Ouverture d’un café: 7 étapes pour démarrer votre café

Vous êtes donc passionné par le café, les gens et les pâtisseries. Ouvrir un café peut être un rêve de toute une vie, ou simplement une opportunité d’affaires à ne pas manquer; de toute façon, vous aurez du pain sur la planche.
Bien sûr, cela ne devrait pas vous rebuter. Ouvrir et gérer un café réussi est l’une des choses les plus gratifiantes que vous puissiez faire.
Mais l’attente est la voie de tous les chagrins d’amour, et si vous plongez dans l’ouverture d’un café sans savoir à quoi vous attendre, vous pourriez vous retrouver avec de mauvaises surprises en cours de route,
Pour éviter cela, nous avons élaboré un guide étape par étape pour vous aider tout au long du processus. Explorons comment ouvrir un café.
1. Trouvez le bon emplacement
2. Obtenir une licence correcte
3. Assurer votre entreprise
4. Investir dans le personnel
5.Considérez vos coûts alimentaires
6. Technologie de mise en œuvre
7. Commercialisez votre café

Trouvez le bon emplacement

La circulation piétonne est un facteur clé pour amener les clients à franchir les portes de votre café. La seule façon de profiter de la circulation piétonne est de localiser votre café dans un endroit où il y en a beaucoup.
Pensez au type de trafic piétonnier que vous souhaitez. Voulez-vous servir les navetteurs et les employés de bureau occupés le matin et le midi en semaine? Ou les acheteurs du week-end ont besoin d’un coup de pouce à la caféine?

En d’autres termes, qui sont vos clients cibles ?

Le trafic piétonnier ne se traduira pas en ventes à moins que votre café ne plaise aux gens qui le passent. C’est pourquoi il est important de définir votre client cible dès le début.
Les clients que vous ciblez influenceront grandement la façon dont vous gérez votre café. Par exemple, si vous ciblez les employés de bureau et que vous localisez votre café dans un quartier d’affaires, vos périodes les plus occupées seront le matin et le midi.
Votre café serait également plus calme le week-end que dans un quartier résidentiel ou commerçant, par exemple. Vous devrez donc peut-être attirer des clients avec des offres et des promotions pour développer votre commerce de week-end.
Si vous ciblez une clientèle plus large, vous voudrez peut–être essayer d’ouvrir dans un endroit avec un bon équilibre entre les espaces résidentiels, commerciaux et de bureaux – juste pour couvrir toutes vos bases.

Écartez vos concurrents

Lorsque vous choisissez un emplacement pour votre café, il est également crucial de savoir contre qui vous vous trouvez.
Recherchez le paysage commercial local. Servent-ils des produits similaires aux vôtres? Si c’est le cas, réfléchissez à la façon dont vous pouvez vous différencier. Recherchez les prix moyens dans la région et considérez cela dans l’ingénierie de votre menu.
Mais ne regardez pas seulement les concurrents. Quelles entreprises, institutions et installations locales pourraient réellement compléter votre entreprise et stimuler davantage le trafic piétonnier?
Par exemple, si vous ouvrez près d’une université, vous pourriez être plus susceptible d’attirer des étudiants à la recherche d’un endroit où travailler. Si vous ouvrez près d’une salle de sport, vous pouvez attirer des clients à la recherche d’un pick me up avant une séance d’entraînement.

N’oubliez pas le loyer

Le loyer est l’une des principales dépenses professionnelles de l’ouverture d’un café, vous devez donc toujours peser le coût du loyer avec les avantages d’un bon emplacement.
Les prix élevés des loyers seront reflétés dans les prix de votre menu. Il est donc important que le coût du loyer ne laisse pas votre produit avec une majoration que votre client cible ne peut tout simplement pas se permettre.
Magasinez pour les propriétaires commerciaux et trouvez-en un qui est prêt à négocier un bail et qui a peu de chances d’augmenter les loyers de manière disproportionnée. Assurez-vous également d’être sur la même longueur d’onde en ce qui concerne la responsabilité de l’entretien et des réparations du bâtiment.
Tenez également compte de la taille de vos locaux et de l’incidence que cela peut avoir sur le prix du loyer. Par exemple, Caffe Napoli a pu réduire ses coûts de location en minimisant son espace.
« Étant donné que le loyer à Londres est très élevé et que nous sommes un bar à expresso à service rapide au service des employés de bureau et du personnel d’accueil, nous n’avions pas besoin de beaucoup d’espace », explique le PDG et fondateur Fabio Compagnoni.
« Nous avons donc réduit nos coûts en optant pour un tout petit local – une ancienne station de taxi avec une seule fenêtre donnant sur le trottoir. Le loyer était très bas par rapport à un grand magasin et il est plus facile de gérer un petit emplacement avec moins de monde. Le loyer ne doit pas dépasser 15% de votre revenu total. »

2. Obtenez correctement une licence

Comme pour toute entreprise, il existe certainement des licences dont vous avez besoin avant d’être opérationnel. Assurez-vous de ne pas sauter cette étape, commencer sans licence pourrait entraîner de lourdes pénalités.

Enregistrement d’entreprise alimentaire

Avant de démarrer un café, vous devrez vous assurer d’être enregistré en tant que société anonyme auprès de Companies House.
Une fois enregistré en tant que société anonyme, vous devrez ensuite vous inscrire en tant qu’entreprise alimentaire auprès de votre conseil local. Faites-le dans les 28 jours avant d’ouvrir votre café.
Les bâtiments commerciaux sont classés en fonction de leur utilisation. Si vos locaux n’étaient pas auparavant utilisés comme café, ils peuvent être sous une classification différente. Dans ce cas, vous aurez besoin d’un permis de construire supplémentaire de votre conseil local pour modifier sa classification.

Licence de trottoir

Si vous prévoyez d’avoir des sièges à l’extérieur dans votre café (et ce serait un excellent bonus si vous le faisiez), vous devrez également obtenir une licence de trottoir de votre conseil local.

Un permis de trottoir vous permet de placer légalement des meubles amovibles dans l’espace à l’extérieur de votre café, tant que vous n’obstruez pas les voies publiques en le faisant.
Les frais de ces licences sont plafonnés à £ 100 et sont valables un an après quoi ils devront être renouvelés.

Assurez votre entreprise

Comme pour l’ouverture de tout type d’entreprise, il est préférable de s’attendre à l’inattendu. Les accidents se produisent, et il est sage (voire obligatoire) d’avoir la bonne assurance pour vous couvrir lorsqu’ils le font.

Assurance responsabilité civile des employés

Il existe certaines obligations légales pour les entreprises au Royaume-Uni. Si vous prévoyez avoir des employés, vous êtes légalement tenu de souscrire une assurance responsabilité civile de l’employeur.
Il permet de couvrir les frais d’indemnisation en cas de maladie ou de blessure au travail d’un employé.

Assurance responsabilité civile

L’assurance responsabilité civile couvre les réclamations contre votre café pour des dommages aux biens d’un client ou des blessures accidentelles à un client causées par vous ou un employé.
Ce n’est pas une obligation légale pour démarrer une entreprise, mais néanmoins bon à avoir si quelque chose devait arriver à un client dans vos locaux.

4. Investissez dans du personnel

Vos employés sont importants pour le succès de votre restaurant. S’ils sont bien formés, ils peuvent renforcer votre réputation en s’assurant que vos produits sont préparés correctement à chaque fois.

S’ils sont satisfaits, cela se reflétera dans leur service à la clientèle. Assurez-vous donc que le personnel de votre café bénéficie d’une offre équitable. Un personnel mécontent peut nuire à votre entreprise.
Au début, vous voudrez déterminer si vous souhaitez investir dans la formation de personnel moins expérimenté ou payer un peu plus pour des baristas chevronnés.
Avec la pénurie de main-d’œuvre actuelle, cependant, vous ne pourrez peut-être pas avoir le luxe de choisir. La meilleure chose que vous puissiez faire est d’investir dans la formation du personnel afin que votre personnel se sente non seulement valorisé, mais développe des compétences qui se traduisent par une excellente expérience client et des affaires répétées.
N’oubliez pas cependant de garder un œil sur les coûts de main-d’œuvre, une mauvaise planification du personnel ou l’embauche du mauvais personnel peuvent vraiment vous coûter à long terme.

Optimiser la main-d’œuvre grâce à la technologie

Caffe Napoli utilise les rapports de performance du personnel de Lightspeed ePOS pour suivre la performance du personnel et inciter ses employés.
Accédez à un aperçu du taux de roulement, du nombre de reçus et de la valeur moyenne des transactions par employé dans tous les sites.

 » J’utilise ces données pour créer des objectifs pour mes employés « , explique Fabio.  » Par exemple, je peux prendre la valeur moyenne de la transaction pour tous mes employés et sites, puis leur donner un bonus s’ils l’augmentent de 10% en une semaine. C’est génial pour motiver mes baristas. Je peux également suivre le chiffre d’affaires par employé pour voir quel personnel génère le plus de revenus. »

Avec une surveillance claire de la performance des employés, Fabio peut travailler à réduire ses coûts de main-d’œuvre tout en améliorant la satisfaction des employés dans le processus.

Considérez vos coûts alimentaires

Comme pour toute entreprise alimentaire, vous aurez des dépenses inhérentes aux produits que vous vendez. Prendre en compte les coûts alimentaires dans les dépenses de votre entreprise.
Les principaux coûts alimentaires pour les cafés sont bien sûr le café, mais l’ajout d’aliments tels que des pâtisseries, des sandwichs ou des bols de petit-déjeuner est également courant. « Vendre des produits comme des pâtisseries nous aide à augmenter la taille moyenne de notre panier », explique Fabio de Caffe Napoli.
Lorsque vous débutez, cependant, il peut être difficile de déterminer quels produits vont se vendre. C’est là qu’il est utile de se faire une idée de ce que vendent vos concurrents locaux – comment pouvez-vous vendre quelque chose qu’ils ne sont pas ou plutôt comment pouvez-vous améliorer leur offre?
Avec le temps, vous pouvez utiliser un café ePOS pour accéder à des rapports sur les produits vendus et ceux qui ne le sont pas, et l’utiliser pour réduire vos coûts alimentaires tout en augmentant vos marges bénéficiaires.

Mettre en œuvre la technologie

Ouvrir un café peut être un processus stressant, il est donc important d’investir dans une technologie qui vous facilite la vie. Évidemment, une partie fondamentale de toute entreprise transactionnelle est une caisse enregistreuse, mais de nos jours, vous pouvez aller plus loin que la simple sonnerie des commandes.

Point de vente électronique

Un point de vente électronique (ou ePOS) est une plate-forme numérique, souvent dans le cloud, à partir de laquelle vous pouvez gérer plusieurs aspects de votre entreprise à partir d’un seul écran.
Un bon ePOS vous permettra de prendre vos commandes de n’importe où dans votre café grâce à l’utilisation d’un iPad et d’une connexion WiFi. Vous pouvez envoyer vos commandes directement à votre cuisine ou à votre poste de barista pour une communication rapide et transparente.
Vous devriez également rechercher un ePOS qui intègre un logiciel de paiement pour offrir aux clients une expérience de paiement sans douleur tout en enregistrant les données de transaction pour des rapports plus clairs et un rapprochement de fin de journée plus rapide.

En fait, avec un système ePOS moderne, vous faites fonctionner toutes sortes de données pour vous. Obtenez des rapports détaillés sur vos produits les plus vendus et utilisez ces données pour mieux gérer les stocks et créer des remises et des promotions qui augmentent la taille du panier et les marges bénéficiaires.

Écrans d’affichage de cuisine

De nombreux cafés utilisent des écrans d’affichage de cuisine (KDS) pour rationaliser leur flux de travail et réduire l’utilisation du papier.
Cela peut être un outil très efficace, par exemple, le café Friska, basé à Bristol, a pu augmenter l’efficacité du service de 12% pendant les heures de pointe en incorporant des écrans d’affichage de cuisine intégrés Lightspeed dans leur pile technologique.
Les torréfacteurs du nord de Londres Campbell et Syme ont également utilisé un écran d’affichage de cuisine pour maintenir un excellent service sans compromettre la qualité.
« Le café de spécialité prend un peu plus de temps pour bien se préparer, ce qui peut affecter le temps nécessaire pour servir chaque client pendant les moments chargés », explique le directeur Joseph Graham.
« Un KDS nous aide à sortir les commandes le plus rapidement possible, afin que les gens ne partent pas parce qu’ils attendent trop longtemps. »

Commande et paiement mobiles

La pandémie de 2020 a cimenté le service de table sans contact comme une caractéristique commune dans de nombreux cafés. L’adoption de la technologie de commande mobile pourrait grandement améliorer l’expérience client tout en les protégeant.
Des outils de commande et de paiement mobiles tels que Lightspeed Order Anywhere permettent aux clients d’accéder au menu d’un pub ou d’un restaurant depuis leur téléphone sans avoir à installer d’applications.
Ils offrent aux clients la flexibilité de commander sans contact soit pour emporter, soit pour dîner. Utilisez le produit de l’une des deux manières suivantes:

• Pour les repas, l’opérateur peut imprimer un code QR pour chaque table dans le plan d’étage, puis le placer sur lesdites tables pour que les clients puissent scanner, commander et payer lorsqu’ils s’assoient.
• Pour les plats à emporter, vous pouvez ajouter la plateforme order anywhere en tant qu’extension web sur votre site Web, à partir de laquelle les clients peuvent parcourir votre menu, sélectionner leurs heures de ramassage, passer à la caisse et payer.

Lightspeed Order Anywhere s’intègre également de manière transparente à vos ePOS de restaurant Lightspeed existants.
Cela augmente l’efficacité du service en éliminant la nécessité pour le personnel d’attente de se rendre aux tables et d’en revenir pour prendre les commandes. Cela réduit également le risque d’erreur car les clients saisissent eux-mêmes les commandes, au lieu que le personnel n’ait à le faire.

7. Commercialisez votre café

Une fois que vous avez traité les choses techniques, commencez à réfléchir à la façon dont vous allez informer les gens de votre nouveau café.
Il existe plusieurs canaux pour commercialiser votre entreprise, mais comme le marketing nécessite généralement du temps et / ou de l’argent, il est préférable d’être sélectif sur celui à exploiter.

Médias sociaux

Les médias sociaux sont le moyen le plus rapide et le plus simple de commercialiser votre café. Démarrer une page ne coûte rien et vous donne un accès instantané à des milliers de clients potentiels.
Sélectionnez les canaux sociaux à commercialiser en fonction de votre client cible. Les audiences varient selon les chaînes, alors assurez-vous de concentrer vos efforts au bon endroit.

Développez un plan de médias sociaux pour vous assurer que votre marketing s’aligne sur vos objectifs commerciaux globaux. Utilisez le cadre SMART (spécifique, mesurable, réalisable, pertinent et opportun) pour définir le contenu et les objectifs que vous souhaitez atteindre.
Un exemple de café qui tire le meilleur parti des médias sociaux pour transmettre ses objectifs commerciaux à Farm Girl.

Ils intègrent les médias sociaux directement dans leur stratégie commerciale, s’assurant que leurs éléments de menu sont vraiment instagrammables et utilisant des concours en temps opportun en collaboration avec d’autres entreprises pour développer l’engagement qui se traduit par des ventes.

Flyering

Bien qu’il soit important de se concentrer sur les canaux de marketing en ligne, l’environnement en ligne peut souvent sembler saturé car d’innombrables entreprises et entreprises se disputent les globes oculaires.
C’est pourquoi des formes de promotion plus traditionnelles peuvent ajouter plus de valeur que vous ne le pensez. Alors que les médias sociaux peuvent être un excellent outil pour atteindre un large public, le flyering est un moyen efficace de vous mettre en avant pour les clients locaux.

PR

PR est l’un des moyens les plus efficaces de commercialiser votre entreprise. Les gens aiment une bonne histoire, alors assurez-vous qu’il y en a une derrière votre marque. Qu’il s’agisse de votre chaîne d’approvisionnement, de vos fondateurs ou de ce que représente votre produit, une histoire cohérente suscite l’intérêt des gens et leur colle à l’esprit.
Une fois que vous avez une histoire, réfléchissez à la façon dont vous pouvez la raconter à votre public cible. Quel type de média consomment-ils ? Dans quels points de vente êtes-vous susceptible de les atteindre?
Une fois que vous avez décidé qui et où cibler vos relations publiques, commencez à établir des relations avec des journalistes et des blogueurs qui seront en mesure de diffuser l’histoire de votre café
Mais encore une fois, une bonne histoire ici est essentielle, et les blogueurs ou un journaliste ont besoin d’une histoire pour attirer l’attention des gens, alors réfléchissez à la façon dont vous pouvez tisser une histoire à partir de votre marque de café.
Enfin, ne le laissez pas avant la dernière minute. Le processus de planification d’une histoire pour un magazine ou des éditoriaux en ligne peut être long, alors laissez suffisamment de temps pour que le processus se déroule.

Marketing par e-mail

Le marketing par e-mail n’est peut-être pas la stratégie la plus efficace au démarrage, car il est peu probable que les gens ouvrent un e-mail sur un café qu’ils ne connaissent pas encore. De plus, il serait difficile au début de mettre en place une liste de diffusion complète.

Cette stratégie est mieux adaptée lorsque vous êtes plus installé et que vous avez commencé à constituer une base de clients solide.
Lorsque vous l’avez, vous pouvez trouver une méthode pour saisir les données des clients comme une adresse e-mail, puis cibler les personnes qui ont déjà visité votre caffe avec des offres, des newsletters et des promotions.
Caffe Napoli utilise le Wifi pour récupérer les données des clients. « Nous offrons une connexion Wi-Fi gratuite où les clients doivent simplement donner leur nom et leur adresse électronique pour y accéder. » explique le PDG et fondateur Fabio Compagnoni. « Nous pouvons utiliser ces données pour les recibler avec des promotions basées sur l’emplacement. »

Fidélisation

Les programmes de fidélisation sont une autre stratégie marketing efficace, qui peut non seulement garder votre marque à l’esprit des clients, mais qui est efficace pour augmenter la fidélisation de la clientèle et la répétition des activités.
Friska a considérablement amélioré la fidélisation et l’engagement des clients en lançant une application en marque blanche, rendue possible par une intégration entre Lightspeed et 5Loyalty.

Certains sites ont vu leur chiffre d’affaires augmenter de 56 % après l’introduction de l’application et d’autres technologies.

Ils ont habilement encouragé l’adoption de l’application en offrant un déjeuner gratuit pour chaque téléchargement, et ont motivé les utilisateurs à s’engager constamment avec l’application grâce à la combinaison de notifications push, d’offres personnalisées et, surtout, d’un programme de fidélité:

• Lorsqu’un client passe une commande, il scanne un code QR sur son application Friska à l’aide des fonctionnalités de numérisation de code QR de Lightspeed.
• Le code QR contient des informations sur le client, comme le nombre de points de fidélité qu’il a gagnés lors de ses achats précédents.
• Lightspeed partage ensuite ses données de transaction avec 5Loyalty, afin que les utilisateurs puissent échanger les points de fidélité qu’ils ont gagnés lors d’un achat.

Mettre sur la bonne voie

Ouvrir un café n’est jamais un processus facile. Il y a de nombreuses étapes à franchir, des cerceaux à franchir et des choix à faire. Au bout de la route, vous pourriez vous retrouver avec quelque chose de vraiment original.
Mais comme on dit, c’est le voyage, pas la destination.