tudta, hogyan kell írni egy barátságos emlékeztető e-mailt az egyik legjobb eszköz, hogy hatékony az idejét. Tökéletes arra, hogy megbökje az embereket a közelgő találkozókról, elmaradt fizetésekről, álláspályázatokról, fontos eseményekről stb.
de ahhoz, hogy barátságos és segítőkész legyen, türelmetlen és rámenős helyett a megfelelő hangra és időzítésre kell szállnia.
ha mindkettőnek igaza van, az e-mail emlékeztető valóban megkönnyebbülést jelenthet a címzettek számára, amikor a hét elakad. Senki sem szereti elmulasztani a határidőket vagy átütemezni az üléseket. De mivel az emberek 31% – a szerint a legjobb munkanap egy nap lenne, anélkül, hogy válaszolna az e-mailekre, az üzenetek elvesznek vagy elfelejtődnek.
minden emlékeztetőben a címzettnek pontosan tudnia kell, hogy mi az e-mail, mit kell tennie, és mikor. Egy jól megírt emlékeztető csökkenti az elmaradt találkozók és határidők számát. Azt is, hogy úgy nézel ki, proaktív és profi, anélkül, hogy rámenős. Itt van, hogyan kell menni róla.
Barátságos emlékeztető e-mail írása
a barátságos emlékeztető e-maileket a legjobb elküldeni, ha valami fontos jön, vagy ha egy határidőt elmulasztottak. Az emlékeztető e-mailek ideálisak:
- figyelembe véve a közelgő találkozókat vagy eseményeket.
- számlák vagy kifizetések nyomon követése.
- emlékeztetve az embereket az elmulasztott határidőkre.
- kapcsolatfelvétel egy projekttel kapcsolatban.
- az állásinterjúra jelentkezés és az állásinterjúra jelentkezés során.
nem számít a cél, a legfontosabb dolog, hogy tartsa szem előtt a hang és időzítés az e-mail.
minden barátságos emlékeztető e-mailnek udvariasnak és professzionálisnak kell lennie, de sürgősnek és lényegesnek kell lennie. Megbökte valaki egy elmulasztott határidő igényel más hangon, mint emlékeztetve egy kolléga, amikor találkozik a kávé. Ha a helyzet azonnali cselekvést igényel, például egy elmulasztott határidő, akkor a lényegre törő, mégis kedves és megértő nyelvet használhatja.
a “művelet szükséges”, “kérés” vagy “emlékeztető” hozzáadása a tárgysorhoz azonnal felhívja a figyelmet, és elindíthatja a címzettet. Míg az aktív nyelvet jó formának tekintik,a teljes tárgysor nagybetűi általában nem. Minden sapka agresszív és helytelen lehet, különösen, ha az üzenet többi része barátságos és beszélgető.
további alkalmi emlékeztetők esetén válassza az aktív, de kevésbé sürgős szavakat. Ezekben a helyzetekben hatékonyak azok a tárgysorok, amelyek olyan kifejezéseket tartalmaznak, mint a “nyomon követés”, “bejelentkezés” vagy “következő lépések”.
a hang csak egy eleme a barátságos e-mail emlékeztetőnek. Azt is meg kell, hogy az időzítés csak jobb. Nincs egyetlen legjobb idő az egyes helyzetekre, de ezek a leggyakoribb időkeretek az egyes emlékeztető e-mailekhez.
- közelgő találkozó: egy-két nappal az idő előtt. Adjon néhány napos átfutási időt az ülésen részt vevő embereknek, mivel előfordulhat, hogy előzetesen fel kell készülniük.
- közelgő esemény: három-14 nappal az esemény előtt. Érdemes több emlékeztetőt küldeni az eseményhez, hogy lelkesedést teremtsen, és győződjön meg róla, hogy mindenki tisztában van az időzítéssel és az ütemezéssel.
- közelgő határidő: projektenként változik. Adjon több időt az embereknek egy összetett projektre, és rövidebb időkeretet egy egyszerű feladatra.
- késedelmes fizetés vagy határidő: egy nappal az esedékesség napja után. Emlékeztetni szeretné az embereket, amikor ez a legfontosabb, és megmutatja, hogy várja őket, hogy cselekedjenek.
- álláspályázat: a Muse azt javasolja, hogy várjon öt-10 munkanapot a nyomon követés előtt. Ha valaki ajánlotta Önt a pozícióra, jelentkezzen be velük betekintésért, mielőtt kapcsolatba lépne a HR csapattal vagy a bérleti vezetővel. Ez hosszú időnek tűnhet, de valóban megállapította, hogy 44% – uk a jelentkezéstől számított néhány héten belül hallja meg a munkáltatókat, és csak 37% – uk válaszol egy héten belül.
- Állásinterjú: ha egy interjú történik, hogy a tervezett néhány héttel ki, a legjobb, hogy ellenőrizze a megelőző napon, hogy megbizonyosodjon arról, az idő még mindig működik minden érintett számára. Ha valakinek egy állásinterjú után kellett volna felvennie Önnel a kapcsolatot, a bérleti vezetők azt javasolják, hogy várjon az egyeztetett idővonal után, hogy emlékeztető e-mailt küldjön. Még mindig semmi hír? Várjon öt-hét napot, mielőtt eltalálja a ” Küldés.”
most, hogy tudja a tökéletes időt az egyes emlékeztető e-mailek küldésére, itt az ideje, hogy kitaláljuk, mit kell tartalmaznia, hogy barátságos legyen, és gyors választ kapjon.
Hogyan küldjünk Barátságos emlékeztető e-mailt
minden barátságos emlékeztető e-mailnek világosnak, kedvesnek és lényegesnek kell lennie. Elég udvarias akar lenni ahhoz, hogy cselekvésre ösztönözze az embereket, de nem annyira passzív, hogy az emberek figyelmen kívül hagyják az üzenetét. A legjobb E-mail emlékeztetők öt alapvető elemet tartalmaznak.
tárgysor
a tömör tárgysorok messze eljutnak az emlékeztető e-mailek küldésekor. A címzettnek tudnia kell, hogy miért küld emlékeztetőt, és úgy érzi, hogy cselekednie kell. Az eladók ezt jobban tudják, mint bárki más, miért ne venne egy-két tippet ezekből a fülbemászó értékesítési e-mail tárgysorokból? A fő ötlet az, hogy a tárgysor rövid legyen, és sürgősséget adjon hozzá, hogy a címzett tudja, hogy időérzékeny.
üdvözlés
az üdvözlés megadja az e-mail törzsének hangját, ezért ne hagyja át.
- mivel ennek az e-mailnek az a célja, hogy barátságos legyen, használjon alkalmi üdvözletet, például: “Szia, Danielle” vagy “Hé, Jonathan.”
- ha vállalata inkább formálisabb nyelvet használ, kezdje a “Hello, Kate.”
- a “kedves” kezdet általában túl formális egy barátságos e-mail emlékeztetőhöz, de ragaszkodjon hozzá, ha ez a vállalat alapértelmezett üdvözlése.
Context
az e-mail törzsében tudatja a címzettel, hogy miért küld e-mailt. Itt adhatja meg a kontextust a projektről, a határidőről, a fizetésről, az értekezletről vagy bármilyen helyzetről, amelyre szükség van. Adjon meg konkrét neveket és dátumokat, Ha ez segít tisztázni az üzenetét, és említsen meg egy közelmúltbeli apróságot a személyről vagy a vállalatról. Íme néhány példa arra, hogy ez a szakasz hogyan néz ki:
- mivel a hónap (és a negyedév) vége gyorsan közeledik, szeretnénk, ha az összes számla a lehető leghamarabb beérkezne.
- még mindig dolgozom a cikken, a legfontosabb vállalkozói tippek az új alapítók számára, és szeretném, ha a gondolatait is beillesztené a darabba. Az ABC company legutóbbi finanszírozási fordulójával és növekedésével olyan jól navigáltál az elmúlt évben.
- bejelentkezem, hogy emlékeztessem önöket a közelgő Q4 Tartalomtervezési találkozóra, amelyet augusztus 1-jén, szerdán, este 2 órakor terveznek. Várja, hogy elinduljon az elemzési jelentéssel.
- a prezentációra való felkészülés során kérjük, ne felejtse el elküldeni a diákat, amelyeket a nap végéig, július 30-án, hétfőn szeretne felvenni. Ez még mindig működik az Ön számára?
kérés
miután beállította a színpadot a kontextus megadásával, itt az ideje, hogy csúsztassa az emlékeztetőt vagy a kérést. Ne légy túl hosszú itt, különben elveszítheti a címzett figyelmét. Ha azonnali választ szeretne, hasznos, ha kérését egy kérdéssel csomagolja, hogy ösztönözze az embereket azonnali cselekvésre.
- kérjük, küldje el számláját a legutóbbi szerződésünkből származó összes munkáról a következő címre: [email protected] és CC me. Ha bármilyen kérdése van, elérhet a (222) 222-2222 telefonszámon.
- ha árajánlatot szeretne küldeni a cikkhez, kérjük, ossza meg a következő kérdésre adott válaszát, és magyarázza el az indoklását. Milyen tippet adna az új vállalkozóknak, hogy segítsenek nekik sikeresen működtetni üzleti tevékenységüket ebben az évben?
kijelentkezés
megfogalmaztad a fő mondanivalódat és kérésedet, így itt az ideje, hogy barátságos zárással fejezd be.
- Köszönjük, hogy időt szánt erre.
- Köszönjük, hogy prioritásként kezelte ezt a projektet.
- nagyra értékelem az erőfeszítést, ahogy befejezzük ezt a javaslatot.
- várom, hogy a tárgyaláson meg.
ne felejtsen el mellékelni egy záró aláírást, amely ugyanazt a hangot követi, mint az e-mail többi része.
- minden jót
- Üdvözlettel
- még egyszer köszönöm
- Üdvözlet
- köszönöm
csomagolja be az e-mailt a keresztnevével egy barátságos hangnemért, vagy a teljes nevét egy formálisabb hangért. Ha további kontextust kell megadnia, a neve után adja meg munkakörét, cégnevét vagy elérhetőségét.
Barátságos emlékeztető e-mail sablon
az első néhány emlékeztető elkészítése ijesztő lehet. Szerencsére ez az emlékeztető e-mail sablon egyszerűvé teszi az üres helyek kitöltését és egy jól megfogalmazott üzenet elküldését. Könnyen testreszabhatja ezt a sablont az Ön igényeinek megfelelően.
a sablon használatához egyszerűen másolja és illessze be a szöveget, majd töltse ki az üres helyeket a másolatával. Ne felejtse el elolvasni a végleges verziót, mielőtt elküldi, hogy biztosítsa a megfelelő nyelvtant és áramlást.
Szia ,
köszönöm .
a Van prepping az ez jön, nál nél . Izgatottan várjuk az ötleteit . Ahhoz, hogy minden zökkenőmentesen működjön, mindenkit arra kérek, hogy LÉPJEN BE.
értékelem .
minden a legjobb,
Barátságos emlékeztető e-mail példa
így néz ki a fenti sablon kitöltve. Ne felejtsen el konkrét kéréseket, határidőket vagy dátumokat megadni annak biztosítása érdekében, hogy ne legyen zavar abban, hogy mit kell tennie az illetőnek, és mikor.
Szia Jack,
remélem a hét jól megy.
a szerkesztőség felkészül a Q4 Tartalomtervezési találkozóra augusztus 26-án, csütörtökön, ET 11 órakor. Izgatottan várjuk ötleteit az éves ünnepi kampány Marketing és szerkesztői erőfeszítéseinek ötvözésére.
annak érdekében, hogy minden zökkenőmentesen működjön, arra kérem az összes érintettet, hogy nyújtsák be prezentációs diáikat augusztus 23-ig, hétfőig, 5-kor ET. Ha bármilyen kérdése van, kérjük, küldje el nekem.
nagyra értékelem az itt töltött időt, és várom, hogy meghallgassam az ötleteit.
minden jót,
Katrina
miután elküldte az e-mailt ki, minden, ami maradt, hogy várja meg a választ. A trükkös rész annak ismerete, hogy küldjön-e további nyomon követési e-mailt.
bár frusztráló, hogy második vagy harmadik emlékeztető e-mailt kell küldenie, ne feledje, hogy az embereknek sok minden történik. Tartson szorosan néhány napig, mielőtt újabb üzenetet küldene. Ha sürgős, akkor hamarabb nyomon követheti—csak győződjön meg róla, hogy barátságos, türelmes hangot tart. Az emberek fogékonyabbak lesznek a kérésedre, és értékelik a jegyzetet, ami pontosan az emlékeztető e-mailek.
