Para muchos administradores, llevar a cabo un examen de la actuación profesional eficaz y atractivo se considera una de las tareas más difíciles de su calendario anual. Pero con la preparación correcta y una mentalidad positiva, puede hacer que sus evaluaciones sean productivas, estimulantes y un impulso para su propia confianza en sí mismo en la gestión. Al mismo tiempo, una evaluación de la actuación profesional puede involucrar y revitalizar a su personal, dejándolo motivado para lograr sus nuevos objetivos y reorientado hacia su próxima meta de progresión profesional.
Las revisiones de rendimiento son una oportunidad para:
- Revivir la motivación marcada
- Poner en marcha proyectos que pueden haberse quedado en el camino
- Recompensar a los empleados productivos con más responsabilidad
- Lidiar con problemas de frente
- Establecer objetivos para el futuro
- Evaluar las necesidades de capacitación
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Beneficios para su personal
Aunque no lo creas, muchas personas esperan con interés su evaluación de la actuación profesional y los comentarios que reciben.
La evaluación del desempeño es una oportunidad para que el empleado:
- Obtener reconocimiento y recompensa (aunque las evaluaciones definitivamente no son reseñas de pago, lo ideal es que se manejen por separado)
- Mirar hacia adelante y establecer objetivos que ayudarán a su carrera
- Identificar apoyo para que usted brinde
- Resolver quejas
- Buscar consuelo y aprecio
Preparación de la evaluación del personal
Para que la sesión de evaluación valga la pena, es esencial prepararse revisando la información anterior y anotando algunas notas. Si es necesario, revise la descripción del trabajo del empleado y los objetivos establecidos en su última revisión, luego piense en su trabajo reciente y si ha cumplido con estas expectativas. También identifique las áreas en las que se han destacado y han ido más allá de las expectativas, así como las áreas para mejorar.
Para darte una idea de cómo tu empleado podría inclinar la conversación en la reunión en sí, es útil pedir algunas ideas iniciales a través de un formulario de preevaluación abierto. Esta autoevaluación también da al personal tiempo para pensar con honestidad y revisar con precisión su propio desempeño.
El formulario de preevaluación podría pedir a los empleados que califiquen qué tan bien han logrado sus objetivos, identifiquen oportunidades de mejora, evalúen sus fortalezas y debilidades y anoten cualquier otro problema que les gustaría plantear en la reunión de evaluación en sí. Esto último es importante, ya que le dará un aviso de cualquier problema que de otra manera no hubiera conocido.
Las cosas que puede hacer para que la evaluación sea más beneficiosa incluyen:
- Pídale a su empleado que complete el formulario de tasación en su totalidad
- Explíquele que necesitará devolver el formulario al menos dos días antes de la reunión para darle tiempo para revisarlo
- Pase tiempo de calidad analizando los comentarios del tasador
- Revise las notas de tasación anteriores; ¿cuáles fueron los objetivos establecidos?
- Revise las notas que ha guardado sobre el desempeño del empleado desde su último período de revisión
- Hable con otros gerentes de línea y colegas para obtener sus comentarios sobre el desempeño del evaluador
- Hable con clientes o proveedores para obtener sus comentarios
- Evalúe el trabajo completado y los proyectos ejecutados. Podrían haber hecho mejor? ¿Qué se hizo bien?
- Piense en los objetivos departamentales futuros: ¿cómo puede contribuir el evaluador? ¿Cómo puede desarrollar al evaluador para asegurarse de que pueda ayudar a cumplir los objetivos requeridos?
En la evaluación
En primer lugar, se adhieren a la cita. Ya sea que su tasador haya estado esperando la sesión con entusiasmo o inquietud, un aplazamiento causará decepción. Demuestre que se toma en serio la carrera de su empleado y que la evaluación también es importante para usted. Si otras personas quieren ver, ponga fuera de ellas. Programe la reunión a primera hora de la mañana para evitar que otras exigencias de su tiempo lo impidan.
Como guía, permita una hora para la evaluación y retenga todas las llamadas.
Comience la evaluación con un tono optimista y positivo y un saludo cálido. Hágale saber al evaluador que la conversación debe ser bidireccional, con sus comentarios constructivos, abiertos y honestos críticos para poder discutir sus logros.
Luego establece la agenda. Explique la importancia de la tasación y que el propósito es centrarse en el tasador. Un recordatorio suave de que el salario no está en la agenda no está fuera de lugar, pero sea sensible a las circunstancias individuales.
Intente seguir un orden lógico, idealmente siguiendo las líneas de su formulario de preevaluación. El debate debe centrarse en:
- Una revisión de los objetivos establecidos en la evaluación anterior
- ¿Qué objetivos se cumplieron? ¿El tasador merece un elogio especial?
- ¿Qué no se cumplió? ¿Por qué? ¿Se necesitaba ayuda extra?
- ¿Cuánto ha crecido el empleado desde la última revisión?
- ¿Cómo ve el evaluador su papel y contribución al equipo?
- ¿El tasador disfruta de su trabajo? ¿Qué aspectos disfrutan y no disfrutan?
- ¿Cómo evalúa el evaluador sus habilidades? ¿Estás de acuerdo? ¿Es necesario mejorar las competencias? Recuerde tener en cuenta las habilidades interpersonales, así como las técnicas en esta evaluación.
- ¿Tiene el evaluador una idea clara de su propio papel y del papel del departamento y de cómo contribuyen al éxito general de la organización?
- ¿Qué planes de progresión profesional tiene el evaluador? ¿Cómo se lograrán?
- ¿A dónde podría llevarlos su desarrollo dentro de la organización?
- ¿Qué objetivos específicos puede establecer para el próximo año? ¿Se pueden alcanzar los objetivos de manera realista?
- ¿Cómo se medirá el rendimiento?
- ¿Qué necesidades de formación se requieren para alcanzar estos objetivos?
Entregar verdades caseras
Las confrontaciones pueden surgir al entregar noticias incómodas. Es posible que se le solicite que especifique en términos claros que el tasador está fallando en un aspecto particular de su trabajo. Esto podría ser un asunto tan simple como el cronometraje o la apariencia personal, o más sensible, como la competencia en tareas específicas o la capacidad de llevarse bien con los colegas.
Independientemente del problema que necesite abordar, es importante estar preparado. Decide antes de la reunión cómo puedes expresar mejor tus comentarios. ¿Puedes al mismo tiempo destacar puntos positivos? ¿Está siendo constructivo en su crítica? ¿Qué sugerencias puede presentar para mostrar cómo se pueden resolver estos problemas?
Manejo de la confrontación
En muchos casos, las evaluaciones de desempeño pueden progresar positivamente hasta que le pregunte al evaluador si tiene otros problemas que plantear. Esto puede abrir una lata de gusanos para los que no estaba preparado, como quejas personales sobre otros miembros del personal, quejas sobre la ergonomía de la oficina, acusaciones de trato injusto y quejas sobre la carga de trabajo o los recursos. Muchos de estos temas pueden parecer de poca importancia para usted en el gran esquema de las cosas, pero para el tasador se les puede asignar una enorme importancia.
Algunas de estas áreas problemáticas se pueden predecir con astucia. Por ejemplo, tal vez los colegas puedan avisarte de antemano. Si sospecha de posibles quejas, asegúrese de que se discutan en la evaluación, incluso si se requiere un poco de persuasión para sacarlas a relucir. Algunas personas preferirían dejar que los gemidos y gemidos se pudran, pero esto solo sirve para bajar la moral del equipo. En lugar de eso, enfréntalos de frente. Su enfoque proactivo puede incluso trabajar a su favor. Un empleado que se queja continuamente de un problema puede ser tomado por sorpresa y tener una visión menos conflictiva si plantea el problema primero.
Sin embargo, si es usted quien está en el pie trasero, tomado desprevenido por algún problema imprevisto, tendrá que pensar rápidamente de pie. Pídale al tasador que le dé ejemplos específicos en lugar de generalizaciones. Pedir pruebas no es irrazonable. Escucha con atención. ¿Cuál es el problema realmente? Es el problema que se está planteando una tapadera para algo menos siniestro que se pueda manejar fácilmente? ¿El tasador se avergüenza de algo?
Pedirle al tasador que sugiera cómo resolver el problema también puede ayudar a difuminar la situación. En lugar de centrarse en el problema, pídales que reflexionen sobre el asunto y ofrezcan sugerencias racionales para superar el problema. Por ejemplo, si el problema es de recursos o ideas, tal vez se le podría dar al tasador un proyecto especial para buscar una solución.
Obviamente, si la queja es de naturaleza más grave, como alegaciones de acoso o discriminación, se requerirá una investigación adicional. Deje en claro que se toma el asunto en serio y tomará las medidas apropiadas inmediatamente después de la conclusión de la evaluación. A continuación, vuelva a la valoración principal y concéntrese en los puntos positivos.
Ofrecer objetivos para llevar
Hacia el final de la evaluación, debe tener una discusión abierta con el evaluador en la que establezca objetivos para trabajar antes del próximo período de revisión. Incluso el empleado de mayor rendimiento tiene cosas que necesita mejorar, nuevas habilidades que aprender, objetivos adicionales que cumplir o nuevos proyectos que ejecutar. Por lo tanto, establezca objetivos realistas, cada uno con un calendario de finalización, y alinéelos con los objetivos de la organización o el departamento, así como con el plan de progresión profesional del empleado.
Acción posterior a la evaluación
La evaluación no termina cuando termina la reunión. Complete cualquier documentación, escriba sus notas de evaluación, incluidas las medidas que se deban tomar para abordar las cuestiones planteadas, los objetivos que se discutieron y acordaron y los aspectos del desempeño que se han hecho particularmente bien. Es una práctica habitual pedirle al tasador que revise y firme las notas y que le proporcione una copia para ayudarlo a rendir cuentas del logro de los objetivos acordados.
Luego debe asegurarse de que los puntos de acción se completen. Si se ha comprometido a explorar nuevas formaciones o a organizar reuniones con otros departamentos, por ejemplo, organice estas sesiones tan pronto como pueda. Si su empleado ha tenido una evaluación positiva y está recién motivado, lo peor que puede hacer es dejar de hacer un seguimiento y aparecer con menos entusiasmo detrás de su carrera de lo que estaba en la reunión.
Saber cómo evaluar al personal le asegurará abordar estas reuniones con la actitud mental correcta, una preparación efectiva y un compromiso de seguimiento constructivo. Esto le permite convertir las evaluaciones de su personal en reuniones positivas, inspiradoras y que mejoran el rendimiento que producirán un resultado beneficioso tanto para usted como para su empleado.