a hivatalos e-mailek döntő szerepet játszanak az információk világos és hibátlan kommunikációjában üzleti, szakmai és személyes életünkben. Így, függetlenül attól, hogy érdeklődik-e egy lehetőségről, meghív valakit egy eseményre, vagy lemond egy munkáról, a hivatalos e-mail írásának ismerete elengedhetetlen készség, amelyet tudnia kell.
ebben a hivatalos e-mail írásának útmutatójában a folyamatot egyszerű lépésekre bontjuk. Ezután leírjuk az ideális hivatalos e-mail formátumot, és kiválasztjuk a hivatalos e-mail példákat, amelyeket felhasználhat a levelezés alapjául.
mi a hivatalos e-mail?
a hivatalos e – mail olyan e-mail, amelyet egy olyan személynek (vagy embercsoportnak) küld, akit nem ismer, vagy egy fontos e-mail, amelyet egy hatósági pozícióban lévő személynek küld-például a főnökének.
a hivatalos e-mail írása hasonló a hivatalos levél írásához, ugyanolyan szerkezettel, üdvözlettel és aláírással. Mentesek a helyesírási és nyelvtani hibáktól, világos céllal vannak megtervezve és megírva.
a hivatalos e-mailek udvariasak, professzionálisak, és egyenesen a lényegre térnek. 100% – ban az eredményre koncentrálnak, nem hagynak teret hibáknak vagy félreértéseknek.
néhány példa a hivatalos e-mailekre:
- Bemutatkozik egy olyan szakembernek, akit nem ismer
- panaszt tesz
- lemond egy munkáról
- bocsánatkérés felajánlása
lehet, hogy azt kérdezi, Miért van szükségünk a digitális világban még mindig hivatalos e-mailekre?
sok szervezet és egyén valóban áttért a kevésbé formális kommunikációra. Az amerikai kutatók azonban úgy találták, hogy ez problémákat okozhat a munkahelyen, hozzájárulva ahhoz, amit az “incivilitás”növekvő kockázatának neveznek. Azok a szervezetek, ahol az egyének formálisan, udvariasan és tisztelettel kommunikálnak, kevésbé valószínű, hogy konfliktusokat tapasztalnak.
a hivatalos e-maileknek befolyásos barátai vannak. A Plain English kampány 1979 óta kéri a kommunikáció egyértelműségét. “Ne feledje, hogy az embereket valószínűleg nem sértik meg, ha túl formális vagy, de egyesek azt gondolhatják, hogy durva vagy, ha túl informális vagy” – tanácsolják.
a megoldás? “Mindig gondolj az olvasóra.”
egyetértünk. Ha ismeri azt a személyt, akinek ír, akkor lehetősége van informálisabban írni. Ha nem tudja, hogy az Ön által küldött személy vagy üzenet fontos, legyen formális.
korábban már írtunk a szakmai kommunikáció fontosságáról. Ha többet szeretne megtudni, olvassa el útmutatónkat a professzionális e-mail írásáról.
miért írjon hivatalos e-mailt?
“az emberek hajlamosak azt hinni, hogy hatékonyabban tudnak e-mailben kommunikálni, mint valójában” – találták az Amerikai Pszichológiai Társaság kutatói. Egy 2005-ös tanulmányban egy sor kísérletet végeztek, és arra a következtetésre jutottak, hogy nehéz érzelmeket és hangot közvetíteni e-mailben.
az OK? Saját “egocentrizmusunk” miatt nem tudunk elszakadni a saját nézőpontunktól, és valaki másét látni.
egyszerűen fogalmazva, könnyen félreértések fordulhatnak elő, ha túl barátságosak vagy informálisak vagyunk az e-mailjeinkben. Lehet, hogy a hangnem nem alkalmas létfontosságú információk közlésére, is.
a hivatalos e-mailek megszüntetik a félreértések és félrevezetések lehetőségét. A helyes üzleti e-mail etikett betartásáról szól.
a hivatalos e-mailnek világos célja van, és tisztelettel bánik az olvasóval. Szabványos módon íródott, amely határokon és kultúrákon halad át.
a hivatalos e-mailek írása bárki számára előnyös lehet az üzleti életben, beleértve a vezetőket is-mondja Benjamin Laker, a Forbes befolyásos rovatvezetője. Az e-maileknek tiszteletben kell tartaniuk az érzelmeket, és empátiával kell rendelkezniük. A legfontosabb, hogy az e-mailed sokat mond a “személyes márkádról”. Hogyan akarja, hogy észrevegyék?
egy jól megírt hivatalos e-mail udvarias és professzionális, két erős márka attribútum, amely javítja a márkát és növeli az üzleti sikert.
hivatalos e-mail formátum
nagyszerű hivatalos e-mailek létrehozása nagyon egyszerű. A tökéletes hivatalos üzleti e-mail formátumnak csak öt része van:
- tárgy
- üdvözlés
- nyitó sorok & Body
- záró
- kijelentkezés
minden levelezés ugyanazt a hivatalos e-mail struktúrát követi, ami azt jelenti, hogy ha egyszer elsajátította, soha nem kell változtatnia.
hivatalos e-mail tárgysor
az üzleti életben az idő pénz, ezért legyen rövid.
a tárgysornak rövidnek és könnyen érthetőnek kell lennie. Mondja el olvasójának pontosan, mi van az üzenetben. Az ideális hivatalos e-mail tárgysor néhány szó: Például” Leave Request”,” értekezlet-összehívás “vagy” ügyfélpanasz”.
a hivatalos e-mail tárgysoroknak sem szabad túlságosan barátságosnak vagy viccesnek lenniük.
a hivatalos e-mail indítása
az e-mail indításának hivatalos módja a ‘kedves’használata.
régimódinak vagy furcsának tűnhet, ha ismeri az illetőt, de néhány meghatározott szabály betartásáról van szó, amelyeket generációk óta használunk a hivatalos kommunikációhoz. A kedves egy hivatalos e-mail üdvözlet, amelyet a mai napig használnak.
ha ismeri a személy nemét, használhatja az úgynevezett megtisztelő – Mr, Mrs stb. – de azt javasoljuk, hogy egyszerűen használja a teljes nevet,ha van. Úgy tűnik, hogy ez a Tanács ellentmond a hivatalos írás néhány régebbi útmutatójának, de a társadalom szélesebb körű változásait tükrözi.
ha tudni szeretné, hogyan ne nyisson meg hivatalos e-mailt, kerülje a “Kedves Uram/Asszonyom” vagy a fülledt hangzású kollektív kifejezéseket, például “kinek vonatkozhat”.
hivatalos e-mail üdvözlet név nélkül
tegyük fel, hogy aggódik amiatt, hogyan kell hivatalos e-mailt írni a név ismerete nélkül. Ebben az esetben a “Kedves Uram/Asszonyom” megfelelő helyettesítőként használható. Ez a megközelítés akkor is praktikus, ha nem tudja, hogyan kell hivatalos e-mailt címezni egy vállalatnak.
amikor eldönti, hogyan indítson hivatalos e-mailt több címzettnek, több lehetősége van. Például foglalkozhat a csapattal (“kedves csapat”), kollektívával (“Kedves mindenki”,” kedves kollégák”) vagy eseményekkel (“Üdvözlet”).
elolvashatja az e-mail indításának útmutatóját.
hivatalos e-mail nyitó sorok
nincs szabványos hivatalos e-mail nyitás. Ehelyett el kell döntenie, hogy mi a megfelelő a kommunikációhoz és a kontextushoz.
ha nem ismeri azt a személyt (vagy szervezetet), akinek ír, akkor udvarias bemutatkozni. Ha azonban ismeri az illetőt, akkor ezt nem kell megtennie, és egyenesen az üzenet húsába ugorhat.
az alábbiakban példákat mutatunk be számos hivatalos e-mail nyitó mondatra. Ha további e-mail bevezető inspirációra van szüksége, olvassa el a legjobb E-mail nyitó sorokról szóló cikkünket.
javasoljuk, hogy ne használjon olyan üres kifejezéseket, mint például a “remélem, jól vagy” hivatalos e-mailben. Az ilyen mondatok közhelyes mondatok, amelyek semmit sem adnak az üzenethez, ezért kerülni kell őket.
hivatalos e-mail body
tehát, már részt a címzett, és bemutatkozott (ha szükséges), most itt az ideje, hogy a lényeg.
az alábbiakban néhány példát mutatunk be, de a hivatalos e-mail kommunikációnak a piramis elvét kell követnie. A McKinsey egyik vezető vezetője által kifejlesztett piramis elv kimondja, hogy először a választ kell kezdeni, és az alatta lévő információkat strukturálni kell az érvelés alátámasztására.
egy hivatalos e-mailben a címzett tudni akarja, hogy miről szól az üzenet, és miért kell törődnie vele. Szóval, mondd meg nekik!
az alábbiakban néhány példát láthat arról, hogyan foglalkozunk több példával. Azt is szemléltetjük, hogyan lehet befejezni a hivatalos e-mailt, beleértve a közös hivatalos e-mail záró mondatokat.
hivatalos e-mail kijelentkezés
a hivatalos e-mail befejezés egy meghatározott véget használ (vagy egy valediction, hogy hivatalos nevét adja). Az olvasók ismerik (és elvárják) az e-mail befejezésének hivatalos módjait.
a legtöbb esetben a hivatalos “Üdvözlettel” végződésű e-mailt fogja használni, ha tudja annak a személynek a nevét, akinek ír.
ha nem (vagy például egy embercsoportnak ír), akkor a hivatalos e-mailt általában “hűségesen”fejezi be.
vannak azonban változások az e-mail hivatalos befejezésében. Az elfogadható formális végződések közé tartozik az “Üdvözlettel”, “Üdvözlettel” és “a legjobb kívánságokkal”.
a hivatalos e-mail befejezésének legjobb módja az egyéntől, a kontextustól és a kommunikációtól függ. A legtöbb esetben azt javasoljuk, hogy ragaszkodjon a “tisztelettel” vagy a “tisztelettel”kifejezéshez.
küzd, hogy megtalálja a megfelelő befejezést? Tekintse meg részletes útmutatónkat az e-mail befejezéséről.
formális e-mail példák
a fenti pontok szemléltetésére létrehoztunk egy válogatást a formális e-mail írási példákból az esetlegesen felmerülő helyzetekre.
bár hasznos lehet egy példa a hivatalos e-mailre, nem javasoljuk, hogy vágja le és illessze be ezeket, és használja őket. Minden hivatalos e-mailt az Ön sajátos körülményeihez kell igazítania. Ehelyett használja ezeket alapvető útmutatóként a megértés növeléséhez, mielőtt létrehozná sajátját-vagy a Flowrite használatával e-maileket írhat Önnek.
hivatalos bemutatkozó e-mail
számos oka lehet annak, hogy hivatalosan bemutatkozzon. Például érdeklődhet egy üres álláshelyről, kutatási lehetőségről, vagy kapcsolatba léphet valakivel, akit tanácsot szeretne kérni. Ha küzd azzal, hogyan mutatkozhat be hivatalosan e-mailben, ez az Ön számára.
nézze meg az alábbi hivatalos bevezető e-mail mintát.
harmadéves hallgató vagyok az Oxfordi Egyetemen. Kapcsolatba lépek Önnel, hogy hozzáférést kérjek az online oktatóanyagokhoz. Lenyűgözött hallgatni és tanulni tőled, és hiszem, hogy ezek a források támogatnák a jelenlegi tanulmányaimat.
ha hajlandó hozzáférést biztosítani nekem, kérjük, lépjen kapcsolatba velem itt a részletekkel. Várom a válaszát.
tisztelettel,
Sarah Thomas
hivatalos köszönöm e-mail
kiváló szolgáltatás vagy támogatás után udvarias Megmutatni elismerését, de hogyan lehet megköszönni egy hivatalos e-mailben?
ebben a hivatalos köszönöm e-mail mintában bemutatjuk, hogyan lehet személyes és pozitív választ létrehozni, amelyet meg lehet osztani egy szervezeten belül és külsőleg más ügyfelekkel vagy ügyfelekkel.
szeretném megköszönni a vendéglátást, amelyet a közelmúltban tartózkodása során mutatott. A partnerem és én élveztük a fantasztikus szünetet, és szeretnénk kifejezni hálánkat Önnek és munkatársainak a kemény munkáért.
szíves Üdvözletem a személyzetnek. Örömmel térünk vissza a jövőben.
tisztelettel,
Sarah Thomas
hivatalos lemondási e-mail
amikor lemond egy munkáról, elengedhetetlen, hogy hivatalos lemondási e-mailt küldjön. A lemondás nemcsak értesíti munkáltatóját arról, hogy távozik, hanem a lemondás dátumának bizonyítékaként is szolgál.
a hivatalos e – mail lemondás rövid lehet-egyes esetekben csak egy sor. Azonban, amint látni fogja ebben a hivatalos lemondási e-mail mintában, időt szántunk arra, hogy elismerésünket fejezzük ki munkáltatónknak.
azért írok, hogy tájékoztassam Önt, hogy lemondok a Marketingvezetői pozíciómról.
szeretném megköszönni a lehetőséget, hogy tanulhattam és fejlődhettem a szervezetben, és élveztem az itt töltött időt. Hajlandó vagyok együttműködni Önnel, hogy támogassam az utódom kinevezését.
bármikor felveheti velem a kapcsolatot, hogy megvitassa az általam kínált támogatást vagy bármilyen részletet, amelyre szüksége lehet tőlem, hogy az átmenet a lehető legsimább legyen.
tisztelettel,
Steve Welch
hivatalos meghívó e-mail eseményhez
Íme egy hivatalos meghívó e-mail minta, amelyet kollégák egy csoportjának küldtek el. Minden hivatalos meghívó e-mailnek tartalmaznia kell egy világos tárgysort, az esemény minden részletét (beleértve a dátumot, az időt és a helyet), valamint azt, hogy az emberek hogyan válaszolhatnak.
itt van egy hivatalos meghívó e-mail egy esti rendezvényre az üzleti életben.
szeretném meghívni Önt egy eseményre, amelyet Steve Welch, a Marketing vezetőnk számára tartunk, aki December 12-én távozik. Az eseményre között kerül sor 7 délután – 12 pm tovább 12 December.
a számok korlátozottak, és a vendégeknek az esemény előtt válaszolniuk kell, hogy megfelelő helyet és frissítőket biztosítsanak.
ha szeretne részt venni, RSVP erre az e-mailre bármilyen étrendi követelménygel. Ha nem tud részt venni, javasoljuk, hogy küldje el támogató üzeneteit Steve-nek, mielőtt elmegy új szerepének megkezdéséhez.
Üdvözlettel,
Mandy Smith
hivatalos panasz e-mail
ha rossz szolgáltatást kapott, vagy csalódott egy termékkel kapcsolatban, a hivatalos panasz e-mail felhívhatja a figyelmet a problémáira. A hivatalos e-mailekben fontos a tények megfogalmazása, de a túlzott érzelmek elkerülése érdekében.
Íme egy példa a hivatalos panasz e-mailre.
kapcsolatba lépek Önnel, hogy panaszt tegyek a szeptember 12-én kapott szolgáltatással kapcsolatban. A személyzeted udvariatlan és kommunikatív volt a látogatásom alatt.
régóta használom az Önök szolgáltatásait, és csalódott voltam, hogy ez alkalommal nem felelt meg a tipikusan magas elvárásoknak.
hivatalos bocsánatkérést szeretnék kérni, és megtudom, mit tervez tenni annak érdekében, hogy ez a jövőben ne történjen meg.
tisztelettel,
Steve Roberts
hivatalos bocsánatkérő e-mail
a hivatalos bocsánatkérő e-mail írása kihívást jelenthet, de a hiba beismerése elengedhetetlen a károk korlátozásához és a kapcsolat helyreállításához.
itt egy egyenes-to-the-point hivatalos bocsánatkérés e-mail Minta Egy cég foglalkozik az ügyfél, aki panaszt tett.
a nevem Ryan Davies, és a XXX ügyfélszolgálati képviselője vagyok. szeretném megragadni ezt a lehetőséget, hogy hivatalosan bocsánatot kérjek az 12 szeptember 2021-én kapott szolgáltatásért.
sajnos ez alkalommal nem sikerült elérnünk a magas színvonalat. Beszéltünk az összes érintett csoporttaggal, és megismételtük az ügyfélszolgálat fontosságát. Szeretném biztosítani Önöket, hogy ez nem fog újra megtörténni.
közvetlenül kapcsolatba léphet velem, ha tovább szeretné megvitatni panaszát. Csatoltunk egy utalványt a 10-es évszámra, amelyet felhasználhat a következő látogatásakor, hogy kifejezze elismerésünket.
Üdvözlettel,
Ryan Davies
szeretne jobb hivatalos e-maileket írni? Próbálja ki a Flowrite
hivatalos e-mailek írása egyszerű, ha követi a folyamatunkat. A blogbejegyzésben szereplő hivatalos e-mail sablonoknak útmutatást kell nyújtaniuk, de mindig adaptálni és frissíteni kell, hogy tükrözzék az adott körülményeket. Van azonban még könnyebb út. A Flowrite egy AI íróeszköz, amely rövid utasításokat küldésre kész e-mailekké és üzenetekké alakít. Ha még mindig küzd, hogy megtalálja a megfelelő szavakat a hivatalos e – mail írásához, a Flowrite segíthet az indulásban, és inspirációt kínálhat-vagy akár egy gombnyomással megírhatja az egész e-mailt. Amint az alábbi példából látható, csak egy gombnyomásra van szükség.
még mindig kíváncsi, hogyan lehet hivatalos e-mailt küldeni? Reméljük, hogy nem. A következő alkalommal, amikor hivatalos e-mailt ír, csak tartsa szem előtt ezeket a példákat, és magabiztosan kommunikálhat.