devem ser realizadas para transformar as entradas nas saídas necessárias? Quais são os cronogramas e componentes cronológicos? Quem são os principais jogadores? Tente identificar resíduos excessivos ou inventário e atrasos desnecessários; quais podem ser soluções potenciais para esses problemas de processo?
Saídas: Qual é o ponto final do processo? Quem são os clientes (externos ou internos)? Quais são os requisitos para as saídas? Quais critérios relacionados às saídas podem ajudar a determinar se o processo é bem-sucedido e/ou no controle?Metas e objetivos: metas e objetivos ajudam a determinar se um processo é eficaz e eficiente. Os processos balísticos são executados continuamente sem qualquer reflexão ou atenção ao quão bem o processo funciona. Ninguém sabe se o processo está alcançando objetivos. É assim que você quer que sua empresa ou departamento funcione? Os processos controlados têm objetivos claramente definidos, medidas relacionadas aos objetivos e revisões regulares sobre os esforços de desempenho e melhoria. A pesquisa deve ajudar a definir objetivos, aprendendo as capacidades do processo e aprendendo o desempenho dos líderes do setor nessas áreas (marcação de bancada).Comunicação: a falta de comunicação útil e significativa é um problema sério em muitas organizações, e talvez seja um dos maiores impedimentos ao sucesso. Aqueles de nós que trabalham em organizações vêem isso o tempo todo: As vendas não sabem o que o Marketing está fazendo, a produção não sabe o que o design do produto está fazendo e vice-versa. Essa falta de comunicação leva a um desperdício e retrabalho caros, bem como a embaralhamentos de última hora muito improdutivos. Identificar a comunicação necessária e construí-la no processo pode levar a melhorias significativas nessa área.
escreva procedimentos eficazes
quando a coleta de informações for concluída, usando ferramentas como mapas de processos, fluxogramas, contornos e fluxos de valor podem apresentar as informações em um formato significativo que ilumina o processo, o produto e/ou o fluxo de informações. Realmente não importa qual método é empregado, desde que seja útil e significativo para aqueles que lideram e executam o processo de documentação (escrita).
então, se você está começando um projeto de escrita de qualquer tipo, incluindo a escrita de um procedimento, e a primeira coisa que você faz é sentar-se no teclado para começar a digitar o documento, então você está fazendo um erro grave. A criação de um documento deve vir naturalmente do que você aprendeu na fase de planejamento. Pular diretamente para a redação quase garante que seu projeto de redação não seja um sucesso.