La administración de inventario puede ser un desafío, especialmente cuando tiene que mantener varios almacenes. A menudo implica un día de toma de existencias, contando cada artículo de stock en su almacén y registrando los resultados.
Aunque esto puede ser a veces tedioso, es de vital importancia para una empresa mantenerse al día con los niveles de inventario. Y hoy en día, también hay un software de gestión de inventario útil que puede ayudar con el control de existencias, haciendo que el proceso sea más suave y fácil que nunca.
Retener acciones puede interrumpir su flujo de caja, lo que es malo para el negocio. No tener suficiente para satisfacer la demanda de los clientes es igualmente perjudicial. Es por eso que la gestión de inventario efectiva es vital para un negocio en crecimiento.
Por lo tanto, siga leyendo para obtener más información sobre la gestión del inventario de la tienda y cómo puede afectar a su negocio.
¿Qué es el Control de Inventario de la tienda?
El control de inventario de la tienda es el proceso de realizar un seguimiento de los niveles de stock en sus tiendas minoristas. Esto puede relacionarse con tiendas en línea físicas y de comercio electrónico. Abarca todo, desde la compra hasta el punto en que llega a la tienda minorista.
Eso significa monitorear el stock entrante y saliente, así como el stock que se mantiene en el almacén. El control de inventario le ofrece una visión general completa del inventario de su empresa, incluidos cuáles son los productos y dónde se pueden encontrar en el almacén.
El objetivo es minimizar los costos en los que se puede incurrir al mantener existencias. También tendrá una mejor idea de cuándo reponer existencias, vender existencias antiguas y comprar productos nuevos. Las buenas técnicas de control de inventario liberarán espacio en su almacén, así como dinero en su flujo de caja, y se asegurarán de que no mantenga existencias viejas o no vendibles.
Según Shopify, la mala gestión del inventario ha costado a las empresas casi 2 2 billones. En su mayoría, se trata de costos ocultos asociados con el exceso de existencias, el agotamiento de las existencias y los rendimientos evitables.
Por qué es importante el Control de inventario de la tienda
El control de inventario proporciona al propietario de un negocio una mejor comprensión de sus niveles de existencias. Se asegura de que las existencias muertas se cuiden (o se eviten por completo) y de que el almacén funcione con una eficiencia óptima. Estas son algunas otras razones por las que el control de inventario es importante para su negocio:
- Ayuda con el control de calidad: el control de inventario le permite vigilar sus productos. Eso significa que, de vez en cuando, cuando realiza recuentos de inventario, también puede controlar la calidad al mismo tiempo. Si encuentra acciones que caen por debajo de los estándares de su empresa, entonces tiene la oportunidad de actuar. Especialmente en caso de retirada de un producto.
- Mantiene el recuento de existencias: Parte del proceso de control de inventario realiza tomas de existencias periódicas. Esto implica contar cada artículo de stock que tenga. Le permite controlar los niveles de existencias y organizar su almacén.
Esto es importante porque significa que usted sabe dónde se encuentra cada unidad, y la calidad y el estado de cada producto. También puede ver dónde puede estar quedándose corto en algunos productos y traer existencias adicionales cuando sea necesario. - Ayuda con la contabilidad de inventario: la contabilidad de inventario es una parte clave del control de inventario. Mide el valor del inventario físico y los costos de los bienes vendidos a lo largo del tiempo.
Esto significa que controlas el stock muerto que ya no tiene valor, lo que reduce el desperdicio y facilita el cálculo del valor de inventario. Esto también significa que puede ayudar a su resultado final al sostener solo los productos que necesita. - Le garantiza que no vende en exceso: una vez que sepa cuántos productos tiene, puede estar seguro de que no vende en exceso un artículo a sus clientes ni vende su producto más popular. También puede enumerar sus niveles de existencias en tiempo real en su sitio web y mantener actualizado su sistema de punto de venta (POS) con disponibilidad de existencias en la tienda.
Cuando los artículos se agotan, los clientes pueden impacientarse y buscar en otro lugar el mismo producto. Del mismo modo, cuando un cliente compra un artículo solo para descubrir que ha sido sobrevendido y que ha sido reembolsado, esto también puede frustrarlo con su calidad de servicio.
En general, puede disminuir los índices de satisfacción del cliente de tu tienda. Dado que la experiencia del cliente va de la mano con la lealtad, es importante que brinde el mejor servicio posible.
Los 4 Tipos de Inventario
Hay cuatro tipos principales de inventario, he aquí un vistazo a lo que son y cómo afectan a las empresas.
Materias primas
Estos son los materiales utilizados para fabricar componentes de productos o productos terminados. En algunos casos, estos materiales son guardados por el proveedor y luego enviados directamente a usted. Sin embargo, a veces los materiales pueden ser producidos por usted para un acceso fácil y rápido. Esto significa que pueden formar parte de su inventario de almacén. Por ejemplo, si su empresa vende cuadernos, las materias primas que necesita para fabricarlos incluyen el papel, las carpetas de anillas y las cubiertas.
Productos sin terminar
Este tipo de inventario incluye productos que eventualmente estarán a la venta, pero que están sin terminar o aún no están listos para llegar a los estantes. Esto puede incluir productos que todavía se están fabricando o que están esperando el embalaje para completar el artículo. Estos se almacenarán en una parte separada del almacén para garantizar que todo esté categorizado y que un producto sin terminar nunca llegue a la tienda.
Inventario en tránsito
Se refiere al inventario enviado por el proveedor que aún no ha llegado al almacén. También se conoce como inventario de tuberías. Esta transacción todavía está incluida en la gestión de inventario, a pesar de que aún no ha llegado al minorista. También es donde se lleva a cabo la transferencia de propiedad. Cuando los bienes llegan con el comprador, ahora son propietarios de esos bienes.
Inventario de ciclo
El inventario de ciclo es cuando una empresa vende una parte de sus existencias. Este stock se repone rápidamente. Las existencias de seguridad se utilizan para cubrir sobretensiones y caídas en la demanda, mientras que las existencias de ciclo se utilizan para cubrir la mayoría de las compras. Esto significa que algunas pequeñas empresas solo utilizan existencias de ciclo porque no tienen la capacidad para existencias de seguridad.
Para las empresas más grandes que tienen existencias de seguridad, aún pueden evitar sumergirse en ellas a menos que sea necesario para satisfacer las crecientes demandas de los clientes. Mantener el stock de ciclo lo más bajo posible ahorra dinero en envío y almacenamiento, lo que puede ser útil para las empresas más pequeñas.
Desafíos del Control de inventario de la tienda
La administración de inventario puede ser un desafío para las empresas minoristas por varias razones. Los mayores desafíos son:
Problemas con la cadena de suministro
La cadena de suministro va desde la etapa de fabricación hasta el almacén y los productos en los estantes. A continuación se presentan algunos problemas típicos de la cadena de suministro.
Cuando hay un problema en cualquiera de estas etapas, puede afectar a toda la cadena. Uno de los desafíos de la gestión de inventario es estar preparado cuando surge un problema. Debes arreglarlo rápido.
Por ejemplo, siempre debe volver a ordenar su producto más vendido para mantener grandes cantidades en su almacén. Por lo tanto, si alguna vez hay un problema con el abastecimiento de materias primas o la entrega de los productos, tiene suficiente stock en el almacén para evitar que se agoten las existencias hasta que lleguen nuevas existencias.
Gestión del espacio de almacén
Las técnicas de control de inventario tienen como objetivo minimizar los niveles de existencias en su almacén. A veces, esto está fuera de su control, como cuando hay problemas en la cadena de suministro, por ejemplo. Es posible que su almacén solo tenga espacio suficiente para sus productos entrantes, pero un problema con la cadena de suministro puede significar que algunos productos se retrasan.
Por lo tanto, todos podrían llegar al mismo tiempo. Es importante asegurarse de que tiene un exceso de espacio para eventualidades como esta.
Planificar y diseñar espacios de almacén eficientes y eficaces no es fácil, pero puede controlar mejor el calendario de las nuevas entregas de existencias al organizar el espaciado de su almacén.
Demanda de los clientes
También puede ser el caso de que compre productos a granel debido a la demanda, pero luego las tendencias cambian y pasan de moda. Luego se queda con miles de productos en su almacén que están ocupando espacio que potencialmente podrían albergar productos nuevos y más exitosos.
Por otro lado, puede comprar pequeñas cantidades de un determinado producto, pero luego descubre que crece en popularidad. Si no tiene suficiente stock en su almacén, esto puede causar retrasos en la entrega de productos al cliente. Informe a su proveedor cuando esté generando una gran cantidad de órdenes de compra para que puedan aumentar la producción. Asegúrese de utilizar un proveedor rápido y confiable que pueda hacer esto por usted.
Las tendencias de pronóstico pueden ser difíciles, por lo que es importante que utilice el pronóstico de la demanda. Esto es cuando se analizan los datos para predecir cuántos productos se van a vender dentro de un marco de tiempo determinado.
Comunicación deficiente
Los gerentes de ventas minoristas deben ser comunicadores altamente calificados. Si la comunicación entre proveedores o fabricantes se rompe, puede causar problemas para los niveles de inventario. Una buena comunicación es particularmente necesaria si su negocio opera a gran escala y tiene tiendas físicas y en línea.
Los gerentes deben poder implementar las técnicas de gestión de inventario de la empresa, así como capacitar a otros empleados en el almacén. Es importante documentar los plazos de entrega y la información del proveedor. Para garantizar que esté disponible en varios almacenes, es necesario digitalizarlo. A veces, un sistema de software de gestión de almacenes puede ser la solución más fácil.
La mala comunicación también puede afectar a sus resultados finales. He aquí por qué:
Aumentar la competencia
Aumentar la competencia puede presentar un par de problemas. Una de ellas es que necesitas mantener tu producto en stock en todo momento, porque si los clientes no son leales, no tendrán miedo de comprar lo mismo en otro lugar.
Otro problema es que la demanda de materias primas o de sus productos de los proveedores puede aumentar en línea con la oferta y la demanda. Puede competir por materiales de alta demanda, pero esto tendrá un costo.
Cambios en el embalaje
A medida que cambian los gustos de los consumidores, también lo hacen los productos y sus envases. Si los ingredientes cambian o hay un producto de edición limitada, puede esperar que el embalaje cambie con él. Esto puede ser complicado para la administración de inventario, ya que tendrá muchos productos que de repente están obsoletos.
Esto puede significar que algunos de sus productos tienen una vida útil más corta de lo que esperaba, y puede tener una pérdida si no puede venderlos.
8 Técnicas y ejemplos de Gestión de inventario
Dependiendo del negocio, hay varios tipos de técnicas de control de inventario. Aquí hay ocho ejemplos de sistemas de gestión de inventario en el negocio:
First in first out (FIFO)
Como su nombre indica, esta técnica significa que sus acciones más antiguas se venden primero. Es una buena manera de hacer un seguimiento del punto de reordenación de existencias y evitar la emisión de existencias muertas. Para los minoristas de alimentos y bebidas como Starbucks, esta es una técnica particularmente importante que se necesita para mantener los productos frescos. Incluso si no está vendiendo productos perecederos, puede ser una buena idea usar el método FIFO. Si no es por otra razón que para asegurarse de que el embalaje esté siempre en buenas condiciones, actualizado.
Un sistema FIFO solo funciona bien con un almacén organizado. Una en la que se conoce la ubicación de cada producto para mantener el stock de reposición. El software de gestión de almacenes como Brightpearl puede ser útil para esto. Mejora la visibilidad del almacén para que pueda mantenerse al tanto de su inventario. También elimina costosos errores humanos de almacén gracias a su escáner de códigos de barras y opciones de automatización.
Last in first out (LIFO)
Esta técnica significa que el inventario que recibió más recientemente se venderá primero. La razón para usar este método es todo acerca de los precios. Si los precios suben, esto significa que el inventario que compró más recientemente será el costo más alto. Cuando vendes estos artículos, generarás ganancias más bajas y, por lo tanto, tendrás un ingreso imponible más bajo.
Una de las desventajas de esta técnica es que es más probable que generes stock muerto. Si se deja por mucho tiempo, puede ser invendible.
Cantidad de pedido económico (EOQ)
La cantidad de pedido económico es una fórmula utilizada para calcular la cantidad de pedido ideal que una empresa necesita. Incluye los costes totales de producción y la demanda de los consumidores. Esta técnica es utilizada por las empresas para ver la cantidad mínima de inventario que pueden comprar, mientras mantienen el negocio en movimiento. Ayuda a liberar dinero en efectivo cuando más se necesita.
La fórmula es:
EOQ = √(2DK / H), o la raíz cuadrada de (2 x D x K / H)
D = Costos de pedido (por pedido)
K = Tasa de demanda (por año)
H = Costos de mantenimiento o transporte (por unidad, por año)
El siguiente gráfico muestra la ecuación EOQ:
Imagen: Mediana.com
Análisis ABC
Esta técnica de gestión de inventario divide los productos en tres categorías para ayudar a organizar mejor su stock e identificar los artículos que más cuestan almacenar. También le ayuda a administrar la rentabilidad de los artículos en función de su categoría.
- A – Los productos más valiosos de los que generas más beneficios.
- B-Productos que no son los más valiosos, pero tampoco los menos valiosos. Caen en algún punto intermedio.
- C-Los productos menos valiosos que ayudan a generar un beneficio pequeño y constante.
Cantidad de pedido mínima (MOQ)
La técnica de cantidad de pedido mínima es la cantidad de stock más pequeña que el proveedor está dispuesto a vender. Por ejemplo, si está probando un producto nuevo, es posible que no desee invertir en grandes cantidades hasta que sepa cuánta demanda hay del consumidor.
Los artículos de mayor precio generalmente tienen un MOQ más pequeño porque suelen ser más complejos de fabricar. Los artículos más pequeños y baratos generalmente tienen un MOQ alto porque son baratos de hacer.
Just in time (JIT)
El método JIT consiste en minimizar la cantidad de espacio que ocupa su inventario en el almacén. Una de las desventajas es que es arriesgado, porque si el producto no llega a tiempo, se quedará con algunos clientes insatisfechos y frustrados.
El gigante de los coches Toyota lo experimentó de primera mano. Adoptaron por primera vez un modelo de control de inventario JIT en la década de 1970, pero en 1997 el fabricante de sus válvulas de freno fue golpeado por un incendio que destruyó todas sus existencias. Esto significaba que Toyota tenía que encontrar un proveedor alternativo rápidamente. Se vieron obligados a cerrar durante dos días, lo que les costó 15 mil millones de dólares y 70.000 automóviles.
Si puede encontrar un equilibrio entre esperar hasta el último minuto para pedir existencias y reponer productos, entonces JIT puede ser efectivo. Es posible que no sea posible para ciertos productos con un largo plazo de entrega.
Identificación por radiofrecuencia (RFID)
La RFID permite a una empresa rastrear productos a medida que avanzan en la cadena de suministro. Mediante ondas de radio, los productos se pueden localizar a través de una etiqueta y un dispositivo de lectura. La etiqueta es un microchip pequeño, por lo que es fácil de instalar y liviano.
A continuación, las etiquetas se fijan al palé o al camión a medida que avanza desde la fabricación hasta el minorista. La etiqueta puede emitir señales de radio que el lector recoge. El lector se mantiene en el almacén para que los equipos de gestión vigilen el inventario entrante.
Cuando se le pregunta «¿A qué retos se enfrenta ayudando a sus clientes minoristas con el comercio electrónico transfronterizo?», el 29% de los gerentes de la cadena de suministro que entregan mercancías a través de las fronteras consideraron que el seguimiento de las entregas era un desafío. RFID ayuda con esto, por lo que puede ser una parte vital del control de inventario.
Envíos a granel
Los envíos a granel pueden ser preferibles para grandes empresas que normalmente tienen una alta rotación de existencias. A menudo es más barato comprar a granel, y también necesita comprar con menos frecuencia porque tiene todo lo que necesita en el almacén hasta que se agoten las existencias.
Sin embargo, una de las desventajas puede ser que cuesta más mantener existencias en el almacén, ya que ocupa más espacio. Sin embargo, si el producto se vende rápido, es posible que no permanezca en el almacén por mucho tiempo.
¿Cómo Administrará El Control De Inventario De La Tienda?
El control de inventario es vital para mantener su negocio funcionando sin problemas. Cuando hay problemas con su almacén o niveles de inventario, esto puede causar retrasos, lo cual es una mala noticia para sus clientes.
Al invertir en software inteligente como Brightpearl, puede optimizar su fuerza de trabajo y administrar el inventario desde la compra hasta la venta. También incluye seguimiento de inventario automatizado de múltiples ubicaciones para que sepa cuándo esperar su próximo envío. Por lo tanto, si está implementando nuevos sistemas de control de inventario en su negocio, asegúrese de usar software para apoyarlo a usted y a sus empleados.