Saber escrever um e-mail de lembrete amigável é uma das melhores ferramentas para ser eficiente com o seu tempo. É perfeito para estimular as pessoas sobre as próximas reuniões, pagamentos perdidos, pedidos de Emprego, Eventos importantes e muito mais.
mas para se deparar como amigável e útil, em vez de impaciente e agressivo, você tem que pousar no tom certo e tempo.
se você acertar os dois, um lembrete de E-mail pode realmente ser um alívio para os destinatários quando a semana fica lotada. Ninguém gosta de perder prazos ou reagendar reuniões. Mas como 31% das pessoas dizem que o melhor dia de trabalho seria um dia sem responder a e-mails, as mensagens são obrigadas a se perderem ou esquecerem.
em cada lembrete, o destinatário deve saber exatamente para que serve o e-mail, o que precisa fazer e quando. Um lembrete bem escrito reduzirá o número de compromissos e prazos perdidos. Também fará com que você pareça proativo e profissional, sem ser agressivo. Veja como fazer isso.
escrever um e-mail de lembrete amigável
os e-mails de lembrete amigável são melhores para enviar quando algo importante está chegando ou quando um prazo foi perdido. E-mails de lembrete são ideais para:
- observando as próximas reuniões ou eventos.
- acompanhamento de faturas ou pagamento.
- lembrando as pessoas sobre prazos perdidos.
- voltar a entrar em contato sobre um projeto.
- manter-se em mente ao se candidatar e entrevistar para um emprego.
não importa o propósito, as principais coisas a ter em mente são o tom e o tempo do seu e-mail.
o tom de cada e-mail lembrete amigável deve ser educado e profissional, mas urgente e direto ao ponto. Cutucando alguém sobre um prazo perdido requer um tom diferente do que lembrar um colega quando se encontrar para o café. Se a situação requer ação imediata, como um prazo perdido, você pode usar uma linguagem que é direto ao ponto, mas gentil e compreensiva.
Adicionar “ação necessária”, “solicitação” ou “lembrete” à sua linha de assunto chama a atenção imediatamente e pode iniciar o destinatário em ação. Embora a linguagem ativa seja considerada boa forma, capitalizar toda a linha de assunto normalmente não é. Todos os limites podem parecer agressivos e fora do lugar, especialmente se o resto da sua mensagem for amigável e conversacional.
para lembretes mais casuais, escolha palavras ativas, mas menos urgentes. As linhas de assunto que incluem frases como” acompanhamento”,” check-In “ou” Próximas etapas ” são eficazes nessas situações.
o tom é apenas um elemento de um lembrete de E-mail amigável. Você também precisa obter o momento certo. Não há um único melhor momento para cada situação, mas esses são os prazos mais comuns para cada e-mail de lembrete.
- próxima reunião: um a dois dias antes do tempo. Dê às pessoas envolvidas na reunião alguns dias de prazo de entrega, pois elas podem ter itens para preparar com antecedência.
- próximo evento: três a 14 dias antes do evento. Você pode querer enviar vários lembretes que antecedem o evento para aumentar o entusiasmo e garantir que todos sejam claros sobre o tempo e o agendamento.
- próximo prazo: varia de acordo com o projeto. Dê às pessoas mais tempo para um projeto complexo e um prazo mais curto para uma tarefa simples.
- pagamento devido passado ou prazo: um dia após a data de vencimento. Você quer lembrar as pessoas quando está no topo da mente e mostrar que você está esperando que elas ajam.
- pedido de emprego: o Muse recomenda esperar de cinco a 10 dias úteis antes de fazer o acompanhamento. Se alguém o recomendou para o cargo, verifique com eles para obter informações antes de entrar em contato com a equipe de RH ou o gerente de contratação. Isso pode parecer muito tempo, mas de fato descobriu que 44% ouvem dos empregadores dentro de algumas semanas após a inscrição e apenas 37% ouvem de volta dentro de uma semana.
- entrevista de emprego: se uma entrevista for agendada algumas semanas, é melhor verificar no dia anterior para garantir que o tempo ainda funcione para todos os envolvidos. Se alguém deveria entrar em contato com você após uma entrevista de emprego, os gerentes de contratação sugerem esperar até depois do cronograma acordado para enviar um e-mail de lembrete. Ainda não há palavra? Espere de cinco a sete dias antes de clicar em ” enviar.”
agora que você sabe o momento perfeito para enviar cada e-mail de lembrete, é hora de descobrir o que incluir para que você pareça amigável e receba uma resposta rápida.
Como enviar um e-mail de lembrete amigável
todos os e-mails de lembrete amigáveis devem ser claros, gentis e diretos. Você quer ser educado o suficiente para incentivar as pessoas a agir, mas não tão passivo que as pessoas ignorem sua mensagem. Os melhores lembretes de E-mail têm cinco elementos principais.
linha de assunto
linhas de assunto sucintas o levarão longe ao enviar e-mails de lembrete. O destinatário deve saber por que você está enviando um lembrete e se sentir compelido a agir. Os vendedores sabem disso melhor do que ninguém, então por que não dar uma dica ou duas dessas linhas de assunto de E-mail de vendas cativantes? A ideia principal é manter sua linha de assunto breve e adicionar urgência para que o destinatário saiba que é sensível ao tempo.
saudação
uma saudação define o tom para o corpo do seu e-mail, então não pule sobre ele.
- como o objetivo deste e-mail é ser amigável, use uma saudação mais casual como “Olá, Danielle” ou “Ei, Jonathan.”
- se sua empresa tende a usar uma linguagem mais formal, comece com ” Olá, Kate.”
- começar com “Dear” geralmente é muito formal para um lembrete de E-mail amigável, mas fique com ele se essa for a saudação padrão da sua empresa.
contexto
o corpo do seu e-mail é onde você informa ao destinatário por que você está enviando um e-mail. Aqui é onde você fornece contexto sobre o projeto, Prazo, pagamento, reunião ou qualquer situação que precise de um empurrão. Inclua nomes e datas específicos se ajudar a esclarecer sua mensagem e mencione um boato recente sobre a pessoa ou empresa. Aqui estão alguns exemplos de como esta seção pode ser:
- com o final do mês (e o trimestre) se aproximando rapidamente, gostaríamos de obter todas as faturas o mais rápido possível.
- ainda estou trabalhando no artigo, principais dicas de empreendedorismo para novos fundadores, e adoraria incluir seus pensamentos na peça. Com a recente rodada de financiamento e crescimento da ABC company, você navegou tão bem no ano passado.
- estou fazendo check-in para lembrá-lo sobre a próxima reunião de planejamento de conteúdo Q4 agendada para esta quarta-feira, 1º de agosto às 14h EST. Ansioso para começar com seu relatório de análise.
- ao se preparar para a apresentação, lembre-se de enviar os slides que deseja incluir até o final do dia na segunda-feira, 30 de julho. Isso ainda funciona para você?
Request
depois de definir o cenário fornecendo contexto, é hora de deslizar em seu lembrete ou solicitação. Não fique muito sem fôlego aqui ou você pode perder a atenção do destinatário. Se você quiser uma resposta imediata, é útil envolver sua solicitação com uma pergunta para incentivar as pessoas a agir imediatamente.
- envie sua fatura para todo o trabalho de nosso Contrato mais recente para [email protected] e CC me. Se você tiver alguma dúvida, pode entrar em contato comigo em (222) 222-2222.
- se você gostaria de enviar uma cotação para o artigo, compartilhe sua resposta para a seguinte pergunta e explique seu raciocínio por trás disso. Que dica você daria a novos empreendedores para ajudá-los a administrar seus negócios com sucesso este ano?
Sign-off
você fez seu ponto principal e solicitação, então é hora de assinar com um fechamento amigável.
- Obrigado por tomar o tempo para trabalhar com isso.
- Obrigado por priorizar este projeto.
- agradeço o seu esforço ao terminarmos esta proposta.
- estou ansioso para ouvir de você.
lembre-se de incluir um sinal de encerramento que segue o mesmo tom que o resto do seu e-mail.
- Todos os melhores
- Atenciosamente
- Obrigado
- Atenciosamente
- Obrigado
Enrole o e-mail com seu nome para um tom amigável, ou o seu nome completo para um tom mais formal. Se você precisar fornecer contexto adicional, inclua o cargo, o nome da empresa ou as informações de contato após o nome.
modelo de email de lembrete amigável
elaborar seus primeiros lembretes pode ser assustador. Felizmente, este modelo de E-mail de lembrete torna simples preencher os espaços em branco e enviar uma mensagem bem redigida. Você também pode personalizar facilmente este modelo para atender às suas necessidades.
para usar o modelo, basta copiar e colar o texto e preencher os espaços em branco com sua cópia. Lembre-se de ler a versão final antes de enviá-la para garantir a gramática e o fluxo adequados.
oi,
Obrigado por .
o está se preparando para esta vinda, em . Estamos entusiasmados em ouvir suas idéias para . Para fazer tudo correr bem, estou pedindo a todos Para by at .
eu aprecio .
tudo de bom,
exemplo de email de lembrete amigável
veja como é o modelo acima quando preenchido. Lembre-se de incluir solicitações específicas, cronogramas ou datas para garantir que não haja confusão sobre o que você precisa que a pessoa faça e quando.
oi Jack,
espero que sua semana esteja indo bem.
a equipe Editorial está se preparando para a reunião de planejamento de conteúdo Q4 na próxima quinta-feira, 26 de agosto às 11h ET. Estamos entusiasmados em ouvir suas ideias para combinar nossos esforços de Marketing e Editorial para a campanha anual de férias.
para que tudo corra bem, estou pedindo a todos os envolvidos que enviem seus slides de apresentação até segunda – feira, 23 de agosto às 17h ET. Se você tiver alguma dúvida, por favor envie-lhes o meu caminho.
agradeço o seu tempo aqui e estou ansioso para ouvir suas idéias.
tudo de bom,
Katrina
depois de enviar seu e-mail, tudo o que resta é esperar por uma resposta. A parte complicada é saber se deve enviar um e-mail de acompanhamento adicional.
embora seja frustrante ter que enviar um segundo ou terceiro e-mail de lembrete, lembre-se de que as pessoas têm muito acontecendo. Fique firme por alguns dias antes de enviar outra mensagem. Se for urgente, você pode acompanhar mais cedo—apenas certifique-se de manter um tom amigável e paciente. As pessoas serão mais receptivas ao seu pedido e apreciarão a nota, que é exatamente o que os e-mails de lembrete são.
