Pour de nombreux gestionnaires, la réalisation d’un examen du rendement efficace et engageant est considérée comme l’une des tâches les plus difficiles de leur calendrier annuel. Mais avec une préparation correcte et un état d’esprit positif, vous pouvez rendre vos évaluations productives, stimulantes et renforcer la confiance en vous de votre propre gestion. Dans le même temps, une évaluation de performance peut engager et dynamiser vos collaborateurs, les laissant motivés pour atteindre leurs nouveaux objectifs et recentrés sur leur prochain objectif de progression de carrière.
Les examens de performance sont l’occasion de:
- Relancer la motivation
- Relancer des projets qui pourraient être tombés au bord du chemin
- Récompenser les employés productifs avec plus de responsabilités
- Traiter les problèmes de front
- Fixer des objectifs pour l’avenir
- Évaluer les besoins de formation
- En savoir plus sur la dynamique de groupe de votre équipe
Avantages pour votre personnel
Croyez-le ou non, de nombreuses personnes attendent avec impatience leur évaluation du rendement et les commentaires qu’elles reçoivent.
L’évaluation du rendement est une chance pour l’employé de:
- Obtenir une reconnaissance et une récompense (bien que les évaluations ne soient certainement pas des évaluations de rémunération – celles-ci devraient idéalement être traitées séparément)
- Regarder vers l’avenir et fixer des objectifs qui aideront leur carrière
- Identifier le soutien à fournir
- Résoudre les griefs
- Chercher à être rassuré et apprécié
Préparation de l’évaluation du personnel
Afin de rendre la séance d’évaluation intéressante, il est essentiel de se préparer en examinant les informations passées et en notant certaines notes. Si vous en avez besoin, passez en revue la description de poste de l’employé et les objectifs fixés lors de son dernier examen, puis réfléchissez à son travail récent et à la question de savoir s’il a répondu à ces attentes. Identifiez également les domaines où ils ont excellé et sont allés au-delà des attentes, ainsi que les domaines à améliorer.
Pour vous donner un aperçu de la façon dont votre employé pourrait orienter la conversation lors de la réunion elle-même, il est utile de demander quelques réflexions initiales via un formulaire de pré-évaluation ouvert. Une telle auto-évaluation donne également au personnel le temps de réfléchir honnêtement et d’examiner avec précision leur propre performance.
Le formulaire de pré-évaluation pourrait demander aux employés d’évaluer dans quelle mesure ils ont atteint leurs objectifs, d’identifier les possibilités d’amélioration, d’évaluer leurs forces et leurs faiblesses et de noter toute autre question qu’ils aimeraient soulever lors de la réunion d’évaluation elle-même. Ce dernier est important car il vous donnera un aperçu de tous les problèmes dont vous n’auriez peut-être pas été au courant autrement.
Les choses que vous pouvez faire pour rendre l’évaluation plus bénéfique comprennent:
- Demandez à votre employé de remplir le formulaire d’évaluation au complet
- Expliquez que vous aurez besoin du formulaire au moins deux jours avant la réunion pour vous donner le temps de l’examiner
- Passez du temps de qualité à analyser les commentaires de l’évaluateur
- Passez en revue les notes d’évaluation précédentes; Quels étaient les objectifs fixés?
- Passez en revue les notes que vous avez conservées sur le rendement de l’employé depuis sa dernière période d’examen
- Parlez à d’autres gestionnaires hiérarchiques et collègues pour leur rétroaction sur le rendement de l’évaluateur
- Parlez aux clients ou aux fournisseurs pour leur rétroaction
- Évaluez le travail terminé et les projets exécutés. Auraient-ils pu être mieux faits? Qu’est-ce qui a été bien fait?
- Réfléchir aux objectifs futurs du ministère – comment l’évaluateur peut-il contribuer? Comment pouvez-vous développer l’évaluateur pour s’assurer qu’il peut aider à atteindre les objectifs requis?
Dans l’évaluation
Tout d’abord, respectez le rendez-vous. Que votre évaluateur ait attendu la séance avec enthousiasme ou appréhension, un report causera de la déception. Montrez que vous prenez la carrière de votre employé au sérieux et que l’évaluation est importante pour vous aussi. Si d’autres personnes veulent vous voir, repoussez-les. Réglez la réunion à la première heure du matin pour éviter d’être gêné par d’autres demandes sur votre temps.
À titre indicatif, prévoyez une heure pour l’évaluation et maintenez tous les appels.
Commencez l’évaluation avec un ton optimiste et positif et des salutations chaleureuses. Faites savoir à l’évaluateur que la conversation doit être bidirectionnelle, ses commentaires constructifs, ouverts et honnêtes étant essentiels pour pouvoir discuter de ses réalisations.
Puis définissez l’ordre du jour. Expliquez l’importance de l’évaluation et que le but est de se concentrer sur l’évaluateur. Un rappel doux que le salaire n’est pas à l’ordre du jour n’est pas déplacé, mais soyez sensible aux circonstances individuelles.
Essayez de suivre un ordre logique, idéalement dans le sens de votre formulaire de pré-évaluation. La discussion devrait s’articuler autour de:
- Un examen des objectifs fixés lors de l’évaluation précédente
- Quels objectifs ont été atteints? L’évaluateur mérite-t-il des éloges particuliers?
- Qu’est-ce qui n’a pas été respecté? Pourquoi? Une aide supplémentaire était-elle nécessaire?
- Combien l’employé a-t-il augmenté depuis le dernier examen?
- Comment l’évaluateur perçoit-il son rôle et sa contribution à l’équipe?
- L’évaluateur apprécie-t-il son travail? Quels aspects apprécient-ils et n’apprécient-ils pas?
- Comment l’évaluateur évalue-t-il ses compétences? Tu es d’accord? Une mise à niveau est-elle nécessaire ? N’oubliez pas de prendre en compte les compétences non techniques ainsi que les compétences techniques dans cette évaluation.
- L’évaluateur a-t-il une idée claire de son propre rôle et du rôle du département et de la manière dont ceux-ci contribuent au succès global de l’organisation?
- Quels sont les plans de progression de carrière de l’évaluateur? Comment cela sera-t-il réalisé?
- Où leur développement pourrait-il les mener au sein de l’organisation ?
- Quels objectifs spécifiques pouvez-vous fixer pour l’année à venir? Les objectifs peuvent-ils être atteints de manière réaliste?
- Comment les performances seront-elles mesurées?
- Quels sont les besoins de formation requis pour atteindre ces objectifs?
Livrer des vérités à la maison
Des confrontations peuvent survenir lors de la diffusion de nouvelles inconfortables. Vous devrez peut-être préciser en termes clairs que l’évaluateur échoue dans un aspect particulier de son travail. Cela pourrait être une question aussi simple que le chronométrage ou l’apparence personnelle, ou plus sensible, comme la compétence à des tâches spécifiques ou la capacité de s’entendre avec des collègues.
Quel que soit le problème que vous devez résoudre, il est important d’être prêt. Décidez avant la réunion de la meilleure façon de formuler vos commentaires. Pouvez-vous en même temps mettre en évidence des points positifs? Êtes-vous constructif dans vos critiques ? Quelles suggestions pouvez-vous présenter pour montrer comment ces problèmes peuvent être résolus?
Gestion de la confrontation
Dans de nombreux cas, les évaluations de performance peuvent progresser positivement jusqu’à ce que vous demandiez à l’évaluateur s’il a d’autres problèmes à soulever. Cela peut ouvrir une boîte de vers auxquels vous n’étiez pas préparé, tels que des griefs personnels à l’égard d’autres membres du personnel, des plaintes concernant l’ergonomie du bureau, des accusations de traitement injuste et des griefs concernant la charge de travail ou les ressources. Beaucoup de ces questions peuvent sembler peu importantes pour vous dans le grand schéma des choses, mais pour l’évaluateur, elles peuvent avoir une importance énorme.
Certains de ces problèmes peuvent être savamment prédits. Par exemple, peut-être que des collègues peuvent vous donner un pourboire à l’avance. Si vous soupçonnez des problèmes potentiels, assurez-vous qu’ils sont discutés lors de l’évaluation, même si un peu d’amadouer est nécessaire pour les faire ressortir. Certaines personnes préfèrent laisser les gémissements et les gémissements s’envenimer, mais cela ne sert qu’à faire baisser le moral de l’équipe. Au lieu de cela, attaquez-les de front. Votre approche proactive peut même jouer en votre faveur. Un employé qui se plaint continuellement d’un problème peut être pris par surprise et adopter une vision moins conflictuelle si vous soulevez le problème en premier.
Cependant, si c’est vous qui êtes en retrait, pris au dépourvu par un problème imprévu, vous devrez réfléchir rapidement à vos pieds. Demandez à l’évaluateur de vous donner des exemples spécifiques plutôt que des généralisations. Demander des preuves n’est pas déraisonnable. Écoutez attentivement. Quel est vraiment le problème? Le problème soulevé est-il une couverture pour quelque chose de moins sinistre qui peut être facilement manipulé? L’évaluateur est-il gêné par quelque chose?
Demander à l’évaluateur de suggérer comment résoudre le problème peut également aider à dissiper la situation. Plutôt que de se concentrer sur le problème, demandez-leur de réfléchir à la question et de proposer des suggestions rationnelles pour résoudre le problème. Par exemple, s’il s’agit d’une question de ressources ou d’idées, l’évaluateur pourrait peut-être se voir confier un projet spécial pour trouver une solution.
Évidemment, si la plainte est de nature plus grave, comme des allégations de harcèlement ou de discrimination, une enquête plus approfondie sera nécessaire. Précisez que vous prenez la question au sérieux et que vous prendrez les mesures appropriées immédiatement après la conclusion de l’évaluation. Revenez ensuite à l’évaluation principale et concentrez-vous sur les points positifs.
Proposer des objectifs à emporter
Vers la fin de l’évaluation, vous devriez avoir une discussion ouverte avec l’évaluateur au cours de laquelle vous définissez des objectifs à atteindre avant la prochaine période d’examen. Même les employés les plus performants ont des choses à améliorer, de nouvelles compétences à apprendre, des objectifs supplémentaires à atteindre ou de nouveaux projets à exécuter. Fixez donc des objectifs réalistes, chacun avec un calendrier d’achèvement, et alignez-les sur les objectifs de l’organisation ou du département ainsi que sur le plan de progression de carrière de l’employé.
Action post-évaluation
L’évaluation n’est pas terminée à la fin de la réunion. Complétez toute documentation, rédigez vos notes d’évaluation, y compris les mesures à prendre pour résoudre les problèmes soulevés, les objectifs qui ont été discutés et convenus et les aspects de la performance qui ont été particulièrement bien réalisés. Il est d’usage de demander à l’évaluateur d’examiner et de signer les notes et de lui en fournir une copie pour l’aider à rendre compte de la réalisation des objectifs convenus.
Ensuite, vous devez vous assurer que les points d’action sont terminés. Si vous vous êtes engagé à explorer de nouvelles formations ou à organiser des réunions avec d’autres départements, par exemple, organisez ces sessions dès que possible. Si votre employé a eu une évaluation positive et est fraîchement motivé, la pire chose que vous puissiez faire est de ne pas suivre et de paraître moins de tout cœur derrière sa carrière que vous ne l’étiez lors de la réunion.
Savoir évaluer le personnel vous assurera d’aborder ces réunions avec la bonne attitude mentale, une préparation efficace et un engagement à un suivi constructif. Cela vous permet de transformer les évaluations de votre personnel en réunions positives, inspirantes et améliorant la performance qui produiront un résultat bénéfique pour vous et votre employé.