QuickBooks es un software versátil y flexible que le permite realizar la mayoría de las tareas de contabilidad principales, ya sea que tenga mucha experiencia o sea propietario de un negocio por primera vez haciendo todo usted mismo.
Sin embargo, algunos de los tutoriales de QuickBooks pueden ser un poco difíciles de entender, especialmente cuando se trata de ingresar préstamos y hacer pagos o cancelar deudas de negocios incobrables.
Con esto en mente, la siguiente guía desglosará por qué debe ingresar préstamos y cancelar deudas incobrables utilizando QuickBooks, además de repasar cómo hacer ambos procesos en detalle.
¿Por qué ingresar préstamos en QuickBooks?
Todas las empresas ocasionalmente necesitan pedir dinero prestado, ya sea para expansión, para pagar deudas anteriores o para prepararse para un gran impulso de marketing. Debe ingresar cualquier préstamo que su empresa obtenga como pasivo en sus cuentas, además de registrar los pagos del préstamo que realice para reducir esa responsabilidad.
Esto le ayuda a realizar un mejor seguimiento de los gastos de su negocio y le garantiza que pueda mantener sus pagos de deudas en línea en relación con el resto del presupuesto de su negocio. Es solo una buena contabilidad y una de las cosas principales que QuickBooks se hizo para el primer lugar.
QuickBooks tiene procesos de ingreso de préstamos ligeramente diferentes dependiendo de si utiliza la versión en línea o de escritorio del software.
Cómo ingresar préstamos en QuickBooks Online
Para ingresar un préstamo con QuickBooks Online, deberá configurar una cuenta de responsabilidad civil para rastrear el progreso del préstamo.
- Elija «Configuración» y «Plan de cuentas».»A continuación, seleccione» Nuevo «para crear una nueva cuenta
- Elija» Pasivos a largo plazo «en el menú desplegable» Tipo de cuenta «
- Elija» Notas a pagar «en el menú» Tipo de detalle »
- Dé a la cuenta de préstamo un nombre relevante. Sea lo más específico posible, para que siempre sepa con qué cuenta está tratando, por ejemplo, «Préstamo de marketing»
- En el campo «Saldo», ingrese el monto total en la cuenta, así como la fecha «A partir de». La fecha le indica a QuickBooks cuándo desea comenzar a rastrear el préstamo
- Ingrese el monto total de su préstamo como un monto negativo, lo que configura una cuenta de responsabilidad con el total total del préstamo en cuestión
- Elija «Guardar y Cerrar»
Si desea registrar los pagos de préstamos, puede seguir estos pasos para obtener un registro preciso:
- Elija «+Nuevo» y luego «Cheque»
- Si planea enviar un cheque físico para pagar parte o la totalidad del préstamo, agregue un número de cheque relevante
- Si desea usar un retiro directo o un ETF, ingrese cualquiera de esas opciones en el campo número de cheque en su lugar
- Elija la cuenta de gastos para el interés en el menú desplegable de la misma categoría e ingrese el monto del interés
- También puede agregar cualquier tarifa adicional que pueda aplicarse
- Elija «Guardar y Cerrar» cuando haya terminado
Ingresar préstamos en QuickBooks Desktop
Ingresar préstamos en QuickBooks Desktop es muy similar. Tendrá que crear una cuenta de préstamo como se describe anteriormente, luego seguir un proceso ligeramente diferente:
- Haga clic en «Banca» y «Escribir cheques» en el menú contextual
- Luego puede ingresar el nombre del beneficiario y el monto de reembolso en los campos aplicables
- No olvide asignar el elemento de interés para el reembolso de su préstamo
- Puede indicarle a QuickBooks que ingrese el pago automáticamente a intervalos regulares (como para pagos mensuales) si hace clic en «Editar» y «Memorizar Cheque»
- Haga clic en «Guardar y Cerrar» cuando haya terminado
¿Por qué Cancelar deudas en QuickBooks?
De vez en cuando, una empresa puede terminar asumiendo la llamada «deuda incobrable».»La deuda incobrable es cualquier deuda que un cliente le debe legalmente pero que no puede pagar. Si no puede cobrar esta deuda, representa una carga para su cuenta de resultados y puede afectar su rentabilidad cuando la ingresa en su software de contabilidad.
Sin embargo, su empresa también puede utilizar el método de contabilidad por acumulación. Con la contabilidad por método de acumulación, su negocio reportará cualquier ingreso y gasto para transacciones completadas y pendientes (es decir, usted reportará sus transacciones en cuentas por pagar y cuentas por cobrar). QuickBooks le permite utilizar el método de acumulación con sus herramientas versátiles.
Si este es el caso, puede cancelar deudas incobrables como deducciones de sus impuestos en muchos casos, por lo que termina debiendo al gobierno federal menos dinero del que le adeudaría de otra manera.
Pero para aprovechar esta cancelación de impuestos, debe registrar las facturas que envía en QuickBooks como «incobrables». Esto ayuda a que sus ingresos netos se mantengan actualizados y equilibre sus cuentas por cobrar.
Al igual que con la escritura de préstamos con QuickBooks, hay dos procesos diferentes en los que cancelar deudas: un proceso para usuarios de escritorio y otro para usuarios de QuickBooks Online.
Cancelaciones Usando QuickBooks Desktop
- Primero, vaya a » Listas «y seleccione»Gráfico de cuentas «
- Elija» Cuenta», luego»Nuevo «
- Elija «Gastos, luego»Continuar»
- Ingrese un nombre de cuenta nuevo. Para mantener las cosas simples, llámelo algo aplicable como «Deudas incobrables»o» Cancelaciones de deudas «
- Seleccione «Guardar y Cerrar»
En este punto, ha agregado una nueva cuenta de gastos para rastrear todas las deudas incobrables de su negocio. Ahora necesita cerrar las facturas impagadas registradas en su cuenta de QuickBooks.
- Vaya a » Clientes «y elija»Recibir pagos «
- Ingrese los nombres de los clientes que no le pagan en el campo» Recibido De »
- Luego ingrese el monto del pago. Dado que no está recolectando dinero, este debe ser de
- Elija «Descuentos y créditos»
- Ingrese la cantidad que desea cancelar en el campo «Cantidad de descuento»
- Elija la cuenta que agregó en el primer paso de este proceso en la «Cuenta de descuento»
- Elija «Listo», luego «Guardar y Cerrar»
¡Ahí lo tienes! Ha creado una nueva cuenta para manejar cualquier deuda pendiente y ha registrado las transacciones como incobrables en su cuenta de QuickBooks.
Cancelaciones Utilizando QuickBooks Online
QuickBooks Online tiene un proceso similar al que usarías con la versión de escritorio del software. Tendrá que revisar las cuentas por cobrar o facturas que desea considerar como deudas incobrables para comenzar.
- Vaya a «Informes»
- Abrir «Cuentas por Cobrar Envejecimiento Detalle» informe
- Una lista de Cuentas pendientes por Cobrar estará allí. Elija cuáles desea cancelar
Debe crear una cuenta de gastos por deudas incobrables como se detalla en la versión de escritorio del proceso anterior. Para QuickBooks Online, los botones que debe presionar deben ser los mismos que los de escritorio.
Una vez que haya creado una cuenta de gastos específica para deudas incobrables, puede crear un artículo nuevo que no sea de inventario para que sirva de marcador de posición para su deuda incobrable. Esto no cuenta como un elemento verdadero en el inventario de su negocio, pero es necesario para equilibrar el proceso de contabilidad.
- Vaya a » Configuración «y elija»Productos y servicios «
- Elija» Nuevo «y» No Inventario «en la esquina superior derecha de la pantalla
- Ingrese «Deudas incobrables» en el campo de nombre
- Elija «Deudas incobrables» en el menú desplegable de la cuenta de ingresos
- Elija «Guardar y Cerrar»
En este punto, ahora necesita crear una nota de crédito para la deuda incobrable, para que se registre correctamente.
- Elija «+Nuevo», luego «Nota de crédito»
- Elija el cliente en el menú desplegable cliente
- Elija «Deudas incobrables» en el menú de selección «Producto/Servicio»
- Ingrese el monto que desea cancelar en la columna «Monto»
- Ingrese «Deudas incobrables» en el cuadro «mensaje que se muestra en el estado de cuenta», luego haga clic en «Guardar y Cerrar»
Ahora que ha creado una nota de crédito para la deuda incobrable, puede aplicar la nota a la factura en cuestión.
- Seleccione «Nuevo+»
- Elija «recibir pago» en el menú desplegable «Clientes», luego elija el cliente apropiado en el mismo menú
- Elija la factura que desea marcar como deuda incobrable en la sección» Transacciones pendientes «
- Elija la nota de crédito de deuda incobrable en la sección» Créditos «
- Elija «Guardar y Cerrar»
Su pago incobrable por cobrar ahora debe aparecer en el Informe de Ganancias y Pérdidas de su cuenta de gastos por Deudas incobrables.
¿Desea revisar todas las cuentas por cobrar que ha marcado como deudas incobrables hasta el momento? Puede hacer esto usando QuickBooks Online yendo a «Configuración», luego a » Plan de cuentas «y luego seleccionando» Ejecutar informe «en la columna» Acción » de su cuenta de deudas incobrables.
Resumen
A pesar de que puede volverse un poco complejo de vez en cuando, los procesos de ingreso de préstamos y cancelación de deudas de QuickBooks son útiles y bastante rápidos de realizar una vez que los dominas. Por supuesto, cuanto más uses QuickBooks, más cómodo estarás con sus controles y más fácil será llevar un registro de tus gastos.
En el blog de Seek Capital, puede encontrar una variedad de otras guías de QuickBooks, además de aprender cómo asegurar el financiamiento para su negocio.
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