e-mailek archiválása az Outlook programban 2007, 2010, 2013, 2016

minél többet használja a Microsoft Outlook postaládáját, annál jobban növekszik a postaládája. Ha belegondolsz, ez nagyon hasonló ahhoz, ahogy a papírok általában felhalmozódnak az asztalon. De mit tehetsz, ha a halom olyan nagy lesz, hogy foglalkozni kell vele? Nos, a való életben időt szánhat arra, hogy rendezze az egyes dokumentumokat, és tárolja azokat a papírokat, amelyek fontosak, miközben eldobja a kevésbé fontosakat. Szerencsére ugyanazt a folyamatot újra létrehozhatja az Outlook programban.

kivétel nélkül az Outlook minden verziója támogatja az archiválást. Sőt, több választási lehetősége van, amikor az elemeket archiválja az Outlook programban. A legegyszerűbb módja az AutoArchive használata a régebbi üzenetek, találkozók és feladatok kezelésére. Ennek másik módja a kézi archiválás használata az üzenetek egy adott mappába történő áthelyezéséhez. De a leggyorsabb módszer a Fájl menüben található Archívum gomb használata.

ne feledje, hogy az Outlook archiválási célokra egy alapértelmezett mappát tart, amelyet nem lehet törölni. Az e-mail archiválása segít megőrizni a tiszta üzletet, megkönnyítve a régebbi e-mailek keresését, miközben a postaládája zavartalan marad.

az alábbiakban egy sor útmutató található, amelyek minden lehetséges módon végigvezetik az elemek archiválását az Outlook programban. Kezdjük!

1.módszer: üzenetek manuális archiválása egyetlen művelettel

ez a módszer a leggyorsabb módja egy vagy több üzenet áthelyezésének az archív mappába. Ezek az archivált fájlok továbbra is elérhetők lesznek a keresőmezőn keresztül, vagy manuálisan navigálva az archív mappába. Az archivált elemek mobileszközökön is megtekinthetők az archív mappa felkeresésével. Itt található egy gyors útmutató az elemek kézi archiválásáról az Outlook programban 2016:

1. nyissa meg az Outlook programot, és jelöljön ki egy vagy több üzenetet a beérkező levelek mappájában vagy bármely más mappában.
2. kattintson az archívum ikonra a Törlés csoportban. Az archívum ikon csak az Outlook 2016 szalagon belül látható.
   Megjegyzés: ugyanazt az eredményt elérheti a Backspace billentyűvel is.
3. képesnek kell lennie arra, hogy megtalálja az üzeneteket az archives mappában.
   Megjegyzés: Az archív mappa automatikusan létrejön, még akkor is, ha még soha nem használta. Ha nem látja az archív mappát, lépjen a fájl > Office-fiók > Frissítési beállítások elemre, majd kattintson a Frissítés most elemre.

2.módszer: az AutoArchive funkció használata

az Outlook rendelkezik egy automatikus funkcióval, amely képes az AutoArchive nevű elemek archiválására. Ez a funkció programozható az elemek rendszeres időközönként történő archiválására. Az Outlook minden verziója támogatja az archiválást. A különbség az, hogy az AutoArchive alapértelmezés szerint ki van kapcsolva az Outlook 2010 és újabb verzióiban.

az automatikus archiválás engedélyezése után a felhasználók beállíthatják az archiválni kívánt mappák tulajdonságait. Ne feledje, hogy amikor archivál egy e-mailt, az egy másik PST fájlba kerül, és már nem lesz elérhető a fő PST fájlban. Itt található egy rövid útmutató az AutoArchive engedélyezéséhez és használatához:

az AutoArchive engedélyezése és konfigurálása

1. az AutoArchive bekapcsolásához keresse meg a fájl > opciók. Miután belépett az Outlook beállításaiba, kattintson a Speciális fülre, hogy továbbítsa, majd kattintson az AutoArchive Settings elemre.
   Megjegyzés: Az Outlook 2007 és régebbi verzióiban az automatikus archiválási beállításokat az eszközök > opciók > Egyéb menüpontban találhatja meg.
2. ha minden szürkén jelenik meg, be kell jelölnie az automatikus archiválás futtatása melletti négyzetet az automatikus archiválás engedélyezéséhez.
   
3. itt az ideje konfigurálni, hogyan fog viselkedni az AutoArchive. Először válassza ki, hogy milyen gyakran szeretné futtatni az automatikus archívumot. Az alapértelmezett érték 14 nap, de ha tisztán szeretné tartani, állítsa be valahol 2 és 6 között.
   
4. ha értesítést szeretne kapni az AutoArchive indítása előtt, jelölje be a Prompt before AutoArchive runs jelölőnégyzetet. Célszerű ezt az opciót bekapcsolni, mivel az automatikus archiválás zavarhatja a munkáját.
   
5. annak elkerülése érdekében, hogy az archívumot felesleges e-mailekkel töltse ki, célszerű a lejárt e-mail törlése jelölőnégyzetet hagyni. Ha letiltja az archívumot vagy törli a régi elemeket, csak a lejárt üzenetek törlődnek teljesen.
   
6. ha azt szeretné, hogy az archív mappa látható legyen az Outlookban, engedélyeznie kell az archív Mappa megjelenítése a mappalistában.
   
7. most állítsa be az alapértelmezett mappabeállításokat az archiváláshoz.
8. ezután engedélyezze a régi elemek áthelyezése melletti kapcsolót, majd kattintson a Tallózás gombra az elemek archiválásának elérési útjának beállításához. A beállítások megerősítéséhez nyomja meg az Ok gombot.
   

miután engedélyezte és konfigurálta az automatikus archiválást, automatikusan elvégzi a munkáját a megfelelő időben. Megerősítheti, hogy működik-e, ha ellenőrzi, hogy az archívumok mappája fel van-e töltve.

az automatikus archiválás tulajdonságainak konfigurálása az egyes mappákhoz

az automatikus archiválás funkció konfigurálásának befejezése után hozzáadhat egy további vezérlőréteget az egyes mappák egyedi tulajdonságainak beállításával. Általános gyakorlat, hogy a mappák, például a Törölt elemek vagy a Spam, más automatikus archiválási tulajdonságokat használnak, mint a fő e-mail mappa.
Megjegyzés: Ha nem ad meg egyedi automatikus archiválási beállításokat egy mappához, akkor az automatikusan a fent konfigurált globális automatikus archiválási beállításokat fogja használni.

itt található egy rövid útmutató az egyes automatikus archiválási tulajdonságok mappába történő beállításához:

1. kattintson a jobb gombbal a kezelni kívánt mappára, majd kattintson a Tulajdonságok elemre.
   
2. kattintson az AutoArchive fülre, hogy továbbítsa. Itt van egy kiválasztott beállítás, amely kizárólag erre a mappára vonatkozik.
   
3. az automatikus archiválást kikapcsolhatja ehhez a mappához, ha rákattint a ne archiválja az elemeket ebben a mappában elemre.
   
4. a globális automatikus archiválási beállítások felülbírálásához kattintson a mappa archiválása elemre ezekkel a beállításokkal, és végezze el az alábbi módosításokat. Kattintson az Alkalmaz gombra a beállítások megerősítéséhez.
   Megjegyzés: Ne feledje, hogy ezek a beállítások nem vonatkoznak az adott mappa egyik almappájára sem. Mindegyiket módosítani kell.

3. módszer: E-mailek kézi archiválása tisztító eszközökkel

ha nem vagy nagy rajongója az automatizálásnak, van egy középút megoldás, amely lehetővé teszi az ömlesztett archiválást még nagyobb vezérléssel. Ezzel a módszerrel archiválhat egy teljes mappát az almappáival együtt. Ha nem akarja megvárni, amíg az AutoArchive beindul, akkor saját maga is megteheti, és kiválaszthatja, hová szeretné menteni őket. Itt van, mit kell tennie:

1. kattintson a Fájl fülre, majd lépjen az Info elemre, és bontsa ki a Cleanup Tools legördülő menüt. Válassza az archívum lehetőséget a legördülő menüből.
   
2. válassza az archiválja ezt a mappát és az összes almappát, majd kattintson az archiválni kívánt mappára.
   
3. ha azt szeretné, hogy a teljes Outlook-adat archiválva legyen, kattintson a lista tetején található e-mail címére.
   
4. az archiválandó elemek legutóbbi dátumának kiválasztásához használja a régebbi elemek archiválása melletti legördülő menüt. Az ebben a menüben beállított dátumnál régebbi összes elem archiválásra kerül.
   
5. archiválhatja azokat az elemeket, amelyeket korábban kizártak az automatikus archiválásból, Ha bejelöli az elemek hozzáadása az automatikus archiválással jelölőnégyzetet.
   
6. a Tallózás gombbal állítsa be az elérési utat, ahová a PST archívumot menteni szeretné. Kattintson az Ok gombra a folyamat elindításához.
   

hamarosan észreveszi, hogy egyes e-mailek Az alapértelmezett mappákból az archivált pst fájlba kerülnek.
Megjegyzés: Az Archivált fájlnak mappaként hozzáférhetővé kell válnia az Outlookban. Ha valamilyen oknál fogva nem megy a fájlba, majd kattintson az Open & Exportálás gombra. Ezután kattintson az Outlook adatfájl megnyitása elemre, keresse meg az archívum helyét, és nyomja meg az OK gombot.