Cómo planificar una fiesta Sorpresa: La Guía Definitiva

¿Busca consejos sobre cómo planificar una fiesta sorpresa, organizar a los asistentes y mantener al invitado de honor en la oscuridad hasta que sea hora? Aquí hay algunas instrucciones sobre cómo planificar la mejor fiesta sorpresa posible para cualquier persona y cualquier ocasión. Sigue leyendo para descubrir algunos consejos útiles sobre una variedad de tipos de fiestas sorpresa, así como una guía paso a paso para planificar cada detalle.

Aprende a planificar una fiesta sorpresa en 17 sencillos pasos:

Siga estas instrucciones paso a paso para planificar una fiesta sorpresa de la que sus amigos, familiares o clientes hablarán en los próximos años.

Tomar la decisión.

Las fiestas sorpresa están polarizando. La gente que los ama realmente los ama. La gente que los odia realmente los odia. A menos que el invitado de honor haya dicho específicamente que disfruta de las fiestas sorpresa o que querría una, es difícil saber si es una buena idea.

Aquí hay algunas maneras de saber si una fiesta sorpresa es una buena opción o no:

• Pregúntele a alguien que lo sepa mejor (pareja, familiar cercano, etc.).
• Cuéntale al invitado de honor sobre una sorpresa reciente que te encantó y observa su reacción.
• Reflexiona sobre cómo reaccionaron a las sorpresas del pasado.
• Tenga en cuenta su personalidad: alguien a quien le gusta dejarse llevar por la corriente probablemente disfrutará de una fiesta sorpresa.

Curiosamente, deberías considerar organizar una fiesta sorpresa para la persona que jura que no quiere una. Según Business Wire, 43.el 5% de las personas que dicen que no quieren una en realidad quieren esa misma fiesta. Así que a menos que haya razones fuertes por las que no lo disfrutarían (y no, no querer que la gente se salga de su camino no es una de ellas), ¡entonces hazlo!

Juega a Sherlock Holmes.

Consigue que los invitados de honor ayuden a planificar la fiesta sin informarles al respecto, investigando cuidadosamente sus gustos y disgustos relacionados con la fiesta. Usa una conversación natural para sacar a relucir estas ideas, de lo contrario, podrías regalarlas.

Puede:

• Finge que estás planeando una fiesta para otra persona. Obtén su opinión en tu tablero de inspiración de Pinterest.
• Recuérdales otras fiestas en las que has estado juntos. Habla de lo que te gustaba.
• Comenta las fiestas de celebridades que ves en las redes sociales.

Y no olvide utilizar los demás recursos disponibles. Amigos, familiares, compañeros de trabajo y partes interesadas del evento que estén cerca del invitado de honor pueden aportar sus dos centavos.

Consejo profesional: Reserva el detective para alguien con una gran cara de poker. Si el invitado de honor sospecha, tendrás que convencerlo de por qué se equivocan y de que no se está planeando una fiesta para ellos.

Reúne a tu equipo.

Puedes planear una fiesta sorpresa tú solo. Pero si tiene amigos, familiares o compañeros de trabajo que estén dispuestos a ayudarlo, agregue los siguientes roles a su mini comité de planificación:

• Líder de equipo: Se comunica con cada miembro del equipo, crea y supervisa un flujo de trabajo de planificación de fiestas.
• Diseñador: Elige el tema, la paleta de colores y las decoraciones.
• Patrocinador: Financia y / o define el presupuesto de la fiesta sorpresa.
• Corredor: Realiza mandados y realiza un seguimiento de los gastos.
• F & B manager: Cocina o coordina todas las comidas, refrigerios y refrescos.
• Administrador de invitados: Crea una lista de invitados, envía invitaciones, organiza el transporte y confirma las confirmaciones de asistencia.
• Persona de punto de invitado de honor: Crea o implementa el plan señuelo que lleva al invitado de honor al lugar sin arruinar la sorpresa.

Empieza a organizar.

Para aprender a planificar una fiesta sorpresa, necesita una herramienta de lista de verificación para rastrear todas las tareas y una herramienta de comunicación para coordinar a todos los involucrados. Las herramientas más populares para planificar fiestas sorpresa incluyen:

• Facebook: Crea un grupo secreto, invita a invitados y colaboradores, y agrega un evento de Facebook con detalles de la fiesta para que los invitados puedan CONFIRMAR su asistencia electrónicamente.
• WhatsApp: Inicia un grupo privado e invita a la gente a charlar sobre los detalles antes de la fiesta.
• Slack: Envía mensajes instantáneos e inicia hilos de conversación a los que todos los miembros de tu equipo puedan responder con facilidad.
• Trello: Cree y asigne tareas de planificación de fiestas con fechas de vencimiento para mantener todo a tiempo.

Decidir sobre un tema.

Basa el tema en los intereses del invitado de honor (los fandoms, los deportes y los pasatiempos funcionan bien), el tipo de fiesta sorpresa que estás organizando y el esquema de colores que te gustaría usar. Además, elige un nivel de formalidad que te gustaría tener ahora. Las fiestas casuales funcionan mejor para una fiesta sorpresa porque es más fácil ocultar tu preparación, pero las fiestas sorpresa formales se pueden llevar a cabo con un poco de creatividad adicional.

Consejo profesional: La clave para organizar una fiesta sorpresa formal que el invitado de honor no vea venir es elegir un lugar exclusivo que no parezca demasiado fuera de lo común. O, vaya con uno cerca de un área en la que ya pasan tiempo.

Establezca un presupuesto.

El presupuesto para una fiesta sorpresa varía según el número de invitados, la ubicación, el nivel de formalidad y mucho más. Pero siempre hay maneras de recortar un poco los costos. Aquí hay algunas opciones a considerar:

• Limite sus refrescos a BYOB.
• Sirva bocadillos ligeros en lugar de comidas.
• Utilice un punto focal de decoración principal en lugar de decorar cada centímetro del espacio.

Las fiestas sorpresa no tienen muchos costos adicionales en comparación con una fiesta regular. De hecho, la mayoría de las fiestas sorpresa mantienen ese importante elemento de sorpresa al usar lugares que no son demasiado fuera de lo común. Piensa: el patio trasero de un vecino o un parque público.

Elija una fecha y hora.

Siga las fechas y la hora del día tradicionales utilizadas para ese tipo de fiesta. Por ejemplo, las bodas suelen tener lugar durante la tarde, por lo que una fiesta de boda sorpresa debería hacer lo mismo.

Consejo profesional: Si eliges una fecha y hora para una fiesta de cumpleaños sorpresa, elige una opción que tenga lugar antes de su fecha de nacimiento real para maximizar las posibilidades de que se sorprendan realmente. De una a tres semanas antes de su cumpleaños real bastará.

Reserve una ubicación.

Los mejores lugares para una fiesta sorpresa son:

• En algún lugar donde el invitado de honor no vaya accidentalmente mientras se realiza la configuración.
• Cerca de un lugar que frecuentan, como un distrito de restaurantes o la casa de un amigo, para que no los delates rompiendo su rutina esperada.
• Es fácil colar a las personas con múltiples opciones de estacionamiento separadas, además de entradas y salidas en diferentes lados del edificio.

Cree un plano de planta.

Use software y herramientas de diagramación de eventos en 3D para averiguar dónde esconderá personas y suministros, colocará mesas y sillas y mucho más. También puede compartir sus planes con sus invitados y designar entradas y salidas para grupos individuales. Menos es más cuando se trata de decoraciones: cree un gran punto focal que el invitado de honor verá cuando entre en la sala principal de fiestas y planifique mesas y sillas alrededor de eso.

Diseña y compra decoraciones.

El punto de una fiesta sorpresa es la sorpresa, y si hay demasiadas decoraciones alrededor, se avisará a su invitado de honor antes de que vea a todos los invitados. Una pancarta, algunas serpentinas y un globo o dos serán más que suficientes. Si va a pedir colores de globo personalizados o un letrero especial, planifique esto con al menos dos semanas de anticipación en caso de retrasos en la entrega.

Decida qué actividades incluir.

Agregue algunas actividades relajadas a su plan de fiesta sorpresa para quitarle el calor al invitado de honor para que pueda mezclarse y mezclarse. Juegos de mesa, póker y un área de bar de cupcakes de bricolaje son excelentes opciones, pero, por supuesto, variarán según el tipo de fiesta sorpresa. Haga una lluvia de ideas sobre lo que tiene más sentido para el invitado de honor y todos los asistentes y vaya a partir de ahí. ¿Usted y el invitado de honor frecuentaban el salón de billar de la universidad? Considere elegir un lugar con mesas de billar. ¿El invitado de honor es tu jefe que ama los dardos? Configure algunos tableros de dardos en toda la ubicación. Las opciones son infinitas, ¡aquí es donde la creatividad es increíblemente importante!

Crear un menú.

una Vez más, este paso dependerá del tipo de fiesta sorpresa. La comida no siempre es un requisito, pero a la mayoría de los anfitriones les gusta al menos traer un pastel de cumpleaños y cupcakes si es una fiesta de cumpleaños sorpresa. Si eliges crear un menú para una comida completa, elige algo que sepas que al anfitrión le encantará. Ahorre tiempo de preparación y limpieza, además de ayudar a mantener el secreto en secreto durante el mayor tiempo posible, ordenando la comida para llevar o el juego de entrega para después de que llegue el invitado de honor.

Enviar invitaciones.

Las invitaciones digitales son las más discretas y fáciles de ocultar. Post y Evita sin papel ofrecen diseños personalizables gratuitos, además de funciones de confirmación de asistencia y actualizaciones para invitados. Envíe sus invitaciones de un mes a dos semanas de anticipación y recoja las confirmaciones de asistencia con una semana de anticipación.

Asegúrese de comunicar claramente el hecho de que se trata de una fiesta sorpresa agregando «fiesta sorpresa» a la línea de asunto de evita y al encabezado principal del mensaje. Incluya instrucciones de estacionamiento y entrada para aquellos que quieran saltar y sorprender a los huéspedes. Y para aquellos que llegarán más tarde, pídales que esperen hasta 15 minutos después de la hora de llegada del invitado de honor planeada para que no entren durante la sorpresa. Este es otro momento en el que tener algún tipo de herramienta o aplicación de comunicación será útil. No querrás no poder comunicarte con los invitados si algo sale mal (es decir, el invitado de honor se retrasa) en el último minuto.

Planchar el plan señuelo.

Para sorprender al invitado de honor el día de la fiesta, cree un plan señuelo. Un plan señuelo es lo que el invitado de honor cree que va a hacer. La actividad debe exigir a vestir de una manera que sea apropiada para la fiesta sorpresa de modo que no son capturados en/mal vestidos y avergonzado de su atuendo. Necesitará una persona de punto para crear el plan de señuelo con ellos, organizar el transporte y cronometrar todo.

Prepare alimentos y bebidas.

Si la fiesta está servida, comparta el plano de planta que hizo con su chef y finalice los horarios de llegada para el personal de la fiesta. Si va a traer sus propios refrescos, compre artículos estables en estantes o refrigerios de 3 a 5 días de anticipación. Ordene cualquier producto horneado para el día anterior o la mañana de.

Crea una lista de reproducción.

Use Spotify u otra aplicación de música similar para crear una lista de reproducción de ritmos relajados, jazz clásico o éxitos top 40 al invitado de honor le encantará establecer el tono de la fiesta. Cuanto más rápida e intensa sea la música, más ambiente de fiesta obtendrás. Cuanto más lenta y casual sea la música, más ambiente relajado obtendrás. La música más relajada se ajusta al tono de la mayoría de las fiestas sorpresa, por lo que si no estás seguro de qué hacer, elige esta opción por defecto. Siempre puedes mezclarlo, también. Lo que tiene sentido durante la parte sorpresa de la fiesta podría no tener sentido más tarde en la noche.

Esboza la revelación.

Hágase estas preguntas importantes para planificar la gran revelación:

• ¿Quieres que todos esperen de pie en la oscuridad y luego enciendan las luces?
• ¿Quieres que los asistentes aparezcan / salgan de detrás de los muebles?

Si organizas una fiesta sorpresa virtual, pide a todos que dejen sus identificadores de reunión en blanco o cámbielos a un saludo de fiesta apropiado. Que apaguen sus cámaras. Luego, invite al invitado de honor a la reunión o, si está presente físicamente, ingrese a la reunión con anticipación, encienda el micrófono para que la gente pueda escucharlo llegar y abra la pantalla para que el invitado de honor pueda ver a todos.

Para sorpresas en persona, es posible que también desee un fotógrafo profesional para capturar el momento. O agrega algunos accesorios divertidos para fiestas, como gafas de cartón, cintas para la cabeza y joyas que brillan en la oscuridad.

Consejos rápidos para tipos comunes de fiestas sorpresa:

Planifique su fiesta sorpresa con estas ideas clave en mente para llevar a cabo cualquier celebración.

1. Fiesta sorpresa virtual.
   • Cambia todos tus fondos a fotos de, o con, el invitado de honor.
   • Use accesorios de colores brillantes como pelucas, velas de cumpleaños y globos para hacer que la llamada sea más como una fiesta y menos como una reunión de trabajo.

1. fiesta de cumpleaños Sorpresa.
   • Cambie el cansado encubrimiento de » olvidamos su cumpleaños «por coartadas sólidas que expliquen por qué» no podrá celebrar » este año para hacer que la sorpresa funcione sin herir los sentimientos de nadie.
   • Deje que los invitados sepan que su presencia es el regalo y que los artículos adicionales son opcionales.

1. Ceremonia de boda sorpresa y/o recepción.
   • Considera decírselo a tus padres para que tengan tiempo de prepararse emocional y físicamente, pero no se lo digas a nadie más.
   • Finge que estás organizando una fiesta con un horario estricto y un código de vestimenta para que sea una sorpresa.

1. Propuesta sorpresa y cena de compromiso.
   • Elija un lugar cercano al lugar de la propuesta para que la cena sorpresa sea más conveniente.
   • Para sorprenderlos de verdad, no vayas a un lugar inusual, sino a tus lugares favoritos para citas nocturnas.

1. Fiesta sorpresa de bienvenida.
   • Prepare su hogar con anticipación con sus alimentos, entretenimiento y suministros favoritos.
   • Considere limitar su lista de invitados, ya que es probable que el evento sea emocional y socialmente positivo, pero también agotador.

1. Fiesta sorpresa para bebés.
   • Ir en contra de la tradición y renunciar a limitar la lista de invitados a las mujeres, solo para descartar al invitado de honor.
   • Elija un lugar donde pueda exhibir y abrir regalos fácilmente, ya que pueden ser grandes (piense en cunas y cochecitos).

1. Fiesta de despedida sorpresa.
   • Pida a todos que firmen una tarjeta, un libro de recuerdos o un álbum de fotos con su nombre y buenos deseos para el regalo sentimental perfecto.
   • No organices la fiesta dentro de los tres días posteriores a su mudanza, ya que es probable que se estresen por empacar en el último minuto.

Preguntas frecuentes sobre fiestas sorpresa:

¡Ahora ya sabes cómo planificar una fiesta sorpresa!

Además de los conceptos básicos de planificación de fiestas, como elegir un tema, una decoración y un lugar, las fiestas sorpresa requieren que piense fuera de la caja y proponga elementos creativos que hagan que la celebración sea extra especial. Combine estas instrucciones paso a paso con nuestra lista de verificación de planificación de fiestas definitiva para planificar su próxima fiesta sorpresa como un profesional.

A continuación, echa un vistazo a estas tendencias únicas de decoración y diseño para eventos que puedes usar para decorar aún más tu fiesta sorpresa.