minden egyes projektnél, amelyen részt veszünk, a projekt sikere másképp van meghatározva, és amikor a projekt sikerének mérésére kerül sor, a vizek kissé zavarosak. Mivel a projekteknek sok mozgó része, lépése, darabja és célja van, a projekt sikere a projekt időtartama alatt változhat. Az EOY 2020-ra befejezett projekt valószínűleg nagyon különbözik attól a projekttől, amelyen a Q1 2021-ben dolgozik. Ebben a cikkben a projekt sikerének általános ötletével és a projekt sikerének mérésével foglalkozunk.
a projektmenedzsment Intézet egyik meghatározása a projekt sikeréhez az, hogy a projekt “időben, a költségvetésen belül és a specifikáció szerint” befejeződött.”Ez egy nagyon technikai meghatározás, amely nem feltétlenül vonatkozik minden projektre, de ennek a meghatározásnak az összetevői hasznosak lehetnek a projekt sikerének mérésére.
de mielőtt mérni tudjuk a projekt sikerét, meg kell határoznunk magunknak. Ez azt jelenti, hogy Önnek és csapatának csoportként kell összejönnie, és el kell gondolkodnia azon, hogy a projekt sikere hogyan fog kinézni a belső csoport számára. A kampány szigorú teljesítménymutatóira és kritériumaira összpontosít? Az ügyfél felmérése vagy az ügyfél NPS pontszáma határozza meg? Vessünk egy pillantást azokra az okokra, amelyek miatt a projekt sikerének meghatározása olyan kritikus.
A projekt sikerének meghatározásának fontossága
mint mondtam, nagyon keveset számít, hogy a “projekt sikerének” meghatározása hasonló-e a műszaki definícióhoz. Ami még fontosabb, hogy te és a csapatod döntsd el, hogy mi lesz belsőleg, és dokumentáld ezt valahol. Létrehozhat egy rubrikát a mutatók és a siker kritériumainak mérésére, vagy létrehozhat egy listát azokról a dolgokról, amelyeket el kell végezni ahhoz, hogy a projekt elérje a “sikert”.”Miután meghatároztad, hogy a projekt sikere hogyan néz ki számodra és a csapatod számára, sokkal könnyebb lesz továbblépni. Íme néhány az elsődleges oka annak, hogy miért:
segít a bajtársiasság érzésének elősegítésében
ha csapattársai vagy mások a szervezetnél mindannyian megértik, mi a siker barométere egy projekten, akkor motiváltabbak lesznek annak megvalósítására. Ha a projektnek vagy az alprojekteknek nincs egyértelmű célja, a siker nehezen meghatározható, és a csapattagok könnyen elbátortalanodhatnak. Együtt kell dolgozniuk a közös cél érdekében — ez elősegíti az igazi csapatszellemet és a bajtársiasság érzését a szervezeten belül.
Metrics = gold
miután meghatározta a projekt sikerét, megkapja a KPI-ket és a mutatókat. Ez az arany a csapatodnak. Ez lehetővé teszi, hogy pontosan megmérje, mennyi előrehaladást ért el, hol kell javulnia, és mennyi extra munka szükséges ahhoz, hogy odaérjen. Ha tudod, hogy a célod 1 millió dollár ARR, és három hónap múlva 580 ezer dollárnál vagy, akkor tudod, hogy nagy sebességbe kell rúgnod. A legjobban erős mutatókkal dolgozunk, hogy támogassuk döntéseinket és projektválasztásainkat.
folyamatos fejlesztés
tegyük fel, hogy nem éri el azt az ARR-célt, amelyet magának tűzött ki. Semmi baj. Ezúttal nem voltál” sikeres ” hagyományosan a projekt céljaival szemben, de kihasználhatod a tanulásokat, elfordulhatsz és javíthatsz a következő év során. A projekt sikerének mérésével a projekt kudarcát is mérjük, ami ugyanolyan fontos a tanulmányozáshoz. A kudarc nem végleges.
projekt siker létrák fel
a projekt sikerének meghatározása a csapat számára valószínűleg szerepet játszik a projekt sikerének ötletében a vezetők, az ügyvezető csapat, sőt más csapatok számára is, amelyekkel gyakran együttműködik. A projekt sikerének meghatározása a csapat számára segít a többi csapatnak jobban megérteni, hogyan fognak veled dolgozni, együttműködni, és hogyan fogják meghatározni a projekt sikerét is.
Hogyan mérjük a projekt sikerét
most, hogy már van egy alapvető megértése a meghatározása projekt siker, és miért fontos, hogy meghatározza ezt a kifejezést, nézzük ásni, hogyan tudjuk mérni a projekt sikerét összességében. Mint korábban említettük, a projekt sikere technikailag úgy definiálható, mint egy projekt befejezése ” időben, a költségvetésen belül és a specifikáció szerint.”De hogyan mérhetjük valójában a projekt sikerét? Íme néhány módszer erre.
teljesítmények vs.SPECIFIKÁCIÓK
közvetlenül a projekt befejezése után hasznos megérteni, hogy mit ért el célszerűen, szemben a befejezni kívánt projekt specifikációival. Ez talán a legnyilvánvalóbb a projekt sikerének mérése volt. Megvalósultak-e a projekt fő célkitűzései és céljai? Rájött, hogy bizonyos SPECIFIKÁCIÓK irrelevánsak az út során? Fontos megérteni, hogy a célok hol haladnak a projekt végén, szemben a kezdetével.
ahhoz, hogy megértse, mit ért el egy projekt során, mindig nyomon követheti lépéseit az e-mailjeiben, és összeállíthatja az összes projektösszetevő listáját. Ha projektmenedzsment eszközt használ, egyszerűen látogasson el a projekt kezdőlapjára, és tekintse meg az összes befejezett feladatot. Ideális esetben minden feladatot kisebb projektekre bontanának, így láthatja, hogy pontosan hol fejezte be a legtöbb munkát, vagy hol hiányozhatott a jel.
ügyfél-vagy ügyfél-elégedettség
ha egy adott ügyfél projektjén dolgozik, a projekt sikerének mérésének másik módja az ügyféltől a befejezés után kapott válasz dekódolása. Milyen visszajelzéseket kellett megosztaniuk? Az ügyfél-elégedettség általában véletlenül összegyűjthető hívás közben, e-mailben vagy felmérési formában. Ha pontosan szeretné mérni az elégedettség növekedését a projekt kezdetétől a végéig, győződjön meg róla, hogy a projekt megkezdése előtt felméri az ügyfelet is.
az ügyfelek elégedettsége viszont jó módszer a projekt sikerének mérésére, ha ez a projekt az ügyfélélményre vonatkozik. Például, ha új funkciót építünk a Hive-nél, akkor a siker nagy barométere az, hogy hány üzenetet kapunk az új funkcióról, vagy ha az NPS (net promoter score) átlagosan növekszik a bevezetése után. Az ügyfelek általában nagyon őszinték lesznek tapasztalataikkal kapcsolatban, mivel a visszajelzést úgy tekintik, mint a termék következetes javításának módját. Hallgasd meg őket!
a projektre fordított idő összességében
az egyik legértékesebb erőforrás a projekt teljes élettartama alatt a csapattársak ideje. Annak biztosítása, hogy pontosan meg tudja mérni, mennyi időt töltött a projekten, és ideális esetben összehasonlíthatja azt a korábbi hasonló projektekre fordított idővel, nagyszerű módja a projekt sikerének mérésére. Az idő pénz.
néhány módon nyomon követheti az időt — ha olyan projektmenedzsment szoftvert használ, mint a Hive, akkor közvetlenül az eszközben van időkövetés és munkaidő-nyilvántartás funkció. Ez nagyszerű azoknak a nagyobb csapatoknak, amelyek nyomon akarják követni a projektekre vagy feladatokra fordított időt. Egy másik alternatíva egy könnyebb eszköz, például a Toggl használata az egyszerűbb időkövetéshez.
függetlenül attól, hogy melyik eszközt használja, javasoljuk, hogy kisebb darabokra bontsa az eltöltött időt, hogy a legjobban megértse, hol tart az ideje. Például mennyi időt töltött a projekttervezési szakaszban a végrehajtással szemben? Hogyan viszonyul ez a korábbi projektekhez?
belső növekedés és elégedettség a projekttel
ha a projekt, amelyen dolgozott, inkább belső erőfeszítés vagy erőfeszítés, akkor a projekt sikerének mérésére nagyszerű módszer lehet a belső alkalmazottak növekedésére és elégedettségére gondolni. Ha menedzser vagy, ideális esetben olyan projekteket szeretnél adni a csapattársaidnak, amelyek egyszerre kihívást jelentenek és érdeklik őket.
a projekt befejezésekor felmérheti a belső csapattagokat a teljesítésükről — élvezték a projekten való munkát? Úgy érezték, hogy előrelépést értek el a számukra fontos nagyobb kezdeményezések ellen? Szereztek-e új készségeket? Az alkalmazottak izgatottsága és elkötelezettsége nagyszerű a szervezet egészségi állapotának szempontjából, ezért ez egy nagyszerű projekt sikermérési mutató, amelyet figyelembe kell venni.
összességében a projekt sikerességének mérésekor ez nem egyszerű folyamat. Amikor a projekt végén a siker mérésére gondol, több tényezőt is figyelembe kell vennie, elsősorban a befektetett időt és azt, hogy elérte-e a legfontosabb mérföldköveket. De ne feledje, hogy a projekt sikere nem mindig metrika-vezérelt — homályosabb lehet, ha a belső vagy külső oldal általános elégedettségéről van szó.