Le Guide Ultime pour Créer un Système de Point de Vente pour Votre Entreprise

Gérer un magasin, un café, un restaurant, une station-service, un salon de beauté et d’autres établissements du genre vous oblige à résoudre constamment les problèmes administratifs et de gestion. C’est là que les systèmes de point de vente viennent à la rescousse. Ils aident les chefs d’entreprise à organiser efficacement le travail des employés et à simplifier leurs tâches quotidiennes et leurs tâches professionnelles.

Si vous n’avez pas encore votre propre système de point de vente, il est grand temps de modifier la situation et d’acheter, de louer ou de construire la meilleure solution de point de vente. Vous ne savez pas par où commencer? Ensuite, lisez attentivement notre article, car nous allons vous expliquer comment aborder le développement de logiciels de point de vente et choisir un matériel compatible avec celui-ci.

Qu’est-ce qu’un système de point de vente ?

Commençons notre conversation en déchiffrant l’abréviation POS. Qu’est-ce que cela signifie?

Ainsi, POS signifie « Point de vente » ou « Point de service ». Plus précisément, nous parlons d’un ensemble complet de matériel et de logiciels, dont la tâche consiste à automatiser les processus dans les domaines de la vente et de la fourniture de services.

Les solutions POS visent à simplifier le travail du personnel de service (et, par conséquent, à l’accélérer). En bref, les employés d’un magasin, d’un restaurant ou d’une autre institution similaire utilisent ces systèmes pour avoir toujours tout à portée de main, ce qui signifie qu’ils peuvent remplir leurs fonctions rapidement, efficacement et avec compétence.

Les principaux composants d’équipement des systèmes de point de vente

Tout système de point de vente se compose d’un logiciel de point de vente installé sur un ordinateur, d’un terminal spécial et de divers périphériques qui lui sont connectés.

Nous pensons que nous devons énumérer et décrire ces appareils, n’est-ce pas? Gardez simplement à l’esprit qu’ils peuvent varier en fonction des besoins de votre établissement particulier.

• Registraire fiscal, c’est-à-dire une imprimante de chèques avec une fonction de mémoire fiscale. La tâche est claire du nom lui-même: impression de chèques et de divers types de documents de déclaration, stockage des données de vente, etc.;

• Moniteur de point de vente du personnel de service, qui affiche des informations importantes à l’opérateur (caissier dans un supermarché, serveur dans un café ou administrateur d’un salon de beauté);

• Clavier POS: il s’agit de la saisie de données et de la transmission de commandes de contrôle (parfois, le clavier POS est également équipé de lecteurs de cartes intégrés);

• Écran de l’acheteur, affichant des données d’intérêt pour le consommateur (par exemple, le montant à payer);

• Scanner de codes à barres, qui permet de lire rapidement le code du produit et d’obtenir des données de base à ce sujet;

• Caisse nécessaire pour stocker de l’argent en toute sécurité;

• Un appareil pour lire les cartes bancaires, dont la fonction clé est d’organiser le processus de paiement avec un maximum de confort.

Ce sont les principaux composants matériels. Mais si vous souhaitez créer un système de point de vente fonctionnant à un haut niveau d’efficacité, vous aurez peut-être également besoin d’autres appareils (mais encore une fois, soyez guidé par les spécificités de votre entreprise et ses exigences particulières).: balances électroniques, imprimantes d’étiquettes, détecteurs de devises, etc.

Où utiliser les solutions de point de vente d’entreprise ?

Alors, quand devriez-vous créer un système de point de vente pour votre entreprise? Regardons de plus près quelques exemples de base:

• Épiceries et hypermarchés. Naturellement, le fonctionnement efficace d’un grand supermarché est impossible sans l’introduction de technologies de point de vente. Cependant, même une petite épicerie bénéficierait de ces systèmes.

• Tout autre point de vente : quincailleries, magasins d’électroménagers, etc.

• Lieux de restauration. Un système de point de vente de restaurant accélérera le processus de réception et de transfert des commandes des clients vers la cuisine.

• Lieux où des services sont fournis, que ce soit un hôtel, un cinéma, un casino, un salon de beauté, etc.

Fonctions clés des systèmes de point de vente

À quoi sert un système de point de vente, que peut-il faire? Quelles fonctions remplit-il?

• Identification des marchandises par code à barres. L’opérateur ou le caissier n’a pas besoin de mémoriser toute la gamme de produits vendus par l’entreprise. Il suffit de scanner le code-barres du produit et toutes les informations nécessaires seront reçues et affichées automatiquement.

• Gestion des remises et organisation des programmes de fidélisation. Une telle opportunité serait également utile, êtes-vous d’accord?

• Paiements automatiques. C’est une fonction très importante des solutions de point de vente, sans laquelle il est impossible d’imaginer le travail d’un magasin moderne, d’une station-service et d’autres institutions du genre.

• Contrôle du travail du personnel. Pour commencer à travailler avec le système, un employé doit être autorisé, ce qui signifie que vous pouvez le surveiller.

• Formation de rapports. Les technologies modernes aident à collecter des statistiques sur votre institution et à analyser les informations reçues dans le but de créer des rapports détaillés sur sa base. Habituellement, il existe des modèles de rapport prêts à l’emploi intégrés, mais vous pouvez personnaliser votre système de point de vente en fonction de vos besoins personnels.

• Gestion simplifiée des bases de données: la possibilité de modifier des informations sur le prix des marchandises, la composition du plat, etc.

• Contrôle des soldes des stocks. Le logiciel de point de vente stocke les dernières données sur les produits (nous entendons le recalcul automatisé des marchandises restantes dans l’entrepôt ou dans le magasin lui-même). Grâce à cela, les vendeurs savent s’il est nécessaire de commander un produit particulier.

Et ce n’est pas tout! Les systèmes de point de vente visent à faciliter au maximum le travail de vos employés en automatisant leurs activités de routine.

L’émergence des solutions POS

Les solutions POS ont parcouru un long chemin depuis les caisses enregistreuses mécaniques les plus simples (première moitié du XXe siècle) jusqu’aux systèmes multifonctionnels complexes.

Divisons l’histoire du développement en étapes et examinons brièvement chacune d’elles.

• Tout a commencé avec deux types de bureaux d’enregistrement: les bureaux d’enregistrement NCR et les bureaux d’enregistrement Burroughs. Il s’agissait de caisses enregistreuses à effet de levier, qui enregistraient les données dans un journal spécial. Ils étaient moins que parfaits et pas très pratiques à utiliser.

• Un peu plus tard, des enregistreurs plus avancés étaient apparus (tels que la classe NCR 5). Ils n’étaient plus mécaniques et alimentés par l’électricité.

• 1973 a été marqué par l’introduction des premiers systèmes informatiques (IBM 3653 Store System, NCR 2150, ainsi que TRW, Regitel, Darachecker) et le développement de lecteurs de codes-barres UPS/EAN.

• Moins de 10 ans plus tard, en 1986, IBM a lancé un PC basé sur un point de vente appelé IBM 4683. C’était une réalisation importante à l’époque.

• À la fin des années 1980, les fournisseurs de points de vente ont appris à introduire des lecteurs de bandes magnétiques, ce qui permettait aux consommateurs d’effectuer des paiements sans contact.

Les systèmes de point de vente modernes comprennent de nombreux modules complémentaires utiles destinés à l’interaction avec les clients, à la gestion des stocks, à la paie, etc. Les logiciels et le matériel travaillent en étroite collaboration pour aider à gérer correctement l’entreprise.

N’oubliez pas de nous contacter si vous avez besoin de développer un système de réservation de restaurant et de commande de nourriture.

Nous discuterons des différentes façons de créer un logiciel de point de vente plus tard, mais pour l’instant, nous aimerions explorer un autre problème, à savoir…

Premiers formats de logiciels de point de vente

Les premières caisses enregistreuses électroniques avaient un logiciel de brevet intégré, dont la fonctionnalité laissait beaucoup à désirer.

À l’été 1973, IBM a lancé commercialement deux systèmes spéciaux (le système de stockage IBM 3650 et 3660) utilisant des technologies client-serveur, de sauvegarde, de réseau local (LAN) et de provisionnement à distance. Environ un an plus tard, ces systèmes avaient été installés dans les magasins Dillards et Pathmark dans le New Jersey.

Quelques années de plus se sont écoulées et, en 1979, les propriétaires de l’Old Canal Cafe de Gene Mosher (New York) ont mis en œuvre un système de point de vente avec un logiciel développé par le célèbre Mosher. Le système était basé sur l’Apple II et comportait des fonctionnalités utiles telles que le traitement d’une commande client, le transfert de données vers la cuisine, etc.

Depuis lors, beaucoup d’eau est passée sous le pont et les solutions de point de vente se sont transformées en programmes complexes multifonctionnels, devenant ainsi un véritable salut pour de nombreuses entreprises.

Mais si vous souhaitez développer votre propre système de point de vente, vous devez comprendre comment cela fonctionne. Nous ferons de notre mieux pour vous aider à le comprendre.

Comment fonctionnent les systèmes de point de vente ?

Auparavant, les vendeurs passaient beaucoup de temps à émettre des achats, à calculer des soldes et à effectuer d’autres opérations de routine; heureusement, la situation s’est maintenant grandement améliorée. Le caissier du supermarché lit le code-barres du produit à l’aide d’un scanner spécial et le client a recours à un terminal bancaire pour payer l’achat effectué (naturellement, il existe également une option pour payer en espèces): c’est tout, le processus a commencé. Le reste se fait automatiquement, quelques clics sont nécessaires.

Mais que se passe-t-il dans les coulisses, pour ainsi dire ?

Le diagramme ci-dessus illustre clairement le fonctionnement des solutions de point de vente commerciales. Expliquons-le en mots (en termes généraux):

1. Numérisation du code à barres du produit. Le scanner lit le code-barres du produit et les données le concernant sont automatiquement transférées au programme de caisse enregistreuse: son prix, sa démarque, ses éventuelles remises, etc. Le programme détermine quel produit doit être émis, génère un chèque de vente, etc. L’employé a juste besoin d’accepter de l’argent du client et de lui donner le produit. Et en parlant d’argent et de paiement…

2. Paiement. Tout d’abord, le client fait glisser la carte sur le lecteur du terminal. Les données de la carte sont envoyées au système de point de vente, qui contacte le PSP (Fournisseur de services de paiement). PSP contacte la banque pour lancer la procédure d’autorisation de transaction (quelle banque dépend du type de carte de crédit). L’acheteur est maintenant invité à entrer un code PIN pour confirmer la transaction. Si tout se passe bien, le code d’autorisation est envoyé au système de point de vente et l’acheteur est informé que le paiement a réussi.

Le programme POS automatise et intègre le front-office (caisse de supermarché, terminal de serveur, etc.) et back-office (comptabilité, entrepôt, département RH et marketing, administration d’établissement, etc.). L’échange de données entre ces blocs se poursuit en continu, généralement via un serveur cloud.

D’ici là, un serveur cloud n’est pas le seul moyen de résoudre le problème… Il existe également d’autres options que les solutions de point de vente basées sur le cloud.

Solutions de point de vente sur site par rapport aux solutions basées sur le Cloud

Vous avez le choix entre deux options de base. Chacun d’eux a ses avantages et ses inconvénients, et c’est à vous de choisir quoi choisir dans votre cas particulier.

Solutions sur site

Sur site signifie utiliser vos propres ressources pour héberger des logiciels, à savoir:

• vous pouvez acheter un serveur physique et le localiser au sein de votre organisation;

• si vous n’aimez pas l’option ci-dessus, vous pouvez louer un serveur dédié dans un centre de données.

Avantages:

Les systèmes de point de vente sur site sont considérés comme plus sûrs et protégés car les tiers n’ont pas accès à vos données d’entreprise. De plus, une telle méthode pour héberger un logiciel vous offre une plus grande indépendance. Vous êtes votre propre maître.

Inconvénients:

Localiser des serveurs dans les locaux de votre propre entreprise est une tâche laborieuse et coûteuse. Vous devrez allouer un budget important pour l’entretien du matériel et engager des spécialistes capables d’assurer sa fiabilité et son fonctionnement sans problème.

Et même si vous décidez de louer un serveur dédié pour héberger votre logiciel, vous rencontrerez toujours certaines difficultés. Entre autres choses, vous devrez débourser à peu près (frais de location, comme vous le voyez).

Systèmes basés sur le cloud

Les entrepreneurs avant-gardistes choisissent ce modèle particulier lorsque toutes les données internes sont stockées et traitées dans le « cloud » (serveur virtuel). Un tel serveur virtuel fonctionne dans un environnement informatique distribué et fournit ses services sur Internet.

Avantages:

Les solutions de point de vente basées sur le cloud présentent de nombreux avantages, tels que:

• Bonne évolutivité;

• Paiement sur demande et après livraison;

• Stabilité au travail;

• Accès depuis n’importe quel appareil partout dans le monde.

Inconvénients:

Le serveur cloud est fourni par un tiers et le client n’interagit qu’avec sa partie virtuelle, ce qui réduit la sécurité des données, comme certains le croient. Cependant, avec la bonne approche de la protection de l’information, le problème peut être facilement résolu.

BTW!

Selon les prévisions, les systèmes basés sur le cloud auront dominé le marché mondial des points de vente d’ici 2024.

Fonctionnalités du logiciel POS

Ci-dessous, nous fournissons une infographie détaillée pour vous montrer les fonctionnalités dont votre système de point de vente ne peut se passer. En mots, nous allons simplement décrire brièvement ses blocs fonctionnels clés:

• Gestion des stocks. Le 1er bloc vous permettra d’être toujours au courant de la présence ou de l’absence de produits en stock;

• Paiements. Les commentaires sont inutiles, n’est-ce pas?

• Rapports Analytics &. Vous serez en mesure de surveiller l’efficacité de votre établissement.

• Politique de fidélité pour que vos clients soient toujours satisfaits de votre magasin ou de votre restaurant.

• Gestion du personnel, un autre bloc fonctionnel obligatoire des systèmes de point de vente.

• Blocs supplémentaires (voir infographie ci-dessous).

Principaux avantages des systèmes de point de vente

Parlons des avantages des systèmes de point de vente pour votre entreprise… juste au cas où nous ne vous aurions pas encore convaincu de l’opportunité du développement de logiciels de point de vente.

• Améliorer la rapidité du service client. L’automatisation des processus vous permet de servir les clients dans les magasins (et les visiteurs des cafés) beaucoup plus rapidement, ce qui signifie que les files d’attente seront réduites.

• Contrôle professionnel à distance permanent. Les solutions de point de vente métier offrent un accès à distance en temps réel pour afficher toutes les transactions et recevoir des rapports. Cela implique un contrôle total sur tous les processus se déroulant dans la zone de vente. Les actions des caissiers (et autres employés) sont également sous contrôle.

• Gestion de la fidélisation de la clientèle. Les consommateurs aiment toutes sortes de programmes de réduction, coupons et autres promotions, et un système de point de vente moderne vous donne la possibilité de gérer ces initiatives de marketing de manière beaucoup plus facile.

• Accès aux fonctionnalités utiles. Nous faisons référence à des fonctionnalités telles qu’un processus d’inventaire simplifié, moins de paperasse; rapports automatiques, contrôle des soldes d’inventaire, etc.

• Efficacité de travail élevée. Les avantages des solutions de point de vente décrites ci-dessus conduisent à une plus grande efficacité de vos employés et entraînent une augmentation des revenus.

Nous avons donc compris POURQUOI vous devriez créer un système de point de vente… et maintenant, il reste à voir COMMENT le faire.

Comment créer votre propre système de point de vente

Avant d’envisager d’acheter ou de créer un système de point de vente, vous devez répondre à une question clé: de quoi votre entreprise a-t-elle exactement besoin? Quelles tâches votre plateforme de point de vente doit-elle résoudre ? Il existe de nombreuses options, comme vous l’auriez déjà compris si vous lisez attentivement notre article: radiation des articles dans l’entrepôt, fourniture de remises, rapports, et bien plus encore. Et seulement après avoir répondu à la question ci-dessus, vous pouvez passer à la suivante, à savoir…

Où devriez-vous trouver votre système de point de vente?

Tout système de point de vente se compose de logiciels et de matériel. Et si vous pensez pouvoir acheter du matériel d’abord, puis choisir le bon logiciel, nous devons vous avertir: c’est une approche complètement fausse du problème.

Mais ne vous inquiétez pas! Nous sommes là pour vous expliquer quoi faire. Commençons dans l’ordre.

#1. Achat d’un système de point de vente

La première ligne de conduite consiste à acheter un kit de point de vente prêt à l’emploi et bien testé avec le logiciel installé. Il vous suffit de personnaliser votre système de point de vente et de brancher l’équipement sur la prise. C’est tout!

Avantages:

• démarrage rapide. Comme nous l’avons déjà expliqué, il ne vous faut pas beaucoup d’efforts pour connecter l’équipement et commencer à l’utiliser.

• facilité d’utilisation. Habituellement, ces systèmes de point de vente prêts à l’emploi sont conviviaux et intuitifs.

• Budget approuvé. Vous devez allouer de l’argent une seule fois pour acheter le système, après quoi vous pouvez en profiter pleinement.

Inconvénients:

• Une solution inflexible. Les systèmes de point de vente prêts à l’emploi ne sont pas toujours assez flexibles et nécessitent une personnalisation individuelle.

• Obsolescence technologique. Toutes les technologies deviennent obsolètes avec le temps et les solutions de point de vente ne font pas exception. Malheureusement, vous devrez mettre à jour votre programme vous-même (et, bien sûr, cela nécessite des investissements financiers supplémentaires) car il n’y a pas de support… ce qui est un autre inconvénient de ces systèmes prêts à l’emploi.

#2. Abonnement au logiciel POS

Vous n’avez aucune envie ou opportunité d’investir beaucoup d’argent dans l’achat d’un système de Point de vente? Ensuite, vous pouvez vous tourner vers des fournisseurs de logiciels de point de vente expérimentés et vous abonner à leurs services. En conséquence, vous pourrez utiliser leur solution sur une base régulière (avec leur soutien total, d’ailleurs!).

En ce qui concerne le matériel, les fournisseurs vous indiquent généralement avec quelles marques leur logiciel est compatible.

Avantages:

• Soutien constant de l’entreprise (24/7).

• Démarrage rapide. Vous recevrez une assistance pour configurer et démarrer le programme.

• Accès aux mises à jour du système (ce qui signifie que vous ne courriez aucun risque du problème des technologies obsolètes).

Inconvénients:

• Problème de sécurité. Vous n’avez d’autre choix que de vous fier entièrement aux mesures de protection des prestataires que vous avez choisis.

• Frais mensuels. Vous devrez payer des frais mensuels aux fournisseurs pour utiliser leurs services et leur support.

Vous vous demandez comment construire une application de livraison de nourriture comme Postmates ou Zomato ? Eh bien, nous avons la réponse que vous cherchez!

Il existe un grand nombre de solutions de point de vente prêtes à l’emploi sur le marché, ainsi que leurs fournisseurs. Cependant, même le logiciel de point de vente le plus populaire est parfois incapable de répondre aux besoins de votre établissement particulier, que ce soit un centre commercial ou un restaurant (ou autre chose). Et si c’est le cas, il ne vous reste qu’un seul et unique moyen d’agir, à savoir…

Développement complet de logiciels de point de vente

Vous avez donc décidé de développer un système de point de vente à partir de zéro. Quelles mesures devez-vous prendre?

• formez des exigences détaillées pour le futur système (en fonction des spécificités de votre entreprise);

• trouver et embaucher des développeurs expérimentés suffisamment qualifiés pour créer un système de point de vente répondant à ces exigences;

• créez un logiciel de point de vente (et sélectionnez du matériel de point de vente compatible).

Les Plus:

• Une solution unique, qui répond pleinement à vos exigences;

• Avancées logicielles continues et publication de mises à jour utiles;

• Flexibilité du système et mise à l’échelle des projets avec la croissance de l’entreprise;

• L’interface utilisateur la plus pratique et, par conséquent, la meilleure UX;

• Sécurité du système en raison du fait que vos données ne seront pas reçues par des tiers.

Inconvénients:

• La complexité du projet (vous ne pouvez pas y faire face vous-même, sans l’aide de développeurs de logiciels de point de vente);

• Long départ. Si le facteur temps est critique, choisissez une solution différente pour votre magasin, salon de beauté ou restaurant;

• Manque de soutien (vous devrez faire face vous-même aux problèmes qui se posent);

• Coûts de développement financiers importants.

Bien qu’à long terme, l’idée de développer un système de point de vente à partir de la case départ soit bonne et rentable.

Conseils sur la création d’un système de point de vente

Que faut-il considérer pour rendre un système de point de vente que vous avez créé réussi et durable? Voyons voir !

• Interface conviviale. La tâche de l’interface utilisateur est d’aider les employés de votre entreprise à apprendre rapidement à travailler avec le système de point de vente. La familiarisation initiale avec le programme ne devrait pas prendre plus d’une demi-heure.

• Le type de votre établissement. Lors du choix d’un système de point de vente, votre type d’entreprise est également important. Disons qu’un restaurant doit accorder une attention particulière au logiciel, qui doit avoir certaines fonctionnalités: une liste d’attente pour le paiement, lier la commande à une table, la possibilité d’ajouter l’adresse d’un client à un chèque (si la livraison est prévue), etc. D’autre part, les établissements de restauration n’ont pas besoin de balances électroniques, contrairement aux magasins de détail.

• Bonne évolutivité. Gardez à l’esprit que votre entreprise peut se développer à l’avenir, ce qui devrait être pris en compte lors de la création d’un système de point de vente (et vous feriez mieux de réfléchir à chaque détail lors des étapes de conception et de planification).

• Différents niveaux d’accès. Votre système sera utilisé par différents employés: vous-même, caissiers, vendeurs, etc. Et il n’est pas sage de fournir à tous un accès complet à des informations confidentielles. La meilleure façon d’aborder le problème est d’assurer un stockage fiable des données avec des droits d’accès délimités.

• Mode hors ligne. Assurez-vous que votre programme est actif même en l’absence de connexion Internet. Hélas, il n’est pas rare d’avoir des problèmes avec le Wi-Fi, mais ils ne devraient pas affecter le flux de travail de votre entreprise.

• Intégrations tierces. Il est également utile de donner la possibilité d’intégrer votre système à d’autres programmes tiers (applications de fidélité mobiles, solutions de paiement, etc.).

• Des performances fiables dans toutes les conditions. Et bien sûr, cela n’a aucun sens de créer un logiciel de point de vente, s’il n’est pas fiable et inefficace.

En essayant de trouver des développeurs de logiciels de point de vente qualifiés? Alors embauchez notre équipe! Les experts d’Agilie sont hautement qualifiés et se feront un plaisir de construire un système de point de vente pour votre entreprise.