ha hatékony eljárásokat szeretne írni, vannak olyan speciális tervezési tevékenységek, amelyek jobb, hasznosabb eljárásokat eredményeznek.
új kiadás a “Hogyan kell írni a politikák és eljárások Manual” már elérhető e-book PDF formátumban
a három lépésből álló eljárás írásban folyamat
alapvetően a tanácsot van annak érdekében, hogy írjon hatékony eljárások ugyanazt a tanácsot adnék bárki vesz bármilyen írás projekt – egy főiskolai szakdolgozat egy regény, üzleti levél vagy eljárás; készítse el az írási projektet egy három szakaszból álló folyamat révén: terv — tervezet — felülvizsgálat.
kiterjedt kutatások kimutatták, hogy bármilyen írásprojekt általában sikeres, ha az írók a folyamat megközelítést alkalmazzák, és valamilyen tevékenységet folytatnak mindhárom fázisból. A tevékenység típusának nem mindig kell azonosnak lennie — meg kell felelnie az írási projekt típusának és az író személyes preferenciáinak. De egyértelmű, hogy a sikeres írók valamilyen tervezési tevékenységet végeznek, mielőtt elkészítenék munkájukat, majd felülvizsgálati tevékenységet folytatnak.
ebben a cikkben fedjük le a folyamat első lépését — a tervezést. Általánosságban elmondható, hogy a tervezés olyan tevékenységekből áll, mint a kutatás, az ötletgyűjtés, az ábrázolás/vázlat, a reflexió és a szabad írás (a tudatfolyam írása ötletgenerálásként vagy reflexiós tevékenységként). Ha hatékony eljárásokat szeretne írni, vannak olyan konkrét tervezési tevékenységek, amelyek jobb, hasznosabb eljárást eredményeznek.
a jó eljárás megtervezése a folyamat megértését jelenti
a hatékony eljárások megírásának kulcsfontosságú tervezési tevékenysége az eljárás dokumentálásának megértése. Ez a kutatással kezdődik, vagy más szavakkal, információgyűjtés. Ez magában foglalná olyan dolgok elvégzését, mint a folyamattulajdonosok és a folyamattulajdonosok megkérdezése. A műszaki írás szempontjából ők a tárgy szakértői. Ők azok, akik ismerik és megértik a folyamatot, és az információ nagy részének tőlük kell származnia.
az összes információ azonban nem származhat azoktól, akik közvetlenül részt vesznek a folyamatban. Egy másik fontos információforrás a folyamattal kapcsolatos aktuális és elavult dokumentumok feltárása (régi eljárások, kapcsolódó eljárások a szervezet más területein, termékspecifikációk, vevői követelmények stb.). Itt kulcsfontosságú információkat találhat a folyamatról, amelyet meg kell őrizni vagy esetleg vissza kell állítani.
a kutatást a szervezeten kívül is el kell végezni. Rendelkezésre állnak-e információk szakértőktől vagy az iparág vezetőitől a folyamattal vagy a kapcsolódó tevékenységekkel kapcsolatos legjobb gyakorlatokról? A legjobb gyakorlatok megtanulása és beépítése (szükség szerint módosítva, hogy a legjobban illeszkedjen az egyedi szervezethez) minden folyamat dokumentálásának kulcsfontosságú célja, de erőfeszítést igényel az ilyen jellegű információk felkutatása és beépítése.
Ismerje meg a folyamat sikerességének attribútumait
miközben a folyamat megértésén dolgozik, győződjön meg róla, hogy azonosítja és megérti a folyamat legfontosabb szempontjait.
folyamat sablon írási eljárások
ez magában foglalja a következő:
bemenetek: kik a szállítók (külső vagy belső)? Melyek a bemenetek és milyen formátumban (például) legyenek? Vannak-e kritikus utak és időzítés, amelyek döntő fontosságúak a bemenetek fogadásában? Miközben a folyamat megértésén dolgozik, győződjön meg róla, hogy azonosítja és megérti a folyamat legfontosabb szempontjait.
tevékenységek: melyek a legfontosabb tevékenységek, amelyeket végre kell hajtani annak érdekében, hogy a bemeneteket a szükséges kimenetekké alakítsák át? Mik az idővonalak és a kronológiai elemek? Kik a kulcsszereplők? Próbálja meg azonosítani a túlzott hulladékot vagy leltárt és a felesleges késedelmeket; mi lehet a lehetséges megoldás ezekre a folyamatokra?
kimenetek: mi a folyamat végső pontja? Kik az ügyfelek (külső vagy belső)? Melyek a kimenetek követelményei? A kimenetekkel kapcsolatos milyen kritériumok segíthetnek annak meghatározásában, hogy a folyamat sikeres-e és/vagy irányítható-e?
célok és célkitűzések: a célok és célkitűzések segítenek meghatározni, hogy egy folyamat hatékony és eredményes-e. A ballisztikus folyamatok folyamatosan futnak, anélkül, hogy elmélkednének vagy figyelmet fordítanának arra, hogy a folyamat milyen jól működik. Senki sem tudja, hogy a folyamat eléri-e a célokat. Így akarod, hogy az üzleted vagy az osztályod működjön? Az ellenőrzött folyamatok világosan meghatározott célokat, a célkitűzésekhez kapcsolódó méréseket, valamint a teljesítmény és a fejlesztési erőfeszítések rendszeres felülvizsgálatát tartalmazzák. A kutatásnak segítenie kell a célok meghatározását azáltal, hogy megtanulja a folyamat képességeit, és megtanulja, hogy az iparág vezetői milyen jól teljesítenek ezeken a területeken (bench-jelölés).
kommunikáció: a hasznos, értelmes kommunikáció hiánya sok szervezetben komoly problémát jelent, és talán a siker egyik legnagyobb akadálya. Azok közülünk, akik a szervezetekben dolgoznak, folyamatosan látják: Az értékesítés nem tudja, mit csinál a Marketing, a termelés nem tudja, mit csinál a terméktervezés, és fordítva. Ez a kommunikáció hiánya drága pazarláshoz és utómunkához vezet, valamint nagyon terméketlen last minute rejtjelezéshez. A szükséges kommunikáció azonosítása és beépítése a folyamatba jelentős javulást eredményezhet ezen a területen.
hatékony eljárások írása
Miután az információgyűjtés befejeződött, olyan eszközök használatával, mint a folyamattérképek, folyamatábrák, körvonalak és értékfolyamatok, az információkat értelmes formátumban jeleníthetik meg, amely megvilágítja a folyamatot, a terméket és/vagy az információáramlást. Nem igazán számít, hogy milyen módszert alkalmaznak, mindaddig, amíg hasznos és értelmes azok számára, akik vezetik és végrehajtják a dokumentációs (írási) folyamatot.
tehát, ha bármilyen írási projektet indít, beleértve az eljárás megírását is, és az első dolog, amit leül a billentyűzethez, hogy elkezdje beírni a dokumentumot, akkor súlyos hibát követ el. A dokumentum létrehozásának természetesen abból kell származnia, amit a tervezési szakaszban megtanult. Ugrás közvetlenül kidolgozása szinte biztosítja az írás projekt nem lesz sikeres.