az a kihívás, amellyel elég gyakran találkozunk, amikor új ügyfelekkel dolgozunk, meglehetősen szemcsés szinten határozza meg a projekt hatókörét. A szervezetek gyakran tudják, mit akarnak a magas szintű projektteljesítmények szempontjából, de nem jutottak el a tetves-szemcsés dolgokhoz – de ezért vagyunk itt!
a projekt hatóköre a projekttervezés azon része, amely magában foglalja a konkrét projektcélok, teljesítmények, jellemzők, funkciók, feladatok, határidők és végső soron költségek listájának meghatározását és dokumentálását. Más szavakkal, ez az, amit el kell érni, és az a munka, amelyet el kell végezni egy projekt megvalósítása érdekében.
fontos, hogy a projekt életciklusának korai szakaszában rögzítse a hatókört, mivel ez nagymértékben befolyásolhatja a projekt ütemezését vagy költségeit (vagy mindkettőt).
az alábbiakban áttekintjük azokat a kulcsfontosságú folyamatokat, amelyeket követni kell a hatókör helyes meghatározása érdekében.
határozza meg a termékkövetelményeket
mielőtt meghatároznánk, hogy mi lesz a projekt hatókörében, nagyon tisztában kell lennie azzal, hogy mi a termékkövetelmény, más néven termékkör. Más szóval, milyen funkciók és funkciók szükségesek a fejlesztendő weboldalhoz, alkalmazáshoz és / vagy egyedi szoftvermegoldáshoz? Van valami, amit kifejezetten be kell építeni a tervezésbe? Kell-e követnie egy meghatározott márkaépítési irányelveket? A lista folytatódik.
a Folyamatkövetelmények meghatározása
a Folyamatkövetelmények leírják, hogy az emberek hogyan lépnek kapcsolatba egy termékkel, és a termék hogyan lép kölcsönhatásba más (gyakran létező) üzleti folyamatokkal. Amikor arról beszél, hogy az adatok hogyan kerülnek áthelyezésre, és az üzleti tranzakciók hogyan áramlanak egyik pontról a másikra, akkor a folyamat követelményeit írja le. Például részletezni kell a weboldalon belüli számlázási tranzakciókra vonatkozó követelményeket, az ilyen tranzakciók kapcsolódását a számlázáshoz és a számlákhoz, valamint azt, hogy a személyzet milyen ponton tekintheti meg és változtathatja meg a megrendelések állapotát.
a megfelelő érdekeltek bevonása
magától értetődik, hogy a projekt sikeres megvalósításához a projektet megbízó szervezet megfelelő érdekeltjeit nagyon szorosan be kell vonni a projekt hatókörének különböző szakaszaiba. Amikor ez nem történik meg, feltételezéseket kezdenek tenni (amelyek általában szubjektívek), és az érdekelt felek zavart okozhatnak a projekt folytatásakor.
határozza meg a korlátozásokat
talán még fontosabb, mint ami a projekt hatókörén kívül esik, ami a projekt hatókörén kívül esik. Gyakran elengedhetetlen, hogy dokumentáljuk, mi nem történik meg, különösen, amikor a szoftverfejlesztésről van szó – különben az emberek azt feltételezik, hogy bizonyos dolgokat végre kell hajtani, amelyeket nem terveztek be a költségvetésbe, vagy nem szerepeltek a projekt ütemtervében.
változáskezelés
természetes, hogy bármely nagy projekt részei megváltoznak az út mentén. Bár mindig a legjobb elkerülni a hatókör-kúszást (olyan helyzet, amelyben a projekt egy vagy több része több munkát igényel), néha elkerülhetetlen bármely vállalkozás változó jellege miatt. Annak érdekében, hogy elkerüljük a nézeteltéréseket és a projekt hatókörében bekövetkező változásokat az összes érdekelt fél, mind az ügyféloldali, mind az ügynökségi oldalon, a legjobb, ha szigorú változáskezelési folyamatok vannak érvényben. Miután meghatározták a hatókört, azt nem szabad megváltoztatni a megfelelő változáskezelési funkciók nélkül, ekkor megfelelő intézkedéseket lehet tenni a változó projektkövetelmények kezelésére.
tehát itt van! Egyszerű útmutató a projekt megfelelő indításához a projekt hatókörének helyes meghatározásával. Alapjában véve a hatékony hatókör-menedzsment jó kommunikációt igényel annak biztosítása érdekében, hogy mindenki megértse a projekt követelményeit, és egyetért abban, hogy pontosan hogyan fogják elérni a projekt céljait. Miután ezt lefektette, megvan az alapja, hogy megkezdje és remélhetőleg sikeresen befejezze a projektet.