De escanear a enviar por correo electrónico: pasos para enviar por correo electrónico sus documentos escaneados

Enviar por correo electrónico documentos escaneados fue una de las primeras formas de eliminar el papel (mucho antes de que las firmas electrónicas se convirtieran en habituales).

Cuando escanea y envía el documento directamente desde la fotocopiadora, se denomina proceso escanear a enviar por correo electrónico.

Hoy en día, aparte del método escanear para enviar, hay muchas otras formas de escanear documentos y compartirlos por correo electrónico. En este artículo, profundizaremos en los siguientes temas:

¿Debería usar la función escanear a enviar por correo electrónico de su impresora?

Si está enviando un documento importante, no es recomendable utilizar la función escanear a enviar por correo electrónico de su impresora. Esto se debe principalmente a la falta de capacidades de seguimiento que tiene de su impresora, por lo que no podrá saber si su destinatario ha recibido el escaneo. Tampoco recibe un mensaje de error si la dirección de correo electrónico se introdujo incorrectamente, o si la bandeja de entrada del destinatario está llena o la dirección de correo electrónico ha cambiado.

Por lo tanto, utilice el método escanear a enviar por correo electrónico solo cuando tenga una forma de confirmar manualmente con el destinatario, a través de una llamada, un mensaje de texto o un correo electrónico, que ha recibido el documento escaneado.

Otros problemas con el método escanear a correo electrónico son:

• El destinatario no puede responder directamente al mensaje escanear a correo electrónico, ya que se envía desde una dirección de correo electrónico sin respuesta.
• Es difícil personalizar y escribir mensajes de correo electrónico más largos.

Si está enviando un documento importante, vaya a esta sección para obtener nuestros consejos sobre qué hacer.

Cómo utilizar la función escanear a enviar por correo electrónico de su impresora

Una vez escaneado y enviado el archivo, recibirá un mensaje de confirmación.

¿Cuáles son las formas alternativas de enviar por correo electrónico documentos escaneados para solicitar una firma?

Es cierto que el método escanear a correo electrónico no es el más fiable.

Afortunadamente, hay muchas otras formas de digitalizar y enviar documentos a destinatarios ubicados en cualquier parte del mundo.

Estos son los pasos para escanear, firmar y enviar un documento a un tercero.

Cómo escanear desde su computadora (+firmarlo y enviarlo)

1. Escanear
   1. Encienda el escáner y coloque el documento en el alimentador del escáner o en la cama plana.
   2. Utilice la aplicación Vista previa (para Mac) o la aplicación Escanear (para Windows) para escanear el documento.
2. Firme
   1. Abra Signeasy en el navegador web.
   2. Haga clic en Firmar documento en la esquina superior izquierda.
   3. Elija el archivo escaneado.
   4. Pulsa el botón de firma.
   5. Haga clic en la parte del documento escaneado donde desea que aparezca la firma.
   6. Haga clic en Finalizar.
3. Enviar
   1. Golpear el botón de correo electrónico.
   2. Introduzca la dirección de correo electrónico, el asunto y el mensaje en el cuadro de diálogo.
   3. Pulsa Enviar.

Cómo escanear con tu teléfono (+firmarlo y enviarlo por correo electrónico)

1. Escanear
   1. Coloque la imagen en una superficie plana y bien iluminada.
   2. Utilice la aplicación Google Drive (para Android) o Notes (para iOS) para escanear los documentos.
   3. Guarde el documento escaneado en una carpeta conocida.
2. Firme
   1. Abra la aplicación Signeasy.
   2. Haga clic en el icono + en la esquina inferior derecha de la aplicación.
   3. Seleccione el archivo que desea firmar y enviar por correo electrónico.
   4. Haga clic en Firmar > Firmar usted mismo.
   5. Toque para agregar anotaciones (firma, iniciales, fecha, hora, texto, etc.).
   6. Haga clic en el icono ✓ en la esquina superior derecha.
3. Enviar
   1. Haga clic en el icono compartir en la esquina superior derecha.
   2. Elija el correo electrónico o la unidad que desea compartir el archivo.
   3. Introduzca las direcciones de correo electrónico de los destinatarios.
   4. Pulsa el botón enviar.

Cómo firmar un documento escaneado con Signeasy

Especialmente en un momento en que la COVID-19 todavía está en libertad, su mejor opción para firmar y compartir documentos de forma remota es a través de una solución de firma electrónica como Signeasy.

Es posible firmar un documento escaneado en solo 4 sencillos pasos.

1. Abra la aplicación Signeasy en dispositivos móviles, equipos de escritorio o portátiles.
2. Haga clic en Firmar documento > Firma.
3. Haga clic en cualquier parte del documento donde desee agregar la anotación.
4. Haga clic en Finalizar.

¿Solo desea escanear? Estas son todas las formas que puede:

No importa dónde se encuentre, es posible guardar su documento importante con usted en forma de escaneos.

Todo, desde archivos de atención médica y seguros, contratos, formularios de unión hasta tarjetas de identificación, se puede escanear con los siguientes métodos:

Cómo escanear en Android

1. Toque el icono + en la esquina inferior derecha de la aplicación Google Drive.
2. Pulse el botón Escanear.
3. Coloque el documento boca arriba sobre una superficie plana y bien iluminada.
4. Enfoque la cámara de su teléfono en el documento y capture la imagen.
5. Revise la imagen resultante y redimensiónela o ajústela según sea necesario. Si la imagen no está clara, toca Repetir para hacer clic en otra imagen.
6. Haga clic en el signo + en la esquina inferior izquierda y repita los pasos 4 y 5 hasta que todas las páginas del documento estén firmadas.

Cómo escanear en iOS

1. Abra la aplicación Notes en su dispositivo con tecnología iOS.
2. Abra una nueva nota en la que agregará la imagen escaneada.
3. Haga clic en el icono de la cámara que se encuentra en la parte inferior de la pantalla.
4. Coloque el documento boca arriba sobre una superficie plana con buena iluminación.
5. Haga clic en Escanear documentos.
6. Apunte la cámara al documento para que el dispositivo lo escanee automáticamente.
7. Guarde el documento escaneado resultante.

Cómo escanear en un Mac

1. Enchufe y encienda el escáner y listos sus documentos.
2. Haga clic en Archivo > Importar desde el escáner y elija un escáner en la aplicación de vista previa.
3. Vea la vista previa del escaneo en el cuadro de diálogo Importar.
4. Elija opciones de escaneo como color, tipo de documento,tamaño, orientación, etc.
5. Haga clic en Escanear.
6. Repita los pasos del 2 al 5 para todas las páginas que necesite escanear.

Cómo escanear en Windows

1. En la barra de búsqueda, escriba Windows Scan y abra la aplicación.
2. Compruebe si el escáner está encendido y conectado correctamente.
3. Coloque el documento que desea escanear en la cama plana del escáner o en el alimentador de documentos.
4. Elija su escáner, la ubicación de origen desde la que prefiere escanear, el tipo de archivo y dónde desea guardar la imagen.
5. Haga clic en Escanear, en la parte inferior de la pantalla.
6. Pulse Ver para ver el archivo escaneado antes de guardarlo. En este momento, incluso puede realizar ediciones en el documento escaneado.
7. Haga clic en Cerrar para guardar el documento escaneado.

Preguntas frecuentes sobre escanear a enviar por correo electrónico

Aquí encontrará las respuestas a las preguntas más frecuentes sobre escanear a enviar por correo electrónico y otros métodos para escanear documentos.