karrierje egy pontján elmulasztott egy e-mailt, amelyet meg kellett volna kapnia. Talán egy RFP volt, amire várt, egy számla, amelyet keresett, vagy egyszerűen egy hello egy ipari kollégától.
valószínűleg később találta meg ezt az üzenetet egy levélszemét mappában, karanténban, vagy ami még rosszabb, egyáltalán nem látta az üzenetet. Nem csak frusztráló kihagyni ezeket az e-maileket, hanem befolyásolhatja vállalkozásának alsó sorát is.
megkapjuk. Kínos lehet, ha rájössz, hogy soha nem válaszoltál egy kollégának, és összetörő, hogy kihagysz egy értékes üzleti lehetőséget, mert valójában nem láttad a feljegyzést.
ebben a betekintésben elmagyarázzuk, hogyan és miért szűri az e-mail kliens vagy az internetszolgáltató (azaz az Outlook) az e-maileket, és hogyan tartja biztonságban vállalkozásainkat. Megvitatjuk továbbá az e-mailek spamként való megjelölésének legfőbb okait, valamint azokat a lépéseket, amelyeket Ön és informatikai csapata megtehet annak érdekében, hogy növelje annak valószínűségét, hogy a fontos e-mailek megjelennek az elsődleges postaládájában.
de a tudás hatalom, és szeretnénk megmutatni, hogy más szervezetek mit tesznek azért, hogy e-mailben jobban megvédjék magukat a kibertámadásoktól, így hasonló lépéseket tehet vállalata biztonsága érdekében.
hogyan működik az e-mail szűrés?
Spam tény: a kiberbűnözések 91% – a e-mailben kezdődik.
ez a dolog, amit spamnek, kéretlen és kéretlen levélszemétnek hívunk, az összes e-mail forgalom több mint egynegyedét teszi ki. Ezért elengedhetetlen, hogy az internetszolgáltatója rendelkezzen eszközökkel a spam e-mailek ellenőrzéséhez. Az internetszolgáltató azt akarja, hogy vállalkozása biztonságos legyen, a postaládái pedig a lehető legspammentesebbek legyenek.
minden e-mail, amely beérkezik a postaládájába, szűrési folyamaton megy keresztül, amely megvizsgálja a legitimitást és a rosszindulatú jeleket. Ha az e-mail nem felel meg a szűrési folyamatnak, akkor két hely egyikébe kerül: a levélszemét mappába vagy a karantén mappába, ha rosszindulatú.
bár minden száz e-mailből csak egy rosszindulatú, csak egy kell ahhoz, hogy a szervezet őrületbe kerüljön. Ez egy nagyon jó dolog, hogy a legtöbb ilyen e-maileket kiszűrjük, mielőtt valaha is látni őket!
a beérkező levelek elérése előtt minden üzenetnek három különböző kritériumszűrőn kell átmennie az internetszolgáltatóval. Ezek a kritériumok:
- az e – mail elemei-az e-mail tényleges tartalmát kiértékeljük annak megállapítására, hogy az e-mailben szereplő valami törvénytelennek vagy rosszindulatúnak tűnik-e.
- a feladó domain hírneve – az internetszolgáltató által a feladó domainjének megadott Pontszám olyan tényezőkön alapul, mint a spam panaszok aránya és a visszafordulási arány.
- az üzenet iránti elkötelezettsége – az e-mailben tett tevékenysége vagy tétlensége jelzi az internetszolgáltatónak, hogy elégedett-e az e-mail fogadásával.
vessünk egy mélyebb merülést mindegyik szűrőbe, és hogyan befolyásolja az e-mailek kézbesíthetőségét.
a legfelső ok e-mailjei spamként vannak megjelölve
az e-mail elemei.
ha olyan e-mailt talál a levélszemét mappájában, amelynek nem kellene ott lennie, az nagyon jól lehet, mert az egyes e-mailek kiváltották az egyik ilyen gyakori kiváltó okot:
- túl sok kép van az e-mailben.
- az e-mail SPAM kiváltó szavakat használ (csodálatos, bármikor lemondhatja, gratulálok, garancia stb.).
- az e-mail nem tartalmaz fizikai címet.
- túl sok melléklet található az e-mailben.
ez a szűrési szint alapvetően meghatározza, hogy az e-mail tartalma kívánatos-e vagy sem.
a feladó domain hírneve
minden IP-címet az egyes internetszolgáltatók minősítenek, tehát ha az IP-címet spam, csalárd tevékenység vagy vírus jelölte meg, akkor az adott tartományból származó e-mailek is megjelölésre kerülnek.
ezenkívül az internetszolgáltatók megvizsgálják a domain szintű hitelesítést, hogy megbizonyosodjanak arról, hogy az e-mailt valóban attól küldik-e, akitől azt mondja, hogy küldik. A felülvizsgálat ezen szintje nem vizsgálja az e-mail tartalmát.
az üzenet iránti elkötelezettséged
az internetszolgáltatók folyamatosan tanulnak a cselekedeteidből — hogyan csinálod és nem lépsz kapcsolatba a kapott e-mailekkel. Észrevetted már, hogy ha azonnal törli a marketing e-maileket egy olyan cégtől, amely nem érdekli, akkor egy idő után nem látja ezeket az e-maileket? Ezek az e-mailek nem tűntek el a levegőben, még mindig eljutnak hozzád, de az internetszolgáltató megtudta, hogy nem akarja őket, és elhelyezte őket a levélszemét mappájában.
ennek a szűrőnek a gyakori kiváltói a következők:
- a levélszemét gomb megnyomása a beérkező levelek mappájában
- üzenet megnyitása vagy rákattintása
- képek engedélyezése
- üzenet továbbítása
mit tehet az e-mail Kézbesíthetőségének javítása érdekében
az e-mail kézbesíthetőségének elsődleges tényezői a feladó műveletein és az internetszolgáltató beállításain alapulnak, de van néhány dolog, amit ön és az informatikai csapata megtehet az e-mailek kézbesíthetőségének javítása érdekében a szervezeten belül.
ha Outlook programot használ, az alábbiakban néhány tippet talál a jelenleg helytelenül megjelölt feladók jövőbeli kézbesíthetőségének biztosításához.
- kattintson a “nem spam” elemre egy e-mailen a levélszemét mappában egy megbízható forrásból, vagy helyezze át a beérkező levelek mappába.
- adja hozzá a feladó e-mail címét a névjegyekhez. A feladó e-mailjeit a jövőben nem szabad spamként megjelölni.
- adja hozzá a megbízható feladókat a “biztonságos feladók és tartományok” listához, hogy megakadályozza, hogy az Outlook e-maileket küldjön tőlük a spamszűrőbe.
- kérdezze meg informatikai osztályát, hogyan tekintheti meg az Önnek küldött karanténba helyezett e-maileket.
az informatikai részlegnek biztosítania kell, hogy a postaládák megfelelően legyenek beállítva. A különböző postaládák különböző igényeket szolgálnak ki, és ezeket az igényeket megfelelően kell testre szabni.
annak érdekében, hogy minden postaládát helyesen állítson be, az alábbiakban feltesz néhány kérdést az informatikai csapatnak:
- mi az e-mail adatfolyam célja? Milyen üzleti folyamatot támogat? Ez a támogatási jegyek, értékesítés, marketing?
- milyen szolgáltatás vagy szerver fogja küldeni az e-mailt?
- a postaládát az üzenetek megválaszolására használják, vagy válasz nélküli cím lesz? Megosztják a postafiókot, vagy csak egy felhasználó számára lesz? Szükséges-e engedély?
- az ügyfél elsődleges levelezési platformján (azaz az exchange online-on) belül kell-e a tartományt “levelezésre engedélyezni”?
- ki a fő kapcsolattartó a levélfolyam számára (különösen, ha az adatfolyamot egy 3. fél üzemelteti)?
az e-mail soha nem lehet tökéletes, és sajnos nem tudjuk minden egyes e-mailt a levélszemét mappákból tartani. De remélhetőleg a cikkben szereplő tippek segítenek a postaládák hatékonyabbá tételében, így nem hagyja ki ezeket az igazán fontos e-maileket!
segítségre van szüksége az internetszolgáltató megfelelő beállításának biztosításához? Beszéljen ma egy Lazorpoint szakértővel.