QuickBooks est un logiciel polyvalent et flexible qui vous permet d’accomplir la plupart des tâches comptables majeures, que vous ayez beaucoup d’expérience ou que vous soyez un propriétaire d’entreprise débutant qui fait tout vous-même.
Cependant, certains tutoriels de QuickBooks peuvent être un peu difficiles à saisir, en particulier lorsqu’il s’agit de contracter des prêts et d’effectuer des paiements ou d’annuler de mauvaises dettes commerciales.
Dans cet esprit, le guide ci-dessous expliquera pourquoi vous devez saisir des prêts et radier les créances douteuses à l’aide de QuickBooks, ainsi que la façon de procéder en détail.
Pourquoi entrer des prêts dans QuickBooks?
Toutes les entreprises ont parfois besoin d’emprunter de l’argent, que ce soit pour l’expansion, le remboursement d’une dette antérieure ou la préparation d’une forte poussée marketing. Vous devez inscrire tout prêt contracté par votre entreprise comme passif dans vos comptes, et enregistrer les paiements de prêt que vous effectuez pour réduire ce passif.
Cela vous aide à mieux suivre les dépenses de votre entreprise et vous permet de maintenir les paiements de vos dettes sur la bonne voie par rapport au reste de votre budget d’entreprise. C’est juste une bonne comptabilité et l’une des principales choses que QuickBooks a été faite pour la première place.
QuickBooks a des processus d’entrée de prêt légèrement différents selon que vous utilisez la version en ligne ou de bureau du logiciel.
Comment saisir des prêts dans QuickBooks Online
Pour saisir un prêt à l’aide de QuickBooks Online, vous devrez créer un compte de passif pour suivre la progression du prêt.
- Choisissez « Paramètres » et « Plan comptable. » Ensuite, sélectionnez « Nouveau » pour créer un nouveau compte
- Choisissez « Passifs à long terme » dans le menu déroulant « Type de compte »
- Choisissez « Billets à payer » dans le menu « Type de détail »
- Donnez au compte de prêt un nom pertinent. Soyez aussi précis que possible, afin de toujours savoir avec quel compte vous avez affaire, comme « Prêt marketing »
- Dans le champ « Solde », entrez le montant total du compte, ainsi que la date « À partir De ». La date à date indique à QuickBooks quand vous souhaitez commencer à suivre le prêt
- Entrez le montant total de votre prêt en tant que montant négatif, ce qui crée un compte de passif avec le total du prêt en question
- Choisissez « Enregistrer et fermer »
Si vous souhaitez enregistrer les paiements de prêt, vous pouvez suivre ces étapes pour un enregistrement précis:
- Choisissez « + Nouveau » puis « Vérifier »
- Si vous prévoyez d’envoyer un chèque physique pour rembourser une partie ou la totalité du prêt, ajoutez un numéro de chèque correspondant
- Si vous souhaitez utiliser un retrait direct ou un FNB, entrez l’une de ces options dans le champ numéro de chèque à la place
- Puis indiquez le montant du passif de votre prêt dans le menu déroulant catégorie et entrez le montant du paiement
- Choisissez le compte de dépenses pour les intérêts dans le menu déroulant de la même catégorie et entrez le montant des intérêts
- Vous pouvez également ajouter les frais supplémentaires qui peuvent s’appliquer
- Choisissez « Enregistrer et fermer » lorsque vous avez terminé
Saisie de prêts dans QuickBooks Desktop
Saisie de prêts dans QuickBooks Desktop est très similaire. Vous devrez créer un compte de prêt comme décrit ci-dessus, puis suivre un processus légèrement différent:
- Cliquez sur « Banque » et « Écrire des chèques » dans le menu contextuel
- Vous pouvez ensuite entrer le nom du bénéficiaire et le montant du remboursement dans les champs applicables
- N’oubliez pas d’attribuer l’élément d’intérêt pour le remboursement de votre prêt
- Vous pouvez dire à QuickBooks de saisir automatiquement le paiement à intervalles réguliers (par exemple pour les paiements mensuels) si vous cliquez sur « Modifier » et « Mémoriser le chèque »
- Cliquez sur « Enregistrer et fermer » lorsque vous avez terminé
Pourquoi Annuler la dette dans QuickBooks?
De temps en temps, une entreprise peut finir par contracter de soi-disant » créances douteuses « . »Les mauvaises créances sont toute dette qu’un client vous doit légalement mais ne peut pas payer. Si vous ne pouvez pas recouvrer cette dette, cela représente un frein pour votre résultat net et peut avoir un impact sur votre rentabilité lorsque vous la saisissez dans votre logiciel de comptabilité.
Cependant, votre entreprise peut également utiliser la méthode de comptabilité d’exercice. Avec la méthode de comptabilité d’exercice, votre entreprise déclarera tous les revenus et dépenses pour les opérations terminées et en attente (c.-à-d. que vous déclarez vos opérations dans les comptes fournisseurs et débiteurs). QuickBooks vous permet d’utiliser la méthode d’accumulation avec ses outils polyvalents.
Si tel est le cas, vous pouvez annuler les créances irrécouvrables comme déductions sur vos impôts dans de nombreux cas, de sorte que vous finissez par devoir au gouvernement fédéral moins d’argent que vous ne le feriez autrement.
Mais pour profiter de cette radiation fiscale, vous devez enregistrer les factures que vous envoyez dans QuickBooks comme « irrécouvrables ». Cela aide votre revenu net à rester à jour et équilibre vos comptes débiteurs.
Comme pour la rédaction de prêts à l’aide de QuickBooks, il existe deux processus différents pour amortir la dette: un processus pour les utilisateurs de bureau et un pour les utilisateurs de QuickBooks en ligne.
Radiations À l’aide de QuickBooks Desktop
- Tout d’abord, allez dans « Listes » et sélectionnez « Plan comptable »
- Choisissez « Compte », puis « Nouveau »
- Choisissez « Dépenses », puis « Continuer »
- Entrez un nouveau nom de compte. Pour garder les choses simples, nommez cela quelque chose d’applicable comme « Créances irrécouvrables » ou « Radiations de dettes »
- Sélectionnez « Enregistrer et fermer »
À ce stade, vous avez ajouté un nouveau compte de dépenses pour suivre toutes les créances irrécouvrables de votre entreprise. Vous devez maintenant fermer les factures impayées enregistrées dans votre compte QuickBooks.
- Allez dans « Clients » et choisissez « Recevoir des paiements »
- Entrez les noms des clients qui ne vous paient pas dans le champ « Reçu de »
- Puis entrez le montant du paiement. Puisque vous ne collectez pas d’argent, cela doit être de 0,00 $
- Choisissez « Remises et crédits »
- Entrez le montant que vous souhaitez radier dans le champ « Montant de la remise »
- Choisissez le compte que vous avez ajouté à la première étape de ce processus dans le « Compte de réduction »
- Choisissez « Terminé », puis « Enregistrer et fermer »
Voilà, vous l’avez ! Vous avez créé un nouveau compte pour gérer les dettes impayées et avez enregistré les transactions comme irrécouvrables dans votre compte QuickBooks.
Radiations À l’aide de QuickBooks Online
QuickBooks Online a un processus similaire à celui que vous utiliseriez avec la version de bureau du logiciel. Vous devrez examiner les créances ou les factures que vous souhaitez considérer comme des créances irrécouvrables pour commencer.
- Allez dans « Rapports »
- Ouvrez un rapport « Détails sur le vieillissement des comptes clients »
- Une liste des comptes clients en souffrance sera là. Choisissez ceux que vous souhaitez radier
Vous devez créer un compte de dépenses pour créances douteuses, comme détaillé dans la version de bureau du processus ci-dessus. Pour QuickBooks Online, les boutons sur lesquels vous devez appuyer doivent être les mêmes que ceux du bureau.
Une fois que vous avez créé un compte de dépenses spécifique aux créances irrécouvrables, vous pouvez créer un nouvel élément hors inventaire pour servir d’espace réservé à votre créance irrécouvrable. Cela ne compte pas comme un véritable élément dans l’inventaire de votre entreprise, mais est nécessaire pour équilibrer le processus comptable.
- Allez dans « Paramètres » et choisissez « Produits et services »
- Choisissez « Nouveau » et « Non-Inventaire » dans le coin supérieur droit de l’écran
- Entrez « Créances irrécouvrables » dans le champ nom
- Choisissez « Créances irrécouvrables » dans le menu déroulant du compte de revenu
- Choisissez « Enregistrer et fermer »
À ce stade, vous devez maintenant créer une note de crédit pour la mauvaise dette, afin qu’elle soit enregistrée correctement.
- Choisissez « + Nouveau », puis « Note de crédit »
- Choisissez le client dans le menu déroulant client
- Choisissez « Créances irrécouvrables » dans le menu de sélection « Produit / Service »
- Entrez le montant que vous souhaitez radier dans la colonne « Montant »
- Entrez « Créances irrécouvrables » dans la case « message affiché sur relevé », puis cliquez sur » Enregistrer et Fermer »
Maintenant que vous avez créé une note de crédit pour la créance irrécouvrable, vous pouvez l’appliquer à la ou aux factures en question.
- Sélectionnez « Nouveau + »
- Choisissez « Recevoir le paiement » dans le menu déroulant « Clients », puis Choisissez le client approprié dans le même menu
- Choisissez la facture que vous souhaitez marquer comme créances irrécouvrables dans la section « Transactions en cours »
- Choisissez la note de crédit pour créances irrécouvrables dans la section « Crédits »
- Choisissez « Enregistrer et fermer »
Votre créance irrécouvrable devrait maintenant apparaître dans le Rapport de profits et pertes de votre compte de dépenses pour créances douteuses.
Vous voulez passer en revue toutes les créances que vous avez marquées comme créances irrécouvrables jusqu’à présent? Vous pouvez le faire en utilisant QuickBooks Online en allant dans « Paramètres », puis « Plan comptable », puis en sélectionnant « Exécuter le rapport » dans la colonne « Action » de votre compte de créances douteuses.
Résumé
Même si cela peut devenir un peu complexe de temps en temps, les processus de saisie de prêts et de radiation de dettes de QuickBooks sont utiles et assez rapides à exécuter une fois que vous les avez compris. Bien sûr, plus vous utiliserez QuickBooks, plus vous serez à l’aise avec ses commandes et plus il sera facile de suivre vos dépenses.
Sur le blog de Seek Capital, vous pouvez trouver une variété d’autres guides QuickBooks et apprendre à obtenir du financement pour votre entreprise.
Contactez-nous dès aujourd’hui et voyez comment nous pouvons vous aider à atteindre vos objectifs!