En algún momento de tu carrera te has perdido un correo electrónico que deberías haber recibido. Tal vez era una solicitud de propuestas que estaba esperando, una factura que había estado buscando, o simplemente un saludo de un colega de la industria.
Es probable que haya encontrado este mensaje más tarde en una carpeta de correo no deseado, en cuarentena o, lo que es peor, que nunca haya visto el mensaje. No solo es frustrante perder estos correos electrónicos, sino que también puede afectar los resultados de su negocio.
Lo entendemos. Puede ser vergonzoso cuando te das cuenta de que nunca respondiste a un colega, y es aplastante perder una valiosa oportunidad de negocio porque en realidad no viste el memo.
En esta información, explicaremos cómo y por qué un cliente de correo electrónico o ISP (es decir, Outlook) filtra los correos electrónicos y cómo mantiene seguros nuestros negocios. También discutiremos las principales razones por las que los correos electrónicos se marcan como spam y los pasos que usted y su equipo de TI pueden hacer para aumentar la probabilidad de que aparezcan correos importantes en su bandeja de entrada principal.
Pero el conocimiento es poder, y queremos mostrarle lo que otras organizaciones están haciendo para protegerse mejor de los ataques cibernéticos a través del correo electrónico, para que pueda tomar medidas similares para proteger a su empresa.
Cómo funciona el filtrado de correo electrónico
Hecho de spam: el 91% de los delitos informáticos comienzan con un correo electrónico.
Esta cosa que llamamos spam, correo no solicitado y no deseado, representa más de una cuarta parte de todo el tráfico de correo electrónico. Por lo tanto, es esencial que su ISP tenga herramientas para mantener los correos electrónicos no deseados bajo control. Su ISP quiere mantener su negocio seguro y sus bandejas de entrada lo más libres de spam posible.
Cada correo electrónico que llega a su bandeja de entrada pasa por un proceso de filtrado que lo revisa para verificar su legitimidad y cualquier indicio malicioso. Si el correo electrónico no pasa el proceso de filtrado, se coloca en uno de dos lugares: su carpeta de correo no deseado o su carpeta de cuarentena si es malicioso.
Aunque solo uno de cada cien correos electrónicos son maliciosos, solo se necesita uno para que su organización entre en un frenesí. Es muy bueno que la mayoría de esos correos electrónicos se filtren antes de que los veas.
Antes de llegar a su bandeja de entrada, cada mensaje debe pasar a través de tres conjuntos diferentes de filtros de criterios con su ISP. Estos criterios son:
- Elementos del correo electrónico: el contenido real del correo electrónico se evalúa para determinar si algo dentro del correo electrónico parece ilegítimo o malicioso.
- Reputación del dominio del remitente: la puntuación que su ISP le da al dominio del remitente se basa en factores como las tasas de quejas de spam y las tasas de rebote.
- Su interacción con el mensaje: su acción o inacción con un correo electrónico indica a su ISP si está satisfecho con recibir el correo electrónico.
Profundicemos en cada uno de estos filtros y en cómo se ve afectada la capacidad de entrega de los correos electrónicos.
Los correos electrónicos de la Razón Principal Se Marcan como Spam
Elementos del Correo electrónico.
Si encuentra un correo electrónico en su carpeta de correo no deseado que no debería estar allí, muy bien podría ser porque el correo electrónico individual activó uno de estos disparadores comunes:
- Hay demasiadas imágenes en el correo electrónico.
- El correo electrónico utiliza palabras disparadoras de SPAM(Increíble, cancelar en cualquier momento, felicitaciones, garantía, etc.).
- El correo electrónico no incluye una dirección física.
- Hay demasiados archivos adjuntos en el correo electrónico.
Este nivel de filtrado determina esencialmente si el contenido del correo electrónico es deseado o no deseado.
La reputación del dominio del remitente
Cada dirección IP está clasificada por cada ISP, por lo que si esa dirección IP ha sido marcada por spam, actividad fraudulenta o virus, también se marcará cualquier correo electrónico de ese dominio.
Además, los ISP analizan la autenticación a nivel de dominio para asegurarse de que el correo electrónico se envía de quién dice que se envía. Este nivel de revisión no mira el contenido dentro del correo electrónico.
Su interacción con el mensaje
Los ISP aprenden constantemente de sus acciones: cómo interactúa y cómo no interactúa con los correos electrónicos que recibe. ¿Alguna vez ha notado que, si elimina inmediatamente correos electrónicos de marketing de una empresa en la que no está interesado, dejará de ver esos correos electrónicos después de un tiempo? Esos correos electrónicos no han desaparecido en el aire, todavía te están afectando, pero tu ISP ha aprendido que no los quieres y los ha colocado en tu carpeta de correo no deseado.
Los disparadores comunes para este filtro son:
- Hacer clic en el botón de spam en un mensaje en la bandeja de entrada
- Abrir o hacer clic en un mensaje
- Habilitar imágenes
- Reenviar un mensaje
Lo que puede Hacer para Mejorar la Capacidad de entrega de correo electrónico
Los factores principales para la capacidad de entrega de correo electrónico se basan en las acciones del remitente y son un puñado de cosas que usted y su equipo de TI pueden hacer para mejorar la capacidad de entrega de correo electrónico dentro de su organización.
Si utiliza Outlook, aquí hay algunos consejos para garantizar la capacidad de entrega futura de los remitentes que actualmente están marcados incorrectamente.
- Haga clic en «no spam» en un correo electrónico de la carpeta de correo no deseado de una fuente de confianza o muévalo a la bandeja de entrada.
- Añade la dirección de correo electrónico del remitente a tus contactos. Los correos electrónicos de ese remitente no deben marcarse como spam en el futuro.
- Agregue remitentes de confianza a la lista de» remitentes y dominios seguros » para evitar que Outlook envíe correos electrónicos desde ellos a su filtro de spam.
- Pregunte a su departamento de TI cómo puede ver los correos electrónicos en cuarentena que se le han enviado.
Su departamento de TI debe poder asegurarse de que sus buzones de correo estén configurados correctamente. Los diferentes buzones de correo sirven a diferentes necesidades y deben personalizarse para satisfacer esas necesidades.
Para asegurarse de que cada uno de sus buzones está configurado correctamente, aquí hay algunas preguntas para hacerle a su equipo de TI:
- ¿Cuál es el propósito de la transmisión de correo electrónico? ¿Qué proceso de negocio está soportando? ¿Es para tickets de soporte, ventas, marketing?
- ¿Qué servicio o servidor enviará el correo electrónico?
- ¿Se utilizará el buzón para responder a mensajes, o será una dirección sin respuesta? ¿Se compartirá el buzón de correo o será para un solo usuario? ¿Se requiere una licencia?
- ¿Será necesario que el dominio esté «habilitado para correo» dentro de la plataforma de correo principal del cliente (es decir, dentro de exchange online)?
- ¿Quién es el principal punto de contacto para la transmisión de correo (especialmente si la transmisión está alojada por un tercero)?
Es posible que el correo electrónico nunca sea perfecto y, desafortunadamente, es posible que no podamos mantener todos los correos electrónicos fuera de las carpetas basura. Pero con suerte, los consejos de este artículo lo ayudarán a hacer que sus bandejas de entrada sean más eficientes, ¡para que no se pierda esos correos electrónicos realmente importantes!
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