az e-mail kezelése nehéz dolog lehet. Munkakörnyezetben elengedhetetlen, hogy a hatékonyság fenntartása érdekében szervezett postaládát tartson fenn. A zsúfolt postaláda meglehetősen hatalmas fájdalmat bizonyíthat, különösen akkor, ha kénytelen görgetni a régebbi e-mailek hegyeit, amelyekre már nincs szüksége. Egy időben, ezek a régebbi e-mailek célt szolgáltak, de azóta további akadályokká váltak, amikor egy adott e-mailt kerestek. A spammel töltött postaláda valóban elveszi az e—mail könyvtár kezelésének képességét, és bár rengeteg módja van annak, hogy az e—mail ne kerüljön további spamlistákra-javasoljuk, hogy névtelenül küldje el e-mailjét -, még mindig ki kell törölnie azokat a régi spam üzeneteket, amelyek elsősorban a postaládájába kerültek.
a sok időfogyasztás elkerülése érdekében nem javasolnám az összes régebbi e-mail manuális törlését. Ehelyett a szűrők segítségével sokkal gyorsabban megszabadulhat az e-mailektől. Szűrő létrehozásával törölheti a régi üzeneteket egy meghatározott időkeret alapján. Az egyetlen probléma, amit a szűrők használatával látok, az, hogy csak az újonnan kapott üzenetekre vonatkoznak. A jövőben szűrőket alkalmazhat annak biztosítása érdekében, hogy a felhalmozódás ne forduljon elő másodszor, de mi van azokkal az e-mailekkel, amelyek most kitöltik a postaládáját?
a régi e-mailek automatikus törlése a Gmailben
van néhány dolog, amibe bele kell merülnie, amikor megszabadítja magát azoktól a régebbi, már nem szükséges e-mailektől, amelyek a Gmail postaládáját sújtják. Megyek át, hogyan kell beállítani a szűrőket, alkalmazni őket későbbi használatra, és hogyan lehet megszabadulni az összes jelenlegi régi e-maileket a Gmail add-on, Email Studio.
szűrők beállítása
először is állítsuk be a szűrőket.
kezdeni:
- jelentkezzen be Gmail-fiókjába a szükséges hitelesítő adatokkal.
- keresse meg a fogaskerék/fogaskerék ikont. Ez a Gmail beállítások menüje, amely az ablak jobb felső sarkában található. Kattintson erre az ikonra, majd válassza a lehetőséget beállítások a legördülő menüből.
- kattintson a “szűrők” fülre, majd kattintson az új szűrő létrehozása elemre.
- a “szavak” beviteli mezőbe írja be a következőt – older_than:x ahol az “x” a törölni kívánt üzenetek időkerete. Ez egy szám lesz, amelyet egy betű követ. A következő betűk az időkeretre vonatkoznak. Napokig “d” – t, hetekig “w” – t, hónapokig pedig “m” – t kell használnia. Példa erre az older_than: 3d, ha három napnál régebbi e-maileket szeretne törölni.
- Ezután kattintson a szűrő létrehozása ezzel a kereséssel gombra.
- töltse ki a “Törlés” és a “szűrő alkalmazása” feliratú négyzeteket egy pipával, kattintson rájuk.
- végül kattintson a Szűrő létrehozása elemre, hogy tanúja legyen az összes régebbi e-mailnek, az imént beállított dátum alapján, a beérkező levelek mappából a kukába.
amikor az üzenetek törlődnek a Gmailben, nem tűnnek el azonnal a létezésből. Ehelyett megtalálhatja őket a Kuka mappában. Ez azt jelenti, hogy ezek az e-mailek továbbra is beleszámítanak a teljes adatkapacitásba. A teljes megszabadulás érdekében megvárhatja, amíg a Gmail 30 nap elteltével automatikusan törli őket, vagy most maga törölheti őket. Ez utóbbi végrehajtásához kattintson a Kuka mappára, majd kattintson a linkre ürítse ki a kukát most.
szűrő a jövőbeli törléshez (Újraalkalmazás)
a cikk címe az automatikus törléssel foglalkozik. Sajnos a szűrőket nem lehet automatikusan aktiválni. Vissza kell térnie, és ismét alkalmaznia kell a szűrőt az aktuális postaládájába.
szűrő újbóli alkalmazása:
- térjen vissza a beállításokhoz a Gmail ablak jobb felső sarkában található fogaskerék/fogaskerék ikonra kattintva, majd a legördülő menüből válassza a Beállítások lehetőséget.
- kattintson a” szűrők ” fülre.
- mivel korábban már létrehozott egy szűrőt, most kattintson a Szerkesztés gombra, amely a szűrő mellett található. Ha korábban több szűrőt hozott létre, könnyen megtalálhatja a kívánt szűrőt, mivel az egyes szűrők kritériumai megjelennek.
- kattintson a Folytatás gombra a keresési feltételeket tartalmazó szakaszban. Ez egy olyan képernyő lesz, amely hasonló az eredeti szűrő beállításakor megjelenő képernyőhöz.
- ismét jelölje be a jelölőnégyzetet a ” szűrő alkalmazása is.”
- ezúttal a szűrő aktiválásához kattintson a szűrő frissítése gombra. Az összes régebbi e-mail, a megadott időkeretre állítva, most a Kuka mappába kerül.
Email Studio
az Email Studio egy remek funkcióval rendelkezik, amely automatikusan törli az összes régebbi e-mailt egy megadott feladótól vagy egy adott mappában található e-mailektől. A beépített automatikus tisztítás funkció segít megőrizni a Gmail postafiókját sokkal szervezettebben, ami hatékonyabb munkakörnyezethez vezet.
az e-mail Studio segítségével archiválhatja és alkalmazhatja a “Mark as Read” – et minden olyan e-mailre, amely jelenleg a postaládájában van, és több mint három hónapja ott van. Azt is lehetővé teszi, hogy két nap elteltével automatikusan eltávolítsa az összes e-mailt a Kukából és a Spam mappákból. További bónuszként az Automatikus tisztítás tartalmaz egy e-mail leiratkozási funkciót, amely segítségével könnyedén eltávolíthatja e-mail címét bármelyik bosszantó hírlevél levelezőlistáról. Van még sok más is, amire a kiegészítő képes, de úgy érzem, hogy a már említettek pontosan kiemelik, mire van szükségünk ehhez a cikkhez.
az alapcsomag ingyenesen használható, de a termék maximális kihasználása érdekében prémium verziót kínálnak 29 dolláros éves árcédulával. A frissítés lehetővé teszi, hogy több tisztítási szabályt hozzon létre, és tartalmaz egy e-mail ütemezőt, szállítmányozót és egy automatikus válaszadót.
az Automatikus tisztítás beállítása és engedélyezése a Gmailben
nyilvánvaló, hogy az első dolog, amit meg kell tennie, az e-mail Studio kiegészítő letöltése és telepítése. Miután ezt elérte, láthatja az e-mail Stúdió ikont a jobb oldalsávon, amikor megnyitja bármelyik Gmail e-mail üzenetét.
használni:
- nyissa meg az e-mail Studio bővítményt, és jelentkezzen be Gmail-fiókjával.
- megjelenik a lehetőségek listája. Ezen lehetőségek közül válassza az “e-mail Tisztítás” eszközt.
- Ezután kattintson az új szabály hozzáadása elemre egy szabály beállításához (hasonlóan ahhoz, amit a szűrőkkel tett).
- a szabály beállításának két része van – meg kell adnia egy feltételt, majd egy műveletet. Gondolj az “ok és okozat” – ra. A művelet a megadott feltétel teljesülése után aktiválódik.
- feltétel beállításához speciális keresési paramétereket használhat a Gmailben, például newer_than vagy has:attachment vagy larger_than. Ezekkel segít megtalálni az archiválni, a kukába küldeni vagy egy másik mappába áthelyezni kívánt Gmail-e-mailek pontos egyezését.
- miután létrehozott egy szabályt, kattintson a Mentés gombra. Az e-mail Studio mostantól a háttérben működik, óránként futásellenőrzést hajt végre a megadott művelet végrehajtásakor, amikor egy e-mail megfelel a hozzá kapcsolódó feltételeknek. Nem kell semmit manuálisan csinálni.