A medida que la sociedad se vuelve más sin papel, es difícil pensar en conservar toda la documentación que acompaña a su casa, especialmente una vez que vende su casa. Imagínese: algunas transacciones de bienes raíces requieren aproximadamente 180 hojas de papel, generando una pila considerable, además de calambres en las manos por toda esa firma.
Pero, ¿por cuánto tiempo debe mantener los registros asociados con un préstamo y su propiedad una vez que venda? Tres años? Diez años? Para siempre? Antes de comenzar sus pilas de «guardar» y «tirar», aquí hay una descripción general de qué documentos son esenciales y cómo ser inteligente con el almacenamiento de registros de venta de su casa.
¿Los registros electrónicos son una opción? La respuesta es sí, pero
«Cuando tengo compradores o vendedores, guardo registros electrónicos y envío todos los documentos a mis clientes electrónicamente, pero también animo a la gente a guardar copias en papel», dijo Randi Beard, una agente de bienes raíces más vendida con 10 años de experiencia en el área de Asheville, Carolina del Norte.
«A pesar de que gran parte de nuestro almacenamiento está basado en la nube, me parece que es realmente útil para ellos porque muchas veces, las personas ni siquiera recuerdan dónde lo catalogan en su almacenamiento en la nube», agregó. «Incluso los Millennials, todavía les gusta tener esa copia en papel también.»
En un nivel alto, asegúrese de tener pruebas de cualquier pago de hipoteca
Aparte de lo que necesitará para sus impuestos (los veremos en breve), no tiene que conservar todos los registros asociados con una propiedad indefinidamente una vez que ya no la posea.
Sin embargo, definitivamente querrá mantener pruebas de cualquier préstamo, hipoteca (también llamada escritura de fideicomiso) y escritura a su nombre que haya sido pagada y registrada entre los registros de tierras en el estado o condado donde se vendió la propiedad.
Una» liberación «o» certificado de satisfacción», que indique que la hipoteca pagada se registró correctamente, será suficiente. (Mantener una declaración de pago o una liberación de gravamen también protege contra cualquier error en su informe de crédito o en el extremo del prestamista.)
¿A qué otros documentos de venta de vivienda debe aferrarse?
Cuando está listando su casa, ayuda pensar como un comprador en términos de papeleo. Beard bromea diciendo que se ha hecho conocida en el área de Asheville por hacer de sus compradores una carpeta—»Creo que soy uno de los únicos agentes que hace esto»—con secciones con pestañas para la evaluación, la inspección de la casa, etc.
«Es una referencia tan fácil cuando todo está en un solo lugar», dijo. «Si vendo una casa a alguien y luego, tres años después, me llaman a la lista, sé que tenemos esos registros. Pero es sorprendente cuánta gente me llamará para listar la casa, y yo estaré como, ‘¿Tienes toda la información de cuando la compraste? Y dicen: «No.'»
Si creara una carpeta de venta de vivienda, sería inteligente incluir su:
Declaración de liquidación (cierre)
Como vendedor, su documento más importante es la declaración de cierre, también llamada declaración de liquidación. (Algunos agentes también se refieren a esto como una» ALTA», porque la American Land Title Association desarrolló la forma que se usa ampliamente. Esta declaración, que a menudo se usa junto con la Divulgación de cierre, resume las finanzas de la transacción, detalla las tarifas y los créditos, y muestra las ganancias netas de un vendedor, que puede necesitar para impuestos.
Recibos de mejoras de capital
Aunque no necesitará su informe preliminar de título ni los registros de seguro de vivienda una vez que venda, querrá conservar los recibos de mejoras de capital, como una remodelación de cocina o baño antes de vender la casa. Esto no es mantenimiento o reparación regular, sino mejoras que aumentaron el valor de la casa. Las mejoras de capital mitigan los impuestos sobre las ganancias de capital que adeudará por la venta de la casa, que es más fácil de calcular si tiene registros de todas esas mejoras sobre su propiedad.
Permisos de renovación
Beard también recomienda mantener copias de los registros en los que el nuevo propietario pueda tener un problema legal, por ejemplo, cualquier permiso que haya obtenido para renovaciones antes de vender. Si alguien hace una cierta cantidad de renovaciones sin permisos, el siguiente comprador podría ser considerado responsable retroactivamente por el trabajo no permitido encontrado durante una inspección posterior.
«Ese es un gran problema para nosotros en este momento; estoy segura de que probablemente sea nacional», dijo. «Es imperativo conservar toda esa información.»
Garantías para el hogar
Asimismo, mantenga cualquier garantía para el control de plagas, mejoras de edificios, trabajos de techado y electrodomésticos (lavadora/secadora incorporada, calentador de agua, refrigerador, sistema HVAC), así como contratos de servicio, durante la vigencia de la garantía, incluso si vende la casa antes de que venza la garantía.
Aunque muchos documentos están relativamente disponibles en línea, Beard también sugiere mantener copias de cualquier registro exclusivo de su antigua casa, de nuevo para responder a cualquier pregunta inmediata o problema potencial de los nuevos propietarios.
«Vivo en una casa de 1949, hay una caja fuerte a prueba de fuego cementada en el piso del garaje», dijo. Si vendiera la casa, no solo pasaría los registros de la sustitución del techo y las ventanas, sino también información sobre la caja fuerte.
Lo que necesitará específicamente para impuestos y cálculo de ganancias de capital
Un contador público certificado es un profesional que querrá en su esquina después de vender su casa para responder preguntas detalladas sobre la venta de su casa en particular. No todos los propietarios tienen que pagar impuestos federales después de vender una casa. Los contribuyentes solteros pueden excluir hasta 2 250,000 de ganancias, y los contribuyentes casados pueden excluir hasta 5 500,000, según el Servicio de Impuestos Internos. (Usted debe calificar para esta exclusión al probar que fue propietario y usó su casa por lo menos dos de los cinco años anteriores a su venta.)
En general, para calcular su obligación tributaria, necesitará un comprobante de su precio de compra original y el precio de venta (disponible en el estado de cierre). Calcular cualquier mejora de capital que haya hecho en su casa a lo largo de los años reducirá la cantidad de impuesto sobre las ganancias de capital que pagará por la venta.
Para estos cálculos, conserve estos documentos:
- la declaración de cierre
- documentación que demuestra que su casa fue su residencia principal durante al menos dos de los cinco años anteriores (como facturas de servicios públicos, registro de votantes, declaraciones de impuestos anteriores)
- un formulario 1099-S del IRS (especialmente si no califica para exclusiones de impuestos sobre ganancias de capital)
- un formulario 1098, que muestra cualquier impuesto sobre bienes raíces pagado a través de fideicomiso
- registros y recibos que proporcionen evidencia de mejoras de capital (incluidas las facturas a un contratista por remodelación)
- recibos para cualquier gasto de mudanza. (Esto puede reducir las ganancias de la venta de su casa si cumple con ciertas reglas, como vender la casa debido a un trabajo nuevo que está al menos a 50 millas de su trabajo anterior.)
Los expertos financieros recomiendan mantener estos registros durante siete años después de la venta de su casa, según el plazo de auditorías del IRS. El IRS tiene tres años para auditar su declaración si sospecha algún error de buena fe de su parte, y seis años si cree que reportó sus ingresos por debajo del 25%. (Nota: Puede ser auditado en cualquier momento si el IRS sospecha de fraude.)
Prácticas recomendadas para almacenar los registros de venta de su casa
Con la tecnología actual, puede escanear cualquier registro y recibo pertinente en el almacenamiento en la nube, así como mantener una carpeta de papel si lo desea.
«Solo tienes que iniciar un archivo de Dropbox y volcarlo todo», dijo Beard. Si no tiene un escáner, tome una foto del recibo en el teléfono inteligente y cárguela.
El almacenamiento en la nube, como Dropbox, iDrive, pCloud, MediaFire, OneDrive, Google Drive e iCloud, realiza copias de seguridad automáticamente y está protegido por contraseña, por lo que cualquier fallo del ordenador en casa no afectará a tus registros. También puede acceder al almacenamiento en la nube desde cualquier parte del mundo. Solo asegúrese de que cualquier persona que necesite acceso a estos registros tenga el inicio de sesión correcto.
Si también guarda una carpeta de papeleo, etiquétela claramente y guárdela en un lugar seguro, como una caja de seguridad contra incendios o una caja bancaria. Fotocopie los recibos de registro para que duren más. La mayoría de los recibos de registro se imprimen en papel térmico, que es susceptible a la luz UV y al calor, por lo que se desvanece con el tiempo. Una fotocopia no. (Puedes tirar los originales.)
Comience a mantener su registro justo cuando compre su casa por primera vez, y descubrirá que venderla y eliminar papeleo innecesario más tarde se vuelve mucho más fácil.
Beard dice que es tan meticulosa que sus tácticas de organización se contagian a los clientes. E incluso si no planea vender de inmediato, sería prudente mantener sus registros ordenados a medida que avanza: «Entreno a mis padres desde el principio», dijo, señalando, «Confía en mí. Me lo agradecerás dentro de años cuando quieras vender.»