La Guía Definitiva para Crear un Sistema de Punto de Venta para Su Negocio

La gestión de una tienda, cafetería, restaurante, gasolinera, salón de belleza y otros establecimientos requiere que resuelva constantemente problemas administrativos y de gestión. Ahí es donde los sistemas POS vienen al rescate. Ayudan a los propietarios de negocios a organizar eficazmente el trabajo de los empleados y simplifican sus tareas diarias y deberes profesionales.

Si aún no tiene su propio sistema de punto de venta, es hora de modificar la situación y comprar, alquilar o construir la mejor solución de punto de venta. ¿No sabes por dónde empezar? A continuación, lea detenidamente nuestro artículo, ya que le explicaremos cómo abordar el desarrollo de software POS y elegir hardware compatible con él.

¿Qué es un sistema POS?

Comencemos nuestra conversación descifrando la abreviatura POS. ¿Qué significa?

Por lo tanto, POS significa «Punto de Venta» o «Punto de servicio». Más específicamente, estamos hablando de un conjunto completo de hardware y software, cuya tarea es automatizar los procesos en las áreas de ventas y provisión de servicios.

Las soluciones POS tienen como objetivo simplificar el trabajo del personal de servicio (y, en consecuencia, acelerarlo). En resumen, los empleados de una tienda, restaurante u otra institución similar utilizan estos sistemas para tener siempre todo a mano, lo que significa que pueden cumplir con sus tareas de manera rápida, eficiente y competente.

Los componentes principales del equipo de los sistemas POS

Cualquier sistema de punto de venta consiste en un software POS instalado en una computadora, un terminal especial y varios dispositivos periféricos conectados a él.

Creemos que tenemos que enumerar y describir estos dispositivos, ¿verdad? Solo tenga en cuenta que pueden variar dependiendo de las necesidades de su establecimiento en particular.

• Registrador fiscal, es decir, una impresora de cheques con función de memoria fiscal. La tarea está clara por el propio nombre: impresión de cheques y diversos tipos de documentos de informes, almacenamiento de datos de ventas, etc.;

• Monitor de punto de venta del personal de servicio, que muestra información significativa al operador (cajero en un supermercado, camarero en una cafetería o administrador de un salón de belleza);

• Teclado POS: se trata de la entrada de datos y la transmisión de comandos de control (a veces, el teclado POS también está equipado con lectores de tarjetas incorporados);

• Pantalla del comprador, que muestra datos de interés para el consumidor (por ejemplo, la cantidad de dinero a pagar);

• Escáner de código de barras, que permite leer rápidamente el código del producto y obtener datos básicos sobre él;

• Caja de efectivo necesaria para almacenar el dinero de forma segura;

• Un dispositivo para leer tarjetas bancarias, cuya función clave es organizar el proceso de pago con la máxima comodidad.

Estos son los principales componentes de hardware. Pero si desea construir un sistema de punto de venta que funcione con un alto nivel de eficiencia, también puede necesitar otros dispositivos (pero, de nuevo, guíese por las características específicas de su negocio y sus requisitos particulares): básculas electrónicas, impresoras de etiquetas, detectores de moneda, etc.

¿Dónde usar las soluciones POS comerciales?

Entonces, ¿cuándo debe crear un sistema POS para su negocio? Echemos un vistazo más de cerca a algunos ejemplos básicos:

• Tiendas de comestibles e hipermercados. Naturalmente, el funcionamiento eficiente de un supermercado importante es imposible sin la introducción de tecnologías de punto de venta. Sin embargo, incluso una pequeña tienda de comestibles se beneficiaría de estos sistemas.

• Cualquier otro punto de venta: ferreterías, tiendas de electrodomésticos y similares.

• Lugares de catering. Un sistema de punto de venta de restaurante acelerará el proceso de recepción y transferencia de los pedidos de los clientes a la cocina.

• Lugares donde se prestan servicios, ya sea un hotel, cine,casino, salón de belleza, etc.

Funciones clave de los sistemas POS

¿Para qué es un sistema POS, qué es capaz de hacer? ¿Qué funciones realiza?

• Identificación de mercancías por código de barras. El operador o cajero no necesita memorizar toda la gama de productos que vende la empresa. Basta con escanear el código de barras del producto, y toda la información necesaria se recibirá y mostrará automáticamente.

• Gestión de descuentos y organización de programas de fidelización. Tal oportunidad también sería útil, ¿está de acuerdo?

• Pagos automáticos. Es una función muy importante de las soluciones de punto de venta, sin la cual es imposible imaginar el trabajo de una tienda moderna, una gasolinera y otras instituciones del tipo.

• Controlar el trabajo del personal. Para comenzar a trabajar con el sistema, un empleado debe estar autorizado, lo que significa que puede vigilarlo.

• Elaboración de informes. Las tecnologías modernas ayudan a recopilar estadísticas sobre su institución y analizar la información recibida con el objetivo de crear informes detallados sobre su base. Por lo general, hay plantillas de informes integradas y listas para usar, pero puede personalizar su sistema POS de acuerdo con sus requisitos personales.

• Gestión simplificada de bases de datos: la posibilidad de cambiar la información sobre el precio de los productos, la composición del plato, etc.

• Control de saldos de inventario. El software POS almacena los últimos datos de productos (nos referimos al recálculo automatizado de los productos que permanecen en el almacén o en la propia tienda). Gracias a esto, los vendedores saben si hay una necesidad de pedir un producto en particular.

Y eso no es todo! Los sistemas de punto de venta se centran en facilitar al máximo el trabajo de sus empleados automatizando sus actividades rutinarias.

La aparición de soluciones de punto de venta

Las soluciones de punto de venta han recorrido un largo camino desde las cajas registradoras mecánicas más simples (primera mitad del siglo XX) hasta sistemas multifuncionales complejos.

Dividamos la historia del desarrollo en etapas y examinemos brevemente cada una de ellas.

• Todo comenzó con dos tipos de registradores: registradores de NCR y registradores de Burroughs. Se trataba de cajas registradoras basadas en el apalancamiento, que registraban los datos en un diario especial. Eran menos que perfectos y no muy cómodos de usar.

• Un poco más tarde, aparecieron grabadoras más avanzadas (como la NCR Clase 5). Ya no eran mecánicos y se alimentaban con electricidad.

• 1973 había estado marcado por la introducción de los primeros sistemas informáticos (IBM 3653 Store System, NCR 2150, así como TRW, Regitel, Darachecker) y el desarrollo de lectores de códigos de barras UPS / EAN.

• Menos de 10 años después, en 1986, IBM lanzó un PC basado en POS llamado IBM 4683. Fue un logro significativo en ese momento.

• A finales de la década de 1980, los vendedores de puntos de venta aprendieron a introducir lectores de banda magnética, que permitían a los consumidores realizar pagos sin contacto.

Los modernos sistemas de punto de venta incluyen una gran cantidad de módulos adicionales útiles dirigidos a la interacción con el cliente, la gestión de inventario, la nómina y más. El software y el hardware trabajan en estrecha colaboración para ayudar a administrar el negocio correctamente.

Asegúrese de contactarnos si necesita desarrollar un sistema de reserva de restaurantes y pedidos de alimentos.

Discutiremos diferentes formas de crear software de punto de venta más adelante, pero ahora mismo, nos gustaría explorar otro problema, a saber…

Los primeros formatos de software POS

Las primeras cajas registradoras electrónicas tenían software de patentes integrado, cuya funcionalidad dejaba mucho que desear.

En el verano de 1973, IBM lanzó dos sistemas especiales (el IBM 3650 y el 3660 Store System) comercialmente utilizando tecnologías de cliente-servidor, respaldo, red de área local (LAN) y aprovisionamiento remoto. Aproximadamente un año después, estos sistemas se habían instalado en las tiendas Dillards y Pathmark en Nueva Jersey.

Pasaron unos años más, y en 1979 los propietarios del Antiguo Canal Cafe de Gene Mosher (Nueva York) implementaron un sistema POS con software desarrollado por el famoso Mosher. El sistema se basaba en el Apple II y tenía funciones útiles como procesar un pedido de un cliente, transferir datos a la cocina, etc.

Desde entonces, mucha agua ha pasado por debajo del puente, y las soluciones de punto de venta se han convertido en programas complejos multifuncionales, convirtiéndose así en una verdadera salvación para muchas empresas.

Pero si desea desarrollar un sistema POS propio, debe comprender cómo funciona. Haremos todo lo posible para ayudarte a averiguarlo.

¿Cómo funcionan los sistemas POS?

Anteriormente, los vendedores solían dedicar mucho tiempo a emitir compras, calcular saldos y completar otras operaciones de rutina; afortunadamente, ahora la situación ha mejorado mucho. El cajero del supermercado lee el código de barras del producto con un escáner especial, y el cliente recurre a una terminal bancaria para pagar la compra realizada (naturalmente, también hay una opción de pagar en efectivo): eso es todo, el proceso ha comenzado. El resto sucede automáticamente, solo se requieren unos pocos clics.

Pero, ¿qué sucede entre bastidores, por así decirlo?

El diagrama anterior ilustra claramente cómo funcionan las soluciones POS comerciales. Vamos a explicarlo en palabras (en términos generales):

1. Escaneando el código de barras del producto. El escáner lee el código de barras del producto y los datos sobre el mismo se transfieren automáticamente al programa de caja registradora: su precio, rebajas, posibles descuentos, etc. El programa determina qué producto debe emitirse, genera un cheque de ventas,etc. El empleado solo necesita aceptar dinero del cliente y darle el producto. Y hablando de dinero y pago…

2. Pago. En primer lugar, el cliente pasa la tarjeta por el lector del terminal. Los datos de la tarjeta se envían al sistema POS, que se pone en contacto con el PSP (Proveedor de Servicios de Pago). PSP llega al banco para iniciar el procedimiento de autorización de transacciones (el banco depende del tipo de tarjeta de crédito). Ahora se le pide al comprador que introduzca un PIN para confirmar la transacción. Si todo va bien, el código de autorización se envía al sistema POS y se informa al comprador de que el pago se ha realizado correctamente.

El programa POS automatiza e integra la recepción (caja de supermercado, terminal de camareros, etc.).) y back-office (contabilidad, almacén, departamento de RR.HH. y marketing, administración de establecimientos y similares). El intercambio de datos entre estos bloques continúa de forma continua, generalmente a través de un servidor en la nube.

Por cierto, un servidor en la nube no es la única forma de resolver el problema… Hay otras opciones además de las soluciones de punto de venta basadas en la nube también.

Soluciones POS locales vs. basadas en la nube

Tiene dos opciones básicas para elegir. Cada uno de ellos tiene sus pros y sus contras, y depende de usted qué seleccionar en su caso particular.

Soluciones locales

Locales significa usar sus propios recursos para alojar software, a saber:

• puede comprar un servidor físico y ubicarlo dentro de su organización;

• si no le gusta la opción anterior, puede alquilar un servidor dedicado en un centro de datos.

Pros:

Los sistemas POS locales se consideran más seguros y protegidos porque terceros no tienen acceso a sus datos corporativos. Además, este método para alojar software le proporciona una mayor independencia. Eres tu propio amo.

Contras:

Localizar servidores en las instalaciones de su propia empresa es una tarea laboriosa y costosa. Tendrá que asignar un presupuesto significativo para el mantenimiento del equipo y contratar especialistas capaces de garantizar su fiabilidad y funcionamiento sin problemas.

E incluso si decide alquilar un servidor dedicado para alojar su software, seguirá enfrentando ciertas dificultades. Entre otras cosas, tendrá que desembolsar bastante (tarifa de alquiler, como puede ver).

Sistemas basados en la nube

Los emprendedores con visión de futuro eligen este modelo en particular cuando todos los datos internos se almacenan y procesan en la llamada» nube » (servidor virtual). Dicho servidor virtual opera en un entorno de computación distribuida y proporciona sus servicios a través de Internet.

Pros:

Las soluciones POS basadas en la nube tienen muchos beneficios, como:

• Buena escalabilidad;

• Pago a pedido y después de la entrega;

• Estabilidad en el trabajo;

• Acceso desde cualquier dispositivo en cualquier parte del mundo.

Contras:

El servidor en la nube es proporcionado por un tercero y el cliente interactúa solo con su parte virtual, lo que reduce la seguridad de los datos, como algunos creen. Sin embargo, con el enfoque correcto para la protección de la información, el problema se puede resolver fácilmente.

POR cierto!

Según las previsiones, los sistemas basados en la nube habrán liderado el mercado mundial de POS para 2024.

Características del software de punto de venta

A continuación, proporcionamos una infografía detallada para mostrarle de qué características no puede prescindir su sistema de Punto de Venta. En palabras, describiremos brevemente sus bloques funcionales clave:

• Gestión de inventario. El 1er bloque le permitirá estar siempre al tanto de la presencia o ausencia de productos en stock;

• Pagos. Los comentarios son innecesarios, ¿no?

• Informes de análisis &. Podrá controlar la eficiencia de su establecimiento.

• Política de fidelización para que tus clientes estén siempre contentos con tu tienda o restaurante.

• Gestión de Personal, otro bloque funcional obligatorio de sistemas POS.

• Bloques adicionales (vea la infografía a continuación).

Principales ventajas de los sistemas POS

Vamos a hablar de los beneficios de los sistemas POS de su negocio… en caso de que aún no le hayamos convencido de la conveniencia del desarrollo de software POS.

• Mejora de la velocidad de servicio al cliente. La automatización de los procesos le permite atender a los clientes en las tiendas (y a los visitantes de los cafés) mucho más rápido, lo que significa que se reducirán las colas.

• Control de negocios remoto permanente. Las soluciones POS empresariales proporcionan acceso remoto en tiempo real para ver cualquier transacción y recibir informes. Implica un control completo de todos los procesos que se llevan a cabo en el área de ventas. Las acciones de los cajeros (y otros empleados) también están bajo control.

• gestión de fidelización de Clientes. A los consumidores les encantan todo tipo de programas de descuento, cupones y otras promociones, y un moderno sistema de punto de venta le brinda la posibilidad de administrar estas iniciativas de marketing de una manera mucho más fácil.

• Acceso a funciones útiles. Nos referimos a características como un proceso de inventario simplificado, menos papeleo, informes automáticos, control de saldos de inventario y otras.

• Alta eficiencia de trabajo. Los beneficios de las soluciones de punto de venta descritas anteriormente conducen a una mayor eficiencia de sus empleados y resultan en un aumento de los ingresos.

Así que descubrimos POR qué deberías construir un sistema de punto de venta… y ahora queda por ver CÓMO hacerlo.

Cómo hacer su propio sistema de punto de venta

Antes de considerar comprar o crear un sistema de punto de venta, debe responder a una pregunta clave: ¿qué necesita exactamente su negocio? ¿Qué tareas debe resolver su plataforma de Punto de Venta? Hay muchas opciones, como ya podría haber entendido si está leyendo nuestro artículo cuidadosamente: cancelación de artículos en el almacén, provisión de descuentos, informes y mucho, mucho más. Y solo después de responder a la pregunta anterior, puede pasar a la siguiente, a saber

¿Dónde debe obtener su sistema de Punto de Venta?

Cualquier sistema POS consiste en software y hardware. Y si cree que puede comprar hardware primero y luego elegir el software correcto, debemos advertirle: este es un enfoque completamente equivocado para el problema.

Pero no te preocupes! Estamos aquí para explicarte qué hacer. Empecemos en orden.

#1. Comprar un sistema de punto de venta

El primer curso de acción es comprar un kit de punto de venta listo para usar y bien probado con el software instalado. Solo tiene que personalizar su sistema POS y conectar el equipo a la toma de corriente. Eso es todo!

Pros:

• comienzo rápido. Como ya hemos explicado, no se necesita mucho esfuerzo de su parte para conectar el equipo y comenzar a usarlo.

• facilidad de uso. Por lo general, estos sistemas POS listos para usar son fáciles de usar e intuitivos.

• presupuesto Aprobado. Debe asignar dinero solo una vez para comprar el sistema, después de lo cual puede aprovecharlo al máximo.

Contras:

• Una solución inflexible. Los sistemas de punto de venta prefabricados no siempre son lo suficientemente flexibles y requieren una personalización individual.

• Obsolescencia tecnológica. Cualquier tecnología se vuelve obsoleta con el tiempo, y las soluciones POS no son la excepción. Desafortunadamente, tendrá que actualizar su programa usted mismo (y, por supuesto, requiere inversiones financieras adicionales) ya que no hay soporte… lo cual es otra desventaja de estos sistemas listos para usar.

#2. Suscripción de software de punto de venta

¿No tiene el deseo ni la oportunidad de invertir mucho dinero en la compra de un sistema de Punto de Venta? Luego, puede recurrir a proveedores de software POS experimentados y suscribirse a sus servicios. Como resultado, podrá usar su solución de forma regular (¡con su soporte completo, por cierto!).

En cuanto al hardware, los proveedores generalmente le dicen con qué marcas es compatible su software.

Pros:

• Soporte constante de la empresa (24/7).

• Comienzo rápido. Se le proporcionará asistencia para configurar e iniciar el programa.

• Acceso a las actualizaciones del sistema (lo que significa que no correría ningún riesgo del problema de las tecnologías obsoletas).

Contras:

• problema de Seguridad. No tiene otra opción que confiar completamente en las medidas de protección de los proveedores que ha elegido.

• cuota Mensual. Tendrá que pagar una tarifa mensual a los proveedores para usar sus servicios y soporte.

¿Se pregunta cómo construir una aplicación de entrega de alimentos como Postmates o Zomato? Bueno, tenemos la respuesta que buscas!

Hay una gran cantidad de soluciones de Punto de Venta listas para usar en el mercado, así como sus proveedores. Sin embargo, incluso el software de punto de venta más popular a veces no puede satisfacer las necesidades de su establecimiento en particular, ya sea un centro comercial o un restaurante (u otra cosa). Y si es el caso, te queda una y única forma de actuar, a saber…

Desarrollo completo de software POS

Por lo que ha decidido desarrollar un sistema POS desde cero. ¿Qué medidas debe tomar?

• requisitos detallados del formulario para el sistema futuro (en función de las características específicas de su empresa);

• encuentre y contrate desarrolladores con experiencia suficiente para crear un sistema POS que cumpla con estos requisitos;

• cree software de punto de venta (y seleccione hardware de punto de Venta compatible).

Pros:

• Una solución única, que cumple plenamente con los requisitos de;

• Avances continuos de software y publicación de actualizaciones útiles;

• Flexibilidad del sistema y escalado de proyectos con crecimiento empresarial;

• La interfaz de usuario más conveniente y, en consecuencia, la mejor experiencia de usuario;

• Seguridad del sistema debido a que sus datos no serán recibidos por terceros.

Contras:

• La complejidad del proyecto (no puede afrontarlo usted mismo, sin la ayuda de los desarrolladores de software POS);

• Comienzo largo. Si el factor tiempo es crítico, elija una solución diferente para su tienda, salón de belleza o restaurante;

• Falta de apoyo (tendrás que lidiar con los problemas que surjan por ti mismo);

• Costes significativos de desarrollo financiero.

Aunque a la larga, la idea de desarrollar un sistema POS desde cero es buena y rentable.

Consejos para crear un sistema de punto de venta

¿Qué se debe considerar para hacer que un sistema de punto de venta que ha creado sea exitoso y duradero? ¡Veamos!

• Interfaz fácil de usar. La tarea de la interfaz de usuario es ayudar a los empleados de su empresa a aprender rápidamente a trabajar con el sistema de Punto de Venta. La familiarización inicial con el programa no debe tardar más de media hora.

• El tipo de establecimiento. Al elegir un sistema POS, su tipo de negocio también es importante. Digamos que un restaurante debe prestar especial atención al software, que debe tener ciertas características: una lista de espera para el pago, la vinculación del pedido a una mesa, la posibilidad de añadir la dirección de un cliente a un cheque (si la entrega está prevista), etc. Por otro lado, los establecimientos de restauración no necesitan básculas electrónicas, a diferencia de las tiendas minoristas.

• Buena escalabilidad. Tenga en cuenta que su negocio puede desarrollarse en el futuro, lo que debe tenerse en cuenta al crear un sistema de punto de venta (y es mejor que piense en cada detalle en las etapas de diseño y planificación).

• Diferentes niveles de acceso. Su sistema va a ser utilizado por diferentes empleados: usted, cajeros, vendedores, etc. Y no es prudente proporcionar a todos acceso completo a la información confidencial. La mejor manera de abordar el problema es garantizar un almacenamiento de datos fiable con derechos de acceso delimitados.

• Modo sin conexión. Asegúrese de que su programa esté activo incluso cuando no haya conexión a Internet. Por desgracia, no es raro tener problemas con Wi-Fi, pero no deberían afectar el flujo de trabajo de su empresa.

• Integraciones de terceros. También es útil proporcionar la posibilidad de integrar su sistema con otros programas de terceros (aplicaciones móviles de fidelización, soluciones de pago, etc.).).

• rendimiento Fiable en todas las condiciones. Y, por supuesto, no tiene sentido crear software POS, si no es confiable e ineficaz.

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