Como Arquivar e-Mails no Outlook 2007, 2010, 2013, 2016

quanto mais você usar o seu Microsoft Outlook caixa de correio, mais a sua caixa de correio aumenta. Se você pensar sobre isso, é bastante semelhante a como os papéis tendem a se acumular em sua mesa. Mas o que você pode fazer quando a pilha fica tão grande que precisa ser tratada? Bem, na vida real, você pode reservar um tempo para classificar cada documento e armazenar os papéis que são importantes, descartando os menos importantes. Felizmente, você pode recriar o mesmo processo no Outlook.

sem exceção, todas as versões do Outlook suportam arquivamento. Ainda mais, você tem várias opções quando se trata de arquivar seus itens no Outlook. A maneira mais conveniente é usar o AutoArchive para lidar com mensagens, compromissos e tarefas mais antigas. Outra maneira de fazer isso é usar o arquivamento manual para mover mensagens para uma pasta específica. Mas a maneira mais rápida é usar o botão Arquivar localizado no menu Arquivo.

lembre-se de que o Outlook mantém uma pasta padrão para fins de arquivamento que não podem ser excluídos. Arquivar seu e-mail irá ajudá-lo a manter uma loja limpa, tornando mais fácil procurar e-mails mais antigos, mantendo sua caixa de entrada organizada.

abaixo você tem uma série de guias que o guiarão por itens de arquivamento no Outlook de todas as maneiras possíveis. Vamos começar!

Método 1: arquivar Manualmente as mensagens com uma única ação

Este método é a maneira mais rápida de mover uma ou mais mensagens para a pasta Arquivo. Esses arquivos arquivados permanecerão acessíveis através da caixa de pesquisa ou navegando manualmente para a pasta arquivo. Os itens arquivados também podem ser visualizados em dispositivos móveis visitando a pasta arquivo. Aqui está um guia rápido sobre como arquivar itens manualmente no Outlook 2016:

1. abra o Outlook e selecione uma ou mais mensagens na sua caixa de entrada ou em qualquer outra pasta.
2. clique no ícone do arquivo dentro do Grupo excluir. O ícone do arquivo fica visível apenas dentro da faixa de opções no Outlook 2016.
   Nota: Você também pode pressionar a tecla Backspace para obter o mesmo resultado.
3. você deve ser capaz de encontrar suas mensagens dentro da pasta arquivos.
   Nota: A pasta de arquivo é criada automaticamente, mesmo que você nunca a tenha usado antes. Se você não conseguir ver a pasta arquivo, vá para arquivo > conta do Office > opções de atualização e clique em Atualizar agora.

Método 2: Usando o Recurso Autoarquivar

o Outlook possui um recurso automático capaz de arquivar itens chamados de Autoarquivar. Esse recurso pode ser programado para arquivar itens em intervalos regulares. Todas as versões do Outlook têm suporte para arquivamento. A diferença é que a Autoarquiva é desativada por padrão no Outlook 2010 e posterior.

depois que o AutoArchive é ativado, os usuários podem definir propriedades para cada pasta que desejam ser arquivadas. Tenha em mente que quando você arquivar um e-mail, ele será movido para outro arquivo PST e não estará mais disponível no arquivo PST principal. Aqui está um guia rápido sobre como habilitar e usar o AutoArchive:

como Habilitar e configurar o AutoArchive

1. para ativar o AutoArchive, navegue até as opções File >. Quando estiver dentro das configurações do Outlook, clique na guia Avançado para encaminhá-lo e clique em Configurações de Autoarquiva.
   Nota: No Outlook 2007 e anteriores, você pode encontrar as configurações de AutoArchive em Ferramentas > opções > outros.
2. se tudo estiver esmaecido, você precisa marcar a caixa ao lado de executar AutoArchive para habilitar AutoArchive.
   
3. agora é hora de configurar como o AutoArchive se comportará. Comece escolhendo com que frequência você deseja que o arquivo automático seja executado. O padrão é de 14 dias, mas se você quiser mantê-lo limpo, defina-o em algum lugar entre 2 e 6.
   
4. se você quiser ser notificado antes de iniciar o AutoArchive, marque a caixa ao lado do Prompt antes que o AutoArchive seja executado. É uma boa ideia viver essa opção habilitada, pois o arquivamento automático tem o potencial de interferir no seu trabalho.
   
5. para evitar preencher seu arquivo com e-mails desnecessários, é uma boa ideia deixar excluir e-mail expirado marcado. Se você desativar o arquivo ou excluir itens antigos, apenas as mensagens expiradas serão completamente excluídas.
   
6. se você deseja que sua pasta de arquivo fique visível dentro do Outlook, você precisa ativar Mostrar pasta de arquivo na lista de pastas.
   
7. agora defina as configurações padrão da pasta para arquivamento.
8. em seguida, ative a opção ao lado de mover itens antigos para e clique em Procurar para definir o caminho para onde deseja que seus itens sejam arquivados. Clique em Ok para confirmar suas configurações.
   

depois que você ativou e configurou o AutoArchive, ele fará automaticamente seu trabalho no devido tempo. Você pode confirmar que está funcionando verificando se a pasta Arquivos está sendo preenchida.

Configurando propriedades de arquivo automático para pastas individuais

Depois de você terminar de configurar o recurso Autoarquivar, você pode adicionar uma camada extra de controle definindo propriedades específicas para cada uma das suas pastas. É uma prática comum para pastas como Itens Excluídos ou Spam usarem diferentes propriedades de Autoarquivo do que sua pasta de E-mail principal.
Nota: Se você não definir configurações individuais de AutoArchive para uma pasta, ela usará automaticamente as configurações globais de AutoArchive configuradas acima.

Aqui está um guia rápido sobre a configuração individual de propriedades de Autoarquivar para uma pasta:

1. clique com o botão Direito do mouse na pasta que deseja tratar, de preferência, e clique em Propriedades.
   
2. clique na guia AutoArchive para trazê-lo para a frente. Aqui você tem uma seleção de configurações que serão aplicadas exclusivamente a esta pasta.
   
3. Você pode desativar o recurso Autoarquivar para esta pasta clicando em não arquivar itens nesta pasta.
   
4. para substituir as configurações globais de Autoarquivo, clique em Arquivar esta pasta usando essas configurações e faça suas modificações abaixo. Clique em Aplicar para confirmar suas configurações.
   Nota: Tenha em mente que essas configurações não se aplicam a nenhuma das subpastas desta pasta específica. Você precisará modificar cada um.

Método 3: Arquivar manualmente e-mails usando ferramentas de limpeza

se você não é um grande fã de automação, há uma solução de meio termo que permitirá que você arquive em massa com ainda mais controle. Com este método, você pode arquivar uma pasta inteira junto com suas subpastas. Se você não quiser esperar que o AutoArchive entre, você pode fazer isso sozinho e escolher onde deseja salvá-los. Aqui está o que você precisa fazer:

1. clique na guia Arquivo, vá para informações e expanda o menu suspenso de ferramentas de limpeza. Selecione Arquivo no menu suspenso.
   
2. selecione arquivar esta pasta e todas as subpastas e clique na pasta que deseja arquivar.
   
3. se você deseja que todos os seus dados do Outlook sejam arquivados, clique no seu endereço de E-mail no topo da lista.
   
4. Use o menu suspenso ao lado de arquivar itens mais antigos do que selecionar a data mais recente para que os itens sejam arquivados. Todos os itens mais antigos que a data definida neste menu serão arquivados.
   
5. você pode arquivar itens que foram excluídos anteriormente do arquivamento automático marcando a caixa ao lado de incluir itens com AutoArchive.
   
6. Use o botão Procurar para definir o caminho para onde você deseja que seu arquivo PST seja salvo. Clique em Ok para iniciar o processo.
   

em breve, você notará que alguns e-mails serão movidos de suas pastas padrão para o arquivo PST arquivado.Nota: O arquivo arquivado deve se tornar acessível no Outlook como uma pasta. Se por algum motivo ele não for para Arquivo e clique em Abrir & exportar. Em seguida, clique em Abrir Arquivo de dados do Outlook, navegue até o local do seu arquivo e clique em OK.