os e-mails formais desempenham um papel crucial na comunicação clara e sem erros em nossos negócios, vidas profissionais e pessoais. Portanto, esteja você perguntando sobre uma oportunidade, convidando alguém para um evento ou renunciando a um emprego, Saber escrever um e-mail formal é uma habilidade essencial que você precisa saber.
neste guia sobre como escrever um e-mail formal, dividimos o processo em etapas simples. Em seguida, descrevemos o formato de E-mail formal ideal e fornecemos uma seleção de exemplos de E-mail formais que você pode usar como base para sua correspondência.
o que é um e-mail formal?
um e – mail formal é um e-mail que você envia para uma pessoa (ou grupo de pessoas) que você não conhece ou um e-mail importante que você está enviando para uma pessoa em uma posição de autoridade-seu chefe, por exemplo.
escrever um e-mail formal é semelhante a escrever uma carta formal, com a mesma estrutura, saudações e logoff. Eles estão livres de erros ortográficos e gramaticais, planejados e escritos com um propósito claro.
os e-mails formais são educados, profissionais e vão direto ao ponto. Eles estão 100% focados em um resultado, não deixando espaço para erros ou mal-entendidos.
Alguns exemplos de e-mails formais incluem:
- Apresentando-se para um profissional que você não sabe
- Fazer uma reclamação,
- Demissão de um emprego
- Oferecer um pedido de desculpas
Você pode estar se perguntando por que, em um mundo digital, ainda precisamos formal de e-mails?
muitas organizações e indivíduos de fato mudaram para a comunicação menos formal. No entanto, pesquisadores dos EUA descobriram que isso pode causar problemas no local de trabalho, contribuindo para o que eles descrevem como um risco crescente de “incivilidade”. Organizações onde os indivíduos se comunicam formal, educadamente e com respeito têm menos probabilidade de experimentar conflitos, dizem eles.
e-mails formais têm alguns amigos influentes. A campanha Plain English vem pedindo clareza na comunicação desde 1979. “Lembre-se de que é improvável que as pessoas se ofendam se você for muito formal, mas alguns podem pensar que você está sendo rude se for muito informal”, eles aconselham.
a solução? “Sempre pense no leitor.”
nós concordamos. Se você conhece a pessoa para quem está escrevendo, então você tem a liberdade de escrever mais informalmente. Se você não conhece a pessoa ou a mensagem que está enviando é importante, seja formal.
já escrevemos antes sobre a importância da comunicação profissional. Para saber mais, confira nosso guia sobre como escrever um e-mail profissional.
por que escrever um e-mail formal?”As pessoas tendem a acreditar que podem se comunicar por e-mail de forma mais eficaz do que realmente podem”, descobriram pesquisadores da American Psychological Association. Em um estudo de 2005, eles realizaram uma série de experimentos e concluíram que é difícil transmitir emoção e Tom por e-mail.
a razão? Por causa de nosso próprio “egocentrismo”, não podemos nos separar de nossa perspectiva e ver a de outra pessoa.
simplificando, é fácil que mal-entendidos ocorram se formos muito amigáveis ou informais em nossos E-mails. O tom de voz pode não ser adequado para comunicar informações vitais também.
e-mails formais removem o potencial de mal-entendidos e deturpação. É tudo sobre observar a etiqueta correta de E-mail comercial.
um e-mail formal tem um propósito claro e trata o leitor com respeito. Está escrito de uma maneira padrão que viaja através de fronteiras e culturas. Escrever e-mails formais pode beneficiar qualquer pessoa nos negócios, incluindo líderes, diz O influente colunista da Forbes Benjamin Laker. Os e-mails devem respeitar as emoções e ser entregues com empatia. Mais importante ainda, seu e-mail diz muito sobre sua “marca pessoal”. Como você quer ser percebido?
um e-mail formal bem escrito é educado e profissional, dois atributos de marca poderosos que melhorarão sua marca e aumentarão o sucesso dos negócios.
formato de E-mail Formal
criar ótimos e-mails formais é muito simples. Existem apenas cinco partes para o formato de E-mail de negócios formal perfeito:
- Assunto
- Saudação
- Abertura de linhas & > Corpo
- Fechar
- Sign-off
Cada pedaço de correspondência segue o mesmo formal de e-mail estrutura, o que significa que uma vez que você já domina, você nunca terá que mudar.
linha de assunto de E-mail Formal
nos negócios, tempo é dinheiro, então seja breve.
sua linha de assunto deve ser curta e fácil de entender. Diga ao seu leitor exatamente o que está na mensagem. A linha de assunto de E-mail formal ideal é algumas palavras: “Solicitação de licença”, “solicitação de reunião” ou “reclamação do cliente”, por exemplo.
as linhas de assunto formais do E-mail também não devem tentar ser excessivamente amigáveis ou engraçadas.
como iniciar um e-mail formal
a maneira formal de iniciar um e-mail é usar ‘Dear’.
pode parecer antiquado ou estranho se você conhece a pessoa, mas trata-se de seguir algumas regras definidas que usamos por gerações para nos comunicarmos formalmente. Caro é uma saudação formal por e-mail que continua a ser usada até hoje.
se você conhece o gênero da pessoa, pode usar o que é chamado de honorífico-Mr, Mrs, etc. – mas sugerimos simplesmente usar o nome completo se você o tiver. Este conselho pode parecer contradizer alguns dos guias mais antigos sobre a escrita formal, mas reflete mudanças mais amplas na sociedade.
se você quiser saber como não abrir um e-mail formal, evite “Caro senhor/senhora” ou termos coletivos abafados, como “a quem possa interessar”.
saudações formais por e-mail sem nome
suponha que você esteja preocupado em como escrever um e-mail formal sem saber o nome. Nesse caso, você pode usar “Caro senhor/senhora” como um substituto adequado. Essa abordagem também é prática se você não souber como enviar um e-mail formal para uma empresa.
ao decidir como iniciar um e-mail formal para vários destinatários, você tem várias opções. Por exemplo, você pode se dirigir à equipe (“querida equipe”), coletiva (“querida todos”, “queridos colegas”) ou para eventos (“Saudações”).
você pode conferir nosso guia sobre como iniciar um e-mail.
linhas formais de abertura de E-mail
não há abertura de E-mail formal padrão. Em vez disso, você terá que decidir o que é apropriado para a comunicação e o contexto.
se você não conhece a pessoa (ou organização) para quem está escrevendo, é educado se apresentar. No entanto, se você conhece a pessoa, não precisa fazer isso e pode pular direto para a carne da sua mensagem.
fornecemos exemplos de várias frases formais de abertura de E-mail abaixo. Se você precisar de mais inspiração para introdução de E-mail, Leia nosso artigo sobre as melhores linhas de abertura de E-mail.
desaconselhamos o uso de frases vazias como” espero que você esteja indo bem” em um e-mail formal. Essas frases são clichês que não adicionam nada a uma mensagem e você deve evitá-las.
corpo de E-mail Formal
então, você contratou o destinatário e se apresentou (se necessário), agora é hora de chegar ao ponto. Nós fornecemos alguns exemplos abaixo, mas a comunicação formal por e-mail deve seguir o princípio da pirâmide. Desenvolvido por um executivo líder da McKinsey, o princípio da pirâmide afirma que você deve começar com a resposta Primeiro e estruturar as informações abaixo dela para apoiar seu argumento.
em um e-mail formal, o destinatário vai querer saber o que a mensagem é sobre e por que eles devem se preocupar com isso. Então, diga-lhes!
você pode ver alguns exemplos abaixo de como abordamos vários exemplos. Também ilustramos como encerrar um e-mail formal, incluindo frases formais comuns de fechamento de E-mail.
sinal de E-mail Formal off
um final de E-mail formal usa um final específico (ou uma valediction para dar-lhe o seu nome formal). Os leitores estarão familiarizados com (e esperam) maneiras formais de encerrar um e-mail.
na maioria dos casos, você usará o e-mail formal terminando “sinceramente” se souber o nome da pessoa para quem está escrevendo.
se você não fizer isso (ou estiver escrevendo para um grupo de pessoas, por exemplo), normalmente encerrará um e-mail formal com “seu fielmente”.
no entanto, há mudanças em como encerrar um e-mail formalmente. Exemplos de finais formais aceitáveis incluem “sinceramente”, “cumprimentos”e” com os melhores Desejos”.
a melhor maneira de encerrar um e-mail formal depende do indivíduo, do contexto e do que você está comunicando. Na maioria dos casos, sugerimos ficar com “seu sinceramente” ou “seu fielmente”.
você está lutando para encontrar um final adequado? Veja nosso guia detalhado sobre como encerrar um e-mail.
exemplos formais de E-mail
para ilustrar os pontos acima, criamos uma seleção de exemplos formais de escrita de E-mail para situações que você pode encontrar.
embora possa ser útil ver um exemplo de E-mail formal, não recomendamos que você os Corte e cole e use você mesmo. Você deve adaptar cada e-mail formal às suas circunstâncias específicas. Em vez disso, use – os como um guia essencial para aumentar a compreensão antes de criar o seu próprio-ou usando o Flowrite para escrever seus e-mails para você.
introdução Formal email
existem várias razões pelas quais você pode querer se apresentar formalmente. Por exemplo, você pode perguntar sobre uma vaga de emprego, oportunidade de pesquisa ou entrar em contato com alguém que deseja pedir alguns conselhos. Se você está lutando com como se apresentar por e-mail formalmente, este é para você.
confira nossa amostra de E-mail de introdução formal abaixo para um exemplo.
eu sou um estudante do terceiro ano na Universidade de Oxford. Estou entrando em contato com você para solicitar acesso à sua série online de tutoriais. Estou fascinado em ouvir e aprender com você e acredito que esses recursos apoiariam meus estudos atuais.
se você estiver disposto a me fornecer acesso, entre em contato comigo aqui com os detalhes. Aguardo sua resposta.
atenciosamente,
Sarah Thomas
Formal obrigado e-mail
Depois de um excelente serviço ou suporte, é educado para mostrar o seu apreço, mas, como para agradecer-nos um e-mail formal?
nesta amostra formal de E-mail de agradecimento, demonstramos como construir uma resposta pessoal e positiva que pode ser compartilhada dentro de uma organização e externamente com outros clientes ou clientes.
quero agradecer a hospitalidade que você mostrou, durante uma recente estada em sua propriedade. Meu parceiro e eu desfrutamos de uma pausa fantástica e gostaria de expressar nossa gratidão a você e sua equipe por todo o seu trabalho duro.
por favor, estenda meus mais calorosos cumprimentos à sua equipe. Teremos o maior prazer em voltar no futuro.
sinceramente,
Sarah Thomas
e-mail de demissão Formal
ao renunciar a um emprego, é vital que você envie um e-mail de demissão formal. A renúncia não apenas notifica seu empregador de que você está saindo, mas também atua como prova de sua data de demissão.
uma demissão formal por e – mail pode ser curta-em alguns casos, apenas uma linha. No entanto, como você verá nesta amostra formal de E-mail de demissão, reservamos um tempo para mostrar nosso apreço ao nosso empregador.
estou escrevendo para informá-lo de que estou renunciando ao meu cargo de chefe de Marketing.
gostaria de agradecer a oportunidade de aprender e desenvolver na organização, e aproveitei meu tempo aqui. Estou disposto a trabalhar com você para apoiar a nomeação do meu sucessor.
você pode entrar em contato comigo aqui a qualquer momento para discutir qualquer suporte que eu possa oferecer ou quaisquer detalhes que você possa precisar de mim para tornar a transição o mais suave possível.
sinceramente,
Steve Welch
e-mail de convite Formal para um evento
aqui está uma amostra de E-mail de convite formal enviada a um grupo de colegas. Cada e-mail de convite formal deve incluir uma linha de assunto clara, todos os detalhes sobre o evento (incluindo data, hora e local) e como as pessoas podem RSVP.
aqui está um e-mail de convite formal para um evento noturno no negócio.
eu quero convidá-lo para um evento que estamos realizando para Steve Welch, nosso chefe de Marketing que está saindo em 12 de dezembro. O evento terá lugar entre as 19h00 e as 12h00 do dia 12 de dezembro.
os números são limitados, e os hóspedes serão obrigados a RSVP antes do evento para garantir espaço adequado e bebidas.
se você gostaria de participar, RSVP para este e-mail com quaisquer requisitos dietéticos. Se você não puder comparecer, nós encorajamos você a enviar suas mensagens de apoio para Steve antes que ele saia para começar seu novo papel.
Atenciosamente,
Mandy Smith
e-mail de reclamação Formal
se você recebeu um serviço ruim ou está desapontado com um produto, um e-mail de reclamação formal pode aumentar a conscientização sobre seus problemas. Em E-mails formais, é importante declarar fatos, mas evitar se tornar excessivamente emocional.
aqui está um exemplo de um e-mail de reclamação formal.
estou entrando em contato com você para reclamar do serviço que recebi em 12 de setembro. Sua equipe foi rude e pouco comunicativa durante a minha visita.
eu tenho sido um usuário de longa data de seus serviços e fiquei desapontado que, nesta ocasião, você não conseguiu viver de acordo com seus padrões tipicamente elevados. Eu quero pedir um pedido formal de desculpas e aprender o que você planeja fazer para evitar que isso aconteça no futuro.
seu fielmente,
Steve Roberts
e-mail formal de desculpas
compor um e-mail formal de desculpas pode ser um desafio, mas admitir um erro foi cometido é crucial para limitar os danos e restaurar um relacionamento.
aqui está uma amostra de E-mail de desculpas formal direta de uma empresa para lidar com um cliente que fez uma reclamação.
Meu nome é Ryan Davies, e eu sou um Representante de atendimento ao Cliente XXX. Quero aproveitar esta oportunidade formal de desculpas para o serviço recebido em 12 de setembro de 2021. Infelizmente, não conseguimos alcançar nossos altos padrões nesta ocasião. Conversamos com todos os membros da equipe envolvidos e reiteramos a importância do atendimento ao cliente. Gostaria de lhe garantir que isso não acontecerá novamente.
você pode entrar em contato comigo diretamente se quiser discutir sua reclamação mais adiante. Anexamos um voucher de £10 para você usar em sua próxima visita, para mostrar nosso apreço.
Atenciosamente,
Ryan Davies
quer escrever melhores e-mails formais? Tente Flowrite
escrever e-mails formais é simples se você seguir nosso processo. Os modelos de E-mail formais incluídos nesta postagem do blog devem fornecer um guia, mas devem sempre ser adaptados e atualizados para refletir suas circunstâncias específicas. No entanto, há uma maneira ainda mais fácil. Flowrite é uma ferramenta de escrita AI que transforma instruções curtas em E-mails e mensagens prontas para enviar. Se você ainda está lutando para encontrar as palavras certas para escrever e – mail formal, Flowrite pode ajudá-lo a começar e oferecer alguma inspiração-ou até mesmo escrever todo o e-mail para você com o clique de um botão. Como você pode ver no exemplo abaixo, basta clicar no botão.
você ainda me pergunto como enviar um e-mail formal? Esperamos que não. Da próxima vez que você estiver escrevendo um e-mail formal, lembre-se desses exemplos e poderá se comunicar com confiança.